Внутренний аудит персонала организации

0

 

Курсовая работа

 

Внутренний аудит персонала организации

 

 

Аннотация

 

         Курсовая работа выполнена печатным способом на 28 страницах и содержит 4 таблицы, 6 источников.

         Структура данной курсовой работы выглядит следующим образом.

         В первом разделе рассматриваются теоретические аспекты аудита систем менеджмента качества: цели, задачи, виды, участники, этапы проведения аудита.

         Во втором разделе рассматриваются аспекты внутреннего аудита персонала организации.

         В третьем разделе приводится проведение аудиторской проверки персонала организации.

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………...3

1 Теоретические аспекты аудита систем качества………………………...........4

  • Цели и задачи аудита, участники аудита, статус аудита систем менеджмента качества……………………………………………………………5
  • Виды аудита…………………………………………………………………...7

1.2.1 Виды аудита, определяемые по интересам действующих сторон……….7

1.2.2 Виды аудита, определяемые по объектам проверки……………………...8

1.2.3 Виды аудита, определяемые по направлению проверки………………..10

1.3 Этапы аудита…………………………………………………………………11

1.3.1 Подготовка к аудиту……………………………………………………….12

1.3.2 Проведение проверок……………………………………………………...14

1.3.3 Завершающие действия……………………………………………………15

2 Аспекты внутреннего аудита персонала организации………………………18

3 Проведение аудиторской проверки…………………………………………..19

3.1 Планирование аудита………………………………………………………..19

3.2 Общий план аудита………………………………………………………….19

3.3 Программа аудита……………………………………………………………22

3.4 Разработка вопросника по аудиту…………………………………………..24

3.5 Отчет о внутреннем аудите персонала……………………………………..26

Заключение……………………………………………………………………….27

Список использованных источников…………………………………………...28

 

Введение

 

Аудит качества (англ. quality audit) — систематическая независимая проверка, позволяющая определить соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным мероприятиям, а также эффективность реализации мероприятий и их пригодность для достижения поставленных целей.

В стандартах ИСО серии 9000 аудит качества рассматривается как одна из форм проверки качества. Однако в отечественных нормативных документах термин «аудит качества» подменяется термином «проверка качества». Такую подмену нельзя признать обоснованной, поскольку аудит качества представляет собой лишь один из видов проверки качества.

Отличительной особенностью аудита качества является его сугубо аналитический характер. Кроме того, именно этот термин дает возможность преодолеть психологический барьер, связанный со сложившимся в стране представлением о проверке как о деятельности, неизбежным следствием которой должно стать выявление виновников нарушений установленных требований и определение им меры наказания. Важно и то, что термин «аудит качества» является общепризнанным среди специалистов мира, занимающихся проблемами обеспечения качества. Характерно, что термин «аудитор» в отличие от термина «аудит качества» уже закрепился в российской нормативной документации по качеству и не вызывает каких-либо недоразумений.

Деятельность по аудиту качества следует отличать от таких видов деятельности по проверке качества, как контроль качества, надзор за качеством и инспекция качества.

Контроль качества — деятельность, включающая проведение измерений, экспертизы, испытаний или оценки одной или нескольких характеристик (с целью калибровки) объектов и сравнение полученных результатов с установленными требованиями для определения, достигнуто ли соответствие по каждой из этих характеристик.

Надзор за качеством — деятельность по непрерывному наблюдению и аудиту состояния объекта с целью удостоверения того, что установленные требования выполняются. Деятельность по надзору за качеством, осуществляемую в рамках определенного задания, принято называть инспекцией качества.

 

1 Теоретические аспекты аудита систем качества

 

Аудит качества – систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью, установления степени выполнения согласованных критериев аудита.

По данному определению, необходимо дать несколько пояснений:

Во-первых, аудит это систематический процесс, следовательно, он должен проводиться в организации с определенной, запланированной периодичностью. Периодичность проведения аудита будет зависеть от того, к какому виду относится аудит – внутреннему или внешнему. Если осуществляется внутренний аудит (т.е. организация проверяет сама себя), то периодичность проведения такого аудита организация устанавливает самостоятельно. Если осуществляется внешний аудит, то периодичность такого аудита устанавливается правилами органа по сертификации или заказчиком.

Во-вторых, независимый, означает, что специалисты, проводящие аудит, не должны отвечать за результаты той работы, которую они проверяют. Такая независимость обеспечивается по-разному. Для внутреннего аудита независимость обеспечивается выбором аудиторов из различных подразделений организации. Для внешнего аудита независимость обеспечивается «непричастностью» аудиторов к разработке и внедрению системы качества в проверяемой организации. Внешние аудиторы не могут выступать в качестве консультантов по вопросам внедрения системы менеджмента качества для организации, которую они в дальнейшем будут проверять.

В-третьих, аудит это документированный процесс – все этапы аудита, порядок его проведения, требования к аудиту и результаты аудита должны быть представлены документально. В качестве свидетельств аудита могут выступать записи, документы или факты выполнения работы.

В-четвертых, аудит должен проводиться по согласованным критериям аудита. Под согласованными критериями аудита понимаются требования нормативных документов (внешние стандарты, например ИСО 9001:2008 или внутренние стандарты – процедуры, схемы работ, регламенты и пр.). Таким образом, в качестве критериев аудита могут выступать любые нормативные документы, в которых представлены требования подлежащие проверке. Согласованность критериев аудита обеспечивается принятием этих критериев сторонами аудита. Например, организация принимает на себя обязательства соответствовать требованиям стандарта ИСО 9001:2008, а орган по сертификации принимает на себя обязательства провести аудит ее системы качества на соответствие требованиям ИСО 9001:2008.

 

 

 

1.1 Цели и задачи аудита, участники аудита, статус аудита систем менеджмента качества

 

Аудит качества ориентирован на выявление причин возникновения несоответствий в системе качества, процессах или продуктах (услугах) организации. Отсюда возникает и основная цель аудита – собрать объективные свидетельства, которые позволят выявить несоответствия в процессах, продуктах (услугах) или системе качества.

