Дипломная работа

Автоматизированная система электронного документооборота департамента социальной защиты населения г.Томска

 

Содержание

 

1 Введение. 6

2 Общая характеристика дапертамента социальнойзащиты населения г.Томска. 9

2.1 Основная деятельность Департамента социальной защиты населения г Томска. 9

2.2 Социальное обслуживание населения. 11

2.2.1 Стационарное социальное обслуживание. 11

2.2.2 Полустационарное социальное обслуживание. 12

2.2.3 Социальное обслуживание на дому. 13

2.2.4 Срочные социальные услуги. 14

2.3 Социальная поддержка. 15

2.4 Организационная структура Департамента социальной защиты населения. 17

2.5 Степень механизации и автоматизации процессов управления, проблемы и задачи дальнейшей автоматизации. 18

2.6 Стратегия и тактика управления Департамента социальной защиты г. Томска. 19

2.7 Документооборот департамента социальной защиты населения г. Томска. 20

2.7.1 Документирование и документооборот как составляющие документационного обеспечения управления. 20

2.7.2 Анализ документооборота Департамента социальной защиты населения г. Томска. 26

2.8 Постановка задачи автоматизации. 30

2.8.1 Обоснование необходимости внедрения системы электронного документооборота  30

2.8.2 Анализ существующих СЭД.. 32

2.8.3 Спецификация функциональных требований. 38

2.9 Обоснование выбора среды разработки СЭД.. 39

3 Автоматизация системы электронного документооборота департамента социальной защиты населения г.Томска. 42

3.1 Функциональная структура АС электронного документооборота. 42

3.2 Информационное обеспечение АС электронного документооборота. 45

3.3 Программное обеспечение АС электронного документооборота департамента социальной защиты населения. 47

3.3.1 Разработка объектов конфигурации. 47

3.3.2 Спецификации программных модулей. 49

3.4 Обеспечение информационной безопасности. 51

3.5 Описание интерфейса АС электронного документооборота. 54

Заключение. 63

Список использованных источников. 66

Приложение А Листинг программных модулей. 68

Приложение Б Экранные формы.. 81

 

1 Введение

 

Актуальность. Тема автоматизации процессов документооборота становится в последнее время все более и более актуальной. Все больше компаний достигает необходимого уровня зрелости и приходит к необходимости формализации бизнес-процессов и внедрения средств для их автоматизации. С другой стороны к настоящему моменту компании прошли длительный путь по созданию своих информационных систем, что обеспечивает потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности. Однако, менеджеры информационных систем сталкиваются с большими проблемами определения методики и выбора программного обеспечения, которое способно обеспечить адекватные средства для реализации задач данного класса.

Основной инструмент управления современной компании – документ. Он является основанием для принятия решений, служит для доказательства их исполнения, становится материалом для анализа результатов работы.

Управленческая деятельность выражается с помощью соответствующих документов:

• документы планирования (подготовка и утверждение планов),
• документы учета (составление и обработка документации);
• документы руководства (издание распоряжений);
• документы организации (администрирование);
• документы регламентирования (составление инструкций и методических указаний);
• документы контроля (сбор сведений) и т.д.

Документация является способом и средством реализации управленческих задач, поэтому автоматизация управления предприятием производится при помощи систем электронного документооборота для облегчения выполнения этих задач.

Основной недостаток управленческой документации состоит в следующем. Чем больше число документов, тем больше затрачивается времени и сил на их обработку и циркуляцию, что заметно тормозит жизнедеятельность любой организации и замедляет осуществление процессов бизнеса. Затруднение поиска и увеличение сроков доставки информации замедляют принятие управленческих решения и, как следствие, их исполнения. Из-за этого потери становятся почти неизбежными, что требует повторного создания документов.

Контроль над исполнением принятых решений требует привлечения ресурсов и, как результат, снижается эффективность управленческих процессов на предприятии.

Преимущество автоматизации заключается в возможности избежать неконтролируемых движений и потерь управленческой информации или решений, а также утечки конфиденциальных данных и отсутствия подробных сведений о состоянии процессов на предприятии.

Автоматизация управления предприятием просто необходима для преодоления этих негативных явлений. Для автоматизации управления разрабатываются комплексные системы электронного документооборота. Они облегчают построение инфраструктуры для утверждения, использования и контроля исполнения всех документов на предприятии. Создание такой единой системы управления информацией обеспечивает высокую эффективность управления даже крупной организацией.

Объект исследования – департамент социальной защиты населения г.Томска.

Предмет исследования – автоматизированная система электронного документооборота департамента социальной защиты населения г.Томска.

Цель: произвести разработку системы автоматизиации электронного документооборота департамента социальной защиты населения г.Томска.

Для достижения цели, необходимо решить следующие задачи:

• описать основную деятельность Департамента социальной защиты населения г Томска;
• изучить специфику работы социального обслуживания населения;
• описать организационная структура Департамента социальной защиты населения;
• изучить степень механизации и автоматизации процессов управления, проблемы и задачи дальнейшей автоматизации;
• изучить стратегию и тактику управления Департамента социальной защиты г. Томска;
• изучить документооборот департамента социальной защиты населения г. Томска;
• описать постановку задачи автоматизации;
• обосновать выбор среды разработки СЭД;
• привести функциональную структура АС электронного документооборота;
• описать информационное обеспечение АС электронного документооборота;
• описать программное обеспечение АС электронного документооборота департамента социальной защиты населения;
• выделить меры обеспечения информационной безопасности;
• описать интерфейс АС электронного документооборота.

Данная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников, двух приложений.

Во введении обоснована актуальность темы, определены объект, предмет, цель, задачи исследования.

В первой главе рассмотрена общая характеристика департамента социальной защиты населения г.Томска.

Во второй главе описано практическое применение автоматизации системы электронного документооборота департамента социальной защиты населения г.Томска.

В заключении сделаны выводы обобщающего характера.

2 Общая характеристика департамента социальной защиты населения г.Томска

 

2.1 Основная деятельность Департамента социальной защиты населения г Томска

 

Департамент социальной защиты населения г.Томск является органом исполнительной власти Томска, входящим в систему исполнительных органов государственной власти Томска.

Департамент осуществляет государственную политику в области социальной поддержки населения на территории Томска.

Департамент и подведомственные ему учреждения социального обслуживания населения образуют единую систему социальной поддержки населения на территории Томска.

Департамент осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами государственной власти Томска, органами местного самоуправления, министерствами, агентствами, службами по профилю своей деятельности, общественными и иными организациями независимо от организационно-правовых форм.

Департамент в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, постановлениями, приказами, инструктивно-методическими материалами Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, Уставом (Основным Законом) Томской области, законами Томска, постановлениями и распоряжениями Главы Администрации (Губернатора) Томска, Администрации Томска, а также Положением.

Департамент является учредителем областных государственных учреждений в сфере социальной поддержки населения.

Департамент является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс и лицевые счета в Департаменте финансов г Томска, Управлении Федерального казначейства по г.Томску и расчетные счета в иных банковских учреждениях, печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, иные печати, штампы и бланки со своим наименованием.

Основными задачами Департамента являются:

• формирование и реализация социальной политики на территории г.Томска по социальной поддержке пенсионеров, ветеранов и инвалидов (в том числе детей-инвалидов), отдельных категорий специалистов, работающих в сельской местности, граждан, пострадавших в результате аварии на Чернобыльской АЭС, военнослужащих, уволенных в запас, и членов их семей, блокадников Ленинграда, реабилитированных, тружеников тыла, граждан, награжденных знаком «Почетный донор России»; защита конституционных прав лиц, пользующихся мерами социальной поддержки в соответствии с действующим законодательством;
• осуществление государственной оперативной социальной помощи населению на принципах адресности, вовлечение в этот процесс негосударственных учреждений и частной инициативы. Развитие платных услуг;
• оптимизация структуры системы социальной защиты, ее социальных расходов, поиск дополнительных внебюджетных источников финансирования;
• организация исполнения федеральных и областных нормативных правовых актов по вопросам социальной поддержки населения;
• разработка и формирование областных программ в области социальной поддержки населения и координационно-методическое обеспечение их выполнения;
• формирование нормативной правовой базы системы социальной поддержки населения г. Томска по вопросам своей компетенции, подготовка предложений о совершенствовании законодательства по мерам социальной поддержки населения, в том числе обеспечения государственными пособиями, компенсациями и иными социальными выплатами в пределах компетенции Департамента;
• обеспечение внутриведомственного контроля за целевым расходованием бюджетных средств на выплату государственных пособий, компенсаций и иных социальных выплат в пределах компетенции Департамента;
• формирование и внедрение единых информационных технологий и автоматизированной системы обработки информации по вопросам социальной поддержки населения, в том числе обеспечения населения государственными пособиями, компенсациями и иными социальными выплатами в пределах компетенции Департамента;
• организационно-методическое руководство и сопровождение деятельности подведомственных учреждений;
• взаимодействие с органами местного самоуправления, другими государственными структурами, общественными объединениями по вопросам комплексной реабилитации инвалидов (в том числе детей-инвалидов), социальной поддержки пенсионеров, ветеранов других групп населения, нуждающихся в государственной поддержке;
• рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан по вопросам, относящимся к компетенции Департамента;
• изучение, обобщение и распространение отечественного и зарубежного опыта в области социальной поддержки населения;
• осуществление совместно с органами исполнительной власти и негосударственными организациями и объединениями государственной политики в области улучшения положения женщин;
• обеспечение единообразия практики применения законов Российской Федерации и г. Томска по вопросам своей компетенции;
• организация публикаций информационных материалов о деятельности органов социальной защиты населения, реализации законов Российской Федерации и г.Томску по вопросам социальной поддержки населения.

