Филологический факультет
Кафедра иностранных языков
Выпускная квалификационная работа
«Практическое управление документацией для занятых специалистов»
Abstract
This work presents the key concepts of records management and the problems that a company might face if neglecting the issue. The author of this book Michael R. Thomas argues that using a particular planning approach can solve this vital task for an organization.
Real examples from companies’ operations illustrate who a Records Management Specialist is, his/ her functions and duties.
This work will be interesting for students who study at the Faculty of Economics and Management and major in specialties, connected with records management.
The degree work numbers 63 pages, 1 appendix and references.
Аннотация
В данной работе рассматриваются наиболее важные понятия по управлению документацией и те проблемы, с которыми может столкнуться компания из-за ненадлежащего управления ею. Как утверждает автор данной книги Михаэль Томас, использование особого подхода планирования может решить эту жизненно важную задачу для организации.
Реальные примеры из жизнедеятельности компаний раскрывают такое понятие как менеджер по управлению документацией, его функции и обязанности.
Данная работа будет интересна студентам, обучающимся на факультете экономики и управления по специальностям, связанным с управлением документацией.
Выпускная квалификационная работа содержит 63 страницы, список использованных источников и 1 приложение.
Содержание
Введение…………………………………………………………………………..4
1 Управление документацией……………………………………………………6
2 Менеджер по управлению документацией…………………………………..12
3 Методология управления документацией…………………………………....24
4 Реализация плана управления документацией………………………………33
5 Практические навыки по управлению документацией……………………...38
Заключение……………………………………………………………………….38
Список использованных источников…………………………………………...40
Глоссарий………………………………………………………………………...41
Приложение (оригинальный текст)…………………………………………….44
Введение
К сожалению, наше общество склонно обращать слишком мало внимания на небольшие детали, которые заставляют механизм работать. Спросите себя: когда в последний раз Вы задавались вопросом, откуда текла вода, которая выливалась в Вашу раковину? Думали ли вы о том, что произошло с Вашей газетой, когда Вы поместили ее в корзину для переработки мусора, или когда Вы задавались вопросом, по каким проводам путешествовало электричество, благодаря которому работал Ваш телевизор, чтобы он работал? Если Вы похожи на большинство людей то, скорее всего, Вы никогда не думали об этом. Обычно мы сосредотачиваемся на том, что можем сделать быстро, на том, на что мы можем влиять, например мытье рук, сортировка мусора, или просмотр новостей, при этом, воспринимая как само собой разумеющееся сложные и составные процессы, которые позволяют этим ежедневным действиям осуществляться.
Все же попытайтесь рассмотреть мир, где бы не существовали эти незначительные чудеса. Как бы мы сохранили цивилизованный уровень городского общества без проточной воды? Какие денежные средства на охрану окружающей среды мы заплатили бы, если бы не технология переработки отходов? Как далеко мы продвинулись бы, если бы не распределяемое электричество? Пытаясь вообразить жизнь без этих редко рассматриваемых аспектов нашей повседневной жизни, ценность каждого из них становится удивительно ясной.
Тот же самый принцип может быть применен к миру бизнеса. При том, что, возможно, легко направить все наше внимание на то, что продает компания или как осуществляется ее маркетинг или сколько ее товаров продается, лишь немногие люди признают действительно огромную роль тех мелочей, которые определяют мотивацию, обеспечивают и облегчают успех. Только человеческая натура так сосредоточена на результатах, что мы отказываемся видеть лес из деревьев.
Одним из важный элементов поддержания деятельности любого коммерческого или некоммерческого бизнеса, который часто не берется во внимание, является предметом этой книги - управление документацией. Фирмы составляют миллионы отчетов и документов каждый год и осуществляют эффективное, всестороннее планирование управления документацией для сортировки, хранения и получения доступа к этим файлам, что может оказать положительное влияние на чистый доход компании. Аналогично, отсутствие такого плана может подорвать эффективность компании в целом и иметь отрицательные последствия на бизнес.
Эта книга предназначена для выполнения следующих функций: показать какую важную роль играет управление документами и квалифицированные профессионалы по управлению документацией в организационном успехе компании; продемонстрировать льготы и потенциальную прибыль успешного осуществления плана управления документацией; описать в общих чертах доступные основные варианты и технологии по хранению и функционированию документации; проиллюстрировать и подробно остановиться на основных вариантах, которые есть у фирм и организаций для создания и осуществления успешного для них плана.
Независимо от того, каков размер Вашего бизнеса или в какой области промышленности Вы работаете, элементарное понимание надлежащего управления документацией важно для успеха. Действительно, секрет к успеху (или неудаче) заключается в указанных деталях, и освоение этого аспекта организационной структуры - отличный способ избежать многих ловушек в работе не очень успешной организации: отсутствие прибыли, неправильная сортировка, и небрежное управление документацией.
Глава 1
Управление документацией
Представьте, если сможете, компанию идеального устройства. Для того, чтобы бы рассмотреть конкретный случай, давайте, вообразим компанию, производящую небольшие бумажные зонтики, которые подаются со стаканом тропических напитков. В стремлении стать самым лучшим партнером для «коктейля у бассейна», эта компания нашла прекрасных руководителей, имеющих самый четкий и выгодный бизнес-план, и ее казна полна капитала богатых инвесторов, ярых поклонников бумажного зонтика, готовых спонсировать этот бизнес. У этой компании уже есть большая клиентура в таких местах как бары и курорты. Она владеет двумя складами на обоих побережьях, и заключает прибыльные соглашения со своими поставщиками. У нее есть успешный опыт в интернет-торговле и компания занимает первое место во всей сети по количеству обращений пользователей (более 1 миллион в год), которым нужны бумажные зонтики для напитков. Ее служащие удовлетворены и довольны своей заработной платой и пенсией; компания собирается стать государственной и расшириться до конкурентоспособного и выгодного во всем мире международного бизнеса бумажных зонтиков. Инвесторы не могли бы быть счастливее. Джим Крамер (парень с безумным количеством денег) пронзительно кричит Вам во все горло через телевизор - «купить, купить, купить»! Ничего лучшего и пожелать для этой компании нельзя.
За исключением одного небольшого обстоятельства: учредитель компании питал странное отвращение к регистрации и хранению документов. Чтобы быстро урегулировать эту ситуацию, он нашел пустую комнату на третьем этаже офиса, покрасил стены в черный цвет и просто бросил все отчеты компании в комнату. Каждый раз, когда создавался отчет, он был просто брошен в эту комнату с глаз долой. Когда стало невозможно зайти в комнату обычным способом, у учредителя компании появилась особая система: отверстия трубчатой формы, установленные так, чтобы служащие могли бросать свои отчеты в комнату, при этом, не открывая дверь.
Поскольку компания расширялась, комната продолжала заполняться. Каждый раз, когда была оформлена накладная, чтобы заказать продукцию от поставщика, она была сброшена в комнату. Каждый раз, когда контракт был подписан или составлен, копии сбрасывались в это отверстие. Каждый раз, когда клиент делал покупку на веб-сайте компании, квитанцию сбрасывали в комнату, чтобы больше никогда ее не видеть.
Тем не менее, верно ли то, что эта незначительная оплошность не могла нанести ущерб компании? Основные принципы и статистические данные были невредимыми. Компания могла позволить себе смотреть снисходительно на такую незначительную проблему, как управление документацией, и при этом удерживать свой успех на высоте.
К сожалению, несмотря на все фантастические возможности, есть, по крайней мере, пять проблем, с которыми эта компания может столкнуться, и эти проблемы из-за попустительства в управлении документацией. Рассмотрим данные проблемы.
- Бизнес может быть предметом правительственной ревизии:
Есть много законов и уставов, которые регулируют, какие типы отчетов должны хранить государственная или частная организация. Если организации не в состоянии придерживаться стандартов, то результатом всего этого являются платежи и штрафы, которые могут подорвать высокий доход.
- Штаб-квартира компании может стать недоступной.
Из-за сбоя в производственном процессе бумажных зонтиков, офисы разом могут стать недоступными в течение многих недель или месяцев. Поскольку все отчеты компании скопились в этой комнате, и никто не занимался документацией, компания не в состоянии урегулировать вопросы по своим долгам или отслеживать своих клиентов или поставки. Все это приводит к снижению эффективности и плохому обслуживанию клиентов.
- Бизнесу можно предъявить иск.
Если недовольный клиент, который чуть было, не подавился бумажным зонтиком, предъявляет иск этой компании, и эта компания не может привести в доказательство документы о письменном отказе от ответственности, уведомление о стандарте компании и подтверждение страховки, то она может проиграть главный судебный процесс и будет вынуждена заплатить штраф, которого в ином случае, возможно, было бы и избежать.
- Компания может потратить впустую деньги, покупая новую площадь для хранения документов.