Исходя из основной цели, определяются и задачи аудита:

— В ходе аудита необходимо определить действие и результативность системы менеджмента качества. Т.е. в ходе аудита определяется насколько внедрена система качества в организации, работает ли она, и помогает ли система качества достигать результатов по основной деятельности организации.

— Аудит должен дать информацию об эффективности системы качества - т.е. аудит должен показать работает ли система качества именно как система, либо от этой системы работают только отдельные элементы, а все остальные требования выполняются только формально, либо не выполняется вовсе.

— Необходимо определить уровень соответствия стандартам и процедурам СМК - т.е. аудит показывает, насколько близко к правилам, установленным в процедурах системы качества, выполняется работа в организации и есть ли различия между реальной работой и тем, что установлено в документации системы качества.

— Следующей задачей будет являться проверка качества выполнения работ - т.е. в ходе аудита может проверяться соответствие результатов работ, тем требованиям, которые установлены в договорах или технических заданиях.

— Аудит должен позволить оценить влияние изменений в организации на систему менеджмента качества - организация никогда не стоит на месте, в любой организации происходят какие-либо изменения. Эти изменения в той или иной степени могут влиять на систему качества. Аудит системы качества может показать, как эти изменения отразились на системе качества, происходят ли в системе качества изменения, адекватные изменениям организации.

Главный результат, к которому должен приводить аудит – это определение возможностей для улучшения в работе организации. Поэтому в любом аудите существенное значение имеют объективные свидетельства, которые аудиторы обнаруживают в ходе проведения аудита. Получить такие свидетельства можно только в том случае, когда критерии аудита и правила оценки несоответствий являются четкими и не допускают различного толкования.

 

 

Аудит это процесс, в выполнении которого всегда задействовано множество участников. В зависимости от того, какие задачи решаются участниками в этом процессе можно выделить несколько основных ролей. Как правило, вне зависимости от того внешний это аудит или внутренний существуют следующие роли участников аудита:

— Заказчик аудита – стандарт ИСО 19011:2002 определяет заказчика аудита как организацию или лицо, заказавшее аудит. Заказчик аудита, это сторона наиболее заинтересованная в его проведении и получении результатов аудита. Заказчиком аудита, как правило, выступает руководство проверяемой организации. В том случае, когда проводится внутренний аудит руководство организации заинтересовано в том, чтобы аудиторы объективно и точно оценили работу системы качества и предоставили данные о всех несоответствиях в работе и возможностях по оптимизации работы. В том случае, когда проводится внешний аудит руководство организации заинтересовано в том, чтобы система качества была признана соответствующей требованиям и это было подтверждено документально (выдачей сертификата - в случае сертификационного аудита, или заключением контракта - в случае проверки со стороны потенциального заказчика продукции, работ или услуг организации).

— Аудиторы – лица обладающие компетентностью для проведения аудита (ИСО 19011:2002). Качество и результативность проведения аудита во многом зависит от квалификации и подготовки аудиторов. В связи с этим квалификации аудиторов уделяется особое внимание. Общие требования к квалификации аудиторов представлены в стандарте ИСО 19011:2002. Как правило, они применяются к профессиональным аудиторам, работающим в органах по сертификации. Требования к квалификации внутренних аудиторов организация может устанавливать сама, но это не значит, что аудитором может быть назначен любой сотрудник организации. Для того, что сотрудник организации мог результативно и эффективно проводить внутренние аудиты он должен быть обучен методам и техникам проведения аудита, знать требования системы качества, знать, как работает система качества организации и хорошо разбираться в той предметной области деятельности, которую он будет проверять.

— Технические эксперты – это лица, предоставляющие аудиторам специальные знания или опыт. В ходе аудита, могут возникать вопросы, для проверки которых знаний и квалификации аудиторов оказывается недостаточно. В таких случаях к аудиту могут привлекаться технические эксперты. Привлечение технических экспертов возможно как при внутреннем аудите, так и при внешнем. В случае внутреннего аудита техническими экспертами могут выступать сотрудники подразделений, которые выполняют работу, аналогичную проверяемой, но при этом они не должны проверять свою работу или работу своего подразделения. Например, если в организации существуют два проектных отдела, то специалист из одного отдела может выступать в качестве технического эксперта при аудите второго отдела и наоборот. В случае внешнего аудита технические эксперты

 

 

 привлекаются внешними аудиторами из сторонних организаций.

— Проверяемая сторона. В качестве проверяемой стороны выступают сотрудники проверяемой организации. В случае как внутреннего, так и внешнего аудита проверяемой стороной может быть любой сотрудник организации, в том числе и руководство организации, и внутренние аудиторы.

Аудит систем менеджмента качества относится к видам аудита, которые не регламентируются федеральным или международным законодательством. Соответственно, не существует обязательных законодательных норм для определения порядка и правил аудита систем качества, определения требований к аудиторам и необходимой отчетности. Связано это с тем, что сертификация систем качества относится к добровольной области сертификации и все работы, связанные с построением и внедрением системы качества являются добровольной инициативой организации. Соответственно, для организаций, занимающихся аудитом систем качества нет необходимости в получении лицензий, либо других разрешительных документов для ведения этой деятельности. Для проведения внутренних аудитов таких документов тем более не требуется.

Однако, несмотря на отсутствие законодательных норм, существуют определенные правила, регламентирующие проведение аудитов систем менеджмента качества. Примером таких правил, выступает международный стандарт ИСО 19011:2002 «Руководящие указания по проведению аудита систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента». Этот стандарт может использоваться как для случая внутреннего аудита, так и для внешнего аудита. Кроме того, для регламентирования работы органов по сертификации, разработаны определенные правила проведения аудитов органами по сертификации, установлены требования к их работе и требования к аудиторам. Эти правила устанавливаются системой сертификации, в которой аккредитована организация, осуществляющая сертификацию систем качества. Для целей внутреннего аудита организация сама разрабатывает свои собственные правила по проведению аудита СМК. Эти правила устанавливаются в одной из обязательных процедур системы качества – процедуре проведения внутренних аудитов.