 

2.2 Социальное обслуживание населения

 

2.2.1 Стационарное социальное обслуживание

 

Предоставление гражданам социальных услуг в стационарной форме социального обслуживания с 01 января 2015 года регламентируется:

• Федеральным законом от 28 декабря 2013 года № 442-ФЗ «Об организации социального обслуживания граждан в Российской Федерации»;
• Законом Томской области от 08 октября 2014 года № 127-ОЗ «Об организации социального обслуживания граждан в Томской области»;
• приказом Департамента социальной защиты населения Томской области от 31.10.2014№27 «Об утверждении порядка предоставления социальных услуг поставщиками социальных услуг».

Социальные услуги в стационарной форме социального обслуживания предоставляются гражданам, признанным нуждающимися в стационарном социальном обслуживании, в 12 организациях социального обслуживания, из них 2 интерната психоневрологического профиля, 10 – общего профиля.

Социальные услуги в стационарной форме социального обслуживания предоставляются их получателям при постоянном, временном (на срок, определенный индивидуальной программой предоставления социальных услуг) или пятидневном (в неделю) круглосуточном проживании в организации социального обслуживания.

Социальные услуги в стационарной форме социального обслуживания предоставляются гражданам, признанным нуждающимися в социальном обслуживании в стационарной форме социального обслуживания. Основанием для рассмотрения вопроса о предоставлении социальных услуг в стационарной форме социального обслуживания является заявление гражданина (его законного представителя) о предоставлении социальных услуг либо обращение в его интересах иных граждан, обращение государственных органов, органов местного самоуправления, общественных объединений и составление индивидуальной программы предоставления социальных услуг по месту жительства.

Заявление оформляется по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 28.03.2014 № 159н «Об утверждении формы заявления о предоставлении социальных услуг», и регистрируется при наличии полного пакета документов.

 

2.2.2 Полустационарное социальное обслуживание

 

Социальные услуги в полустационарной форме социального обслуживания на территории г. Томска и Томской области предоставляются поставщиками социальных услуг ОГАУ «Комплексный центр социального обслуживания населения Томской области» и ОГБУ «Центр социальной адаптации г. Томска» и регламентируется с 01 января 2015 года:

• Федеральным законом от 28 декабря 2013 года № 442-ФЗ «Об организации социального обслуживания граждан в Российской Федерации»;
• Законом Томской области от 08 октября 2014 года № 127-ОЗ «Об организации социального обслуживания граждан в Томской области»;
• приказом Департамента социальной защиты населения Томской области от 31.10.2014№27 «Об утверждении порядка предоставления социальных услуг поставщиками социальных услуг».

ОГАУ «Комплексный центр социального обслуживания населения Томской области» организовано социально-бытовое, социально-медицинское и культурное обслуживание пожилых людей: предоставляются оздоровительные услуги, проводятся различные культурно-массовые мероприятия, организованы клубы общения по интересам.

 

2.2.3 Социальное обслуживание на дому

 

Предоставление гражданам социальных услуг в форме социального обслуживания на дому с 01 января 2015 года регламентируется:

• Федеральным законом от 28 декабря 2013 года № 442-ФЗ «Об организации социального обслуживания граждан в Российской Федерации»;
• Законом Томской области от 08 октября 2014 года № 127-ОЗ «Об организации социального обслуживания граждан в Томской области»;
• приказом Департамента социальной защиты населения Томской области от 31.10.2014 № 27 «Об утверждении порядка предоставления социальных услуг поставщиками социальных услуг».

Социальные услуги в форме социального обслуживания на дому предоставляется гражданам, признанным нуждающимися в социальном обслуживании на дому, 20 организациями социального обслуживания, из них 18 центров социальной поддержки населения и 2 комплексных центра социального обслуживания населения.

Основанием для рассмотрения вопроса о предоставлении социальных услуг в форме социального обслуживания на дому является заявление гражданина (его законного представителя) о предоставлении социальных услуг либо обращение в его интересах иных граждан, обращение государственных органов, органов местного самоуправления, общественных объединений.

Заявление оформляется по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 28.03.2014 № 159н «Об утверждении формы заявления о предоставлении социальных услуг». Заявление регистрируется при наличии полного пакета документов.

Заявление и документы, необходимые для предоставления социальных услуг, могут предоставляться непосредственно в уполномоченный исполнительный орган государственной власти г. Томска в сфере социального обслуживания совершеннолетних граждан либо в Центр социальной поддержки населения (Комплексный центр социального обслуживания населения) по месту жительства гражданина на бумажном носителе лично, электронной почтой, почтовым отправлением либо через многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг независимо от места проживания (пребывания) заявителя.

Социальные услуги в форме социального обслуживания на дому предоставляются бесплатно и за плату, частичную плату.

Социальные услуги предоставляются бесплатно в объемах, определенных индивидуальной программой предоставления социальных услуг, следующим категориям граждан:

• инвалидам Великой Отечественной войны;
• участникам Великой Отечественной войны;
• получателям социальных услуг, среднедушевой доход которых ниже или равен предельной величине среднедушевого дохода для предоставления социальных услуг бесплатно, установленного Законом Томской области.

 

2.2.4 Срочные социальные услуги

 

В соответствии со статьей 21 Федерального закона от 28 декабря 2013 года № 442-ФЗ «Об организации социального обслуживания граждан в Российской Федерации» срочные социальные услуги включают в себя:

1) обеспечение бесплатным горячим питанием или наборами продуктов;

2) обеспечение одеждой, обувью и другими предметами первой необходимости;

3) содействие в получении временного жилого помещения;

4) содействие в получении юридической помощи в целях защиты прав и законных интересов получателей социальных услуг;

5) содействие в получении экстренной психологической помощи с привлечением к этой работе психологов и священнослужителей;

6) иные срочные социальные услуги.

Предоставление срочных социальных услуг в целях оказания неотложной помощи осуществляется в сроки, обусловленные нуждаемостью получателя социальных услуг, без составления индивидуальной программы и без заключения договора о предоставлении социальных услуг.

Основанием для предоставления срочных социальных услуг является заявление гражданина (его законного представителя), составленное по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 28.03.2014 № 159н «Об утверждении формы заявления о предоставлении социальных услуг», а также получение уполномоченным исполнительным органом государственной власти г.Томска в сфере социального обслуживания совершеннолетних граждан либо поставщиком социальных услуг от медицинских, образовательных или иных организаций, не входящих в систему социального обслуживания, информации о гражданах, нуждающихся в предоставлении срочных социальных услуг.

Уполномоченным исполнительным органом государственной власти г. Томска в сфере социального обслуживания совершеннолетних граждан постановлением Администрации г. Томска от 30.10.2014 № 408а определен Департамент социальной защиты населения г. Томска.

Согласно части 2 статьи 15 указанного Федерального закона решение об оказании срочных социальных услуг принимается немедленно [12].

 

2.3 Социальная поддержка

 

За счет средств областного бюджета различными видами социальной помощи обеспечивается практически каждый третий житель региона. Через органы социальной защиты населения выплаты получают семьи с детьми, ветераны, инвалиды, малообеспеченные семьи, лица, уволенные с военной службы и члены их семей, граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие техногенных катастроф, граждане, попавшие в трудную жизненную ситуацию, и другие. Система мер социальной поддержки в настоящее время представляет собой сочетание категориальных и адресных видов льгот. По большей части, адресные выплаты дополняют имеющиеся виды поддержки, уже назначенные гражданину исходя из категории.

На социальную поддержку могут рассчитывать следующие категории граждан:

• инвалиды и участники Великой Отечественной войны;
• труженики тыла;
• ветераны военной службы;
• ветераны труда;
• ветераны труда Томской области;
• инвалиды;
• семьи с детьми;
• иные меры поддержки пожилым гражданам;
• граждане, подвергшиеся воздействию радиации;
• жертвы политических репрессий и реабилитированные граждане;
• почетные доноры;
• сельские специалисты;
• граждане, оказавшиеся в трудной жизненной ситуации.

Все они могут получить следующие виды социальной поддержки:

• компенсация бывшим военнослужащим, побывавшим в германском плену в годы войны;
• ЕДВ ЖКУ;
• единовременная денежная выплата;
• зубопротезирование;
• ремонт жилых помещений [12].

 

 

 

2.4 Организационная структура Департамента социальной защиты населения

 

Организационная структура Департамента социальной защиты населения представлена на рис 2.1

 

Рисунок 2.1 – Организационная структура Департамента социальной защиты населения г. Томска

 

Департамент возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой Администрации (Губернатором) г.Томска. Начальник Департамента непосредственно подчинен заместителю Главы Администрации (Губернатора) г. Томска по социальной политике.

Начальник Департамента:

• осуществляет общее руководство деятельностью Департамента на принципах единоначалия;
• несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Департамент полномочий;
• имеет заместителей, которых назначает на должность и освобождает от должности;
• распределяет обязанности между заместителями;
• утверждает в пределах установленной численности и фонда оплаты труда структуру и штатное расписание Департамента, а также смету расходов на его содержание;
• утверждает положения о структурных подразделениях Департамента, уставы подведомственных учреждений;
• в пределах своей компетенции издает приказы, инструкции и дает указания, подлежащие обязательному исполнению работниками Департамента и подведомственных учреждений; организует и проверяет их исполнение;
• назначает на должность и освобождает от должности работников Департамента, руководителей подведомственных учреждений, заключает, изменяет и расторгает с ними трудовые договоры;
• совершает гражданско-правовые сделки в пределах полномочий Департамента;
• без доверенности представляет Департамент в отношениях с другими организациями;
• осуществляет иные полномочия, предусмотренные Уставом г. Томска;
• Департаментом создается коллегия, которая является совещательным органом по вопросам, относящимся к его полномочиям.

 

2.5 Степень механизации и автоматизации процессов управления, проблемы и задачи дальнейшей автоматизации

 

Общие количественные данные по компьютерной и оргтехнике приведены в таблице 2.1.

 

Таблица 2.1 - Общие количественные данные по компьютерной и оргтехнике

Оборудование	Кол-во
Общее количество компьютеров	150
Используются в работе	140
Административные компьютеры	5
Компьютеры с доступом в Internet	100
Принтеры и МФУ	80
Сканеры	50
Копиры	20
Ризографы	1
Web-камера	50

 

Сотрудники Департамента социальной защиты используют ЭВМ и оргтехнику для организации рабочей деятельности, составления необходимой документации и ведения ее учета.