Если первая комната с документами заполнится, то компания должна будет арендовать одну, вторую, третью или четвертую комнаты, и так далее, постоянно тратя все больше и больше денег в месяц на дорогостоящую арендную плату за офис. Так как компания не назначила человека, который бы решал срок хранения документов, таким образом, они продолжают без конца накапливаться.
- Отсутствие легкого доступа может создать проблемы в обслуживании клиентов.
Ввиду не правильного управления документацией работники компании тратят огромное количество своего времени, занимаясь поиском нужных дел и необходимых документов. Тысячи потенциально ценных часов человека брошены коту под хвост.
Как описано выше, даже при том, что у этой компании были совершенная модель бизнеса, лучшие работники и самая большая клиентская база, она может легко подорвать свой рост из-за этих пяти (может и более) пунктов. На вид обычная и утомительная рутинная работа хранения отчетов была проигнорирована с целью снижения затрат, и компания теперь платит за это цену. Этот пример должен показать Вам важность создания, поддержания и осуществления эффективной стратегии управления документацией.
Если бы, с другой стороны, компания выполнила какой-либо из трех перечисленных ниже шагов, то она избежала бы этих проблем и имела бы репутацию успешного и плодотворного предприятия, которым она и была задумана.
- Компания назначает одного или более своих сотрудников специалистами по управлению документацией.
Если бы компания назначила одного или более своих конторских сотрудников для сортировки, регистрации, организации и уничтожения необходимой документации, то у компании, возможно, был бы свободный доступ ко всей информации, которая требовалась в упомянутых выше пунктах.
- Компания использовала услуги профессионального менеджера по управлению документацией.
Если бы компания воспользовалась услугами специалиста, который сосредоточился полностью на хранении и поиске информации, тогда бы компания, возможно, легко определила местонахождение и восстановила всю необходимую информацию и гарантировала соответствующие правила хранения документации на местах.
- Компания передала управление своей документацией фирме – третьему лицу.
Если бы фирма заключила контракт с внешней компанией, которая управляла бы ее документацией, то фирме, возможно, необходимо было бы просто обратиться в компанию, все внимание которой сосредоточилось должным образом на защите ее ценных данных и информации.
Так что такое документация?
Каждый раз, когда происходит сделка, либо проверка учета товара, или осуществляется купля-продажа, составляется бумажный отчет о такой сделке. Распоряжения, квитанции, описи, ссуды, контракты, страховые полюса, официальный отчет инвентаризации, заметки и уведомления все это попадает под широкое значение термина «документация». В основном документация – это «отпечаток» от успешного дела, и он составляется после деловой сделки. Если документ может использоваться в суде, оформлен по нормам общего права и может выступать в качестве официальных доказательств деятельности бизнеса или организационного управления, то такой документ считают учетно-отчетным документом.
Письменная информация и данные – главный результат деятельности организаций и фирм. Считается, что более чем 90 % работы офисных служащих посвящено созданию письменных документов, которые представляют собой информацию. Естественно, это означает, что компании составляют большое количество отчетов каждый год. Из каждых 100 миллионов долларов, которые компания получает от продаж, она тратит более чем 8.8 миллионов на дополнительные листы бумаги каждый год. Эти числа даже не отражают отчетность в электронных документах, которые растут в геометрической прогрессии быстрым темпом.
Краткая история управления документацией
В то время как управление документацией, может казаться, малоизвестной профессией, люди основательно тратили свои силы на должное сохранение важных данных более, чем четыре тысячелетия. Фактически, известные менеджеры по управлению документацией за всю историю охватывают период от египетского писца Имхотепа до одного из Отцов-основателей Америки, Бенджамина Франклина.
Создание и хранение документов появилось ранее, чем чтение или письмо. Были ли документы выгравированы на стенах или считались сложенными из камней, человеческий род всегда чувствовал потребность предоставить и сохранить доказательства сделок и материальных запасов (еды, денег или чего-либо еще). «Живые документы» использовались перед появлением письменных документов. Это были люди, которые специализировались на запоминании законов и разделов кодекса. Первая продолжительная материальная коллекция документов состояла из глиняных символов. Появившись около реки Евфрат, она стала необходимой, когда человечество предпочло кочевой жизни животноводство и организованную общину. Поскольку наши технологии впоследствии эволюционировали, они также развили у нас умение хранить и поддерживать документы.
Кто такой менеджер по управлению документацией?
Естественно, невозможно игнорировать тот факт, что компании и организации, составляющие документы в чрезвычайно быстром темпе, нуждаются в людях, которые бы просматривали, сортировали и хранили эти накопленные документы. Современные менеджеры по управлению документацией – это помощники юристов и офисных работников, назначенные организацией для обеспечения документооборота компании; это специалисты в области управления документацией, специально обученные для развития, поддержания и выполнения функции управления документами, и это независимые фирмы, в распоряжении которых есть обученный персонал, готовый удовлетворять потребность в управлении данными разнообразных фирмах.
У этих людей есть множество целей и обязанностей, основанных на индивидуальных потребностях и размерах соответствующих организаций, но все менеджеры по управлению документацией выполняют следующие важные функции:
- эти люди собирают и хранят деловые и необходимые документы, которые важны для эффективной работы организации;
- они развивают и осуществляют систему по планированию (созданию) и доступности этих файлов таким способом, который позволил бы быстро получить к ним доступ с целью использования;
- они увеличивают организационную структуру и упрощают процесс управления документацией таким образом, чтобы он стал наиболее эффективным и занимал наименьшее количество необходимого пространства и требовал как можно меньше времени и обслуживания;
- они составляют и выполняют график, который определяет, когда документы больше не нужны или иногда необходимо уничтожение этих документов или отправка их на недорогое запоминающее устройство большой емкости для того, чтобы заархивировать;
- они определяют способ, с помощью которого будут сохранены документы: будет ли это в цифровой форме, оптической (компакт-диск (СD) и DVD) или микрофильмом, или в бумажной форме;
- они гарантируют, что документы будут храниться в целостности, безопасности, и с ними будут считаться. Они препятствуют тому, чтобы несанкционированные источники получили доступ к засекреченной информации, и они обеспечивают неприкосновенность процесса хранения документов.
Менеджеры по управления документами играют абсолютно важную роль в ежедневных операциях любой компании или организации фактически любого размера. Они поддерживают и управляют «корпоративной памятью», ценными файлами и информацией, без которых не может существовать никакая компания. Фактически, исследование показало, что больше, чем 90 % компаний терпят неудачу в течение двух лет после уничтожения их жизненно важных документов.
Теперь, когда Вы ознакомились с основными обязанностями менеджера по управлению документами, необходимо изучить точно, какие организационные просчеты могут помешать Вам эффективно управлять документами. Это должно подчеркнуть и разъяснить важность менеджера по управлению документацией в любой организации.
Глава 2
Менеджер по управлению документацией
Поскольку специалисты в области управления документацией, несомненно, находятся вне поле зрения, Вы, возможно, даже не слышали об этой профессии прежде, чем начали читать первую главу этого текста (за исключением, если Вы сами специалист в области управления документацией, или ваш супруг или супруга является им, или вы являетесь сыном или дочерью или другом такого специалиста, с которым играете в гольф, тогда эта книга, вероятно, просто повторяет некоторые вещи, о которых Вы, возможно, уже услышали). Вы должны теперь достаточно твердо понимать сущность того, что делают эти специалисты и кто они. Как Вы помните на примере нашей компании (компания с бумажными зонтиками), организации, независимо от того, как хорошо они организованны, прекрасно управляемы, или хорошо продуманы, не могут преуспевать в своем развитии и продолжать существовать без услуг одного из этих людей. Подумайте о какой-нибудь корпорации как о мозге: президент, руководство, и должностные лица – это сознание, принимающее решения и посылающее электрические сигналы всем частям тела, чтобы дать указания и переместить данный объект с одного места на другое. Представьте, что сотрудники – это часть разума, который принимает эти указания и выполняет автоматические функции: они заставляют компанию дышать, двигать своей мускулатурой и поддерживать свое сердцебиение. Тогда, подумайте об управлении документацией как о памяти: она хранит все, что делала компания, и гарантирует, что компания может эффективно вспомнить важные события и научиться на своих коллективных ошибках.
Так же, как мы были бы неуклюжи, если бы масса тела и скелет не были бы связаны с нашей памятью, вот также и компания, без хорошо разработанного и осуществленного принципа управления документацией будет дезориентирована, неорганизованна, с постоянным беспорядком.
В этой главе мы подробно рассмотрим то, какие люди выполняют эту существенную обязанность, в зависимости от размера организации, в которой они работают. Мы также обсудим конкретные причины, почему управление документацией настолько важно для успеха, и какие главные подводные камни может помочь избежать менеджер в области управления документацией, если Вы пытаетесь поддержать платежеспособность, организацию, и прибыльность Вашего предприятия или организации.