 

 

1.2 Виды аудита

1.2.1 Виды аудита, определяемые по интересам действующих сторон

 

В менеджменте качества применяется три основных вида аудита, которые разделяются в зависимости от того, в чьих интересах действуют аудиторы. Один из них относится к внутреннему аудиту, два других являются внешними аудитами:

 

— Аудит первой стороны

— Аудит второй стороны

— Аудит третьей стороны

Аудит первой стороны - это внутренний аудит, при котором организация проверяет сама себя. Если организация обратится к сторонней организации для проведения аудита своей системы качества, то такой аудит все равно рассматривается как аудит первой стороны. Кроме того, для проведения аудитов организация может приглашать сторонних специалистов. В любом случае такие аудиты будут являться аудитом первой стороны – т.к. сторонние специалисты, либо сторонняя организация действуют в интересах проверяемой организации.

Аудит второй стороны - это аудит, при котором заказчик или потенциальный заказчик проверяет своего поставщика услуг (товаров или работ). В данном случае заказчиком аудита является не сама проверяемая организация, а ее клиент. Основная цель такого аудита состоит в подтверждении гарантий клиенту. Клиент заказывает аудит своего поставщика, чтобы быть уверенным, что поставщик сможет выполнить обязательства по поставке продукции, выполнению работ или оказанию услуг. В ситуации аудита второй стороны понятие заказчик аудита может иметь значение отличное от употребляемого в договорных отношениях. Клиент может присылать на аудит потенциального поставщика своих аудиторов, может заключить договор со сторонней организацией на проведение аудитов потенциальных поставщиков – в этих случаях заказчиком аудита будет клиент. Бывают ситуации, когда клиент ставит для поставщиков обязательные условия о проведении аудита сторонней организацией – тогда формально, исходя из договорных отношений, заказчиком аудита становится поставщик.

Аудит третьей стороны это аудит, выполняемый независимой организацией (органом по сертификации систем качества). Аудит третьей стороны проводится с целью сертификации системы качества организации.

Когда организация готовится к сертификации своей системы качества по стандарту ИСО 9001:2008 обычно проводятся аудиты первой стороны, чтобы проверить готовность организации к сертификации, и аудит третьей стороны, чтобы сертифицировать систему качества.

 

 

1.2.2  Виды аудита, определяемые по объектам проверки

 

Аудит качества может иметь различную направленность. В зависимости от объекта проверки, аудит разделяется на следующие виды:

— Аудит, ориентированный на процесс;

— Аудит, ориентированный на продукт;

— Аудит, ориентированный на систему.

Аудит, ориентированный на процесс – этот аудит предназначен для оценки качества процесса выполнения работ или способов выполнения

операций процесса. Поэтому, главная цель данного вида аудита заключается в проверке способности процесса обеспечить требуемое качество результатов работы. В ходе аудита ориентированного на процесс, основными задачами являются:

— Проверить соблюдение установленных требований к процессу – т.е. в ходе аудита проверяется выполнение необходимых условий осуществления процесса (наличие подходящего оборудования, персонала, ресурсов и т.п.).

— Оценить параметры производительности и качества процесса – необходимо оценить на сколько реальные параметры производительности и качества процесса соответствуют установленным параметрам в документации (например, картах процесса или регламентах).

— Определить проблемные этапы (операции) выполнения процесса - т.е. в ходе аудита выявляются те участки процесса или условия выполнения процесса, которые приводят к браку или снижению производительности процесса;

— Проверить соответствие процесса установленным схемам, документированным процедурам, нормативным или другим регламентирующим документам - т.е. в ходе аудита проверяется насколько правила выполнения процесса, представленные в документах соответствуют реальной работе.

— Проверить действенность и целесообразность сопроводительной документации по процессу – часто бывает, что процесс со временем изменяется, изменяются его параметры и условия выполнения отдельных операций, а сопроводительная документация остается прежней. Аудит процесса позволяет выявить документы, требующие изменений или отмены.

Аудит, ориентированный на продукт – этот аудит предназначен для оценки качества продукта или результата работы. Главная цель данного вида аудита заключается в подтверждении стабильности характеристик продукта и их соответствия установленным требованиям. В ходе аудита ориентированного на продукт, основными задачами являются:

— Проведение контроля качества продукта – т.е. выборочно берутся несколько образцов продукта на промежуточной стадии изготовления, или какие-либо промежуточные результаты работы и производится их контроль. Эта проверка может проводиться вместе с внутренним выборочным контролем.

— Проверка стабильности процесса изготовления продукта или выполнения работы – она осуществляется за счет проверки результатов работы этого процесса за некоторый период времени. Например, по записям о приемке продукции, актам сдачи-приемки работ, по замечаниям в этих актах.

— Проверка соответствия продукта или результатов работы установленным требованиям – при выполнении этой проверки осуществляется сравнение параметров готовой продукции (результатов работы) с параметрами, установленными в технических требованиях или договорах. Обычно эта проверка осуществляется вместе с внутренней

 

 

приемкой продукции.

— Проверка действенности и целесообразности сопроводительной документации – эта проверка позволяет выявить документы, требующие изменения или отмены.

Аудит, ориентированный на систему – этот аудит предназначен для оценки работы всей системы качества. Главная цель данного вида аудита заключается в оценке результативности и эффективности работы системы качества организации. В ходе аудита ориентированного на систему, основными задачами являются:

— Оценка и фиксация фактического состояния системы качества - т.е. в ходе проверки определяется, насколько внедрены требования системы качества, как выполняется работа по процессам и соответствует ли эта работа требованиям системы качества;

— Выявление несоответствий в работе системы качества - в ходе проверки выявляются, какие требования системы качества не выполняются, что в работе организации не соответствует требованиям стандарта на систему качества;

— Стимулирование правильного отношения сотрудников к требованиям системы качества - аудит проводится не только с целью определить, соответствует система качества требованиям или не соответствует, но также и с целью провести тренинг сотрудников, с целью еще раз обратить их внимание на необходимость работать по документации системы качества.

— Проверка соответствия инструкций системы качества требованиям стандарта на систему качества - т.е. в ходе аудита проверяется насколько разработанная документация системы качества отражает требования стандарта ИСО 9001:2008.