На сегодняшний день в учреждении учет всех процессов ведется с помощью пакета прикладных программ приведенные в таблице 2.2

 

Таблица 2.2 – Список прикладных программ, использующихся в учреждении

Программа	Решаемая задача
1. Microsoft office 2007	Ведение текущей документации
2. 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8	Введение бухгалтерского и налогового учета
3. 1C: Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8	Расчет заработной платы и ведения кадрового учета в государственных учреждениях

 

Так как вся информация по учету сотрудников и дополнительных платных услуг хранится на бумажных носителях и частично в электронном виде (Word 2007, Excel 2007) и на ее поиск уходит существенная часть времени, то необходима автоматизация документального учета и учета дополнительных платных услуг для увеличения скорости обработки информации без ошибок и потерь.

 

2.6 Стратегия и тактика управления Департамента социальной защиты г. Томска

 

Стратегия управления учреждением на период до 2017 года — комбинация, в основе которой лежат развитие продукта и концентрическая диверсификация.

Развитие продукта — стремление увеличить объем реализации через улучшение или модификацию своего продукта.

Концентрическая диверсификация — создание новых производств, совпадающих с профилем организации.

Тактика управления учреждением:

1) обновление содержания и технологии предоставления услуг;

2) обеспечение равных возможностей получения качественного социального обслуживания лиц с различным уровнем обеспеченности;

3) развитие кадрового потенциала;

4) развитие механизма общественного участия в деятельности Департамента социальной защиты

 

2.7 Документооборот департамента социальной защиты населения г. Томска

 

2.7.1 Документирование и документооборот как составляющие документационного обеспечения управления

 

Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (обеспечение своевременного и правильного создания документов) и организацию работы с официальными документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

 Документирование – это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является компьютерная печать. Однако ряд документов (например, заявления, объяснительные записки) создается обычно рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов; безопасность Российской Федерации».

Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранения. Термин определяется Государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения»

заставлять государство заниматься этим, потому что это их обязанность, мы опять же это делаем с соцзащитой. Основная часть ставок ? соцзащитные педагоги. Синдеева: Их обучают специально? Алферова: Нужны еще специальные волонтеры, которых обучают. Они будут там постоянно. У нас есть организации, с которыми мы сотрудничаем как консультанты, например, питерские «Перспективы» или ЦОП. Синдеева: По подбору кадров и обучению. Алферова: У Питера есть такой опыт, у них одна квартира, они работают с волонтерами. Это отдельная работа. В нашем интернате тоже есть волонтеры в комнатах, где как раз тяжелые детки. Мы называем таких волонтеров добровольными помощниками. Они получают совсем маленькую зарплату, грубо говоря, на проезд, потому что это тот человек, который должен ходить все время. Их обучают как раз. Синдеева: Кто эти люди? Они же не могут работать в другое время. Алферова: Совершенно разные. Есть расписание того, как они ходят туда. У нас есть одна чудесная бабушка, которая вышла на пенсию, печет пироги, приносит. У нее теперь много внуков, это реализация для нее. Есть бизнесмены, у которых достаточно свободный график, они могут его сами выстраивать. Очень много студентов, которые занимаются этим с удовольствием. Я помню, у нас была первая студентка, абсолютно гламурная, журфак. На журфаке много своеобразных девушек. Она такая классная оказалась, такая экспрессивная! Прочитала пост в фейсбуке, сказала: «Я хочу!», принеслась в наш интернат и попала не на выходной день, когда красиво, а попала на день, когда надо с ребенком выезжать в бассейн. Ты с ребенком один на один. Мы как раз только начинали, дети никогда не были в бассейне и вообще не видели воду в таком количестве. Это была шоковая терапия. Но после первого же посещения я была страшно удивлена. Синдеева: Она вернулась? Алферова: Она написала какое-то невозможное письмо с дикими благодарностями, она теперь дружит с этим мальчиком, жить без него не может, к нему везде ездит. Синдеева: Скажи, а в процессе волонтерской деятельности усыновляют ли детей? Алферова: У нас не было таких. У нас есть волонтеры, которые думают о том, чтобы оформить гостевую опеку, это я знаю наверняка. Но, как правило, это семьи. Есть несколько семей, где муж и жена с детьми, дети маленькие дружат, например, ездят с родителями в интернат. Дуня с нами тоже ездит в интернат. Синдеева: То есть дети могут ездить с родителями. Алферова: Да. Синдеева: Это только приветствуется. Алферова: Это же дети. Это же не тюрьма. Многие такие учреждения достаточно открыты. Синдеева: Какие вопросы задавала Дуня, когда там оказалась в первый раз? Алферова: Она в первый раз столкнулась с таким ребенком, это был ребенок с аутизмом, причем достаточно серьезным, это было не в интернате. Я ходила к какому-то врачу договариваться о чем-то, мне было ее некуда девать, взяла ее с собой, пришла мама с таким ребенком на массаж или что-то в этом роде. Они ждали, пока я закончу беседовать. Дуня сказала: «Я не пойду с тобой, я буду с мальчиком играть». Он не разговаривает, он отказывается смотреть. Никак с ней не коммуницировал привычным образом. Когда я вышла, увидела такую сцену: абсолютная тишина, он стоит в одном углу, причем отвернутый от нее, она в другом углу. Правда, у них какие-то игрушки. Я понимаю, что какая-то деятельность происходила. Когда мы ехали в машине, я спросила: «Дуня, а что вы делали?». «Мы играли». «Во что играли?». Ну как, играли. Она придумала какую-то игру. Единственно, «а почему он не говорит», ее единственное смутило, почему он с ней не разговаривает, ничего больше. Ей сейчас восемь, это было года три назад. Синдеева: А когда она приехала в интернат? Алферова: Она уже всех знала. Если дать Дуне волю, она бы уже, наверно, усыновила весь этот интернат, потому что она реально нас уже этим замучила. У нее есть там подружки, моя любимая Маша Синицына. Синдеева: А вы не задумывались над этим? Алферова: Это сложный шаг. Была одна девочка Женя, которая мне покоя не дает, она ушла в профессиональную семью. Мне многие мамы прямо запретили. Они сказали: «Если у вас будет такой ребенок, ты прекратишь заниматься фондом! Ты будешь только им заниматься, а времени заниматься тем, чем ты сейчас занимаешься, не будет». Это что-то совсем другое. Синдеева: А с Астаховым вы общались, с нашим прекрасным омбудсменом? Алферова: Мы достаточно плотно с ним общались. Синдеева: И что? Он говорит, что сейчас больше усыновляют. Алферова: Это правда. Как ни странно, я могу это сказать по Владимирской области, с которой мы дружим. За что я точно могу сказать большое спасибо ему, так это за систему уполномоченных по правам ребенка. Зависит от того, кто сидит на месте, либо это просто для галочки, либо это действительно человек, у которого болит душа, но во многих областях они реально много чего делают. В Ивановской области недавно была чудесная Таня Степанова. Если что-то происходило с ребенком где-то, все шли к ней. Про Владимирскую область. Когда приняли этот чудный закон Димы Яковлева, как правило, это все-таки многодетные семьи, у которых уже есть такой опыт. Я так понимаю, что область все-таки им как-то помогает, в том числе финансово. Буквально недавно хорошая семья усыновила чудную девочку. В Москве начали усыновлять. Даже в том районе, где мы живем, за городом, средний класс, люди, которые зарабатывают деньги, чего-то добились в жизни. Наши друзья взяли ребенка, у них своих пятеро, они взяли шестого с синдромом Дауна. Когда Вероника пришла оформлять усыновление, им говорят: «А вы из Истринского района?». Она говорит: «Да». Ей говорят: «За последнее время так много от вас, что у вас такого особенного, что так много приходит?». Синдеева: Может быть, твое влияние? Алферова: Нет. Про это сейчас стали говорить, показывать. Ты понимаешь теперь, что тот же самый синдром Дауна ? не какой-то страшный и ужасный Бармалей, а это чудный ребенок, который дарит тебе какое-то невозможное количество любви. Дима болтается на воскресных службах, все его любят. Они правда особенные дети. Они состоят из большой души. Синдеева: У нас отзывчивые зрители, мы убеждались уже не раз, что когда из эфира есть какая-то просьба или обращение, то зрители реагируют. Я им за это ужасно благодарна, потому что они очень хорошие. Алферова: Вообще люди хорошие. Синдеева: Да. Обратись сейчас к ним. Что тебе надо, какая помощь нужна в первую очередь? Алферова: Когда ты мне сказала перед программой, я стала соображать. У меня с этим плохо. Я точно знаю, что нужны волонтеры. Их не бывает много: чем больше волонтеров, тем у большего количества детей есть возможность выезжать куда-то в выходной день. Мы сейчас пытаемся создать такую же хорошо налаженную систему волонтерства с родительскими детьми, потому что есть, например, взрослые дети, с которыми просто нужно погулять днем.

.

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входят:

• прием и первичная обработка документов;
• их предварительное рассмотрение, распределение и регистрация;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов; контроль исполнения документов;
• их отправка;
• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели».

Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику, поэтому она разделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком

 Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной и, во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения.

Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме.

Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к принятию малообоснованных, неверных или ошибочных управленческих решений.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

Документооборот и его этапы. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.

Рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы;
• исходящие (отправляемые) документы;
• внутренние документы.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность относительно состава, количества, обработки и движения.