Менеджер в области управления документацией
Есть по существу три типа менеджеров в области управления документацией. Какой тип подходит для Вашей компании или организации полностью зависит от размера Вашей компании, типа документов, которые она составляет, и определенных потребностей компании. Какие три фактора необходимо учитывать при выборе специалиста в области управления документацией для Вашей организации?
Размер:
Чем больше компания, тем больше она производит записей на бумажных носителях, создает важные документы и контракты компании. Для того, чтобы эффективно организовать, управлять и хранить документы крупной международной корпорации, необходима многочисленная команда по управлению документацией, которая будет иметь доступ к одному (или нескольким) складу организации и доступ к приличному капиталу (для преобразования данных в цифровые, поддержки организационного стандарта и постоянной покупки новых носителей данных), что очень важно. С другой стороны, если компания имеет меньше, чем двадцать сотрудников, но все же создает важные документы, то эта компания, например, юридическая фирма, может удовлетворить свои потребности без особых затрат ресурсов.
Виды компаний:
Каждой компании необходимо хранить свои данные и управлять ими, независимо от того, какой вид продукта или услуги Вы продаете. Однако, компании, которые имеют дело исключительно с тысячами или даже миллионами контрактов и квитанций, должны будут уделить больше внимания управлению документацией, чем обыкновенная компания. Например, у гигантских компаний сотовых телефонов и компаний беспроводной связи есть индивидуальные контракты с миллионами и миллионами людей, и контракты должны быть постоянно доступны, и на них могут ссылаться сотрудники этой компании по всему миру. Этой компании необходимо будет привлечь значительные инвестиции для системы, которая быстро организует и распространит такого рода информацию по запросу. Этот тип компании в большой степени опирается на управление документацией, чем скажем та, которая производит бумажные зонтики.
Типы документов:
Тип документов, которые компания составляет, также зависит от того, чем она занимается, и это в свою очередь будет воздействовать на принципы управления документацией и потребность в персонале. Гигантская юридическая фирма, которая имеет дело исключительно с большими объемами печатных документов, должна будет компенсировать тот факт, что один из ее отчетов занимает больше места, чем среднегодовой отчет какой-нибудь компании. Таким образом, они должны будут подойти к этому вопросу с разными подходами. Компании, которые имеют дело, главным образом, с квитанциями от продаж и другими документами, к которым редко обращаются, могут функционировать с более скромной системой (хотя и им будет необходима система, для хранения документов). После рассмотрения всех переменных и определения, в какой степени компания нуждается в управлении документацией, в зависимости от ее деятельности, теперь необходимо рассмотреть различные типы менеджеров в области управления документацией, и в каких компаниях они работают лучше всего. В настоящее время существует три типа менеджеров в области управления документацией:
- Помощники юриста, офисные работники, и другие сотрудники. Если компания является относительно небольшой и не производит огромные объемы документов, то она может назначить одного из действующих сотрудников выполнять функции по управлению документацией. Это, как правило, осуществляется в самой компании, и у сотрудника обычно есть другие функции в компании помимо управления документацией. Они, как правило, хранят документы в офисе компании, получают доступ к ним на основе собственных систем и внедряют систему уничтожения или архивирования старых документов, как только они заполняют имеющееся пространство.
- ДОВОДЫ «ЗА»: Доступность и удобство. Этот человек уже получает зарплату компании, таким образом, организация действительно не должна «залезть глубоко в карман», чтобы внедрить стратегию по управлению документацией. Это также позволяет компании привлечь сотрудников, которые близко знакомы с работой компании, так как они, как правило, имеют и другие обязанности помимо обычного управления документацией.
- ДОВОДЫ «ПРОТИВ»: Этот человек обычно не имеет специального ценного образования по управлению документацией и поэтому, возможно, не знает всех инструментов, или принципов эффективного управления корпоративной памятью организации, в случае ее расширения. Это также приводит к незначительному увеличению риска потери документов из-за ошибки, сделанной человеком или из-за недостатка организационных ресурсов.
- Специалист или отдел по управлению документацией:
Специалист по управлению документацией - человек, который специально обучен успешным и эффективным методам, технологиям, и стратегиям управления документацией. Многие из этих специалистов постоянно защищают и повышают свою квалификацию в этой области, посещая семинары, длительные курсы обучения и читая новый материал по этой проблеме. Некоторые специалисты по управлению документацией, возможно, даже получают статус сертифицированного менеджера по управлению документацией, сдав для этого строгий экзамен и подтвердив свою квалификацию, как это требуется Институтом сертифицированных специалистов по оперативному учету записей. Сертифицированные специалисты по управлению документацией предназначены для работы в средних и больших по размеру компаниях и организациях. Они обучены работать с огромными объемами документов, и используя свою квалификацию, будут в состоянии создать систему, которая улучшит эффективность организации. Они также очень хорошо знают законы и уставы, предписывающие какие документы должны храниться, а какие нет, и помогут компании действовать соответственно. Все это позволит избежать нежелательных штрафов от Внутренней налоговой службы, Комиссии по ценным бумагам и фондовым рынкам и других административных органов. В крупных корпорациях обычно избирается целая команда, и это гарантирует, что всегда есть более чем один человек, кто может заняться проблемами компании.
- a. ДОВОДЫ «ЗА»: Обучение и опыт в этой области делают специалистов по управлению документацией способными к проектированию и укреплению более современной системы для управления документацией. В компании определенного размера эта работа просто слишком важна, чтобы передать ее в руки неподготовленных работников, и это не просто какая-то офисная работа. Эти специалисты могут значительно влиять на качество Вашей программы, и проведут все свое рабочее время, гарантируя, что документы компании по-умному сохранены и упорядочены.
- b. ДОВОДЫ «ПРОТИВ»: компания должна будет заплатить зарплату отличному специалисту по управлению документацией, которая может колебаться от 45 000 долларов ежегодно с увеличением до шестизначной суммы, если речь идет об особо опытных и квалифицированных специалистах. Это может показаться дорого, но такие затраты неизбежны для компаний, которые составляют большие объемы документов.
3 Компании по управлению документацией
Есть компании, которые строго специализируются на управлении документацией. Этот выбор, известный как «аутсорсинг»; предполагает наем сторонних компаний для выполнения консультаций и анализа потребностей организации или компании. Затем такие компании делают рекомендации, и если компания согласится, то они возьмут на себя обязанности по управлению документацией этой компании, включая хранение важных файлов, автоматическое выполнение графика уничтожения и хранения и быстрые ответы членами этой компании на информационные запросы. У этих компаний есть свое собственное помещение, технологии и сотрудники, необходимые для выполнения этих услуг. Это предпочтительный метод управления документацией почти для всех компаний, входящих в рейтинг Fortune 1000. Но почти все аутсорсинговые компании могут обслуживать организации любого размера.
- a. ДОВОДЫ «ЗА»: этот вариант имеет много преимуществ. Он позволяет компании хранить свои жизненно-важные документы за своими пределами на «чужой территории», причем, в любом случае, компания не должна оплачивать или обслуживать эти помещения. Этот вариант чаще всего дешевле, чем платить годовой оклад специалисту своей компании и оплачивать комплектующие, оборудование и технологии, необходимые для эффективного управления файлами компании. Этот метод избавляет компанию от дополнительных забот и позволяет ей вести себя пассивно в этом вопросе. Ведь аутсорсинговые фирмы – это целый штат специалистов и работников по управлению документацией, которые имеют многолетний опыт работы в данной области. Этот вариант позволяет компании подписать контракт, оплатить счет и забыть об управлении своей документацией. Архивные функции будут автоматически выполнены выбранной фирмой.
- b. ДОВОДЫ «ПРОТИВ»: у этого метода есть не так много недостатков. Если Вы управляете небольшой компанией, то Вы можете использовать множество методов и технологий, обеспечивающих безопасность и доступность Ваших важных файлов. Если Ваша компания является более крупной, Вы можете использовать третье лицо и экономить на площадях и управлении Вашими документами, оплачивая только услуги, которые Вам необходимы.