— Проверка выполнения мероприятий по улучшению (корректирующих и предупреждающих действий) – в ходе аудита проверяется статус выполнения мероприятий по улучшению, которые были разработаны по результатам предыдущего аудита или являются мероприятиями отдельного плана по улучшению работы системы качества.

 

 

1.2.3 Виды аудита, определяемые по направлению проверки

 

В менеджменте качества также применяются виды аудита, которые определяются направлением проверки. В основном эти виды аудитов связаны с аудитом, ориентированным на процессы. К видам аудита, зависящим от направления проверки, относятся:

— Горизонтальный аудит;

— Вертикальный аудит;

— Аудит в прямом направлении;

— Аудит в обратном направлении.

Так как эти виды аудита связаны с процессно-ориентированным

аудитом, то цели и задачи этих видов аудита такие же, как и для аудита ориентированного на процесс. Суть указанных видов аудита заключается в следующем:

Горизонтальный аудит – этот аудит проводится по одному процессу от его начала до его завершения. При горизонтальном аудите аудиторы проверяют операции за операциями, детально проверяя, как выполняется каждая из них, не отвлекаясь на взаимосвязанные процессы. Преимущества такого аудита связаны с тем, что есть возможность детально проверить все действия одного процесса, всю сопроводительную документацию по этому процессу, всех сотрудников, задействованных именно в этом процессе.

Вертикальный аудит – этот аудит проводится по всем взаимосвязанным процессам, т.е. когда в ходе процесса обнаруживается, что какая-либо операция данного процесса связана с операцией другого процесса, то аудит переходит на другой процесс и так далее. Преимущество этого аудита заключается в том, что он позволяет проверить все взаимосвязи процессов и востребованность входов и выходов процессов.

Аудит в прямом направлении – это аудит, который следует за естественным ходом процесса, последовательностью производства продукции или предоставлении услуги. Аудит начинается в начале процесса и далее следует проверка операции за операцией, при этом, когда встречаются взаимосвязи по процессу, аудит переходит на другие процессы, взаимосвязанные с первым. Потом аудит обязательно возвращается к той операции первого процесса, откуда произошел переход. Как правило, переходы на другие процессы происходят по вторичным выходам и входам. Преимуществом данного типа аудита является то, что он позволяет проверить эффективность управления, обеспечения и обслуживания проверяемого процесса.

Аудит в обратном направлении – это аудит, который проверяет проделанную работу. За начало аудита принимается момент завершения работы или приемки продукции и далее пошагово смотрится, что было сделано, перед тем как работа была завершена (принята продукция). Этот аудит позволяет определить какая работа действительно была сделана по процессам и какая документация возникла в ходе выполнения работ. Преимущества данного аудита заключается в возможности обнаружить пропущенные операции в работе, а также выявить расхождения между сведениями указанными в сопроводительной документации и проделанной работе. Наиболее часто этот вид аудита применяется там, где существуют скрытые работы, например, в строительстве.

 

1.3 Этапы аудита

 

Аудит системы качества проводится, как правило, в 3 этапа, каждый из которых включает в себя определенную последовательность работ.

 

Основными этапами аудита являются следующие:

— подготовка к аудиту;

— проведение проверок;

— завершающие действия.

Эти этапы аудита выполняются при любом виде аудита, как внешнем, так и внутреннем. В зависимости от того, какой вид аудита проводится (первой стороны, второй стороны или третьей стороны) изменяется ответственность за работы этапов аудита, при этом состав работ остается одинаковым при всех видах аудита.

 

1.3.1 Подготовка к аудиту

 

Аудит, это процесс, который отвлекает много временных ресурсов организации, поэтому для сокращения затрат времени и повышения эффективности аудита каждый аудит необходимо планировать.

Начальное планирование аудита включает в себя следующие действия:

— Определение необходимых спецификаций или требований, по которым будет проводиться аудит. В зависимости от вида и масштаба аудита такими спецификациями могут быть – стандарт ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000), документированные процедуры системы качества, документированные требования на процессы или отдельные регламенты и правила работы.

— Ознакомление с документацией (положения о подразделении, схемы процессов, документированные процедуры и т.п.). Это необходимо с одной стороны для того, чтобы аудиторы лучше разбирались в деятельности проверяемых сотрудников и подразделений, а с другой стороны позволяет наметить необходимый круг вопросов к сотрудникам и определиться со сценарием аудита.

— Проверка соответствия документации нормативным требованиям. Документация подразделений разрабатывается на основании определенных требований, поэтому перед началом аудита необходимо проверить саму документацию, все ли требования по управлению процессами или работой подразделений в ней отражены.

— Анализ результатов предыдущих аудитов, если предстоящий аудит будет не первым. При планировании нового аудита необходимо в первую очередь проверить исправление несоответствий, выявленных в ходе предыдущего аудита и устранение причин несоответствий.

— Определение структуры и группы аудита. Под структурой аудита понимается выбор вида проводимого аудита и порядок проверки подразделений. Например, если выбирается вид аудита по процессам, то необходимо спланировать посещение подразделений таким образом, чтобы следовать по цепочке процесса.

— Определение продолжительности аудита. На основании изучения

 

 

документации и предварительной информации о последовательности

проверки, необходимо определить, сколько времени может понадобиться для проведения аудита в подразделениях.

— Согласование времени проведения аудита. Это необходимо, чтобы и аудиторы и сотрудники подразделений могли спланировать свою работу на время проведения аудита.

В зависимости от того, внешний это аудит или внутренний ответственность за планирование аудита будет лежать на внешних аудиторах (в случае внешнего аудита), либо внутренних аудиторах или специалистах по качеству (в случае внутреннего аудита).

   Детальное планирование аудита завершает этап подготовки к аудиту. В ходе выполнения этой работы окончательно формируется необходимая информация для проведения аудита, выясняются условия проведения аудита, уточняется время и порядок аудитных бесед. Условия проведения аудита на предприятиях могут быть разные, поэтому возможно, для проведения аудита потребуется административная поддержка, выделение сопровождающего (например, представителя высшего руководства), соблюдение специальных требований по безопасности, использование спецсредств или спецодежды. Все эти вопросы должны быть решены до открытия аудита. Кроме того, детальное планирование аудита должно включать в себя следующие виды работ:

— Анализ информации о проверяемых подразделениях. Необходимо обобщить все данные, полученные в результате изучения документации каждого из подразделений и на основании этой информации определить более детально проверяемые требования, а также состав сотрудников каждого из подразделений, с которыми должны быть проведены аудитные беседы. Кроме того, анализ информации позволяет уточнить время проведения аудита в подразделении и состав необходимой документации, записей по качеству, которые должны предоставить сотрудники во время аудита.

— Подготовка программы аудита. Программа аудита это документ, в котором указан состав проверяемых подразделений и сотрудников, время (в часах) проведения аудитных бесед в каждом подразделении, состав требований, которые должны быть проверены в подразделениях или у сотрудников. Также в программе аудита указываются сотрудники подразделений, ответственные за проведение аудита в их подразделении.

— Распределение аудиторов по подразделениям. В том случае, когда аудиторов несколько, необходимо спланировать работу аудиторов по подразделениям. Как правило, распределение аудиторов по подразделениям указывается в программе аудита. Для случая внутреннего аудита важно обратить внимание на соблюдение требований объективности аудита. Распределение внутренних аудиторов должно быть выполнено таким образом, чтобы они не проверяли свою собственную работу или работу своего подразделения.

— Подготовка вопросника по аудиту. Каждый из аудиторов готовит свой

 

 

вопросник, по тем подразделениям или области проверки, на которые он

назначен аудитором. Вопросник – это документ, в котором аудитор определяет состав вопросов, требующих уточнения в ходе аудита в подразделении.

— Проведение инструктажа аудиторов. Инструктаж проводится в том случае, если аудиторов несколько. Проводит его ведущий аудитор. Как правило, инструктаж касается вопросов взаимодействия между аудиторами по ходу проведения аудита, соблюдения правил техники безопасности в проверяемых подразделениях, а также правил ведения записей по ходу аудита.

 

 

1.3.2 Проведение проверок

 

 

После завершения мероприятий по подготовке аудита начинается этап аудита, связанный с проведением проверок подразделений и сотрудников организации. Проведение проверок начинается с открытия аудита. При внутреннем аудите, в том случае, когда организация большая, открытие аудита проводится в виде собрания представителей проверяемых подразделений, руководства организации и аудиторов. В ситуации внешнего аудита, собрание открывающее аудит, проводится всегда, вне зависимости от размеров организации.

На собрании открывающем аудит, ведущий аудитор напоминает про цели аудита и критерии, по которым будет проводиться аудит. Далее осуществляется краткое представление порядка аудита. Если аудит будет проводить группа аудиторов, то представляется порядок работы группы.

В ходе собрания проверяется выполнение необходимых условий для проведения аудита, например обеспечение спецодеждой, обеспечение транспортом, наличие сопровождающих и пр. Ведущий аудитор объясняет, что по завершении аудита будет подготовлен отчет по аудиту, в котором определены все результаты аудита. При необходимости, может даваться объяснение классификации несоответствий, которые будут обнаруживаться в ходе аудита.

Возможно, что со стороны руководителей подразделений, или других участников собрания открывающего аудит возникнут вопросы по порядку аудита, тогда аудиторы должны ответить на все эти вопросы.

В том случае, когда проводится внутренний аудит, и организация небольшая, открытие внутреннего аудита может проходить менее официально. Тем не менее, желательно перед началом аудита собрать руководителей подразделений и еще раз напомнить им о проведении аудита, целях аудита и его порядке.

Проверка на местах – это одна из главных составляющих процесса аудита. В ходе проверки на местах аудиторы осуществляют сбор информации и объективных свидетельств для подтверждения соответствия,

 

 

либо не соответствия проверяемых подразделений критериям аудита.

Проверка на местах включает в себя проведение аудитных бесед и выборочные проверки документов, выполняемой работы или продукции (результатов работы). Аудитные беседы всегда проводятся на рабочих местах сотрудников. В ходе таких бесед проверяются предположения, сделанные при работе с документами (на этапе подготовки к аудиту) и определяются объекты для выборочных проверок. Выборочные проверки осуществляются для подтверждения данных аудитных бесед и результатов предварительного изучения документов.

При проверке на местах, аудиторам необходимо:

— Проверить работу сотрудников выборочным методом – проверить всю работу сотрудников у аудитора не хватит времени, поэтому любой аудит это выборочная проверка отдельных действий, результатов работы или операций, выполняемых сотрудником.

— Задать вопросы из вопросников по аудиту и сравнить обнаружения с требованиями – вопросник используется аудитором как памятка, в которой указано что необходимо спросить, на какие действия в работе сотрудников необходимо обратить внимание, но не более того. По ходу беседы, необходимо задавать вопросы исходя из того, что и как отвечает сотрудник.

— Установить соответствие или несоответствие требованиям – установить соответствия или несоответствия можно только на основании ответов сотрудника и их сравнения с выборочной проверкой работы сотрудника или каких-либо документов, записей.

— Записать результаты наблюдений и проверок – это одно из обязательных требований. По ходу аудита, аудитор обязан вести записи аудита и точно фиксировать все результаты проверок.

Если в ходе аудитной беседы и выборочной проверки у сотрудника обнаружены несоответствия, то все выявленные несоответствия необходимо сотруднику сообщить и объяснить, почему эти обнаружения являются несоответствиями, какие требования сотрудником были не выполнены.

 

 

1.3.3 Завершающие действия

 

 

Закрытие аудита относится к завершающим действиям этапа проведения проверок и выполняется после завершения всех мероприятий программы аудита, т.е. фактически, когда завершены все аудитные беседы и проверки на рабочих местах сотрудников. Мероприятия по закрытию аудита, как правило, следующие:

— Определение общего количества несоответствий по всем проверенным подразделениям – необходимо посмотреть, что за несоответствия в подразделениях выявлены, есть ли повторяющиеся несоответствия, какое количество несоответствий. Большое количество повторяющихся несоответствий говорит об их системном характере.

 

 

— Согласование и распределение несоответствий по категориям –

категория несоответствий говорит о серьезности последствий этих несоответствий для работы организации и для системы качества. Согласование несоответствий проводится между аудиторами. Если в аудите принимало участие несколько аудиторов, то может потребоваться согласование формулировок несоответствий.

— Определение слабости системы менеджмента качества и возможностей для улучшения системы – на основании собранных вместе и рассмотренных несоответствий аудиторы определяют, в чем может заключаться слабость применяемых методов работы, и исходя из причин этих слабостей могут предложить, что нужно сделать, чтобы улучшить работу системы качества.

— Определение степени соответствия системы качества критериям аудита – степень соответствия представляет собой некоторый количественный показатель. В ситуации внутреннего аудита метод определения этого показателя организация определяет сама. В этом случае, этот показатель необходим для определения работы и развития системы качества в динамике. В ситуации внешнего аудита определение степени соответствия системы качества критериям аудита может быть менее формализовано (особенно часто это встречается в ситуации сертификационного аудита). При внешнем аудите степень соответствия системы качества определяется на основании экспертного мнения аудитора исходя из характера и количества выявленных несоответствий.

— Информирование высшего руководства организации о результатах аудита – по завершении всех мероприятий программы аудита и определения слабостей системы качества, а также степени ее соответствия требованиям необходимо довести до сведения руководства организации все выявленные проблемы.

— Согласование сроков и состава корректирующих действий - аудиторы должны проверить корректность мероприятий, которые будут предпринимать руководители или сотрудники подразделений, в которых выявлены несоответствия, для их исправления и согласовать сроки выполнения этих мероприятий.

Последний этап аудита – это этап последующих действий. Последующие действия подразумевают оформление результатов аудита и закрытие корректирующих действий. Оформление результатов аудита принято относить к этапу последующих действий в связи с тем, что это мероприятие может быть растянуто по времени. Не всегда есть возможность по завершении проверок на месте окончательно оформить результаты аудита. Например, такая ситуация возникает когда в протоколах регистрации несоответствий отмечается результат выполнения корректирующих действий. В таком случае, окончательно оформить протокол регистрации несоответствий возможно только после завершения корректирующих действий, а выполнение этих действий может потребовать нескольких месяцев.

 

 

Оформление результатов аудита включает в себя подготовку итогового

отчета по аудиту, оформление всех протоколов несоответствий, подготовку предложений по улучшению системы качества.

В итоговом отчете по аудиту указываются все выполненные мероприятия по аудиту, состав всех проверенных подразделений, выявленные несоответствия, общая оценка работы системы качества.

В протоколах несоответствий регистрируются выявленные несоответствия, указывается их категория. Также в протоколах регистрации несоответствий могут указываться корректирующие действия по устранению выявленных несоответствий.

Предложения по улучшению системы качества могут включаться в состав итогового отчета по аудиту.

Закрытие корректирующих действий осуществляется после того, как подразделения или сотрудники которым в ходе аудита были выставлены несоответствия, устранят эти несоответствия и выполнят корректирующие мероприятия. Соответственно, аудиторы должны проверить устранение замечаний аудита и выполнение корректирующих действий. В случае необходимости, если в подразделении было выявлено много несоответствий или несоответствия носили критический характер, аудиторы могут провести повторный аудит.

Если корректирующие действия действительно выполнены и устранены причины возникновения несоответствий, т.е. корректирующие мероприятия признаны аудиторами результативными, аудиторы закрывают несоответствия в протоколах регистрации несоответствий. На этом, проведение аудита можно считать завершенным.

 

2 Аспекты внутреннего аудита персонала организации

 

 

Аудит персонала – система консультационной поддержки, аналитической оценки и независимой экспертизы кадрового потенциала организации, позволяющая выявить соответствие кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития; соответствие деятельности персонала и структур управления организации существующей нормативно-правовой базе; эффективность кадровой работы по решению задач, стоящих перед персоналом организации, ее руководством, отдельными структурными подразделениями; причины возникновения социальных проблем (рисков) и возможные пути их решения или снижение их негативного воздействия.

Объект аудита персонала – трудовой коллектив организации, различные стороны его производственной деятельности, принципы и методы УП в организации.

Главная цель аудита – оценка эффективности и производительности деятельности персонала, как одного из важнейших факторов, обеспечивающих прибыльность организации.

Сущность аудита персонала - оценка соответствия кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития; диагностика причин возникновения проблем по вине персонала, а также оценка их важности и возможности разрешения; формулирование конкретных рекомендаций для руководства и службы управления персоналом по их устранению.

Предметом аудита персонала являются практически все составляющие процесса управления персоналом.

Основные принципы аудиторской проверки персонала (внешний аудит, независимые от руководства предприятия):

  • Профессионализм;
  • Независимость;
  • Достоверность;
  • Честность;
  • Объективность.

Основные направления аудита персонала:

а) Оценка кадрового потенциала организации, качественных и количественных характеристик персонала (достаточное ли количество работников для нормального функционирования и развития организации; способен ли персонал работать эффективно и в соответствии с выбранной стратегией). Для этого оценивается фактический состав рабочих, особенности самого персонала, наличие у работников профессионально важных качеств и характеристик.

б) Диагностика кадровых процессов и процедур УП, оценка их эффективности.

 

 

 

 

3 Проведение аудиторской проверки

 

3.1 Планирование аудита

 

 

Планирование аудита - обязательный этап аудита, заключающийся в определении стратегии и тактики аудита, объема аудиторской проверки, составления общего плана аудита, разработки аудиторской программы и конкретных аудиторских процедур.

Планирование, являясь начальным этапом проведения аудита качества, состоит в разработке аудитором программы  с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения аудита качества, а также в разработке плана, определяющей объем, виды и последовательность осуществления аудиторской процедуры, необходимой для формирования объективного и обоснованного мнения об объекте проверки.

Начальное планирование аудита качества включает в себя следующие действия:

– определение необходимых спецификаций или требований, по которым будет проводиться аудит качества;

– ознакомление с документацией (положения о подразделении, схемы процессов, документированные процедуры и т.п.);

– проверка соответствия документации нормативным требованиям;

– анализ результатов предыдущих аудитов качества, если предстоящий аудит качества будет не первым;

– определение структуры и группы аудита качества;

– определение продолжительности аудита качества;

– согласование времени проведения аудита качества.

Детальное планирование завершает этап подготовки к аудиту качества. В ходе выполнения этой работы окончательно формируется необходимая информация для проведения аудита качества, выясняются условия проведения аудита качества, уточняется время и порядок аудиторских мероприятий.

При планировании аудита организации следует выделить следующие основные этапы:

а) предварительное планирование аудита;

б) подготовка и составление общего плана аудита;

в) подготовка и составление программы аудита.

 

 

3.2 Общий план аудита

 

 

Аудитору необходимо составить и документально оформить общий план аудита, описав в нем предполагаемые объем и порядок проведения аудиторской проверки. Общий план аудита должен быть достаточно

 

подробным для того, чтобы служить руководством при разработке

программы аудита.

При разработке общего плана аудита аудитору необходимо принимать во внимание:

  • деятельность аудируемого лица;
  • характер системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля;
  • предполагаемые уровень риска и существенность;
  • характер, временные рамки и объем процедур;
  • координацию и направление работы, текущий контроль и проверку выполненной работы;
  • прочие аспекты.

По результатам изучения информации о клиенте разрабатывается стратегия аудита , т. е. что именно должно быть проверено и каким образом.

Таким образом, общий план должен: быть оформлен документально; содержать объем проверки и порядок ее проведения.

 

 

План внутреннего аудита персонала №3

 

Проверяемая организация – ООО «Промкерамика»

Основание для аудита – приказ №3 от 07.02.2013г.

Внутренний аудит – плановый

Планируемая трудоемкость – 30 чел.-час

Руководитель группы аудиторов – Ереванова П.М.

Аудитор – Пуринова К.П.

 

 

Таблица 3.1 – План внутреннего аудита

Планируемые работы

Период проведения

Исполнители

Формирование аудиторской группы

1

Ереванова П.М.

Распределение аудиторов в соответствии с их профессиональными качествами и должностными уровнями по конкретным участкам аудита

1

Ереванова П.М.

Инструктирование всех членов команды об их обязанностях, ознакомление их с финансово-хозяйственной деятельностью экономического субъекта, а также с положениями общего плана аудита

3

Ереванова П.М.

Проведение аудита согласно программы

13

Ереванова П.М., Пуринова К.П.

Контроль за выполнением плана и качеством работы аудиторов, за ведением ими рабочей документации и надлежащим оформлением результатов аудита

2

Пуринова К.П.

Разъяснение руководителем аудиторской группы методических вопросов, связанных с практической реализацией аудиторских процедур

1

Ереванова П.М.

Проведение совещаний с руководством экономического субъекта и/или соответствующих служб по результатам отдельных этапов аудита

1

Ереванова П.М.

 

Продолжение таблицы 3.1

Планируемые работы

Период проведения

Исполнители

Подготовка письменной информации (отчета) руководству экономического субъекта (отчета) по результатам аудита

2

Пуринова К.П.

Подготовка аудиторского заключения по результатам аудита

1

Ереванова П.М.

Проведение совещания с руководством экономического субъекта по результатам аудита

1

Ереванова П.М.

 

Руководитель группы аудиторов ____________________ Ереванова П.М.

 

3.3 Программа аудита

 

 

 Программа аудита - разрабатывается на каждый конкретный аудит или несколько аудитов, в зависимости от размера, типа и сложности процессов в организации. Как правило, в программу аудита включается перечень документов системы качества и дополняющих документов, которые аудитор должен проверить, список работ, необходимых для планирования и организации аудита, ресурсы (людские, материальные, информационные и пр.). Также, в программе аудита указывается состав проверяемых подразделений, даты и время посещения подразделений. При внутренних аудитах содержание и форма программы аудита определяется самой организацией. При аудите второй или третьей стороной программа аудита предоставляется проверяющей организацией (заказчиком или органом по сертификации).

 

 

УТВЕРЖДАЮ

Исмагилов М.Н.

12.02.2013г.

 

Программа внутреннего аудита персонала №3 на 2013г.

 

Проверяемая организация – ООО «Промкерамика»

Основание для аудита – приказ №3 от 07.02.2013г.

Внутренний аудит – плановый

Планируемая трудоемкость – 30 чел.-час

Руководитель группы аудиторов – Ереванова П.М.

Аудитор – Пуринова К.П.

 

 

Таблица 3.2 – Программа внутреннего аудита

Перечень проверяемых вопросов

Трудоемкость, чел/час

Применяемые аудиторские процедуры

Аудит персонала

23

Просмотр документов.

Опрос.

Формальная поверка документов.

Подтверждение.

Аналитические процедуры:

- сравнивание различных периодов, анализ соотношения данных о заработной плате

 

Изучение системных документов, связанных с отплатой труда (штатное расписание, положение об оплате труда, положение о премировании, график отпусков и т.д.)

5

Проверка наличия и правильности оформления первичных документов при приеме, увольнении, перемещении работников (приказы, распоряжения)

3

Оценка личностных, профессиональных, психологических качеств работников (анкеты, вопросники, оценочные шкалы)

2

Проверка правильности проведения аттестации работников организации (отчеты)

2

Оценка особенностей рабочего поведения при взаимодействии с руководителем, коллегами по работе и клиентами (наблюдение)

3

 

 

 

Продолжение таблицы 3.2

Перечень проверяемых вопросов

Трудоемкость, чел/час

Применяемые аудиторские процедуры

Оценка уровня производительности работников, качества и полноты выполняемой работы и основные особенности рабочего поведения, такие как трудовая дисциплина, уровень конфликтности (опрос, наблюдение, отчеты продаж)

23

Просмотр документов.

Опрос.

Формальная поверка документов.

Подтверждение.

Аналитические процедуры:

- сравнивание различных периодов, анализ соотношения данных о заработной плате

 

Проведение совещания с руководством аудируемого лица по результатам аудита

5

Подготовка отчета и письменной информации по результатам аудита

3

Подготовка аудиторского заключения

2

 

 

3.4 Разработка вопросника по аудиту

 

Вопросник по аудиту - этот документ может разрабатываться в ходе планирования аудита. Вопросник составляется на основании изучения документации и содержит вопросы, которые аудитор должен уточнить в ходе аудитных бесед. Часто, вопросник разрабатывается один раз и в дальнейшем только уточняется и корректируется перед каждым аудитом. Органы по сертификации, как правило, используют типовые вопросники, которые одновременно являются и протоколами аудитных бесед. Это несколько сокращает количество оформляемой документации.

 

 

Вопросник по внутреннему аудиту персонала №3

 

Таблица 3.3 Вопросник по аудиту

Перечень контрольных вопросов

Соответствие требованиям

№ протокола о несоответствии

Примечание

В каких документах установлены требования к компетентности, образованию, подготовке, навыкам, опыту персонала?

+

 

 

Разработаны ли и выполняются ли документированные процедуры определения потребности в подготовке персонала?

+

 

 

Регулярно ли устанавливается потребность в подготовке и переподготовке персонала, имеются ли планы и программы обучения?

+

 

 

Проводятся ли мероприятия по повышению квалификации персонала? Сколько человек повысили свою квалификацию?

+

 

 

Планируется ли обучение персонала по специальным видам работ и осуществляется ли?

+

 

 

Обучается ли персонал предприятия по вопросам качества и есть ли программы обучения для руководящего состава, специалистов и рабочих?

 

-

№1

 

Ведутся ли записи об образовании, навыках, опыте работы, подготовке и переподготовке персонала и сохраняются ли они?

 

+

 

 

Оценивается ли результативность подготовки, обучения персонала?

 

+

 

 

Оценивается ли компетентность персонала?

 

+

 

 

 

 

 

3.5 Отчет о внутреннем аудите персонала

 

 

Составление аудиторского отчета и аудиторского заключения является заключительным этапом работы аудитора.

Аудиторский отчет – документ, адресованный руководителю, собственнику, общему собранию участников (акционеров) хозяйствующего субъекта, содержащий подробные сведения о ходе аудиторской проверки, выявленных отклонениях от установленного порядка ведения бухгалтерского учета, нарушениях в финансовой отчетности, а также другую информацию, полученную в результате проведения аудиторской проверки и являющийся основанием для составления аудиторского заключения.

 

УТВЕРЖДАЮ

Исмагилов М.Н.

12.02.2013г.

 

Отчет о внутреннем аудите персонала

 

Таблица 3.4 – Отчет о внутреннем аудите

Основание для аудита

Приказ № 3 от 07.02.2013г.

Главный аудитор

Ереванова П.М.

Объект проверки

Персонал

Аудит

Плановый

Предшествующий

№2

06.08.2012г. по 11.08.2012г.

Цель текущего аудита

Получить достоверную информацию о компетентности, образовании, подготовке, навыкам, опыту персонала.

Заказчик аудита

Внутренний

Основные контакты в ходе аудита

 Информационное интервью со специалистами

Методы сбора информации

Опрос, просмотр документов, аналитические процедуры

Заключение по аудиту

Был проведен аудит, в ходе которого было выявлено одно несоответствие

Неразрешенное противоречие м/у аудиторской группой и проверяемым подразделением

 

Нет

Да

Причина

Перечень рассылки

Директору предприятия, в службу качества, в службу снабжения, службу персонала и в архив

Главный аудитор

Ереванова П.М.                                  17.02.2013г.

       

 

 

Заключение

 

 

Аудит — систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита.

Эффективное проведение аудита и объективная оценка системы качества невозможны без соответствующей подготовки аудиторов. Основу для единообразного подбора кандидатов в аудиторы, их обучения и аттестации составляют минимальные квалификационные критерии, установленные стандартом ИСО 19011:2002 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества или систем экологического менеджмента». И хотя данные критерии предназначены для внешних аудиторов, они в полной мере могут быть отнесены к внутренним аудиторам. При этом, однако, следует учитывать, что наряду с чисто аудиторскими функциями внутренний аудитор выполняет функции эксперта, что позволяет называть его экспертом-аудитором.

Результатом проведения аудита персонала является большой объем достоверной информации, позволяющей сформировать ясное представление о состоянии кадров в организации, а именно, информация по восприятию сотрудниками работы своих коллег, внутригрупповые процессы коллектива, проблемы, возникающие у персонала в процессе выполнения своей работы. На основе этих данных может быть сформирована как система коррекционных мероприятий, так и построена стратегия развития кадрового потенциала компании. Кроме того, проведение самой процедуры опроса, особенно в части, касающейся предложения своего перечня изменений в организации работы организации, повышает, как показывает опыт, мотивацию персонала к работе, повышая вовлеченность сотрудников в процессы управления компанией.

 

Список использованных источников

 

 

1 Бейсова, Р. С. Аудит качества: учебное пособие / Р. С. Бейсова. – Ульяновск: УлГТУ, 2006. – 66 с.

2 ГОСТ Р ИСО 9001–2008. Системы менеджмента качества. Требования. – Введ. 2009–11.–13. – М. : Стандартинформ, 2008. –  32 с.

3 ГОСТ Р ИСО 19011–2003. Руководящие указания по аудиту систем менеджмент качества и/или систем экологического менеджмента. – Введ. 2003–12–29. – М. :  Изд-во стандартов, 2003. – 23 с.[1]

4 Ефимов, В.В. Внутренний аудит качества и самооценка организации: учебное пособие/ В. В. Ефимов, А. Н. Туманова. – Ульяновск: УлГТУ, 2007. – 123 с.

5 Зекунов, А.Г. Внутренний аудит качества : учебное пособие / А.Г. Зекунов, Л.Г. Дубицкий, С.Г. Логинов. – М. : АСМС, 2004. – 107 с.

6 Робертсон, Б. Лекции об аудите качества: учебное пособие / Б. Робертсон. – М. : Стандарты и качество, 2000. – 264 с.

 

Скачать: У вас нет доступа к скачиванию файлов с нашего сервера. КАК ТУТ СКАЧИВАТЬ 

Категория: Курсовые / Курсовые аудит

Уважаемый посетитель, Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь.
Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо войти на сайт под своим именем.