Что же касается методов психологической хирургии, их можно перечислять довольно много, назову только два. Во время Первой мировой войны австрийцы, которым тогда принадлежала Галичина, арестовали и загнали в концлагеря несколько сот тысяч человек, вся вина которых была в том, что они не соглашались официально признать себя не русскими. Кстати, значительная их часть погибла. Собчак: Послушайте, вы еще вспомните царя Гороха, но это все-таки не имеет отношения к тому, что сегодня происходит на Украине, кого австрийцы загнали в концлагеря. Каким образом сегодня...? Вассерман: Имеет. Сначала австрийцы, потом в 40-х годах боевики так называемой украинской повстанческой армии, то есть вспомогательной полиции, набранной немцами в Галичине для борьбы со сторонниками партизан, с 1941 года и примерно до 1955-го, систематически уничтожали всех, кто считал необходимой мирную жизнь. Собчак: Подождите, история знает очень многие этапы уничтожения, к сожалению, людей по разным причинам. Мне бы хотелось про современность. Анатолий Александрович, я во Львове была, скажем так, раза 3 за последние 3 года. Я езжу туда летом, там прекрасный джазовый фестиваль проходит, я люблю джазовую музыку, туда езжу на этот фестиваль. Я могу сказать, что я на себе ни разу не ощутила, чтобы там как-то не любили русских, плохо к ним относились. Я следы той психологической хирургии, о которой вы говорите, не почувствовала. Поэтому вы об этом так рассказываете, что мне бы хотелось понять: где же она происходит, эта хирургия, и почему я, человек, приезжающий туда, будучи человеком русским и ассоциирующим себя с Россией, вообще этого не чувствую? Ни я, ни мои друзья. Джазовый фестиваль, очень много выступлений на русском языке, приезжают люди со всего мира. В чем эта такая ненависть проявляется? Вассерман: Понятно. Есть старый анекдот, заканчивающийся словами «не путай туризм с эмиграцией». Естественно, к приезжим, будь они хоть трижды москалями Советского союза, там будут относиться хорошо просто потому, что на приезжих зарабатывают. А местные жители в своих внутренних ресурсах постоянно... Собчак: Слушайте, есть какие-то факты насилий, избиений, дискриминаций. Вассерман: Да. Местные жители постоянно сообщают об этом на местных же интернет-форумах. Даже притом, что эти форумы активно модерируются. Собчак: Но это не носит все-таки массовый характер, иначе бы это активно уже обсуждалось на наших федеральных каналах. Вассерман: Как вам сказать, если, например, библиотека имени Пушкина во Львове довольно систематически забрасывается чем угодно — от бутылок с краской до бутылок с бензином, то это, наверное, как-то показывает местное отношение к русской культуре именно среди местных жителей. Собчак: А вам не кажется, что просто Западная Украина в большей степени и Украина в общем, как государство, помимо каких-то регионов восточных, в принципе тяготеет к этому европейскому пути, и вряд ли мы, Россия, бывший Советский союз, сможем ее в этом обвинять. Ну если, условно, им комфортнее с этими ценностями, с этими идеалами, и этот путь им кажется более правильным, почему их кто-то должен от этого удерживать, уговаривать и вообще вмешиваться в этот выбор? Вассерман: Потому что, судя по всему происходившему на Украине с момента референдума о независимости, этот самый европейский путь с каждым днем кажется привлекательным все меньшему числу народа. И те, кому он пока кажется привлекательным, все чаще прибегают к силовым способам перетаскивания остальной Украины на этот путь. Потому что европейский путь на Украине сводится фактически к рекламе возможности работать гастарбайтерами на просторах Европейского союза и к систематическому уничтожению всех способов зарабатывания у себя на родине. Собчак: Давайте перейдем чуть-чуть на другую тему — Одесса. Вы давно были в Одессе, скучаете ли вы по этому городу все-таки? Вассерман: Конечно, скучаю. Я в последний раз улетел из Одессы 25 февраля 2014 года, через три дня после переворота, по счастью, до Одессы он еще не добрался, и границу в одесском аэропорту я пересек спокойно. А выбираться оттуда поездом через мятежный Киев уже не рискнул, хотя до того между Москвой и Одессой передвигался, как правило, поездом. Естественно, я очень скучаю по городу и по людям, хотя пока общаюсь со многими своими родными и близкими по телефону и скайпу, но это, конечно, не то. Собчак: А когда планируете там оказаться? Вассерман: Когда граница Юго-Западного округа Российской Федерации пройдет по рекам Збруч, Тиса и Прут. Собчак: А когда это может произойти примерно? Вассерман: Год назад я надеялся, что это произойдет к этому лету, но, учитывая, сколько сил американцы пока вкладывают в поддержку своих смотрящих на Украине, боюсь, что дело затянется еще на год или два. Собчак: Вы неоднократно говорили о том, что экономические перспективы России в евразийской интеграции, что с каждым годом страны БРИКС и Шанхайского соглашения будут плотнее экономически взаимодействовать с Россией, это будет все более выгодно и выгодно. Какая роль будет отведена России в этом мироустройстве, которое вы рисуете? Что Россия может реально предложить, например, Китаю или Индии помимо дешевых природных ресурсов, которые сейчас мало что стоят? Вассерман: Россия в этом союзе будет, в первую очередь, источником высоких технологий. Собчак: А где мы их возьмем, простите, эти технологии? Вассерман: Как где? Придумаем. Как придумывали десятилетия. Собчак: Когда, Анатолий Александрович? Подождите, «Роснано» 10 лет уже что-то придумывает, чего-то они особо ничего не напридумывали. «Сколково» тоже придумывает уже сколько лет. Тоже как-то это все… Вассерман: Нет, рассказываю. «Сколково» вообще не предназначено для того, чтобы что-то придумывать. Собчак: Хорошо. «Роснано» предназначено? Вассерман: «Сколково» — это дом свиданий людей с деньгами и людей с идеями для обсуждения, как превратить одно в другое, а сами идеи рождаются в других местах. Собчак: Хорошо, «Роснано» для этого предназначено? Огромные миллиардные бюджеты. Что? 10 лет работы. Где эти новые высокие технологии, которые мы будем продавать Китаю? Вассерман: Поскольку мы общаемся публично, я не буду подробно объяснять, что я думаю о руководстве «Роснано». Собчак: Подождите. Смотрите, на вас висит этот замечательный планшет. Вы понимаете, что 80%, и это я по минимуму беру всего, что в нем находится, произведено в Китае? Что мы можем этой стране в смысле высоких технологий поставлять? Стране, собственно, все, что на нас с вами есть сейчас здесь, оттуда. Вассерман: Мы можем поставлять все, поскольку в Китае действительно все производят, но ничего не придумывают. Более того, традиционно... Собчак: А что мы придумали за последнее время, что может быть конкурентом на этом рынке? Вассерман: За последнее действительно не придумали почти ничего по очень простой причине: потому что у нас не было того рынка, для которого стоит что-то придумывать. И сейчас борьба идет именно за создание такого рынка. Кстати, пару месяцев назад в «Бизнес-журнале» вышла моя статья, где я объяснял, почему именно такой рынок может стать достаточным для новых разработок. Собчак: Анатолий Александрович, вы же, в общем, человек с хорошими математическими мозгами.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения.

Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства.

Существуют три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная форма организации документооборота применяется в учреждениях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения; смешанная форма работы с документами используется в крупных объединениях (учреждениях) со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль, исполнение) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и т.д.) выполняют структурные подразделения. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

• прием и первичная обработка документов; предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов и отправка.

На сегодняшний день, в Департаменте социального обеспечения населения существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации нужна только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера .

Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма регистрационно-контрольной карточки (РКК) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК с аналогичными полями) и в нее заносятся сведения о документе.

Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка заполняется полностью, т.е. в нее вносятся эти сведения.

Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую – в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.

При регистрации на ПЭВМ данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введенных показателей.

Контроль за исполнением порученного задания является одной из функций управления. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный.

Ведение контроля требует знания несложных методов, приемов и наличия технических средств.

Все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль.

 Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения – это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов

Вассерман: Нет, в том-то и фокус, что в Германии эти законы применяют, а на Украине побоялись применить. Собчак: Правильно ли я вас понимаю, что вы не согласны с тем, что гражданское общество на Украине гораздо более развито, чем в России? Вассерман: Нет, конечно, не согласен. Собчак: Не согласны? То есть, все те события, сменяемость власти, парламентско-президентская республика в той форме, в которой она состоялась — вам не кажется, что...? Вассерман: Во-первых, парламентско-президентская республика — это не то, что принято именовать гражданским обществом. Собчак: Нет, но те изменения, которые произошли в Украине, в отличие от России, за последние даже десятилетия, не сообщают разве нам о том, что все-таки там люди как-то по-другому воспринимают ощущение собственных прав и свобод? Вассерман: Да, на Украине гражданское общество допустило целых два государственных переворота — в 2004 году и в 2014, чего в Российской Федерации, к счастью, не допустили. Собчак: А почему там это происходит, а в России нет? Почему? Вассерман: Очевидно, потому, что мы в полной мере ощутили, что значит государственный переворот в 1991 и в 1993 году. У Украины такого опыта не было. Собчак: Поняла вас. А что вы можете сказать о методах разгона демонстраций? Я имею в виду на Майдане. Может быть, надо было действовать жестче или, наоборот, договориться? Вассерман: Надо было вообще действовать. Понимаете, первоначально «Беркут» заставляли бездействовать именно для того, чтобы поломать эту картинку из методички, по которой власть, если она разгоняет кого бы то ни было — она уже не права. Именно поэтому «Беркут» бездействовал, даже когда его забрасывали камнями и бутылками с бензином. Но когда «Беркут» наконец-то начал действовать, когда наконец-то разгребли баррикады из горящих покрышек и принялись вытеснять с Площади Независимости собравшихся там, тогда вдруг в какой-то момент поступила команда «отставить». Эта команда и показала, что власть просто не хочет пресекать беспорядки. Собчак: Подождите, эта команда все-таки поступила, уже когда Янукович бежал в Харьков и когда... Вассерман: Нет, эта команда поступила 18 февраля. Точнее, стоп, по-моему, не 18-го, а 19-го. Собчак: Да, все-таки не 18-го. Вассерман: Янукович в этот день был еще в Киеве и, вероятно, команду отдал либо он лично, либо кто-то из тех, кто находился в его непосредственном окружении и имел право отдавать такие команды. Собчак: На ваш взгляд, может быть, нужно было действовать жестче, и вообще есть ли ситуация, при которой действительно можно считать оправданным, например, выстрелы по толпе? <вырезано> «Правый сектор» запрещен в России как экстремистская организация решением Верховного суда Собчак: Россия, как мы помним, присоединила Крым, начались волнения на Донбассе, мы тоже были свидетелями той кампании, которая там разворачивалась, в Одессе волнения, сгоревший дом, жертвы человеческие. Почему Россия не продолжила присоединение территорий? Почему идея «русского мира» в итоге ушла в трубу? Вассерман: Очевидно, потому, что на большей части территории Украины не было сколько-нибудь внятного народного волеизъявления. В Крыму местной власти под давлением самих жителей Крыма удалось организовать такое волеизъявление. На Донбассе первые же движения протестов взяли под контроль местные олигархи, которые восприняли происшедшее в Киеве как очередной раунд традиционной борьбы днепропетровских с донецкими. Напомню, что первый на моей памяти раунд этой борьбы, когда в 1964 году днепропетровский Брежнев отстранил от власти донецкого Хрущева. По крайней мере, с тех пор... Собчак: Как вы глубоко копнули. Вассерман: По крайней мере, с тех пор эта борьба идет непрерывно, она связана с тем, что внутри Донецко-Днепровского промышленного района технологии распределены крайне неравномерно, и это вызывает естественное перетягивание одеяла на себя. В Донецке и Луганске движение взяли под контроль местные олигархи и, что называется, смазали народный протест. Собчак: То есть, «русский мир» опять не удался из-за каких-то олигархов, точнее, вполне конкретных? Вассерман: Да, в данном случае донецкий олигарх Ахметов и луганский Ефремов… Собчак: Такой Ахметов такой всесильный по отношению к Российской империи, что смог практически он и еще пару человек предотвратить распространение «русского мира»? То есть, настолько слабая Россия? Вассерман: Нет, они не предотвратили это распространение. Собчак: Как? Оно же остановилось. Вассерман: Они просто использовали протест донецкой части «русского мира» в другом направлении. Собчак: А почему Россия не стала помогать? Вассерман: Потому что даже Господь Бог помогает только тем, кто помогает себе сам. Российская Федерация помогла волеизъявлению жителей Крыма тем, что предотвратила исполнение вооруженными силами, дислоцированными в Крыму, заведомо преступного приказа из Киева — применить оружие против мирных жителей. А милиция в Крыму отказалась выполнять такой приказ по собственной инициативе. В других местах не было ни сколько-нибудь внятного народного волеизъявления, ни, соответственно, сколько-нибудь внятного противостояния местных жителей и структур, подчиненных Киеву. Собчак: В сентябре 2015 года против вас в Украине было возбуждено уголовное дело по обвинению в сепаратизме. Вы согласны с этими обвинениями и будете ли вы защищаться? Вассерман: Строго говоря, формулировки «сепаратизм» нет. В официальном сообщении... Собчак: Ну, по сути, именно за это. Вассерман: В официальном сообщении сказано, что расследуется моя деятельность, направленная на изменение государственного устройства и территориальной целостности Украины. Собчак: Вы согласны, что вы ведете такую деятельность? Вассерман: Да, разумеется, я веду эту деятельность с того момента, когда на Украине впервые заговорили об отделении от остальной России. Собчак: Можете поподробнее рассказать, как именно вы ее ведете, эту деятельность? Вассерман: Первая моя публикация в печати, конкретно в газете «Одесский вестник», появилась 23 ноября 1991 года, и призывала на референдуме 1 декабря голосовать против независимости Украины. Кстати, статья называется «Независимость от здравого смысла». С тех пор у меня вышло еще кувырсот швырнадцать публикаций и выступлений на ту же тему. Я действительно призываю к воссоединению Украины с остальной Россией, то есть к изменению ее государственного устройства. Я действительно призываю к отделению Галичины от Украины, поскольку Галичину уже полтора века используют как полигон для отработки методов психологической хирургии, направленных на превращение русских в антирусских, и пока мы... Собчак: Это что такое? Расскажите об этом поподробнее, Анатолий Александрович, что за такая хирургия психологическая? Вассерман: Пока мы не нашли эффективных способов устранения последствий этого издевательства над людьми, Галичину придется немного подержать в карантине, отдельно от остальной России. Собчак: А что же там за такие психологические эксперименты? Вассерман: Если можно, я все-таки доскажу насчет СБУ? Собчак: Да. Вассерман: Формально это обвинение вроде бы правильное, но по законам Украины эта деятельность считается преступной только когда насильственно. Если бы я призывал к насильственному захвату Украины или к насильственному ее разделению, это по законам Украины было бы преступлением. Я же все время говорю и пишу только о референдуме, только о добровольном народном волеизъявлении, соответственно, состава преступления в моих текстах нет. И любой вменяемый суд меня, несомненно, оправдает, значит, любой украинский суд меня, несомненно, осудит.

.

Сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель – это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они находятся здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документы, сотрудник расставляет карточки по срокам исполнения, т.е. ставит каждую карточку на то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства.

Таким образом, используя сроковую картотеку, секретарь легко может узнать, что и на какой день должно быть исполнено.

Помимо текущего контроля сотрудник должен вести предупредительный контроль. Для этого он берет карточки на задания, срок исполнения которых истекает через три дня, и предупреждает об этом каждого исполнителя.

Документ считается исполненным в том случае, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания.

Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную.

Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.

Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется на ПЭВМ. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок.

 

2.7.2 Анализ документооборота Департамента социальной защиты населения г. Томска

 

При проведении анализа объема документооборота (количество входящих, исходящих и внутренних документов) за 2014 - 2016 года была выявлена тенденция неуклонного роста количества документов, причем наиболее высокий процент прироста относится к внутреннему документу учрежденья.

Анализ динамики объема документооборота Департамента социальной защиты населения г. Томска представлен в таблице 2.3.

 

Таблица 2.3- Анализ документооборота Департамента социальной защиты населения г. Томска

Вид документации	Количество документов, шт.			Темпы прироста, %
	2014	2015	2016	от 2015 к 2014	от 2016 к 2015
Входящая	654	675	712	3,21%	5,48%
Исходящая	512	543	587	6,05%	8,10%
Внутренняя	321	366	423	14,02%	15,57%
Итого в год:	1487	1584	1722	6,52%	8,71%

 

Таким образом, можно констатировать что объем документооборота в 2015 году по сравнению с 2014 вырос на 6,52 %, а в 2016 году по сравнению с 2015 – на 8,71 %.

На рисунке 2.2 представлена структура документопотоков организации в 2014-2016 г.г.

 

Рисунок 2.2 - Структура документопотоков учрежденье в 2014-2016 г.г.

 

Необходимо подчеркнуть, что объем документооборота значительно возрастает за счет создаваемых копий документов. На рисунке 2.3 представлено соотношение в процентном выражении количества подлинников и копий документов Департамента социальной защиты населения г. Томска

Рисунок 2.3 - Диаграмма – соотношение подлинников и копий документов.

 

Соотношение всех созданных документов в учрежденье показывает таблица 2.4 и диаграмма, представленная на рисунке 2.4.

 

Таблица 2.4- Соотношение всех созданных документов в учрежденье

	2014	2015	2016
Организационно-распорядительная	112	132	154
Плановая	54	67	72
Информационно-справочная	74	79	93
Бухгалтерская	36	42	51
Отчетно-статистическая	45	46	53

 

Рисунок 2.4 - Соотношение всех созданных документов в учрежденье

 

Постоянно возрастающий объем документопотоков и несовершенство организации кадрового делопроизводства привело к значительным потерям документов, что представлено в таблице 2.5 и на рис. 2.5.

 

Таблица 2.5- Анализ динамики потери документов Департамента социальной защиты населения г. Томска

Вид документации	Количество документов, шт.			Темпы прироста, %
	2014	2015	2016	от 2015 к 2014	от 2016 к2015
Входящая	43	49	57	13,95%	16,33%
Исходящая	21	25	32	19,05%	28,00%
Внутренняя	25	31	42	24,00%	35,48%
Итого в год:	89	105	131	17,98%	24,76%

 

Рисунок 2.5 - Объем потерянной документации Администрации городского поселения «Лесной городок» Департамента социальной защиты населения г. Томска в 2014-2016 годах

 

Анализ объема документооборота Департамента социальной защиты населения г. Томска позволяет установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. В ходе анализа установлено, что плотность документооборота Администрации существенно меняется в пределах года, квартала, месяца. Как правило, это связано с отчетными кварталами, возрастающим количеством поступающих сообщений, требующих разрешения, сезонностью и пр.

Кроме этого, существующая в Департаменте социальной защиты населения г. Томска технология работы с документами вызывает длительную задержку процесса исполнения. Сроки прохождения документов увеличивает «ожидание» рассмотрения документов специалистами, которые в силу занятости или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Это, в свою очередь, значительно увеличивает время доставки документов и самого процесса исполнения. А это, в свою очередь, влечет за собой задержку принятия решения, значительно увеличивает время разрешения сообщения, в течение которого может появиться новая информация, необходимая для решения, и, возможно даже, являющаяся решением, однако из-за длительного прохождения документов устаревает или аннулируется.

 

2.8 Постановка задачи автоматизации

 

2.8.1 Обоснование необходимости внедрения системы электронного документооборота

 

В связи с большим количеством входящей и исходящей документации Департаменте социальной защиты населения г. Томска поток документов достигает огромных значений. В результате возникает множество проблем, связанных с документооборотом, потому, как нынешняя система получения и обработки документов морально и технически устарела.

В первую очередь следует отметить, что большинство документов отправляются в администрацию через обычную почту, что занимает значительное количество времени.