Функции менеджеров по управлению документацией
У Вас может возникнуть впечатление, что управление документами – это просто некий способ описать действие по формированию дела из документов. И хотя это важная часть любой стратегии управления документами, Вы можете быть удивлены, узнав, что менеджер по управлению документацией выполняет много других существенных функций. Так же есть много профессиональных опасностей и потенциальных разрушительных ошибок, которые менеджер или компания по управлению документацией поможет Вам избежать. Помимо очевидных аспектов деятельности и основных функций такого специалиста, есть ряд преимуществ, часто игнорируемых, от того, есть этот специалист в компании или нет. Причем, от этого может зависеть высокая доходность и значительные потери компании. Ниже описаны самые важные функции менеджеров по управлению документацией:
- Организационная: самая очевидная функция менеджера по управлению документацией – улучшить организацию Ваших важных документов. Это может сэкономить время, деньги и уменьшить головную боль. Если у Вас нет эффективной системы, то любое из следующих действий может произойти в любой момент:
- менеджеры и другие сотрудники могут потратить впустую огромное количество времени на поиск документов, чтобы удовлетворить требования клиентов, юристов и аудиторов;
- важные файлы могут быть случайно выброшены или уничтожены. И это может иметь серьезные последствия, если Вы подвергаетесь судебному разбирательству или федеральной проверке;
- дорогое офисное помещение может быть использовано не по назначению, поскольку все большее и большее количество шкафов требуется для хранения важной информации;
- важные файлы могут быть уничтожены вместе с ненужными файлами из-за отсутствия классификации, а поиск самой необходимой информации будет занимать все больше и больше часов;
- документы могут храниться неправильно. Отсутствие мер безопасности, климат - контроля окружающей среды приведет к тому, что грызуны, насекомые уничтожат документы;
- у Вашей компании могут не сложиться отношения со СМИ и инвесторами. Если аудитор приходит и не может просмотреть Вашу информацию, потому что она плохо отсортирована, Вы можете заплатить штраф, или, по крайней мере, подвергнуться негативным отзывам в прессе.
В связи с увеличением инструкций и информационных требований, Ваша компания может разрушить свою эффективность и организацию, если документы не организованы и четко не хранятся, как положено. Поэтому, чтобы повысить Ваш уровень деловой производительности, необходимо принять соответствующего менеджера по управлению документацией в свой офис или прибегнуть к стратегии аутсорсинга.
- Снижение затрат: существует буквально бесчисленное множество подтверждений тому, что неэффективная система управления документами может бросить Ваши с трудом заработанные деньги коту под хвост. Очевидно, что внедрение хорошо спланированной стратегии может спасти сотни тысяч долларов ежегодно, помогая Вашей компании увеличить прибыль и выполнить свои реалистичные требования. Прежде, чем пренебречь вложением капитала в управление документами, рассмотрите затраты на следующее:
- Ваш штат тратит впустую время, пытаясь создать файлы для ревизии или заинтересованного клиента или компании. А вместо этого они могли бы заняться достижением более производительных и выгодных целей;
- Вы тратите впустую деньги на покупку все большего и большего пространства для хранения файлов, которые Вам, возможно, больше не будут нужны, но хранятся «на всякий случай»;
- Вы теряете тысячи или сотни тысяч долларов на судебные процессы или оплачиваете штрафы за несоблюдение федеральных законов;
- ежедневно определение местонахождения информации занимает вдвое больше времени у неквалифицированных специалистов и штатных сотрудников. Последнее исследование показало, что приблизительно тридцать восемь процентов всех менеджеров чувствовали, что тратят впустую «существенное» количество драгоценного времени на поиск информации, а это в свою очередь ведет к потраченной впустую стоимости рабочей силы.
Дело в том, что управление документацией - это не просто организационный инструмент, а скорее всего то, что может непосредственно привести к снижению эксплуатационных затрат и увеличению прибыли.
- Аварийное восстановление: еще одно преимущество введения системы управления протоколами документов в Вашей компании или организации – это защита от катастрофической потери данных. Мы живем в неспокойное время, и Вы не можете рисковать жизнью своего бизнеса, накапливая все Ваши отчеты в том же самом здании, без соответствующих резервных копий или мер безопасности.
Кроме террористических нападений, ураганов, смерчей, снежных бурь, поджогов, наводнений и любых других природных бедствий, есть множество других всяких возможных случаев, из-за которых каждый документ Вашей компании может исчезнуть.
Более чем девяносто процентов фирм терпят неудачу после потери своих жизненно важных отчетов, поскольку компания не может продолжать работать без точной записи ее самых важных сделок. Наличие специалиста по управлению документацией может предотвратить массовую потерю данных несколькими способами.
С одной стороны, специалист по управлению документацией будет опытен и, достаточно хорошо знать Ваши отчеты, для того, чтобы иметь возможность определить, какие из Ваших файлов должны быть классифицирован как жизненно важные файлы. Много компаний, не имея действующего менеджера по управлению документацией, как правило, просто хранят свои жизненно важные файлы в том же самом месте, где и доступные краткосрочные файлы. Найм менеджера по управлению документацией гарантирует, что Ваша самая важная информация будет отделена от остальных документов и ей будет уделяться особое внимание. Во-вторых, специалист по управлению документацией разработает план по удалению этих важных файлов с Вашего места работы и сохранит последнюю версию в безопасном месте, расположенном где-нибудь за пределами места работы, либо в печатном виде или в цифровом формате. Это будет гарантировать наличие у Вас копий текущих дел Вашей компании даже в чрезвычайных обстоятельствах, например, если что-то ужасное произойдет с помещением Вашей компании. Если Вы хотите, чтобы управление документами осуществлялось за пределами компании, то это автоматически смелый выбор, поскольку все Ваши документы будут сохранены в безопасном месте с климат - контролем.
- Тяжба (судебные разбирательства): Компании и организации всех размеров, кажется, сталкиваются с новой неизбежностью. Ваш бизнес будет в какой-то момент вовлечен в какие-либо судебные разбирательства. В процессе начала судебной тяжбы, Вам может потребоваться показать всю свою документацию помощникам юриста и ассистентам в области юриспруденции, представляющим интересы другой стороны. Должна быть гарантия, что у адвоката противной стороны есть доступ ко всей информации для того, чтобы предъявить точный аргумент для судьи или присяжных. Если у Вас есть потерянные файлы, то судья Вам может сделать выговор и выписать штраф, и в этом случае у Вас будет меньше вероятности выиграть дело. Специалист по управлению документацией может организовать Ваши файлы таким образом, что ассистент адвоката с противоположной стороны сможет получить доступ ко всему необходимому очень быстро. Это увеличивает шансы Вашей компании выплатить как можно меньше за предъявленный Вам иск.
- Стратегические Причины: Наличие самых современных систем управления документацией является отличным способом увеличить преимущество над конкурентами. Вы можете сэкономить больше денег, получить более быстрый доступ к Вашей информации и улучшить скорость обслуживания Ваших клиентов. Компания с самой разнообразной системой управления документацией, или та, которая использует аутсорсинг совместно с новейшими технологиями, неотъемлемо будет иметь стратегическое преимущество в бизнесе перед теми, кто этого не делает (этим не пользуется).
- Согласие: Начиная с корпоративных скандалов с участием Enron и WorldCom, Конгресс США принял важное дополнение к нормативному законодательству, в виде закона Сарбейнса - Оксли в 2002 году. Из-за событий, произошедших вслед за Мировым экономическим спадом 2008 года и коррупционных скандалов с участием банков высокого уровня и финансовых компаний, стали применять дополнительные требования к тщательности учета корпоративных записей. Согласно закону Сарбейнса - Оксли, среди других требований, руководители обязаны лично периодически подтверждать финансовую отчетность компании, должны подвергаться регулярным проверкам, и предприятия вынуждены хранить важные документы, причем так, чтобы к ним имелся доступ со стороны правительственных следователей. Специалист по управлению документацией - отличный способ избежать дорогостоящих штрафов и даже тюремных сроков за случайное несоблюдение правил. Максимальное наказание за нарушение закона Сарбейнса - Оксли - штраф от одного миллиона долларов и до десяти лет лишения свободы. Чтобы избежать этих штрафов, Ваш менеджер по управлению документацией должен хорошо разбираться в соответствующем нормативном законодательстве. Он будет в состоянии выделить то, какие документы Вам или Вашим руководителям необходимо подтверждать, или как вести учет таким образом, чтобы соответствовать этому закону и многим другим инструкциям. Это всего лишь примеры функций, которые выполняет ежедневно менеджер по управлению документацией в Вашем офисе. Посмотрев на то, какие катастрофы они могут предотвратить и, какая выгода предоставляется от этих людей, Вы сможете понять степень важности этой профессии.
ГЛАВА 3
Методология управления документацией
Теперь, когда Вы полностью осведомлены о роли и важности менеджера по управлению документацией в бизнесе, и важности его деятельности по сохранению любого дела или организации на плаву, Вы можете полностью понять, как именно, специалист по управлению документацией достигает этих целей. Если Вы заинтересованы в установке системы в Вашей собственной организации или компании, то Вы должны знать то, из чего состоит хорошее управление документами, каковы сроки списания хранения, потенциальные методы организации, средства и оборудование, традиционно используемые для управления Вашим корпоративным делами.
Эта информация поможет Вам сделать правильный выбор, когда дело доходит до хранения и сортировки Ваших жизненно важных данных о документах. Что такое «хорошее» управление документацией? Мы уже посвятили какое-то время обсуждению важной роли менеджера по управлению документацией. Однако мы действительно не обсудили то, что делает менеджера или систему по управлению документацией «хорошими». Наличие некомпетентной или неэффективной системы, которой управляет тот, кто не знает, что он делает, может быть столь же разрушительным, как и отсутствие системы вообще. К счастью, есть относительно объективные стандарты, которые определяют понятие «хороший» менеджер по управлению документацией. Хитрость при выборе специалиста по управлению документацией или аутсорсинговой фирмы заключается в том, что каждая компания или физическое лицо разработали свои собственные системы организации, регистрации и хранения. Таким образом, исходя из операциональной тактики, может быть, трудно применить какой-либо тип объективного стандарта. Однако, можно узнать, на достижение каких результатов или выполнение каких обязанностей Вы должны рассчитывать. Даже при том, что они могут использовать различные методы, все специалисты по управлению документацией стремятся к достижению одних и тех же целей. Если Ваш отдел по управлению документацией или команда выполняют нижеуказанные обязанности или последовательно достигают нижеуказанных целей, то Вы можете легко вздохнуть, так как Вы и Ваша важная информация находитесь в хороших руках.
Обеспечивает связь между документами.
Сплоченная команда по управлению документацией в состоянии видеть более широкую картину. Они ответственны за то, что взяли отдельные документы и отсортировали их по типу, отделу, дате, или наименованию. Архив документов может быть массивен и, в нем может быть очень трудно ориентироваться. Для того чтобы была возможность определить местонахождение какого-то одного документа в этих джунглях, Вы должны разделить их на подкатегории и категории. Хорошие менеджеры по управлению документацией предвидят будущие трудности в работе организации и необходимость доступа к данным и решают проблему хранения документов соответственно.
Гарантирует последовательность в рамках процесса обозначения.
Представьте, как трудно было бы, если бы Ваша команда по управлению документацией внезапно решила изменить процесс наименования файлов! Было бы очень трудно найти старые файлы, которые используют другую систему. Хорошие менеджеры по управлению документацией находят способ, чтобы обновить свои организационные методы, последовательно сохраняя свою систему обозначения последовательной с тем, чтобы было возможно определить местонахождение файлов по всей Вашей хронологии.
Помогает организации в поиске документов.
Если конкретный человек или отдел внутри компании требуют доступ к каким-то разделам документации с какой-то определенной целью, то сделать этот процесс настолько быстрым и безболезненным, насколько это возможно как раз работа менеджера по управлению документацией. Потому что менеджер по управлению документацией лучше всех владеет информацией об архивах, он экономит рабочее время сотрудников компании за счет быстрого обнаружения местонахождения и передачи необходимых документов уполномоченному персоналу. Судя по этой функции, специалист по управлению документацией служит своего рода корпоративным архивариусом.
Определяет соответствующий срок хранения.
Мы рассмотрим важность соблюдения срока хранения немного позже в этой главе. В обязанности менеджера по управлению документацией вместе с руководителями по бизнесу, как раз входит установление сроков хранения, которые отвечают потребностям и бюджету компании. Сроки хранения определяют, сколько времени должны храниться документы, до того как они отправляются в архив на постоянное хранение или уничтожаются.
Определяет и принимает соответствующий протокол безопасности.
Ваш специалист по управлению документацией также несет ответственность за хранение Ваших документов. Так как этот человек или организация знают, какие документы наиболее важны, их задача выделить безопасные ресурсы, основанные на жизнеспособности файла. Они также несут ответственность за формирование системы для обеспечения защиты документов от атмосферных воздействий, вредителей и стихийных бедствий.
Определяет, кто может иметь доступ к информации.
Поскольку отчеты организации могут содержать очень важные персональные данные, о клиентах и сотрудниках, менеджер по управлению документацией дает разрешение на доступ к тем документам, которые необходимы последним для должного выполнения и обязанностей. Он также гарантирует, что никто без надлежащего разрешения не имеет доступа к важным файлам.
Распределяет ответственность за управление документами.
Независимо от размера Вашего бизнеса есть вероятность в том, что будет несколько сотрудников, участвующих в процессе управления документацией. В целях обеспечения максимальной эффективности и реализации своих представлений об отделе документации, специалист по управлению документацией дает поручения другим специалистам, чтобы обеспечить выполнение плана на каждом уровне в архивах. Вы можете рассчитывать на выполнение вышеупомянутых важных услуг от любого менеджера по управлению документацией. При этом аутсорсинговые компании и сертифицированные менеджеры по управлению документацией предлагают дополнительные услуги, которые выходят за рамки вышеперечисленных основных требований.
График хранения
Документы не могут храниться всегда. Они начнут накапливаться, что делает поиск и местонахождение одного документа гораздо более сложной и трудоемкой задачей. Также потребуется все больше и больше средств для обеспечения безопасности документов, и необходима будет комната, чтобы хранить их все. Поэтому, как только документ выполнил свою важную или необходимую функцию в течение всего периода использования, он должен быть уничтожен или отправлен на постоянное хранение на дешевый склад. Именно поэтому, одна из важнейших обязанностей специалиста по управлению документацией в Вашем офисе или компании состоит в том, чтобы создать график хранения, который определяет, сколько времени необходимо хранить документы в самой организации или за ее пределами. Все это может показаться относительно простым, но это - чрезвычайно сложный процесс, который включает в себя интервью Ваших сотрудников, исследование соответствующих законов и прецедентного права, и использования истории Вашей компании для расчета оптимального времени.
Рассмотрим следующие вопросы:
Все документы разные. Некоторые документы необходимо хранить дольше, чем другие, потому что к ним чаще обращаются, ссылаются или их необходимо хранить дольше, потому что находятся в компетенции федеральных законов и кодексов. Основные деловые документы просто не могут храниться так долго, как контракты или корпоративные книги (журналы).
Некоторые документы должны храниться в течение определенного периода времени, чтобы избежать дорогостоящих штрафов от государственных федеральных и местных органов власти. Определенные документы должны храниться так, чтобы они могли быть доступны для ревизии, в Вашей определенной отрасли.
Чем дольше документы хранятся, тем больше денег необходимо на это компании. Не допускается, чтобы менеджер по управлению документацией просто допустил ошибку по неосторожности и хранил документ долгое время. Они должны учитывать потребности компании и разработать систему, которая сохранит компанию и одновременно сделает ее рентабельной (экономически эффективной).
Различные уровни сотрудников и менеджеров нуждаются в доступе к документам, и длительность этого доступа различна. Именно менеджер по управлению документацией проводит интервью с этими людьми и определяет необходимое количество времени, которое им понадобится, чтобы успешно выполнить соответствующие функции. Итак, график хранения - не просто произвольный промежуток времени, выделенный на архив. Менеджер по управлению документацией должен выявить, насколько необходимо хранение каждого документа, после его поступления в систему, и должен приводить в исполнение этот график, чтобы максимизировать рентабельность работы. После разработки основного эффективного графика хранения каждый новый документ, который входит в архив, будет с меткой соответствующего раздела графика хранения документов (жизненно важный, краткосрочный, и т.д.). Такая метка так же будет содержать многие другие сведения:
- количество лет, которое будет действовать документ;
- будут ли или нет, документы сохранены на цифровых носителях или в формате микрофильма по истечению срока хранения;
- будет или не будет документ считаться жизненно важным в случае чрезвычайной ситуации;
- правильный способ уничтожения, основанный на конфиденциальности документа;
- какие другие типы документов имеют отношение к этим определенным документам.
Документы часто содержат пометки и со многими другими сведениями, в зависимости от предпочтений и стратегий конкретного менеджера по управлению документацией. Таким образом, работа специалиста по управлению документацией является намного более сложной, чем это кажется. Из-за огромного разнообразия типов документов и их различных назначений, менеджер по управлению документацией должен быть на высоте, чтобы должным образом повысить эффективность, соответствие, и рентабельность своего работодателя.
Организационные методы
Существуют две переменные, определяющие организационную систему регистрации, которую менеджер по управлению документацией будет использовать в любой компании: организационные потребности и личное предпочтение. Эти факторы будут влиять на специалиста по управлению документацией при выборе между следующими тремя системами:
- хронологическая: это точная последовательность. Файлы сортируются по дате, получая и обрабатывая их от самых старых до последних документов. Эта система подходит правительству, архивам и другим организациям, где время происхождения документов - наиболее важный фактор в регистрации.
- алфавитная: это наиболее общая система в организации документов. Файлы сортируются по фамилии (в случае клиентов или связанного с ней персонала). Файлы могут также быть сортированы по категориям, если Ваш менеджер по управлению документацией выбирает систему, основанную на какой-либо категории. В такой системе юридические файлы будут сортированы под «Ю» - «Юридические», файлы поставщика будут сортированы под «П» для «Поставщик» и т.д. Эта система категорий является эффективной и удобной для поиска информации сотрудниками, но обычно требует, чтобы менеджер по управлению документацией создал индекс, для регистрации пользователей в системе и объяснил, где они могут найти файлы по определенным не очень ясным вопросами.