Второй основной проблемой можно считать путаницу в документах, которая происходит после получения их в Департаменте. Получением, регистрацией и передачей документов и планов получателю занимается секретарь. Письма приходят и сортируются по датам и срокам их исполнения, потом заносятся в базу данных в MS Excel, а потом относятся людям, которым они предназначены. При этом есть очень большой риск утерять или спутать один документ с другим, так как все вышеописанные действия проводятся одним человеком вручную. К тому же у секретаря есть и другие обязанности. Все вышеперечисленные проблемы сказываются на эффективности деятельности администрации работы компании, и поэтому было принято решение о внедрении системы электронного документооборота (СЭД) для скорейшего решения сложившейся проблемы.

Эффект от внедрения системы электронного документооборота складывается из двух основных частей (рис.2.6):

Рисунок 2.6 - Составляющие эффективности внедрения СЭД

 

К первой группе эффектов относятся:

• Экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме): на расходные материалы (бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику и др.), на доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места).
• Экономия рабочего времени сотрудников: на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.); на прохождение документов; на поиск нужных документов; на повторное использование документов.

Ко второй группе эффектов (неисчисляемых) относятся:

• Ускорение прохождения документов и предоставления услуг связано со своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и утверждения и т.п.).
• Оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля и тем самым выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы управления.
• Повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых типов или способов выполнения работ. С внедрением системы электронного документооборота пользователям становится доступной более широкая область применения информации документов, возрастает востребованность данных, влияющих на принятие решений, что, в свою очередь, приводит к улучшению работы организации.
• Формирование единого информационного пространства в масштабах распределенных организаций. Современная система документооборота должна решить проблему географической удаленности людей и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры.
• Развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением современных технологий для коллективной работы сотрудников и предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей.

 

2.8.2 Анализ существующих СЭД

 

Для обоснованного выбора системы электронного документооборота необходимо провести анализ наиболее распространенных систем ЭД.

Системы электронного документооборота представлены в таблицах 2.6 - 2.11. Условные обозначения: Босс-Референт (БР), Directum (D) , Золушка (З), ЕВФРАТ-Документооборот (ЕД), PayDox (PD) , Optima-Workflow (O-W), Дело (Д) .

 СЭД - это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами — регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе. Поэтому при выборе СЭД просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач.

Следующим моментом, на который стоит обратить внимание при выборе той или иной системы, являются услуги, предоставляемые компаниями-разработчиками, и технические требования к системе. Для полноценной работы с системой в первую очередь необходимо пройти обучение. Разработчик должен предоставить постоянно действующую оперативную техническую поддержку. Услуги по установке и настройке системы, предлагаемые разработчиками, являются необязательными и могут понадобиться только в том случае, если собственные IT-специалисты не в силах самостоятельно осуществить адаптацию системы и ввод ее в эксплуатацию. Знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения и нового оборудования.

Суммарные затраты на приобретение системы складываются из стоимости лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения. По общей стоимости серверной и пользовательских лицензий, а также стоимости СУБД/платформы, наиболее приемлемыми являются системы PayDox, ЕВФРАТ-Документооборот и Дело.

Основные возможности систем электронного документооборота представлены в таблице 2.6.

 

Таблица 2.6- Основные возможности систем электронного документооборота

Система возможность	Б-Р	D	Д	Е-Д	З	O-W	PD
Регистрации документов	10	9	9	10	10	10	10
Введение регистрационной карточки	9	10	9	10	10	9	9
Введение номенклатуры дел	10	9	10	9	7	10	8
Сканирование	5	8	7	7	5	6	9
Распознание документов	4	7	8	7	8	6	7
Связанные документы	9	8	9	9	9	8	8
Прикреплённые файлы	7	8	9	9	6	9	7
Работа со словарями и справочниками	8	8	7	9	9	6	7
Срок поручений	8	2	7	9	7	8	5
Поиск:
- по реквизитам	8	8	7	9	7	7	8
- по виду реквизита документа	2	3	7	5	4	7	6
-полнотекстовый	10	10	10	10	10	10	10
- с учётом морфологии	4	4	8	8	9	7	7
Списание документа в архив	5	6	7	6	4	5	6
Введение архивов электронных документов	3	3	5	6	4	3	6
маршрутизация	6	2	5	6	7	7	9
Генерация отчётов	5	5	8	6	7	4	8
Разграничение прав доступа	6	7	8	5	6	8	8
Пароли	4	5	7	6	5	7	7
Итого	123	122	147	146	134	137	145

 

Стоимость сервера и лицензии представлена в таблице 2.7.

 

Таблица 2.7 - Стоимость сервера и лицензии

Система возможность	Б-Р	D	Д	Е-Д	З	O-W	PD
Стоимость сервера и лицензии	6	7	8	9	7	8	7

 

Приобретая систему, не следует забывать о «подводных камнях» ее внедрения и промышленной эксплуатации. Может оказаться, что все достоинства функционала приобретенной системы сойдут на «нет», когда дело дойдёт до внедрения и использования системы.

Например, если приобретаемая система не содержит инструментария необходимого для настройки под потребности организации собственными силами, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения. Адаптировать систему под нужды своей организации доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных затрат смогут обладатели систем БОСС-Референт и Золушка.

Заказчикам других систем предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение (таблица 2.8).

 

 

 

 

Таблица 2.8-Доступный инструментарий для настройки системы

Система инструментарий	Б-Р	D	Д	Е-Д	З	O-W	PD
Дизайнер форм карточек документов	10	3	8	7	7	7	9
Дизайнер маршрутов\процессов	9	2	7	7	8	9	9
Редактор отчётов	6	5	7	8	9	8	7
Создание и изменение словарей и справочников	8	9	8	8	9	7	6
Итого	33	19	30	30	33	31	31

 

Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и т. д.), приобретающей систему. По имеющимся оценкам (таблица 2.9), на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы ЕВФРАТ-Документооборот и Дело. Система Дело популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы ЕВФРАТ-Документооборот объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедрений CompanyMedia обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino.

 

Таблица 2.9 - Опыт внедрения систем

Система	Б-Р	D	Д	Е-Д	З	O-W	PD
Количество внедрений?	5	4	9	9	6	7	6
Возможно ли внедрение собственными силами?	6	7	9	7	8	8	8
Внедрение проектные (П) и собственными (С) силами?	7	6	9	8	7	7	7
Итого	18	17	27	24	21	22	21

 

Дополнительные возможности работы с системой представлены в таблице 2.10.

 

 

 

Таблица 2.10- Дополнительные возможности работы с системой

СИСТЕМА ВОЗМОЖНОСТЬ	Б-Р	D	Д	Е-Д	З	O-W	PD
Настройка пользовательского интерфейса	7	3	8	4	3	7	6
Настройка уведомлений и напоминаний	8	3	6	6	6	8	5
Интеграции с электронной почтой	6	3	6	8	5	7	8
Web-доступ	8	4	5	7	5	8	6
Территориально-распределённая работа**	9	6	8	6	6	7	5
Наличие API	8	8	9	6	7	7	4
Итого	46	18	42	37	32	44	34

 

Как видно из таблицы 2.10, наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы Босс-Референт и Optima-Workflow.

Важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность (таблица 2.11).

 

Таблица 2.11 - Надёжность, безопасность СЭД

Система возможность	Б-Р	D	Д	Е-Д	З	O-W	PD
Авторизация пользователей	7	6	8	4	9	5	7
Шифрование документов	5	4	6	4	4	6	6
Поддержка ЭЦП	4	6	5	9	5	9	7
Резервное копирование БД по расписание	6	7	7	6	3	6	6
Протокол событий	5	5	7	7	4	5	7
Итого	27	28	33	30	25	31	33

 

Из таблицы 2.11 следует, что системы Дело, Optima-Workflow и PayDoc позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения.

В таблице 2.12 представлены итоговые данные по оценке СЭД

 

Таблица 2.12 - Итоговые показатели СЭД

Система возможность	Б-Р	D	Д	Е-Д	З	O-W	PD
Итоговый показатель	253	211	287	276	252	273	271

 

Обобщая результаты анализа, можно утверждать, что из всех систем наилучшие показатели у системы «ДЕЛО».

В связи с этим наиболее эффективная система «ДЕЛО», которая в отличие от других аналогичных программ, обладает рядом преимуществ и на основе анализа рынка описанной в первой главе занимает лидирующую позицию.

Система «ДЕЛО» полностью соответствует российским и международным нормативным требованиям в области делопроизводства. Она предоставляет расширенным возможности при регистрации документов. При использовании СЭД «ДЕЛО» значительно ускоряется обмен между подразделениями учрежденья, а также уменьшается трудоемкость ввода в систему большого числа многостраничных документов.

СЭД «ДЕЛО» предоставляет удобный способ работы с проектами документов и исполнениями поручений. Автоматические функции приема, отправки и оформления рассылки документов значительно сокращают количество выполняемых вручную рутинных операций.

Работникам СЭД «ДЕЛО» дает возможность легко отслеживать перемещение документа внутри организации, контролировать исполнение поручений и резолюции руководства, а также движение документов.

СЭД «ДЕЛО» позволяет эффективно вести номенклатуру дел учреждений и осуществлять расширенный поиск, что значительно уменьшает трудозатраты.

 

 

 

 

2.8.3 Спецификация функциональных требований

 

Информационная система Департамента социальной защиты г. Томска состоит из четырех подсистем

Подсистема «Регистрация документа» в свою очередь состоит из пяти процессов.

Процесс 1 «Регистрация входящей документации» позволяет вести учет поступающей документации в организации. Для организации учета входящей документации необходимо иметь первичный документ и справочную информацию в виде справочников вида документов, организации, отправившей документ и отделов. В результате выполнения данного модуля документы присваивается номер, дата регистрации и статус – пометка о выполнении. Данный вид документов объединяется в журнале входящей документации.

Процесс 2 «Регистрация исходящей документации» позволяет вести учет исходящей документации в организации. Для организации учета исходящей документации необходимы сведения о первичном документе и справочная информация в виде справочников вида документов, организации, куда отправляется документ и отделов организации. В результате выполнения данного модуля документы присваивается номер, дата регистрации и статус – пометка о выполнении. Данный вид документов объединяется в журнале исходящей документации.