- нумерационная: это еще одна распространенная система. Она подходит тогда, когда идентификация отдельного файла - это конфиденциальная информация, и они должны присвоить номер (как в больницах, где им назначают номер пациента, и в юридических фирмах, где им назначают номер дела.) Эта система может использоваться подобно десятичной системе вычисления Дьюи в архивах, где именам и категориям присвоены номера, и затем они отсортированы по порядку. Потребуется, чтобы менеджер по управлению документацией издал справочник числовой системы по данной теме. Если ситуация не диктует определенного метода работы (как например в больницах и юридической фирме), то специалист по управлению документацией выберет метод, который является наиболее удобным или уже оказался успешным.
Существуют две широкие категории оборудования для хранения документов: физическая и цифровая. Из-за наступления цифрового века, Вы можете полагать, что все файлы автоматически хранятся в цифровом формате, чтобы соответствовать современным требованиям. Действительно, цифровой способ иногда более дешевый, и его использование гарантирует более, чем на 95 % меньше пространства, чем традиционная регистрация. Но цифровой способ не используется автоматически, потому что жесткие диски могут привести к сбою и электронные письма могут быть потеряны, и магнитные ленты могут размагнититься. Кроме того, преобразование бумажных файлов в цифровой формат требует определенных затрат, которые можно считать ненужными в зависимости от того, как часто рассматриваемые файлы будут восстанавливаться. По сей день, существуют бумажные документы, потому что, если их не будут трогать, то нет никакой вероятности потери данных или таинственного исчезновения. Зачастую важные файлы, которые необходимо уничтожить, сначала преобразуются в цифровой формат в целях обеспечения полупостоянного хранения в связи с расходами. Таким образом, и физические и цифровые системы используются в системе современного управления документами.
Физические системы
Эти системы включают в себя шкафы для хранения документов различных видов. В то время как тип шкафа для хранения документов может казаться не важным, каждый из основных трех типов имеет свои явные преимущества и недостатки. Вертикальные шкафы для хранения документов (их часто можно увидеть в домах и офисах) даже не включены в этот список, потому что их считают наименее эффективным и занимающими слишком много пространства.
Боковые шкафы: Этот тип шкафа обеспечивает достойную эффективность, при этом защищая Ваши файлы от пожара и от случайных ненужных взглядов. Однако в этой системе все же возможно хранить даже самые тонкие папки.
Открытая полка: Эта система состоит из открытых полок, которые не используют ящики; скорее файлы просто находятся на полках. Это - очень эффективная система, которая учитывает более высокий уровень плотности, чем боковая системы регистрации, и также может быть легко получен доступ, если задействована система цветной маркировки, поскольку все файлы видны. Однако файлы не защищены от визуального осмотра или огня, и могут быть более физически уязвимыми.
Выдвижные шкафы: Это наиболее передовые системы регистрации документов, представляющие собой последовательность файлов, которые собраны через электронное, механическое устройство, несколько похожее на систему, которую использует работник химчистки, чтобы отсортировать различные рубашки. Эта система, безусловно, учитывает самую большую концентрацию файлов, но создает потенциально разрушительную проблему: что если доступ будет невозможен из-за повреждения системы? Эта система является также самой дорогой в обслуживании и покупке.
Каждая из этих физических систем хранения файла часто также расширяется благодаря дополнительному контейнеру для хранения документов, который подразумевает перемещение логических разделов физического файла в специализированные контейнеры для хранения файла. Они в свою очередь могут быть помещены в архив или предоставлены независимой фирме по управлению документацией для длительного хранения. Большинство этих компаний может также разместить все файлы почти в любом из форматов, о которых рассказано выше.
Цифровые Системы
Эти системы имеют более легкий доступ, быструю регистрацию, и намного меньше занимают пространства и подразумевают меньший риск потери данных и повреждения. Этот тип хранения, как правило, включает в себя базу данных и архив для хранения, составленные из традиционных жестких дисков, к которым можно легко получить доступ с компьютера. Они являются самыми простыми в доступе для пользователей, но они также являются самыми уязвимыми для вирусов, ошибок и повреждения. Кроме того, преобразование бумажных данных или других нецифровых форматов в цифровую систему требует времени и расходов, оценить которые необходимо прежде, чем выбрать этот метод хранения.
Ваш менеджер по управлению документацией должен иметь знания и подготовку, чтобы принять наилучшее решение относительно системы управления документацией. Они будут определять тип сортировки информации, составление графика хранения и выбор различных средств, которые обеспечивают надежное хранение Ваших файлов, легкий доступ, и резервную копию в случае чрезвычайной ситуации.
Примечание по Аутсорсингу
Все главные компании третьих лиц по управления документацией обычно оборудуются самыми продвинутыми и современными методами хранения и системами сортировки. Они имеют дело со всеми видами предприятий, у которых множество различных потребностей. Если Вы сомневаетесь, тогда может быть лучше нанять одну из этих компаний, чтобы она для Вас управляла Вашей документацией. Это поможет Вам сэкономить деньги, время, и избавит Вас от стресса, связанного с необходимостью открытия целого отдела в Вашей компании! Аутсорсинговые компании используют сочетание цифровых и физических методов хранения, чтобы гарантировать, что Ваши файлы обрабатываются с особой тщательностью.
Глава 4
Реализация плана управления документацией
Итак, мы рассмотрели, почему, кто, и каким образом реализует план управления документацией, для соответствующего предприятия или организации. Теперь остается один вопрос: Как? Как я - предприниматель или лидер организации, последую советам этого учебника и начну оптимизацию своей компании сегодня? Хорошие новости! Это проще, чем Вы думаете! Игра в «крестики - нолики» при управлении документацией является очень сложной, и думать об этом самостоятельно, может быть тяжело. Поэтому и существует целая отрасль по управлению документацией! Существуют буквально тысячи специалистов и фирм, которые ждут Вашего телефонного звонка, чтобы увеличить эффективность Вашей работы и защитить Ваши важные файлы. Если Вы выберете правильное решение, то управление Вашими документами не потребует Вашего ежедневного внимания и времени, и Вы получите все выгоды, которые компания может ожидать от превосходной системы хранения.
Единственное, что вам нужно сделать, это выбрать систему, которая подходит для Вашей компании. Выбор плана является важным деловым решением, и оно не должно быть принято в спешке с помощью любых средств. Это глава – своеобразное руководство, в котором шаг за шагом Вам помогают проанализировать ваши потребности и найти правильного поставщика услуг, который бы соответствовал возможностям и информационному объему вашей компании. Но предупреждаем Вас, что сначала может показаться заманчивым попытаться сократить расходы, выбирая самые дешевые и доступные системы, но этот выбор может потенциально привести к катастрофе. Вы должны выбрать систему или поставщика, который может эффективно работать со всем объемом документов. В противном случае, информация может легко потеряться, неправильно сортироваться, и работа может быть организована неэффективно. Средняя стоимость утерянного документа составляет 180 долларов, так что вы должны учитывать, сколько вы будете тратить, пытаясь восстановить файлы или наладить плохо управляемую систему, прежде чем пытаться сократить расходы в этой сфере деятельности. Хорошо подобранная программа по управлению документацией должна начать окупать себя в течение нескольких лет, так что не делайте предпочтений в выборе плана, который не соответствует вашим потребностям, а просто, потому что он дешевый – такой же дешевый, как, скажем, отбросы (потому что, вероятно, это и есть отбросы!)
- 1. Проанализируйте ваши потребности: Прежде чем приступить к выбору поставщика услуг или возложение ответственности в рамках вашей организации, вы должны сначала изучить ваши собственные информационные потребности. Это позволит Вам иметь точное представление о том, сколько Вам будет необходимо потратить на реализацию программы и поможет определить другие факторы (пространство и необходимое оборудование). Если у Вас нет системы по управлению документацией, попросите ваших технических сотрудников сделать отчет, который покажет, сколько информации длительного хранения Ваша компания производит в неделю. Убедитесь, что этот тест провели в течение нескольких недель, чтобы получить точное среднее число. Кроме того, какое количество из этих документов вы считаете жизненно важными? Как часто Вас проверяют? Получите документ от ваших сотрудников, в котором сказано, как часто они должны обращаться к этим документам, и сколько времени это занимает в неделю, и также вычислите среднее значение для этих статистических данных. Смотрите на то, как много файлов вы храните в настоящее время, и вычислите, сколько из них те, которые никогда не используются, спросив об этом у ваших сотрудников. В конечном итоге все ваши результаты занесите в краткий отчет.