Процесс 3 «Регистрация внутренней корреспонденции» позволяет вести учет внутренней документации в организации. Для организации учета внутренней документации необходимы сведения о первичном документе и справочная информация в виде справочников вида документов и отделов организации. В результате выполнения данного модуля документы присваивается номер, дата регистрации и статус – пометка о выполнении. Данный вид документов объединяется в журнале внутренней документации.

Процесс 4 «Поиск документа» необходим для быстрого поиска документа по его номеру и дате регистрации. В результате пользователю выдается вид документа.

Процесс 5 «Смена статуса» нужен для смены пометки о его выполнении. Если документ исполнен, то статус меняется на «Выполнен». Все журналы объединяются в один журнал регистрации документов по организации.

Подсистема «Распределение документов» состоит из трех модулей.

Модуль 1 «Поиск документов» предназначен для быстрого поиска документа по его реквизитам: номеру и дате регистрации. В результате сотруднику система выдает характеристики документа.

Модуль 2 «Выбор исполнителя» позволяет закрепить ответственное лицо за исполнением документа.

Модуль 3 «Установить срок исполнения» позволяет определить срок выполнения данного документа.

Подсистема «Контроль исполнения» состоит из трех модулей

Модуль 1 «Формирование списка не выполненных документов» нужен для вывода списка документов, по которым подходит срок выполнения. В качестве входного параметра служит статус документа.

Модуль 2 «Уточнение даты исполнения» позволяет скорректировать дату исполнения.

Модуль 3 «Информирование исполнителя» необходим для напоминания о сроках исполнения и уточнения о степени выполнения документа. В результате сотрудник получает информацию о статусе выполнения документа.

 

2.9 Обоснование выбора среды разработки СЭД

 

Система программ «1С: Предприятие» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц.

Кроме того, «1С: Предприятие» — это программное обеспечение с открытым кодом, т.е. его можно свободно изучать и изменять. К преимуществам можно отнести [5]:

1. Эргономичный пользовательский интерфейс. Современный дизайн интерфейса обеспечивает легкость освоения для начинающих и высокую скорость работы для опытных пользователей;

• значительное ускорение массового ввода информации благодаря функции «ввод по строке» и эффективному использованию клавиатуры;
• удобные средства работы с большими динамическими списками, управление видимостью и порядком колонок, настройка отбора и сортировки;
• максимальное использование доступного пространства экрана.

2. Экономическая и аналитическая отчетность. Мощные средства формирования отчетов и печатных форм обеспечивают широкие возможности оформления и интерактивной работы:

• интеллектуальное построение иерархических и многомерных отчетов;
• получение любых аналитических данных с произвольной настройкой пользователем без изменения прикладного решения;
• группировки и расшифровки в отчетах, детализация и агрегирование информации;
• сводные таблицы для анализа многомерных данных, динамическое изменение структуры отчета.

3. Масштабируемость. Обеспечивается масштабируемость прикладных решений:

• однопользовательский вариант для использования в небольших учрежденьях;
• файловый вариант для многопользовательской работы, обеспечивающий простоту установки и эксплуатации;
• клиент–серверный вариант работы на основе трехуровневой архитектуры с использованием сервера «1С: Предприятия» и Microsoft SQL Server™. Обеспечивается надежное хранение и эффективная обработка данных при одновременной работе большого количества пользователей.

4. Администрирование. Система предоставляет удобные инструменты для администрирования: настройку прав доступа пользователей на основе механизма ролей; назначение интерфейса и языка пользователя; журнал регистрации действий пользователей и системных событий; возможность выгрузки и загрузки информационной базы; установку региональных настроек; средства установки и обновления платформы и прикладных решений.
5. Быстрая разработка и модификация. Конфигуратор, входящий в стандартную поставку, позволяет развивать существующие и создавать новые прикладные решения:

• визуальные средства разработки и конструкторы;
• средства ведения нормативно-справочной информации, поддержка иерархических структур данных;
• универсальные механизмы хранения и обработки многомерных данных;
• механизм хранения истории изменения значений с различной периодичностью;
• средства для ведения бухгалтерского и управленческого учета;
• автоматизация сложных периодических расчетов.

Существует много различных готовых конфигураций, реализованных на платформе «1С: Предприятие» для решения различных задач. В последствие все конфигурации, имеющиеся в учрежденьях можно объединить в одну ИС.

Для решения задачи автоматизации Департамента социальной защиты населения Томской области наиболее предпочтительна СУБД на технологической платформе «1С: Предприятие», так как она обладает встроенным набором инструментов, позволяющих автоматизировать учет документооборота в данной организации.

3 Автоматизация системы электронного документооборота департамента социальной защиты населения г.Томска

 

3.1 Функциональная структура АС электронного документооборота

 

Проектируем функциональную структуру АС электронного документооборота департамента социальной защиты населения г.Томска.

На рисунке 3.1 отображена функциональная модель верхнего уровня.

Рисунок 3.1 – Функциональная модель АС (А-0)

 

Для обеспечения выполнения основных функции автоматизированной системы необходимо разработать подсистемы «Регистрация документа», «Распределение документов», «Контроль исполнения» и «Формирование отчетов» (Рисунок 3.2).

Подсистема «Регистрация документа» в свою очередь состоит из пяти процессов, отображенных на рисунке 3.3, «Регистрация входящей документации», «Регистрация исходящей документации», «Регистрация внутренней корреспонденции», «Поиск документа», «Смена статуса».

Рисунок 3.2 – Основные функциональные подсистемы

Рисунок 3.3 – Подсистема «Регистрация документов» (А1)

 

Подсистема «Распределение документов», состоящая из трех модулей «Поиск документа», «Выбрать исполнителя», «Установить срок исполнения», отображена на рисунке 3.4.

 

Рисунок 3.4 – Подсистема «Распределение документов» (А2)

 

Подсистема «Контроль исполнения», состоящая из трех модулей «Формирование списка не выполненных документов», «Уточнение даты исполнения», «Информирование исполнителя», отображена на рисунке 3.5.

Рисунок 3.5 – Подсистема «Контроль исполнения» (А3)

 

Подсистема «Формирование отчетов» включает несколько отчетов по движению внутренних, входящих и исходящих документов.

 

3.2 Информационное обеспечение АС электронного документооборота

 

Проводя инфологическое проектирование, требуется выявить общие информационные объекты и связи между ними, произвести анализ общих информационных требований к системе и выявить информационные потоки, отображающие процессы создания, обработки и взаимодействия данных.

В результате инфологического проектирования создают концептуальную модель, представляющую собой, не зависящую от любой физической реализации структуру данных.

Проектируем модель данных, используя диаграммы сущность-связь (). На рисунке 3.6 разработанная ER-диаграмма включает основные сущности и связи между ними, которые удовлетворяют основным требованиям, предъявляемым к АС электронного документооборота департамента социальной защиты населения.

Рисунок 3.6 – ER-диаграмма

 

Далее выделили первичных ключи всех сущностей, которые соответствуют предметной области электронного документооборота департамента социальной защиты населения, это отражает КВ-диаграмма на рисунке 3.7.

Рисунок 3.7 – KB-диаграмма

 

Было выполнено проектирование полной атрибутивной модели, представляющей данные в третьей нормальной форме и включающей все сущности, атрибуты и связи (рисунок 3.8).

Рисунок 3.8 – FA-диаграмма

 

3.3 Программное обеспечение АС электронного документооборота департамента социальной защиты населения

 

3.3.1 Разработка объектов конфигурации

 

Этап физического проектирования базы данных предусматривает принятие разработчиком окончательного решения о способах реализации создаваемой базы. Поэтому физическое проектирование обязательно производится с учетом всех особенностей выбранной СУБД – технологическая платформа 1С:Предприятие 8.3.

Физическое описание модели удобнее всего представить в виде таблиц. База данных проекта содержит таблицы, названия которых соответствуют именам сущностей построенной ранее FA-модели (рисунок 3.9).

Рисунок 3.9 –Структура метаданных разработанной конфигурации

 

А также было выполнено проектирование функциональных подсистем (рисунок 3.10).

Рисунок 3.10 – Созданные подсистемы

 

3.3.2 Спецификации программных модулей

 

Информационная система Департамента социальной защиты была выполнена, согласно требований, указанных в разделе 2.8.3 данной работы и состоит из четырех подсистем.

Подсистема «Регистрация документа» в свою очередь состоит из пяти процессов.

Процесс 1 «Регистрация входящей документации» позволяет вести учет поступающей документации в организации. Для организации учета входящей документации необходимо иметь первичный документ и справочную информацию в виде справочников вида документов, организации, отправившей документ и отделов. В результате выполнения данного модуля документы присваивается номер, дата регистрации и статус – пометка о выполнении. Данный вид документов объединяется в журнале входящей документации.

Процесс 2 «Регистрация исходящей документации» позволяет вести учет исходящей документации в организации. Для организации учета исходящей документации необходимы сведения о первичном документе и справочная информация в виде справочников вида документов, организации, куда отправляется документ и отделов организации. В результате выполнения данного модуля документы присваивается номер, дата регистрации и статус – пометка о выполнении. Данный вид документов объединяется в журнале исходящей документации.

Процесс 3 «Регистрация внутренней корреспонденции» позволяет вести учет внутренней документации в организации. Для организации учета внутренней документации необходимы сведения о первичном документе и справочная информация в виде справочников вида документов и отделов организации. В результате выполнения данного модуля документы присваивается номер, дата регистрации и статус – пометка о выполнении. Данный вид документов объединяется в журнале внутренней документации.

Процесс 4 «Поиск документа» необходим для быстрого поиска документа по его номеру и дате регистрации. В результате пользователю выдается вид документа.

Процесс 5 «Смена статуса» нужен для смены пометки о его выполнении. Если документ исполнен, то статус меняется на «Выполнен». Все журналы объединяются в один журнал регистрации документов по организации.

Подсистема «Распределение документов» состоит из трех модулей.

Модуль 1 «Поиск документов» предназначен для быстрого поиска документа по его реквизитам: номеру и дате регистрации. В результате сотруднику система выдает характеристики документа.

Модуль 2 «Выбор исполнителя» позволяет закрепить ответственное лицо за исполнением документа.

Модуль 3 «Установить срок исполнения» позволяет определить срок выполнения данного документа.

Подсистема «Контроль исполнения» состоит из трех модулей

Модуль 1 «Формирование списка не выполненных документов» нужен для вывода списка документов, по которым подходит срок выполнения. В качестве входного параметра служит статус документа.

Модуль 2 «Уточнение даты исполнения» позволяет скорректировать дату исполнения.

Модуль 3 «Информирование исполнителя» необходим для напоминания о сроках исполнения и уточнения о степени выполнения документа. В результате сотрудник получает информацию о статусе выполнения документа.

 

3.4 Обеспечение информационной безопасности

 

В процессе работы с информационными базами 1С необходимо принятие мер по обеспечению безопасности информационной безопасности:

• Использовать разграничение доступа NTFS, наделить необходимыми правами только тех сотрудников, которые непосредственно ведут работу с информационной базой, тем самым делая невозможным кражу базы или ее порчу недобросовестными сотрудниками или злоумышленниками;
• Сделать правилом использование авторизации Windows для входа на рабочие станции сотрудников и доступ к сетевым ресурсам;
• Применять автоматическую блокировку экрана, разъяснить пользователя необходимость блокировки профиля;
• Разграничить права доступа на уровне платформы 1С, разрешая сотрудникам получить доступ только к той информации, для которой заданы соответствующие права.

Учетные записи пользователей могут включать одну или несколько ролей, определяющих набор прав. Права, предоставляющие возможности копирования данных и выполнения административных действий, должны быть присваиваться администраторам баз данных.

А у других групп пользователей должны быть ограниченные права, для этого был создана роль Базовые Права (рисунок 3.11).

Рисунок 3.11 – Базовые права

 

Из числа разрешенных надо исключить права:

• административных функций,
• обновления конфигурации базы данных,
• внешнего соединения,
• интерактивного открытия внешних обработок,
• интерактивного открытия внешних отчетов.

Были также созданы другие роли с правами доступа, соответствующими должностным обязанностям разных групп сотрудников.

А также созданы учетные записи пользователей, для которых указывали имя, пароль, флажок «защиты от опасных действий» (рисунок 3.12).

Рисунок 3.12 – Вкладка «Основные»

 

В версии 8.3.9 усилили безопасность из-за троянских программ, при попытке выполнения потенциально опасных действий системой выдается предупреждение с информацией о выполняемом действии и потенциальной опасности этого действия.

К потенциально опасным действиям относят:

• загрузку внешнего отчета, обработки или расширения конфигурации;
• загрузку или обновление конфигурации;
• попытку доступа из внешнего отчета/обработки или расширения к режимам: исполнения команд операционной системы, управления пользователями, загрузки внешней компоненты.

Список созданных пользователей отображен на рисунке 3.13.

 

Рисунок 3.13 – Список пользователей

 

Рекомендуется также ограничить физический и удаленный доступ к серверам баз данных и 1С: Предприятие.

 

3.5 Описание интерфейса АС электронного документооборота

 

При запуске 1С:Предприятие 8.3 требуется выбрать разработанную конфигурацию «АС департамента социальной защиты населения», а затем выбрать имя пользователя (рисунок 3.14).

 

Рисунок 3.14 – Выбор пользователя

 

Основная работа ведется в подсистеме «Регистрация документа», обеспечивающей выполнения действий по созданию и обработке документов (рисунок 3.15).

 

Рисунок 3.15 – Подсистема «Регистрация документа»

 

На рисунке 3.16 отображена подсистема «Распределение документов», обеспечивающая выполнение операций поиска документов и распределения по сотрудникам.

 

Рисунок 3.16 – Подсистема «Распределение документов»

На рисунке 3.17 отображена подсистема «Контроль исполнения», предназначенная для контроля за исполнением документов.

 

Рисунок 3.17 – Подсистема «Контроль исполнения»

 

С помощью справочника «Виды документов» создаются различные виды внутренних, входящих и исходящих документов (рисунок 3.18).

 

Рисунок 3.18 – Справочник «Виды документов»

 

В процессе создания нового входящего документа, для выбранного вида документа «Ежемесячные пособия на детей» отображается фрагмент его содержимого в правой части окна (рисунок 3.19), по нажатию кнопки создать открывается форма для заполнения реквизитов документа (рисунок 3.20).

 

Рисунок 3.19 – Создание нового входящего документа

Рисунок 3.20 –Форма для заполнения реквизитов документа

 

Процесс создания нового исходящего документа аналогичен, так для выбранного вида документа «Субсидии на приобретение жилья» отображается фрагмент его содержимого в правой части окна (рисунок 3.21), по нажатию кнопки создать открывается форма для заполнения реквизитов документа (рисунок 3.22).

Рисунок 3.21 – Создание нового исходящего документа

 

Рисунок 3.22 –Форма для заполнения реквизитов документа

 

На вкладке «Файлы» можно с помощью кнопки «Просмотреть» открыть текст документа, при этом выполняется вызов программы MS Word и в его окно загружается текст документа (рисунок 3.23). На рисунке 3.24 отображена форма для заполнения реквизитов внутреннего документа.

 

Рисунок 3.23 – Текст документа

 

Рисунок 3.24 – Форма внутреннего документа

Созданные документы группируются в журналы исходящих, входящих и внутренних документов (рисунок 3.25 и 3.26).

 

Рисунок 3.25 – Журнал исходящих документов

 

Рисунок 3.26 – Журнал входящих документов

 

Для поиска информации сформирована обработка «Поиск документов и файлов», в ней требуется задать реквизит поиска, например, дату создания или интервал дат и нажать кнопку «Искать»(рисунок 3.27), результат поиска отображен на рисунке 3.28.

 

Рисунок 3.27 – Задание реквизитов поиска

 

Рисунок 3.28 – Результаты поиска

 

Заключение

 

В результате выполнения работы была произведена разработка системы автоматизиации электронного документооборота департамента социальной защиты населения г.Томска.

Для достижения цели, были решены следующие задачи:

• описана основная деятельность Департамента социальной защиты населения г Томска;
• изучена специфика работы социального обслуживания населения;
• описана организационная структура Департамента социальной защиты населения;
• изучена степень механизации и автоматизации процессов управления, проблемы и задачи дальнейшей автоматизации;
• изучена стратегия и тактика управления Департамента социальной защиты г. Томска;
• изучен документооборот департамента социальной защиты населения г. Томска;
• описана постановка задачи автоматизации;
• обоснован выбор среды разработки СЭД;
• приведена функциональная структура АС электронного документооборота;
• описано информационное обеспечение АС электронного документооборота;
• описано программное обеспечение АС электронного документооборота департамента социальной защиты населения;
• выделены меры обеспечения информационной безопасности;
• описан интерфейс АС электронного документооборота.

Подводя итог, можно сделать следующие выводы.

Автоматизация управления производством позволит решить следующие проблемы:

• недостаточную актуальность данных и оперативность их обновления о хозяйственно-финансовой деятельности филиалов, подразделений и корпорации целиком;
• трудоёмкость сбора и обобщения данных с предприятий концерна, в частности бухгалтерий, которые владеют неполными, с точки зрения корпорации, данными;
• большое количество ошибок в балансах, их разрозненность.
• отсутствие достоверной и оперативной информации о взаиморасчетах с потребителями, внешними поставщиками и филиалами предприятия, вследствие чего появляется трудность в управлении дебиторской и кредиторской задолженностью.
• недостоверность и несогласованность информации во всех бизнес-направлениях, когда по сумме данных, которые получены от производственных подразделений, складов, бухгалтерии и т.д. нельзя сделать вывод: какими именно материальными и финансовыми активами располагает предприятие на данный момент.

Автоматизация управления производством – это не цель, но средство достижения результатов, которые были заранее сформулированы:

• ускорение прохождения платежей;
• обеспечение рентабельности предприятия;
• поддержание хорошей модели управления запасами на складах и т.д.

Система автоматизации должна поддерживать уже сложившуюся на предприятии технологию, отвечающую его нуждам, но не навязывать новые правила.

Прежде всего, рекомендуется комплексный подход к автоматизации управления производством: выход на общую информационную базу для предприятия. Разработка отдельных подсистем ведётся из расчета на их последующее функционирование в составе будущей информационной единой системы.

Создание информационной системы и автоматизация управления производством проводятся постепенно, в строгой последовательности. Сначала – критические и базовые уровни. На каждом этапе достигаются конкретные результаты, происходит создание основы для следующего этапа автоматизации.

Выбирается адекватное решение, которое будет выгодно по затратам для предприятия, но чтобы вложения в автоматизацию себя оправдали.

Внедрение системы автоматизации должно проводиться в оптимальные сроки. К окончанию процесса не должно возникнуть новых проблем за прошедший период.

Таким образом, применение разработанной автоматизированной системы электронного документооборота департамента социальной защиты населения г.Томска позволит:

• повысить эффективность обработки документов;
• уменьшить время, необходимое для обработки и движения документов по подразделениям;
• повысить производительность труда за счет сокращения времени подготовки документов и эффективного распределения исполнения документов.

Это повышает оперативность и общую эффективность работы организации.

Список использованных источников доступен в полной версии работы

 

1.  

 

Приложение А

 

Листинг программных модулей доступен в полной версии работы

 

 

 

Приложение Б

 

Экранные формы

 

Рисунок Б.1 – Создание документа вида «Заявление на социальное обслуживание на дому»

 

 

Рисунок Б.2 – Вкладка «файлы»

 

Рисунок Б.3 – Журнал внутренних документов

 

Скачать: diplom-departament-socialnoy-zaschity-g.-tomska.rar