- 2. Получите консультацию: Поскольку управление документацией настолько сложный процесс, ваши собственные наблюдения могут быть не достаточными. Не забудьте проконсультироваться со специалистами по управлению документацией (даже если вы не собираетесь его нанимать) и получите консультацию. Представьте оценку ваших потребностей в форме отчета, который будет подготовлен на первом этапе. Специалисты по управлению документацией обладают специальными знаниями уставов и законов, которые необходимо соблюдать, а так же они четко представляют, какой тип технологии или системы организации будет необходим Вашей компании, какое количество сотрудников должны будут посвятить свои силы отделу документации, какое необходимо помещение, как нужно правильно хранить Вашу информацию, и рекомендуемый график хранения необходимых документов. Опять же, нет никакого смысла вкладывать средства в систему, если вы не собираетесь с этой системой пройти весь путь. Поэтому убедитесь, что вы получаете точные оценки и соответствующие рекомендации. Один из лучших способов гарантировать то, что Вы получаете необходимый Вам анализ данных, это выбрать популярную систему по управлению документацией компании с большим списком клиентов.
- 3. Рассмотрите имеющиеся варианты: на основе информации, которую Вы получили от вашей консультации, вы должны теперь выбрать между тремя основными вариантами в управлении документацией. Это сложно. Помните, что решение, которое Вы принимаете на данном этапе, будет иметь последствия на эффективность вашего бизнеса и работу компании на годы вперед, так что не спешите. Если у Вас небольшая компания, и есть документы, которыми Вы управляете в пределах вашего собственного офиса, если вы в целом соответствуете требованиям современных законов и правил, если Ваш офис-менеджер и сотрудники не сообщают о чрезмерно высоком чувстве разочарования или, кажется, тратят много ценного времени на поиск информации, тогда просто назначьте сотрудника канцелярии или наймите нового, чтобы сосредоточить его внимание на управлении документацией. Этого может быть достаточно для удовлетворения Ваших потребностей.
Имейте в виду, что вам придется лично соблюдать систему и убедитесь, что она функционирует, а также необходимо будет обучать сотрудников навыкам управления документацией (например, установленных законом и т.д.) и лично вложить средства в оборудование для хранения документов, которые необходимо, для выполнения работы. У многих аутсорсинговых фирм есть специальные пакеты услуг для малого бизнеса, а стоить они будут столько же или меньше, по сравнению с тем, если бы вы проводили эту работу самостоятельно.
Прослушать
- Poluchitʹ konsulʹtatsii: Poskolʹku upravlenie zapisyami nastolʹko slozhna, vashi sobstvennye nablyudeniya ne mozhet bytʹ dostatochnym. Ne zabudʹte prokonsulʹtirovatʹsya s ustanovlennyh
Records Management Professional (dazhe yesli vy ne sobiraetesʹ, chtoby nanyatʹ sebe) i poluchitʹ konsulʹtatsiyu. Nastoyashchyee svobodnuyu otsenku vashih potrebnostyeĭ v forme otcheta, kotoryĭ podgotovlen na pervom etape. Records Management Professional budet imetʹ spetsialʹnyh znaniĭ, na kotoryh ustavy i zakony, kotorye nyeobhodimo soblyudatʹ, kakoĭ tip tehnologii ili organizatsii sistemy Vashego biznesa budet nyeobhodimo, kolichestvo sotrudnikov, kotorye budut nyeobhodimy posvyatitʹ svoyu polnuyu energiyu Records otdela, obʺem prostranstva, nuzhno pravilʹno hranitʹ Vashu informatsiyu, i rekomendovala grafika uderzhaniya dlya vashih nuzhd.
Opyatʹ zhe, tam prosto net smysla vkladyvatʹ sredstva v sistemy, yesli vy ne sobiraetesʹ proĭti vesʹ putʹ s nim, poetomu ubeditesʹ, chto vy poluchaete tochnye otsenki i sootvet·stvuyushchie rekomendatsii. Odin iz luchshih sposobov obespecheniya vy poluchaete analiza vam nuzhno, eto vybratʹ aut·sorsingu upravleniya zapisyami firma s bolʹshim spiskom klientov.
Словарь - Открыть словарную статью
Этот выбор позволит вам предпринять подход "невмешательства", зная, что серьезные специалисты с надлежащей подготовкой занимаются обработкой и хранением вашей информации. Если у Вас бизнес или организация среднего размера, которая стремится производить приличное количество бумажных документов, то вам следует рассмотреть вопрос о найме специалиста по управлению документацией, чтобы он мог применить свои силы и знания к вашей системе, для того чтобы она стала эффективной. Не забудьте попросить подробное резюме и рекомендации.
Если Вы полагаете, что идея увеличить зарплату и потратить деньги на оборудование непривлекательна или невозможна, то Вы, вероятно, должны рассмотреть сторонние фирмы. У них уже есть кадры (укомплектованный персонал) и инструменты, необходимые для управления вашей информацией, и у них уже есть многолетний опыт оказания помощи предприятиям, подобно вашему, с целью их развития и рационализации процессов.
Если у Вас крупная компания, которая производит большое количество бумажных документов в год, то вы можете принять решения открыть свой собственный отдел по документации. Вы будете в курсе всех решений, но для этого потребуется выделение значительного места в вашем офисе и персонал для поддержки управления вашей информацией. Имейте в виду, что Управление документацией - это не информационные технологии, и что менеджер по управлению документацией и IT-менеджер (менеджер по информационным технологиям) выполняют две совершенно различные функции. Вы должны также связаться с поставщиками, чтобы получить оценки и рекомендации для наиболее эффективной системы хранения данных. Имейте в виду, что этот вариант может оказаться довольно дорогостоящим, но это позволит вам вести учет документов на месте и обеспечить быстрый локальный доступ к ним.
Опытная фирма по управлению документацией также будет работать с вами для разработки графика хранения и организации системы, с учетом нужд вашей компании. Эти компании специально созданы для решения проблем с массовым потоком информации, которую Вы производите каждый год, и обеспечивают отсутствие потерь или перегрузок. Помните, что большой объем записей нуждается в таком же внимании, как и малый объем, и если ваш провайдер эффективно не оснащен для такой работы, то файлы будут потеряны.
- 4. ОсуществитеВаш выбор:Независимо от того, какой бы вариант вы ни выбрали,вваших интересах, Вы чтобыпланосуществлялсяс максимальной эффективностью.Случайно выберите конкретные документыи посмотрите, сколько времени занимает у ваших сотрудников их создание.Закажитепечатные версииграфика хранения,и следите за тем, как он выполняется. У Васдолжны быть отличныерезультаты при внешней проверке, если вашавнутренняя проверка отвечает всем вашимстандартам, поэтому убедитесь, чтоониидутбез сучка и задоринки, илиВам, возможно, потребуется внести некоторые изменения. Убедитесь, чтоВашденьги окупаются, независимо от того, кто распоряжается вашими документами.Имейте ввиду, что эта книгаразработана, для того чтобы показатьмногие аспекты управления документациейипрограммы. Книгадолжна содержатьинформацию, которая Вам необходима, чтобы понять, исследовать и создать эффективный план управления документацией.
Глава 5
Практические навыки по управлению документацией
Является ли ваш бизнес Стартап компанией, компанией на дому, компанией входящей в группу по медицинской практике, или компанией, входящей в 500 лучших компаний, у нее уже есть некая модель управления документацией. Для многих людей, она означает применение электронной почты или маркировки файловой системы.
Электронная почта часто считается одним из самых простых видов деловых документов (документов организации), но на самом деле, он может быть и самым сложным. Просто практическое управление документацией включает в себя управление не только бумажными документами, но и также документами на цифровых носителях.
Заключение
Если вы прочитали это руководство, то теперь вы должны иметь достаточно полное представление о важности управления документацией, роли менеджера по управлению документацией в организации, и средствах, с помощью которых могут быть достигнуто эффективное управление документацией. Вы также должны иметь представление о том, как начать реализацию такого плана в своем собственном бизнесе. Дело в том, что надлежащее управление документацией и архивирования информации действительно является жизненно важной частью любого бизнеса или организационной структуры. Это может быть то, что часто упускается из виду и недостаточно финансируется, поскольку не имеет очевидной роли в ежедневных функциях бизнеса. Однако, пренебрежение управлением документацией может походить на вождение автомобиля без его страховки: Вы думаете, что Вы экономите деньги, пока не происходит несчастный случай, и тогда вы берете десятки тысяч долларов в долг. Подобным образом, Вы можете выжить без надлежащего управления документацией, но потом случается проверка, подавляющий организационный беспорядок, или стихийное бедствие, которые приводят к негативным последствиям. В следующий раз, когда вы подписываете контракт, отправляете записку или даже получаете квитанцию, старайтесь иметь под рукой ваших менеджеров по управлению документацией или фирм по управлению документацией. Этот маленький кусочек бумаги (которые вы обычно выбрасываете) может быть частью жизненно важной информации о компании.
Список использованных источников
Прослушать
Glava pyataya
Prakticheskie Records Management
Li vash biznes Start-Up, glavnuyu kompaniya, sozdannaya gruppa meditsinskoĭ praktiki, ili Fortune 500 kompaniĭ, pravda, chto u vas uzhe yestʹ nekotoryĭ tip upravleniya zapisyami strategii. Dlya mnogih lyudyeĭ, eto rasprostranyaet·sya lishʹ postolʹku, poskolʹku ih elektronnoĭ pochty ili Faĭlovaya sistema markirovki primet ih. Elektronnaya pochta chasto schitaet·sya odnim iz samyh prostyh vidov biznesa zapisyeĭ, no na samom dele, eto mozhet bytʹ samym slozhnym. Prosto, prakticheskaya Records Management vklyuchaet v sebya upravlenie ne tolʹko bumazhnyh zapisyeĭ, no tsifrovogo kontenta, a takzhe.
POSLESLOVIE
Yesli vy prochitali etu instruktsiyu, to teperʹ vy dolzhny imetʹ dostatochno polnoe predstavlenie o vazhnosti upravleniya zapisyami, rolʹ Records Manager v organizatsii, i sredstva, kotorymi effektivnogo upravleniya zapisyami mogut bytʹ dostignuty. Vy takzhe dolzhny imetʹ predstavlenie o tom, chtoby nachatʹ ryealizatsiyu takogo plana v svoĭ sobstvennyĭ biznes. Delo v tom, chto nadlezhashchyee upravlenie zapisyami i arhivirovaniya informatsii dyeĭstvitelʹno zhiznenno vazhnoĭ chastʹyu lyubogo biznesa ili organizatsionnoĭ struktury. Eto mozhet bytʹ to, chto chasto upuskaet·sya iz vidu i nehvatku finansovyh sredstv, poskolʹku on ne imyeet ochevidnoĭ rolʹ v izo dnya v denʹ biznes-funktsiĭ. Odnako, prenebregaya po upravleniyu zapisyami mogut bytʹ pohozhi na vozhdenie bez strahovaniya avtomobilya: Vy dumaete, Vy ekonomite denʹgi, poka neschastnyĭ sluchaĭ, i togda vy desyatkov tysyach dollarov v dolg. Krome togo, vy mozhete vyzhitʹ bez nadlezhashchego upravleniya zapisyami, no potom audita, podavlyayushchyee organizatsionnogo besporyadka, ili stihiĭnoe bedstvie prihodit i beret svoe. V sleduyushchiĭ raz, vy podpisyvaete kontrakt, otpravitʹ zapisku, ili dazhe poluchitʹ kvitantsiyu, staraĭtesʹ derzhatʹ druzhestvennyh mestnyh Records Manager ili upravleniya zapisyami firmy v vidu. Eto malenʹkiĭ kusochek bumagi (kotorye vy obychno vybrasyvayut) mozhet bytʹ chastʹyu informatsionnoĭ zhiznennoĭ kompanii.
Словарь - Открыть словарную статью
1 Michael R. Thomas, Practical Records Management for the Busy Professional [text] - Shoreline Records Management, 2009 – 62c.
2 Шалаева Г.П, Большой современный англо-русский словарь с транскрипцией [текст] – АСТ, Слово, - 2009 – 848с.
Прослушать
Прослушать
- Proanaliziruĭte vashi potrebnosti: Prezhde chem pristupitʹ k vyboru postavshchika uslug ili prisvoenie otvet·stvennosti v ramkah vashyeĭ organizatsii, vy dolzhny snachala izuchitʹ vashi sobstvennye informatsionnye potrebnosti. Eto pozvolyaet imetʹ tochnoe predstavlenie o tom, skolʹko vy budete nuzhdatʹsya, chtoby potratitʹ na ryealizatsiyu programmy i pomozhet opredelitʹ drugie faktory (mesto i oborudovanie, nyeobhodimye i t.d.) Yesli vy v nastoyashchyee vremya ne imyeyut sistemy na meste, poprosite vash tehnicheskih sotrudnikov dlya sozdaniya otcheta, chto gosudarstva, skolʹko dlitelʹnogo hraneniya informatsii Vashyeĭ kompanii generiruet v dannoĭ nedeli. Ubeditesʹ, chto dlya provedeniya etogo testa v techenie neskolʹkih nedelʹ, chtoby poluchitʹ tochnye srednie. Krome togo, kak mnogie iz etih zapisyeĭ vy schitaete zhiznenno? Kak chasto vy proverennye? Poluchitʹ otchet iz vashih sotrudnikov, chto gosudarstva, kak chasto oni dolzhny oznakomitʹsya s materialami, i kak dolgo eto beret na yezhenedelʹnoĭ osnove, i vychislitʹ srednie znacheniya dlya etih statisticheskih dannyh, a takzhe. Posmotrite, kak mnogie faĭly, kotorye vy v nastoyashchyee vremya hranit·sya, i vychislitʹ, skolʹko iz nih nikogda ne ispolʹzuyut·sya, berya intervʹyu u vashih sotrudnikov. Nakonets, itog vse vashi dannye v kratkiĭ otchet.
Словарь - Открыть словарную статью
Прослушать
Yedinstvennoe, chto vam nuzhno sdelatʹ, eto vybratʹ strategiyu, kotoraya podhodit dlya Vashego biznesa. Vybor plana yavlyaet·sya vazhnym delovym resheniem, i ono ne dolzhno bytʹ speshki s pomoshchʹyu lyubyh sredstv. V etoĭ glave shag bystep, chtoby pomochʹ vam proanalizirovatʹ vashi potrebnosti i naĭti pravilʹnyĭ postavshchik uslug dlya Vashego byudzheta i informatsionnogo obʺema. Preduprezhdenie Eto mozhet pokazatʹsya vnachale zamanchivo, chtoby popytatʹsya sokratitʹ rashody, vybiraya samye deshevye sistemy dostupny, no etot vybor imyeet potentsial, chtoby privesti k katastrofe. Vy dolzhny vybratʹ sistemu ili postavshchika, kotoryĭ mozhet effektivno borotʹsya s vesʹ obʺem zapisyeĭ, i informatsiya mozhet bytʹ legko poteryal, nepravilʹno sortiruyut·sya, i ploho organizovannoe. Srednyaya stoimostʹ uteryannogo dokumenta sostavlyaet $ 180, tak chto vy dolzhny uchityvatʹ, skolʹko vy budete tratitʹ pytaetesʹ vosstanovitʹ faĭly ili perebiratʹ ploho upravlyaemoĭ sistemy, prezhde chem pytatʹsya sokratitʹ rashody na front. Udachnoe upravlenie zapisyami programma dolzhna nachatʹ platitʹ za sebya v techenie neskolʹkih let, tak chto ne
kachnulsya v vybore plana, kotoryĭ ne sootvet·stvuet vashim potrebnostyam prosto potomu chto eto deshevo, kak gryazʹ (potomu chto, veroyatno, gryazʹ!)
Словарь - Открыть словарную статью
Glossary
business plan – бизнес-план
Records Management specialist – специалист по управлению документацией, документовед
to sort - сортировать
to file - регистрировать
organize documents - организовывать/ систематизировать документы
to destroy documents - уничтожать документы
contract - контракт
transaction - сделка
order - приказ
receipts - расписка, квитанция
loan - ссуда
inventory - реестр
memoranda - заметка
White- collar worker - офисный работник
costs - затраты
labeling system – система маркировки
retention schedule – график хранения
records management plan – план по управлению документацией
provider – провайдер
paper records – документы на бумажных носителях
third-party firm – сторонняя фирма
streamline – рационализация
outsourcing – аутсорсинг
records management skills – навыки по управлению документацией
office managers – офис-менеджер
short report – краткий отчет
vital document– жизненно важный документ
storable information – информация длительного хранения
сlerical staff – офисные служащие
sorting systems – система сортировки
non-digital formats – нецифровые форматы
digital systems – цифровые системы
database – база данных
storage library – архив для хранения
Physical File Storage Systems – физическая система хранения файла
manufacturing process – производственный процесс
insurance – страховка
money changes hands – купля-продажа
trained staff – обученный персонал
individual needs – индивидуальные потребности
organizational structure – организационная структура
records management process – процесс управления документацией
archiving – архивирование
mass-storage – запоминающее устройство
microfilm – микрофильм
optical form – оптическая форма (формат)
unauthorized sources – несанкционированные источники
sensitive information – засекреченная информация
corporate memory – корпоративная память
organizational pitfalls – организационные просчеты
organizational standard company - организационные стандарт компании
data managed – управление данными
Paralegals – помощник юриста
system of destroying or archiving older files – система уничтожения и архивирования старых документов
records management strategy – стратегия управления документацией
CRM (Certified Records Manager) status – статус сертифицированного менеджера
Institute of Certified Records Managers - Институтом сертифицированных специалистов по оперативному учету записей
skilled professionals - квалифицированные специалисты
information requests – информационные запросы
archival functions – архивные функции
security and accessibility crucial files – безопасность и доступность важных файлов
act of putting documents – акт по формированию дела
categorization – классификация
auditor – аудитор
Приложение
(Оригинальный текст)
Презентация
Скачать: