Совершенствование технологии ведения секретарской деятельности в коммерческих банках (на примере филиала коммерческого Сберегательного банка)

0

 

Факультет экономики и управления

 

Кафедра государственного и муниципального управления

 

 

 

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

 

Совершенствование технологии ведения секретарской деятельности в коммерческих банках (на примере филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества)

 

 

 

Содержание

 

 

Введение………………………………………………………………………..

6

1 Теоретические аспекты организации секретарской деятельности в коммерческих банках………………………………………………………….

 

8

1.1Современная банковская система Российской Федерации……………..

8

1.2 Организация секретарской деятельности в коммерческих банках ……

13

1.3 Законодательная и нормативно-методическая база, регламентирующая организацию секретарской деятельности в коммерческих банках………………………………………………………….

 

 

27

2 Анализ технологии ведения секретарской деятельности в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - ……………………………………………………………...

 

 

 

32

2.1 Характеристика деятельности филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - ……………………………...

 

32

2.2 Организация секретарской деятельности филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - по документному обслуживанию…………………………………………

36

2.3 Организация деятельности секретаря филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - по бездокументному обслуживанию…………………………………………

 

 

 

41

3 Совершенствование организации секретарской деятельности в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - ……………………………………………………………...

 

 

 

51

Заключение………………………………………………………………….....

68

Список использованных источников………………………………………...

71

Приложение А Устав филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - ……………………………...

 

 

75

Приложение  Б Организационная структура филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - ..

 

 

95

Приложение  В Должностная инструкция секретаря филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - ……………………...............................................................

96

Приложение  Г Копия инструкции по делопроизводству филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - ……………………………………………………………...

 

 

 

98

Приложение  Д Положение о филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - ……………………………...

 

 

142

Приложение  Е Пример оформления приказа в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - ..

 

 

152

Приложение  Ж Пример оформления распоряжения в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - ……………………………………………………………...

 

 

 

154

Приложение  И Регламент заседания Совета филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - ..

 

 

156

Приложение  К Пример оформления докладной записки в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - ...............................................................................................

 

 

 

168

Приложение  Л Пример оформления объяснительной записки в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - .............................................................................................

169

Приложение  М Регламент организации контроля за поручением руководства филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - ……………………………………………

 

 

 

170

Приложение  Н Пример оформления карточки контроля за исполнением поручений филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - ……………………………………………

 

 

 

186

Приложение  П Пример оформления приказа о направление работника в командировку в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - ....................................................................

 

 

 

187

Приложение  Р Пример оформления командировочного   удостоверения в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - ……………………………………………

 

 

 

188

Приложение  С Рекомендованная фотография рабочего дня секретаря в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - ……………………………………………

189
     

 

Аннотация

 

 

В дипломной работе изложены вопросы организации секретарской деятельности в коммерческих банках. Изучены теоретические аспекты организации секретарской деятельности в коммерческих банках. Проведен анализ технологии ведения секретарской деятельности в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - . Предложены рекомендации по совершенствованию организации секретарской деятельности в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - .

Дипломная работа состоит из 190 страниц, в том числе 21 рисунка,  7

таблиц, 15 приложений.

 

Введение

 

 

Сегодня успешность управленческой деятельности во многом зависит от качества и эффективности информационного и документного обслуживания секретаря.

Основная цель секретарской деятельности эффективное организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя. Достижение секретарем указанной цели становится возможным на основе реализации ряда функций и вытекающих из их содержания задач.

Основной задачей секретарской деятельности является документационное и организационное обеспечение деятельности организации и ее руководства вне зависимости от объемов функций данной организации и специфики ее деятельности.

Дипломная работа является завершающим этапом обучения и представляет собой самостоятельное научное обоснование и относится к разряду учебно-исследовательских работ.

Темой дипломной работы является «Совершенствование технологии ведения секретарской деятельности в коммерческих банках (на примере филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - )

Актуальность выбранной темы обуславливается необходимостью повышения эффективности управления, для этого необходимо совершенствовать работу секретаря по документному и бездокументному обслуживанию за счет внедрения новых технологий. Поэтому изучение деятельности секретаря в современных условиях является весьма актуальным.

Целью дипломной работы является изучение современной технологии ведения секретарской деятельности в коммерческих банках и ее совершенствование.

В соответствии с поставленной целью, задачами дипломной работы являются:

1) изучить теоретические аспекты организации секретарской деятельности в коммерческих банках;

2) провести анализ организации секретарской деятельности в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - ;

3) дать рекомендации по совершенствованию организации секретарской деятельности в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - .

Объектом исследования дипломной работы является филиал Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) -

Предметом   исследования дипломной работы   является   организация секретарской деятельности в коммерческих банках.

 

При написании дипломной работы использовался широкий круг источников, которые можно разделить на 3 группы:

- комплекс федеральных и нормативно-методических документов по организации секретарской деятельности;

- научная литература;

- научные публикации и статьи в периодических изданиях.

Для написания дипломной работы были использованы следующие методы:

- элементы системного анализа (при изучении системы управленческой документации, изучении технологии работы с документами, разработке рекомендации по совершенствованию деятельности секретаря);

- анализ документов (используется при изучении литературы по теме исследования, изучении документации, регламентирующей деятельность секретаря систему управленческой документации, потоков документации);

- опрос (используется для изучения содержания деятельности секретаря);

- наблюдение (для определения содержания деятельности секретаря)- метод изучения нормативно-правовой базы, изучение монографий и научных статей.

Организация секретарской деятельности является важным звеном в работе коммерческих банков. От того насколько грамотно поставлена организация секретарской деятельности в коммерческих банках во многом зависит быстрота принятия управленческих решений.

Практическая значимость дипломной работы заключается в выработке конкретных рекомендаций по совершенствованию организации секретарской деятельности.

 

1 Теоретические аспекты организации секретарской деятельности в коммерческих банках

 

1.1 Современная банковская система Российской Федерации

 

 

В статье 1 Федерального закона «О банках и банковской деятельности» от 02 декабря 1990 г. № 395-1 даются следующие определения: « Кредитная организация - юридическое лицо, которое для извлечения прибыли как основной цели своей деятельности на основании специального разрешения (лицензии) Центрального банка Российской Федерации (Банка России) имеет право осуществлять банковские операции, предусмотренные настоящим Федеральным законом. Кредитная организация образуется на основе любой формы собственности как хозяйственное общество. Банк - кредитная организация, которая имеет исключительное право осуществлять в совокупности следующие банковские операции: привлечение во вклады денежных средств физических и юридических лиц, размещение указанных средств от своего имени и за свой счет на условиях возвратности, платности, срочности, открытие и ведение банковских счетов физических и юридических лиц. Небанковская кредитная организация - кредитная организация, имеющая право осуществлять отдельные банковские операции, предусмотренные настоящим Федеральным законом. Допустимые сочетания банковских операций для небанковских кредитных организаций устанавливаются Банком России. Иностранный банк - банк, признанный таковым по законодательству иностранного государства, на территории которого он зарегистрирован» [6].

Целями деятельности Банка России являются:

- защита и обеспечение устойчивости рубля;

- развитие и укрепление банковской системы Российской Федерации;

- обеспечение эффективного и бесперебойного функционирования платежной системы.

Получение прибыли не является целью деятельности Банка России.

Банк России выполняет следующие функции:

1) во взаимодействии с Правительством Российской Федерации разрабатывает и проводит единую государственную денежно-кредитную политику;

2) монопольно осуществляет эмиссию наличных денег и организует наличное денежное обращение;

3) является кредитором последней инстанции для кредитных организаций, организует систему их рефинансирования;

4) устанавливает правила осуществления расчетов в Российской Федерации;

5) устанавливает правила проведения банковских операций;

6) осуществляет обслуживание счетов бюджетов всех уровней бюджетной системы Российской Федерации, если иное не установлено федеральными законами, посредством проведения расчетов по поручению уполномоченных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов, на которые возлагаются организация исполнения и исполнение бюджетов;

7) осуществляет эффективное управление золотовалютными резервами Банка России;

8) принимает решение о государственной регистрации кредитных организаций, выдает кредитным организациям лицензии на осуществление банковских операций, приостанавливает их действие и отзывает их;

9) осуществляет надзор за деятельностью кредитных организаций и банковских групп;

10) регистрирует эмиссию ценных бумаг кредитными организациями в соответствии с федеральными законами;

11) осуществляет самостоятельно или по поручению Правительства Российской Федерации все виды банковских операций и иных сделок, необходимых для выполнения функций Банка России;

12) организует и осуществляет валютное регулирование и валютный контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации;

13) определяет порядок осуществления расчетов с международными организациями, иностранными государствами, а также с юридическими и физическими лицами;

14) устанавливает правила бухгалтерского учета и отчетности для банковской системы Российской Федерации;

15) устанавливает и публикует официальные курсы иностранных валют по отношению к рублю;

16) принимает участие в разработке прогноза платежного баланса Российской Федерации и организует составление платежного баланса Российской Федерации;

17) устанавливает порядок и условия осуществления валютными биржами деятельности по организации проведения операций при покупке и продаже иностранной валюты, осуществляет выдачу, приостановление и отзыв разрешений валютным биржам на организацию проведения операций при покупке и продаже иностранной валюты;

18) проводит анализ и прогнозирование состояния экономики Российской Федерации в целом и по регионам, прежде всего денежно-кредитных, валютно-финансовых и ценовых отношений, публикует соответствующие материалы и статистические данные;

19) осуществляет иные функции в соответствии с федеральными законами. Банк России подотчетен Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.

Банковская система - совокупность различных видов национальных банков и кредитных учреждений, действующих в рамках общего денежно-кредитного механизма [6].

Банковская система Российской Федерации включает в себя Банк России, российские кредитные организации, а также филиалы и представительства иностранных банков. В общем виде структура банковской системы Российской Федерации представлена на рисунке 1.

 

 

Рисунок 1 - Структура банковской системы Российской Федерации

 

Банковская система Российской Федерации является двухуровневой. На первом, верхнем, уровне находится Центральный банк, а на втором, нижнем, - кредитные организации. При этом главным звеном банковской системы является, как и в других государствах, Центральный банк.

Правовое регулирование банковской деятельности осуществляется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «О банках и банковской деятельности», Федеральным законом «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», другими федеральными законами, нормативными актами Банка России [6].

Центральный банк представляет собой единую централизованную систему с вертикальной структурой управления [8]. В систему Банка России входят:

- центральный аппарат;

- территориальные учреждения;

- расчетно-кассовые центры;

- вычислительные центры;

- полевые учреждения;

- учебные заведения и другие организации, в том числе подразделения безопасности, которые необходимы для осуществления деятельности Банка России.

Функциональная структура предполагает существование в банке обособленных подразделений (департаменты, управления), реализующих функции Банка России в соответствии с делением его деятельности на отдельные направления.

Центральный банк по существу является посредником между государством и экономикой. Осуществляя свою деятельность на макроуровне, он отражает общенациональные интересы, проводит политику не в интересах того или иного региона, той или иной группы отраслей народного хозяйства, а в интересах государства в целом.

На втором уровне банковской системе ведущую роль играют коммерческие банки.

Операции коммерческого банка представляют собой конкретное проявление банковских функций на практике. Виды банковских операций представлены на рисунке 2.

 

 

Рисунок 2 - Виды банковских операций

Кроме того, в статье 5 Федерального закона «О банках и банковской деятельности» от 02 декабря 1990 г. № 395-1 определено, что коммерческие банки помимо банковских операций вправе осуществлять следующие сделки:

1) выдачу поручительств за третьих лиц, предусматривающих исполнение обязательств в денежной форме;

2) приобретение права требования по исполнению обязательств от третьих лиц в денежной форме;

3) оказание консультационных и информационных услуг;

4) предоставление в аренду физическим и юридическим лицам специальных помещений или находящихся в них сейфов для хранения документов и ценностей;

5) лизинговые операции [6].

Все банковские операции и сделки осуществляются в рублях, а при наличии соответствующей лицензии Банка России - и в иностранной валюте (валютные операции).

Среди коммерческих банков необходимо выделить специализи­рованные, деятельность которых имеет относительно узкопро­фильный характер. К основным из таких банков относятся инвестиционные, сберегательные, ипотечные, внешнеторговые и другие.

Инвестиционные банки - специальные кредитные институты мобилизующие долгосрочный ссудный капитал и представляющие его заемщикам (предпринимателям и государству) посредством выпуска и размещения облигаций и других видов заемных обяза­тельств. Помимо осуществления посреднических функций между заемщиками и инвесторами инвестиционные банки выступают в роли гарантов эмиссий ценных бумаг и организаторов их рынка, что позволят им покупать и продавать крупные пакеты акций и облигаций за свой счет, а также предоставлять кредиты для приоб­ретения ценных бумаг.

Сберегательные учреждения (сберегательные банки и кассы) - кредитные учреждения, основная функция которых состоит в при­влечении сбережений и временно свободных денежных средств на­селения. Как правило, эти небольшие кредитные учреждения действуют от лица местных властей, которые выступают в роли гарантов по их операциям. Вклады населения привлекаются на текущие инвестиционные и другие счета. Для повышения своей конкурентоспособности сберегательные банки и кассы стремятся разнооб­разить пассивные и активные операции, проникая в сферу деятель­ности коммерческих банков. Сберегательные банки выпускают кредитные карточки.

Ипотечные банки - кредитные учреждения, специализирую­щиеся на выдаче долгосрочных ссуд под залог недвижимого иму­щества - земли и строений. Ресурсами ипотечных банков являют­ся собственные ипотечные облигации. Ссуды используются для строительства жилых домов и других сооружений, расширения производственных мощностей предприятий. За предоставленную ссуду взимается процент. В случае неуплаты задолженности в срок недвижимость переходит либо к другому собственнику, либо в соб­ственность банка. Постепенно ипотечные банки переходят к стра­ховым компаниям, коммерческим и сберегательным банкам и пра­вительственным кредитным учреждениям.

Среди кредитных учреждений - финансовые компании, которые в отличие от фирм, предоставляющих потребительские кредиты для приобретения товаров длительного пользования в рассрочку, не прямо выдают кредит покупателям, а покупают их обязательства у предприятий, розничных торговцев и дилеров со скидкой. В последние годы финансовые компании стали внедряться в сферу проката, аренды машин и оборудования в форме финансового лизинга, который обеспечивает необходимыми финансовыми ресурсами сделки по долгосрочной аренде техники.

Особое место занимают внешнеторговые, или экспортно-им­портные банки, которые призваны осуществлять кредитование экс­порта, страхование экспортных кредитов. Основная их задача за­ключается в поощрении экспорта в целях стимулирования эконо­мического роста.

Таким образом, банковская система Российской Федерации - это внутренне организованная, объединенная общими целями и задачами, способная к саморазвитию и саморегулированию совокупность кредитных организаций, органов управления и организаций банковской инфраструктуры.

 

 

1.2 Организация секретарской деятельности в коммерческих банках

 

 

Секретарь - одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря не обходится ни одна организация. Секретарь - это правая рука руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения.

Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современному секретарю: «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя».

Основной задачей секретарской службы является документационное и организационное обеспечение деятельности органи­зации и ее руководства вне зависимости от объемов функций данной организации и специфики ее деятельности. В соответствии с объемами работ секретарская служба может исполняться одним лицом или группой лиц, например секретариатом. Если секретарские обязанности выполняет группа лиц, то составляется документ, в котором перечисляются выполняемые операции и лица, за которыми они закрепляются. Предусматривается также выполнение операций за отсутствующих по тем или иным причинам (отпуск, болезнь и т.п.) другими сотрудниками данного подразделения. [25]

Секретарь - это профессия, которая включает в себя множество функций:

  • административные функции секретаря;
  • организационные функции секретаря;

3) делопроизводственные функции секретаря;

4) аналитические функции секретаря;

5) технические функции секретаря.

К административным функциям секретаря относятся:

- планирование рабочего дня;

- организация работы приемной;

- организация рабочего дня руководителя;

- правила ведения телефонных переговоров.

Одной из важнейших функ­ций секретаря коммерческого банка является планирова­ние рабочего дня. При этом сек­ретарю следует решить следую­щие задачи:

- оказать помощь руководите­лю в рациональном распре­делении рабочего времени;

- освободить руководителя от технических, второстепенных видов работ;

- выделить время для работ по документационному обеспе­чению;

- обеспечить эффективный прием посетителей.

Секретарю необходимо максимально разгрузить руководителя от подготовительных и технических видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь четкое представление о его планах на ближайшее время.

Планирование может быть на день, неделю, месяц, квартал или год. При правильной организации работы с руководителем такое планирование проводится совместно, но некоторые руководители полностью передают планирование своего рабочего дня секретарю.

Эффективным инструментом планирования рабочего времени и организации рабочего дня является текущее планирование, то есть планирование рабочего дня или недели с указанием конкретной даты, времени и продолжительности мероприятия или планируемой работы. Вначале необходимо составить перечень дел и мероприятий, выделив самые срочные и важные дела.

Оптимальным средством планирования работы секретаря и руководителя является блокнот-ежедневник, в котором дела разносятся по датам и часам. Хорошим помощником секретаря при планировании рабочего дня может служить персональный компьютер. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, предоставляющих в распоряжение пользователя календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот. Например, Microsoft Outlook помогает осуществлять хранение, планирование и управление сведениями о встречах, собраниях, задачах, контактах и событиях, работать с сообщениями, просматривать совместные документы, а также позволяет организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность или статус выполнения задач другими сотрудниками.

Форма дневного планирования должна достоверно отражать виды планируемых мероприятий и реальные временные интервалы, которые отводятся на их выполнение. В конце каждого планируемого периода в расписание рабочих дней вносятся мероприятия, проводимые постоянно, но с различной периодичностью. Вносить информацию о таких мероприятиях целесообразно сразу на весь следующий планируемый период.

В ежедневном плане работы важно отразить не только время начала того или иного мероприятия, но и его предполагаемую продолжительность. Составляя расписание, секретарь должен учесть определенное время, необходимое для того, чтобы руководитель мог ознакомиться с материалами перед совещаниями и заседаниями, изучить документы перед переговорами; время нахождения в пути при выездах руководителя в другие организации.

Часть рабочего плана секретаря связана с режимом работы руководителя: обслуживание совещаний, прием посетителей, оформление документов для руководителя, работа на телефоне.

Есть у секретаря и другая работа:

- прием корреспонденции;

- регистрация документов;

- ведение контрольной картотеки;

- подшивка документов в дела.

Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время. Например, утро отводить на обработку полученной корреспонденции.

Желательно согласовать с руководителем определенное время дня и периодичность приема сотрудников и рассмотрения документов. Рабочий день секретаря надо организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего дня иметь возможность помогать руководителю в реализации намеченных им задач.

Обязанность секретаря - следить за исполнением планов руководства: организовать, напомнить о предстоящем совещании, встрече, переговорах, докладе.

План рабочего дня секретаря во многом зависит от рабочих планов руководителя. Информировать руководителя о чем-то необходимо заранее: за час, а если мероприятие важное, то за день или даже несколько дней. Перечни задач и их последовательность у секретаря и у руководителя должны быть согласованы.

Например, если у руководителя сделана запись «в 14.00 быть на совещании», то у секретаря она будет выглядеть так: «13.20 - напомнить о совещании; предупредить водителя, чтобы подал машину, не позднее 13.30; дозвониться и заказать пропуск».

Основная информация, как правило, передается утром или вечером. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное. Если возникают изменения, секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях.

В работе секретаря коммерческого банка много непредвиденных ситуаций - внезапных заданий руководителя, телефонных звонков, случайных посетителей. Эти факторы трудно поддаются регулированию, поэтому в плане рабочего дня должно быть предусмотрено резервное время [27].

Организация приема посетителей - одна из важнейших функций службы делопроизводства. Первое впечатление о коммерческом банке складывается именно от уровня организации приема.

Организация приема зависит от категории посетителей:

1) сотрудников своего коммерческого банка;

2) сотрудников других организаций:

а) по предварительной договоренности;

б) прибывших внезапно;

3) посетителей по личным вопросам.

При приеме сотрудников своего коммерческого банка, к кратким текущим рабочим вопросам относятся:

- получение устного разрешения на что-либо;

- получение краткой информации;

- предоставление краткой информации;

- подпись документов.

Все вопросы группируются, и с каждой группой работа секретаря коммерческого банка строится определенным образом.

Вопросы, по которым существует какой-либо документ, и этот документ руководитель сначала должен изучить, прежде чем принимать какое-либо решение. Эти документы секретарь собирает в папку «На рассмотрение». К таким документам относятся проекты приказов, распоряжений, проекты писем клиентам, партнерам, контрагентам, проекты договоров, проекты рекламно-информационных материалов, служебные записки. В качестве служебной записки можно оформить практически любой вопрос. В служебной записке могут быть изложены факты, и тогда она будет носить информирующий характер или может быть поставлен какой-либо вопрос. В течение дня эти документы накапливаются у секретаря. Руководитель просматривает их все сразу в конце рабочего дня или в начале следующего. Если руководитель ждет какой-то документ для срочного рассмотрения, он может проинформировать секретаря об этом, с тем, чтобы, когда исполнитель принесет документ, секретарь сразу же передал документ руководителю. Если в коммерческом банке развиты электронные коммуникации, то весь процесс изменяется только в том, что исполнители не сами приносят документы секретарю, а пересылают их по электронной почте. Далее секретарь уже распечатывает документы и опять же помещает в папку «На рассмотрение».

Документы, которые руководитель уже видел и одобрил, готовые к его подписи, секретарь помещает в папку «На подпись». Эти документы руководитель также имеет возможность подписать все сразу, выделив для этого 10-15 минут либо в середине дня (для разгрузки), либо в начале и конце дня.

Действительно срочные вопросы, решить которые нужно срочно, и при этом не нужно ни изучать, ни подписывать никаких документов чаще всего можно решить по телефону. Разговор по телефону получается короче, что экономит время. Секретарь уточняет у сотрудника, какой у него вопрос и докладывает по телефону руководителю, а руководитель решает, будет ли он говорить с сотрудником или нет. Если руководитель решает не говорить, то он может либо переадресовать вопрос кому-то (например, своему заместителю), либо попросить оформить вопрос письменно и положить его в папку «На рассмотрение», либо попросить сотрудника связаться с ним в другое время.

Кроме текущих вопросов в коммерческих банках существуют вопросы не особо срочные, но при этом важные и требующие обстоятельного обсуждения.

К таким вопросам относятся:

- предоставление обратной связи сотруднику по результатам выполнения им какой-либо масштабной работы;

- принятие решения по глобальному вопросу;

- обсуждение планов и отчетов (ежемесячных, ежеквартальных, годовых) сотрудника;

- аттестационная беседа;

- обсуждение предложений и идей сотрудника по совершенствованию работы.

Для обсуждения таких вопросов руководителю нужно общаться с подчиненным не менее 20-30 минут, хотя чаще всего подобные беседы длятся около 1 часа. Поэтому в режиме быстрого реагирования такие вопросы обычно не решают. Чтобы спокойно все обсудить руководитель должен быть уверен, что у него есть в запасе час, который он может спокойно посвятить обсуждению важного вопроса.

Поэтому процесс приема по не текущим вопросам нужно организовывать специальным образом. Если руководитель регулярно встречается по таким важным вопросам с большим количеством подчиненных (более 10), то разумнее всего завести журнал записи на прием. Пример формы журнала записи на прием к руководителю представлен в таблице 1.

После того, как руководитель назначил конкретное время, нужно обязательно проинформировать сотрудника.

Руководитель может просто назначить дату приема, а может указать и конкретное время. Все зависит от того, каким образом в коммерческом банке принято планировать рабочий день руководителя. Он может сам планировать свой рабочий день и выбирать время, которое у него не занято, либо секретарь сверяется с графиком работы руководителя и вносит прием в то время, которое у руководителя свободно.

 

Таблица 1 – Пример формы журнала записи на прием к руководителю

Дата

 

 

 

 

ФИО, должность сотрудника

 

Вопрос для обсуждения

Срочность вопроса(с точки зрения сотрудника)

Время, необходимое на обсуждение

Резолюция руководителя (назначенное время встречи или другое решение)

Примечание

 

Бывают ситуации, когда встреча запланирована на дату или время, в которое сотрудник уже занят (например, у него переговоры с клиентом) и он не может попасть на прием к руководителю. Для этих целей сотрудник может в графе «Примечание» указывать, когда ему удобно встретиться или когда он точно может встретиться. В любом случае, после назначения даты, секретарю необходимо выяснить, все ли в порядке, удобно ли сотруднику. И если вдруг окажется, что он не может встретиться в указанное время, то договориться о другом времени.

Кроме предварительной записи прием может быть организован следующим образом. Каждому сотруднику устанавливается определенное время 1 раз в неделю, когда он может обсудить все накопившиеся у него большие вопросы [33]. Чтобы закрепить такой порядок разрабатывается график приема, пример которого представлен в таблице 2.

 

Таблица 2 – Пример графика приема сотрудников        

День недели

Время

Сотрудник

Примечание

Понедельник

18.00

19.00   

Абрамов

Белкин

 

Вторник

19.00

Веткин

 

Среда

17.00

18.00

19.00

Гордеева

Дьякова

Ежов

 

 

Четверг

19.00

Железнов

 

Пятница

17.00   

Зазыкин

 

 

Помимо рабочих вопросов время от времени у сотрудников возникают и личные вопросы.

К таким вопросам относятся:

- просьба о предоставление отпуска, в том числе административного без сохранения заработной платы;

- обсуждение декретного отпуска;

- обсуждение возможности совмещать работу и учебу;

- просьбы об изменении графика работы по каким-либо личным/семейным причинам;

- обсуждение возможности карьерного роста или перевода в другое подразделение;

- обсуждение возможности повышения заработной платы;

- обсуждение увольнения.

Если в коммерческом банке не выделено фиксированное время приема сотрудников по личным вопросам, они, весьма вероятно, будут обращаться к руководителю в неудобное для руководителя время, отвлекая от решения производственных задач. Для того чтобы создать руководителю условия для эф­фективной работы, секретарю, возможно, самому придется инициировать и организовывать проведение этого вида приема.

Для этого следует:

- обосновать руководителю необходимость проведения приема сотрудников по личным вопросам;

- установить, посоветовавшись с руководителем, время приема (напри­мер, еженедельно, по пятницам с 18°° до 19°°) и продолжительность приема каждого посетителя (например, 15 минут);

- организовать запись на прием.

Для организации предварительной записи на прием по личным вопросам необходимо разработать соответствующую форму и проинформировать сотрудников организации о периодичности и времени приема по личным вопросам [39]. Пример формы для записи на прием по личным вопросам представлен в таблице 3.

 

Таблица 3 - Пример формы для записи на прием по личным вопросам

Дата, время

Должность, фамилия, имя, отчество

Вопрос

Дополнительная информация

18.00

 

 

 

18.15

 

 

 

18.30

 

 

 

18.45

 

 

 

19.00

 

 

 

(строка для резервной записи)

 

 

 

 

Прием представителей других организаций осуществляется по предварительной договоренности, т.е. стороны согласовывают заранее дату приема и время встречи. Возможно, договоренность о приеме будет осуществляться через секретаря, и поэтому он должен знать о том, в какое время руководитель предпочитает проводить переговоры, - в первой половине дня или, наоборот, во второй.

Организация приема деловых партнеров коммерческого банка обычно не представляет особой сложности. Обычно руководитель, либо кто-то по его поручению договаривается о дате и времени проведения встречи, и партнеры приезжают к назначенному времени. В деловой среде не принято приезжать без предварительной договоренности.

Задача секретаря в организации приема деловых партнеров состоит в фиксировании даты и времени встречи, подготовке необходимых материалов по поручению руководителя и собственно встрече и проводах гостей. В данном случае очень важно хорошо объяснить, как найти вашу организацию, чтобы гости не опоздали на встречу по вашей вине, из-за того, что вы невнятно объяснили дорогу. Важно также заранее уточнить у гостей их фамилию, имя, отчество, название компании, должности и контактные телефоны. Эта информация необходима и для заказа пропуска, и для подтверждения встречи накануне переговоров, и для выяснения ситуации, если гости вдруг задерживаются и не выходят на связь сами.

Редко, но случаются обстоятельства, когда посетитель приехал, а руководителя нет на месте и встреча состояться не может. В таком случае секретарь пытается связаться с руководителем и поручить у него инструкции о том, что делать. Если это не удается, секретарь обращается с тем же вопросом к его заместителям или сотрудникам, старшим по должности. Возможно, кто-то из них сам проведет встречу. Если же это невозможно, то задача секретаря извиниться перед посетителем и выяснить у него всю информацию для организации новой встречи:

- фамилию и должность посетителя;

- название учреждения (компании), где он работает;

- телефон и адрес, по которым его можно в случае необходимости найти;

- дату и время, когда для него удобнее приехать в другой раз.

К помещению приемной и к сотрудникам, которые ведут прием посетителей, предъявляются особые требования, обусловленные интереса­ми информационной безопасности и требованиями конфиденциальности.

Имея в виду, что в приемной присутствуют (или могут присутствовать) посторонние лица, нельзя:

  • оставлять в зоне свободного доступа печати, бланки, документы организации;
  • обсуждать (в т.ч. по телефону) служебные проблемы в присутствии третьих лиц;
  • размещать в приемной стенды с внутренней информацией;
  • упоминать наименования организаций, куда уехали сотрудники или с кем проводятся переговоры.

Кроме того, необходимо помнить о перечне сведений, составляющих коммерческую тайну, отвечая на вопросы посетителей, а также исключить доступ посторонних лиц к компьютерной технике, включая экраны компьютерных мониторов.

Телефонные переговоры являются важнейшим элементом работы любого секретаря. Соблюдение речевого этикета в те­лефонных разговорах - один из показа­телей культуры делового общения.

 

Нормы делового этикета обязывают в телефонном разговоре придерживаться следующих правил:

  • снимайте телефонную трубку между первым и четвертым гудком. Это позволит вам закончить спешные дела. Однако если ответы на телефонные звонки являются главной обязанностью секретаря, трубку следует поднимать сразу после первого гудка;
  • никогда не отвечайте на телефонный звонок «Да!» или «Алло!». Во-первых, это неинформативно, во-вторых, в высшей степени непрофессионально;
  • ответом на телефонный звонок должно быть приветствие и представление. Не забывайте сказать «Здрав­ствуйте!», «Добрый день (утро, вечер)!». Затем следует сказать название коммерческого банка, а далее - название структурного подразделения [25].

При планирование рабочего дня руководителя существуют два основных вида планирования деятельности: долгосрочное (перспективное) и текущее.

Долгосрочным планированием можно считать планирование работы на год (полгода), квартал, месяц [37]. Сравнительная характеристика видов долгосрочных планов представлена на рисунке 3.

 
   

 

 

 

 

 

                                                                        

 

           
           
 
 

 

                       

                                                                   

 

                      

       
       

 

 

 

 

Каждый месяц

 
 

                                                                    

       
     
   
 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 3 - Сравнительная характеристика видов долгосрочных планов

 

Текущее планирование - планирование рабочего дня (недели) с указанием конкретной даты, времени и продолжительности мероприятия (планируемой работы). Текущее планирование работы осуществляется с целью необходимой и разумной интенсификации труда и оптимизации использования рабочего времени [39].

К организационным функциям секретаря относятся:

- правила ведения деловой беседы;

- подготовка и обслуживание совещаний;

- подготовка командировок руководителя;

- прием иностранной делегации.

При правильном ведении деловой беседы секретарю необходимо придерживаться следующих правил:

  • тон беседы должен быть нейтральным;
  • не перебивать собеседника, не заниматься во время разговора другими делами (наби­рать текст на компьютере, искать документ в папке, вертеть каран­даш, листать блокнот, рыться в сумке);
  • если два человека начинают говорить одновременно, то самый вежливый из них немедленно умолкает и дает высказаться собеседнику;
  • важно уметь задавать вопросы собеседнику и слушать его;
  • следует отвечать на вопросы, даже если они бестактны или их задают неприятные люди;
  • нужно понять собеседника, так как невнимание к его точке зрения ограничивает возможность выработки взаимоприемлемых решений;
  • избегайте слов-паразитов: «как говорят», «честно говоря», «вот», «ну»;
  • говорите четко и кратко;
  • больше слушать, чем говорить;
  • не говорите ничего такого, что вам самим было бы неприятно выслушивать от других;

Чего не следует делать во время беседы.

  • повышать голос, начисто отвергать точку зрения собеседника;
  • перебивать собеседника;
  • рассказывать о своих достоинствах и успехах;
  • рассказывать о своих проблемах, несчастьях, болезнях, распространяться о своих недостатках;
  • говорить об отсутствующих что-либо дурное, а также поддерживать подобный разговор;
  • говорить о чем-то, что может быть неприятно собеседнику, причи­няя ему боль;
  • подсказывать говорящему, если тому долго не удается подобрать нуж­ное слово или закончить предложение [25].

При подготовке совещания секретарю коммерческого банка нужно выделить следующие вопросы:

  • выработка повестки дня, определение круга участников и времени совещания;
  • определение места совещания (выбор помещения);
  • оповещение участников совещания:

- составление приглашений;

- передача приглашений;

4) уточнение списка участников;

5) подготовка материалов для рассмотрения на совещании:

- основного сообщения;

- справочно-информационных материалов;

- проекта решения;

6) организация рабочей группы совещания и распределение обязанностей;

7) определение финансовых расходов;

8) проведение организационных мероприятий:

- заказ гостиницы;

- заказ транспорта;

- организация кофе-паузы;

- организация культурно-массовых мероприятий;

- закупка канцелярских принадлежностей, воды, цветов;

9) проверка готовности помещения [27].

Для секретаря подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет вместе с ним и печатает программу командировки. В программе указываются организации, отделы, лица (с указанием должности, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия, на которых он будет присутствовать. Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находится руководитель и в случае необходимости может с ним связаться.

Секретарь может подготовить документы или реферат для доклада (выступления) руководителя, проекты договоров, необходимые справки и т.д.

Кроме того, секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов и т.д. Он заказывает билеты, гостиницу, выясняет, как к ней проехать. В случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку.

После возвращения руководителя секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим структурным подразделениям и сотрудникам. В обязанности секретаря входит и оформление отчета о командировке [33].

Программа пребывания иностранной делегации составляется секретарем в зависимости от цели, срока визита, уров­ня и состава. Обычно программа состоит из следующих элементов:

  • встреча делегации;
  • дело­вая часть программы;
  • представительские приемы с российской стороны;
  • куль­турная программа;
  • посе­щение объектов, поездка по стране (если предполагает­ся);
  • проводы делегации.

К делопроизводственным функциям секретаря относятся:

- предварительное рассмотрение документов;

- порядок подписания, визирования, согласования и утверждения документов;

- систематизация документов и их хранение.

При предварительном рассмотрении секретарь распределяет все документы на регистрируемые и нерегистрируемые.

Как правило, к нерегистрируемым документам относят:

- письма с пометкой «лично»;

- приглашения;

- каталоги;

- поздравления;

- печатные издания (брошюры, журналы, программы конференций, совещаний).

После регистрации секретарь распределяет документы по группам:

1) предназначенные руководителю (помещаются в отдельную папку и кладутся на стол руководителю);

2) остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю или в структурное подразделение, или сразу исполнителю;

3) при предварительном рассмотрении также выясняется, не нуждаются ли документы, передаваемые руководителю, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.д.).

Все материалы подбираются секретарем и передаются вместе с входящим документом.

Если в обязанности секретаря входит доклад о поступивших документах, то ему необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами.

Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя коммерческих банков или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленных нормативно-правовым актом. В крупных коммерческих банках право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено локальными актами организации.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.

Процедура согласования документа - одна из важных составных частей процесса принятия и оформления управленческих ре­шений.

Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри коммерческих банков (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование).

Внутреннее и внешнее согласование выражается в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего - оформляется гриф согласования.

Утверждение - способ удостоверения документа и придания ему юридической силы [36]. Традиционно гриф утверждения ставится на следующих управленческих документах:

  • акты;
  • инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; по технике безопасности; правила внутреннего трудового распорядка);
  • отчеты;
  • перечни;
  • планы;
  • положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.);
  • программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.);
  • сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);
  • структура и штатная численность;
  • тарифные ставки;
  • формы унифицированных документов;
  • штатные расписания.

При систематизации документов и их хранения секретарь должен знать, что после окончания работы с документами в делопроизводстве они определенное время хранятся в коммерческих банках и используются в справочных целях.

Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Порядок составления номенклатуры в коммерческих банках регламентирован типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

В соответствии с инструкцией существуют три вида номенклатур дел:

- типовая номенклатура дел;

- примерная номенклатура дел;

- индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Номенклатура дел организации состоит из разделов. Названиями разделов являются названия структурных подразделений. Разделы номенклатуры располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) организации.

В разделы включаются заголовки дел, отражающие все направления деятельности структурных подразделений. Заголовки дел располагаются по значимости.

Огромное значение имеет правильное распределение документов в дела, так как это обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.

Формирование дела начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- группировать в дело документы одного календарного года;

- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения [28]. Сроки хранения документов бывают:

- временный - до 10 лет;

- временный - свыше 10 лет;

- постоянный.

К аналитическим функциям секретаря относится работа по сбору информации.

Существует пять универсальных критериев оценки информации:

  • полнота;
  • оперативность;
  • достоверность;
  • адресность;
  • дос­тупность для восприятия.

Этапы информационной работы представлены в таблице 4.

К техническим функциям секретаря относятся:

- печать, тиражирование и копирование документов;

- прием и передача факсов;

- использование Internet в работе секретаря;

- сервисные функции.

 

 

 

 

Таблица 4 - Этапы информационной работы

Этапы

Информационная работа

Этап 1

На этом этапе необходимо сформулировать цель работы, т.е., по сути, переформулировать поручение руководителя, с тем, чтобы четко представлять себе смысл и результат своей деятельности

Этап 2

Следует продумать план работы, т.е. определить последовательность решаемых вопросов (задачи работы)

Этап 3

Необходимо выявить источники информации, требуемой для достижения поставленной цели, и определить способы получения информации

Этап 4

На этом этапе проводится анализ и отбор источников информации

Этап 5

Осуществляется сбор, обработка, анализ информации

Этап 6

Основная задача данного этапа - выбор и создание формы представления информации

 

Таким образом, организация секретарского обслуживания является важным звеном в работе коммерческих банков. От того насколько четко и правильно будут выполнены все функции секретаря в коммерческих банках зависит быстрота принятия управленческих решений руководителем. И от того, насколько юридически грамотно будут секретарем составлены и оформлены документы, организована работа с ними, во многом зависит работа коммерческих банков.

 

 

1.3 Законодательная и нормативно-методическая база, регламентирующая организацию секретарской деятельности в коммерческих банках

 

 

Процесс организации секретарской деятельности в коммерческих банках требует обязательного законодательного регулирования. Законодательство - это один из основных методов осуществления государством своих функций, заключающийся в издании законов.

Федеральные конституционные законы не могут противоре­чить Конституции РФ.         Федеральные законы - это акты текущего законодательства, которые регулируют отношения в различных сферах жизни обще­ства: в экономике, политике, культуре, финансах и т.п. Среди законов важное место занимают кодифицированные акты - кодексы [44]. 

Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Совокупность законов, нормативных правовых актов, методических документов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты-все это составляет нормативно-правовую базу секретарской деятельности в коммерческих банках [47].

Знания нормативно-правовой базы секретарской деятельности в коммерческих банках позволяют:

- правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

- организовать документооборот;

-.обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Нормативно-правовую базу секретарской деятельности в коммерческих банках составляют:

- законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне;

- нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов, служб и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

- государственные стандарты на документы;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; унифицированные системы документации;

- нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

- нормативные документы по организации архивного хранения документов;

- законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации [44].

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Они несут властную функцию и обязательны к применению в той области деятельности, на которую они распространяются.

Главным документом государства, имеющим наивысшую юридическую силу на всей территории Российской Федерации, является Конституция. Статьей 15 Конституции РФ устанавливается, что она (Конституция РФ) имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории Российской Федерации. При этом законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции РФ. В Конституции Российской Федерации указываются виды законодательных актов, принимаемых в государстве. Консти­туция называет также виды актов, принимаемых Советом Федерации, Государственной Думой, Президентом и Правительством Российской Федерации [1].

Организацию секретарской деятельности в коммерческих банках отражают кодексы Российской Федерации.

Гражданский кодекс РФ от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учреди­тельного договора, на основании которого действуют юридические лица [5].

Кодексом РФ об административных нарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов[2]. Кодекс утвержден федеральным законом от 30 декабря 2001 г. № 195.

Уголовный кодекс РФ от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией [4].

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (ТК РФ) устанавливает государственные гарантии трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей [3].

Следует выделить федеральные конституционные законы.

Федеральный закон от 02 декабря 1990 г. № 395-1м «О банках и банковской деятельности» является основой всей банковской системы страны [6].

Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» определяет порядок создания, реорганизации, ликвидации, правовое положение акционерных обществ, права и обязанности их акционеров, а также обеспечивает защиту прав и интересов акционеров [7].

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ обеспечивает правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах. При соблюдении этих условий электронная цифровая подпись в электронном документе признаётся равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Закон закрепляет основные понятия (электронный документ, электронная цифровая подпись, сертификат ключа подписи и другие); ставит условия и особенности использования электронной цифровой подписи. Глава III посвящена описанию удостоверяющих центров - их статуса, деятельности, обязательств [12].

Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства [11].

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий и обеспечении защиты информации. Закон устанавливает правовой режим создания и использования информационных ресурсов. Согласно статье 11, прописывающей порядок документирования информации, на всей территории страны устанавливаются единые правила документирования и организации работы с документами в государственных учреждениях, которые должны соответствовать порядку организации документационного обеспечения управления в федеральных органах исполнительной власти [9] .

Существуют законы, регламентирующие язык служебных документов. Это Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» и допол­няющий его Федеральный закон РФ «О государственном языке Рос­сийской Федерации» от 01 июня 2005 г. № 53-ФЗ, в которых специальные статьи устанавливают язык ведения делопроизводства [10].

Постановлением Правительства РФ было утверждено Положение о Федеральном архивном агентстве от 17 июня 2004 г. № 290. Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти,   осуществляющим   функции   по   оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела [14].

Постановление Правительства РФ от 15 июля 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти [13]. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

Для секретарской деятельности в коммерческих банках особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации, который представляет собой официальную номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Он содержит наименования видов документов и их коды, являющиеся идентификаторами форм документов и обязательно проставляемые на бланках и формах документов [17].

ГОСТ 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела [16].

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» от 07 января 2003 г. распространяется на организационно - распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно - распорядительной документации. Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации [15].

Центральным бюро нормативов по труду разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Работу с документами отражают:

  • Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23) [18];
  • Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72);
  • Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. №152);
  • Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июля 1984 г. №189/11-64) .

Помимо общегосударственных нормативных документов существуют и локальные организационные документы определяющие организацию секретарской деятельности в коммерческих банках. К ним относятся: устав организации, положение о службе ДОУ, инструкция по делопроизводству, должностные инструкции работников и другие документы [47].

Таким образом, в законодательных и нормативно-правовых документах затронуты различные стороны секретарской деятельности коммерческих банков: названы виды документов, обязательность оформления того или иного действия определенным видом документа, из­лагаются требования к тексту отдельных видов документов, даются определения понятий, определяются основные стороны работы с доку­ментами, сроки и порядок их хранения и унич­тожения.

 

 

 

2 Анализ технологии ведения секретарской деятельности в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) -

 

2.1 Характеристика деятельности филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) -

 

 

Акционерный коммерческий Сберегательный банк Российской Федерации (открытого акционерного общества) основан 12 ноября 1841 года Указом Императора Николая I. В этот день был утвержден первый Устав сберегательных касс.

Банк входит в банковскую систему Российской Федерации и в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, нормативными актами Банка России, а также Уставом, который представлен в приложении А.

Сбербанк России обладает уникальной филиальной сетью и в настоящее время в нее входят 18 территориальных банков и более 19 050 подразделений по всей стране. Дочерние банки Сбербанка России работают в Казахстане, на Украине и в Белоруссии.

Учредитель и основной акционер Банка - Центральный банк Российской Федерации (Банк России). Ему принадлежит 60,25 % голосующих акций и 57,58% в уставном капитале Банка. Остальными акционерами Сбербанка России являются более 273 тысяч юридических и физических лиц. Высокая доля иностранных инвесторов в структуре капитала Сбербанка России (более 24%) свидетельствует о его инвестиционной привлекательности.

Функции, которые выполняет филиал Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - представлены на рисунке 4 [20].

  Организационная структура филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - представлена в приложении Б.

На должность секретаря руководителя в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - назначается лицо, имеющее высшее профессионально образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет [22].

 

 

Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) -

 

 

Рисунок 4 - Функции, выполняемые филиалом Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) -

 

Организация секретарской деятельности в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) -  выполняется в соответствии с должностной инструкцией. Копия должностной инструкции секретаря филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - представлена в приложении В.

Секретарь выполняет следующие функции:

- осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя;

- принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

- ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

- принимает документы и личные заявления на подпись руководителя;

- подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

- следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование;

- организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

- по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;

- выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

- осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;

- ведет контрольно-регистрационную картотеку;

- обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

- печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных;

- организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

- формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

- выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Секретарь имеет право:

- знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;

- вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

- в пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению;

- запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;

- требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Секретарь несет ответственность:

- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ;

- за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;

- за причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

Трудовой распорядок филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - определяется Правилами внутреннего трудо­вого распорядка, разработанными на основании Типовых правил, и утвер­ждаемыми руководителем филиала c учетом мнения выборного органа пер­вичной профсоюзной организации филиала Банка.

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (без учета перерыва для отдыха и питания) при пятидневной неделе c двумя выходными днями.

Продолжительность рабочего дня, непосредственно предшествующе­го нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час.

Устанавливаются следующие время начала и окончания работы: начало работы - 08.00. Окончание работы -18.00, в пятницу -17.00.

Суммированный учет рабочего времени вводится приказом (распоряжением) Работодателя c учетом мнения выборного органа первич­ной профсоюзной организации филиала Банка.

Всем работникам предоставляются выходные дни. Общий выходной день - воскресенье. Второй выходной день при пятидневной рабочей неделе - суббота [21].

Вся деятельность филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - фиксируется в организационно-правовых документах. К ним относятся: положения о структурных подразделениях, должностные регламенты, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по организации работы с управленческой документацией), правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, структура и штатная численность.

 

 

 

2.2 Организация секретарской деятельности филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - по документному обслуживанию

 

 

Организация секретарской деятельности по документному обслуживанию в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - выполняется в соответствии с Инструкции по делопроизводству в филиалах Сбербанка , утвержденной Постановлением Правления Сбербанка России от 06 ноября 2002 г. Протокол № 282 § 5. Копия инструкции по делопроизводству представлена в приложении Г.

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - .

Основной задачей секретарской деятельности является организация работы с документами руководства вне зависимости от объемов функций данной организации и специфики ее деятельности [26]. В филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - секретарская деятельность исполняется одним лицом.

Правильная организа­ция работы с документами зависит от того, насколько четко разде­лены функции и обязанности секретаря. Точ­ное знание своих обязанностей повышает ответственность секретаря и исключает дублирование операций при работе с доку­ментами [23].

В обязанности секретаря в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - в плане работы с документами входит:

1) передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов;

2) прием и отправка исходящих документов;

3) прием документов от работников организации:

- для передачи на рассмотрение руководству;

- для изготовления документов по установленной форме (на бланках, машинописным способом и т.п.);

- для копирования и размножения;

4) передача работникам организации документов:

- поступивших от руководства с резолюциями;

- направляемых в соответствии с имеющимся в организа­ции указателем распределения поступающих документов;

- поступивших после изготовления, копирования (раз­множения);

5) контроль за исполнением документов и поручений руко­водства;

6) оформление и хранение документов, а также печатей, штампов и бланков;

7) составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий;

8) обеспечение сохранности документов.

При оформлении документов секретарь соблюдает правила, обеспечивающие юридическую силу документа, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию документов, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Каждый документ имеет строго определенный набор реквизитов (составных частей) и постоянный порядок их расположения.
Служебные документы филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) -  оформляются на бланках установленной формы [19].

Для документов установлено два формата бланков - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм), в верхней части которых имеется эмблема Банка в виде стилизованной копилки зеленого цвета, указано полное наименование филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - в соответствии с положением о филиале, представленном в приложении Д.

Бланки для внешней документации используются:

- для оформления официальных писем, указаний, запросов и пр., гарантийных писем за двумя подписями, а также писем за подписью должностного лица, временно замещающего председателя банка;

- во внешней корреспонденции для переписки с юридическими и физическими лицами руководителей самостоятельных структурных подразделений в пределах их компетенции выполнения их функциональных обязанностей (инициативные письма, ответы на запросы, обращения и пр.);

- для официальной корреспонденции за подписью руководителя банка.

Бланки для внутренней документации используются для оформления организационно - распорядительных документов:

- приказов (по основной деятельности, по личному составу, о командировках, отпусках и по административно-хозяйственным вопросам);

- распоряжений;

- постановлений Правления;

- решений комитетов;

Бланки для клиентской документации используются в переписке с клиентами, для создания рекламно - информационных писем, адресных рассылок, специальных предложений.

На чистых листах (не на бланках) печатаются:
             - документы, предназначенные для использования внутри банка (внутренняя переписка);

 - документы для отправки посредством электронной почты;
             - письма, докладные записки, справки и др. документы, подготовленные совместно с другими организациями [30].

Секретарем руководителей филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - и секретарями коллегиальных органов осуществляется контроль за правильностью оформления документов, передаваемых на подпись руководителям, и в случае их несоответствия установленным правилам возвращаются на доработку исполнителям [29].

К распорядительным документам филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - относятся приказы и распоряжения.

Рассмотрим пример оформления приказа, как наиболее распространенного вида распорядительного документа.

Приказ в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - оформляется на общем бланке. В приказе указываются следующие реквизиты: название организации, название документа, место издания документа, дата документа, регистрационный номер, заголовок к тексту документа, текст, подпись, ознакомительная виза [19].

Пример оформления приказа филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) -  представлен в приложении Е.

В ходе анализа приказа, приведенного в приложении, была выявлена следующая ошибка: отсутствует констатирующая часть, которая должна кратко излагать цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа.

Оформление распоряжения, его печатание и тиражирование производится аналогично порядку, предусмотренному при оформление приказа. При этом распорядительная часть начинается, как правило, со слов: «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРОШУ». Пример оформления распоряжения представлен в приложении Ж. Ошибки в оформлении распоряжения не были выявлены.

К информационно-справочным документам филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - относятся письма, протоколы, докладные записки, справки, заявки, акты [45].

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания). В филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - основную массу занимают протоколы решений комитета по представлению кредитов частным клиентам с повесткой дня заседания комитета.

Протокол составляется на основании повестки, в которую включены вопросы обсуждения на заседании. В ходе анализа составления повестки секретарем была выявлена ошибка: порядок формирования повестки не соответствует регламенту заседания совета филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - , утвержденным решением совета отделения №8623 Сбербанка России № 11 от 24 ноября 2005 года, который представлен в приложении И.

При оформлении акта секретарь указывает следующие реквизиты: гриф утверждения, наименование документа, заголовок, дата, текст, подписи.

В ходе анализа акта, замечаний по его оформлению выявлено не было.

В докладных записках и объяснительных записках используется форма изложения от первого лица единственного числа. В них указываются: адресат, наименование документа, текст документа, подпись, дата документа [19]. Примеры докладной и объяснительной записок представлены в приложениях К и Л.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

С целью обеспечения своевременного и качественного исполнения заданий, организация контроля исполнения поручений руководства является неотъемлемой частью деятельности секретаря.

В филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - используются два вида контроля исполнения поручений руководства:

 - централизованный контроль;

- децентрализованный контроль.

Секретарем осуществляется децентрализованный контроль.

Сущность контроля исполнения заключается в отслеживании полного и своевременного выполнения всего комплекса работ, входящих в состав поручений, содержащихся в распорядительных документах коллегиальных органов банка, приказах и распоряжениях, а также указаниях руководства по конкретному документу (включая необходимые согласования с соисполнителями или заинтересованными структурными подразделениями), в наиболее полном выполнении просьбы заявителя [46]. Постановления и решения коллегиальных органов, приказы и распоряжения подлежат постановке на централизованный контроль. Перечень документов, подлежащих централизованному контролю, приведен в регламенте организации контроля за исполнением поручений руководства Поволжского банка Сбербанка России, утвержденный постановлением Правления Поволжского банка Сбербанка России № П-2) / от 27 января 2004 г.

Организация и сроки исполнения контроля поручений коллегиальных органов и организационно-распорядительных документов, по входящим документам и служебным запискам, а также поручений по письмам и обращениям граждан описаны в регламенте организации контроля за исполнением поручений руководства Поволжского банка Сбербанка России, представленном в приложении М.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат (карточка контроля за исполнением поручений), являющийся дубликатом регистрационного формата. Карточка контроля за исполнением поручений в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - представлена в приложении Н.

Снять документы с контроля может лишь секретарь, установивший контроль после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе проставляется в правом нижнем углу отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение. Возможна простановка отметки о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

Проведенные в работе исследования позволили сформулировать определенные выводы и выявить ряд недостатков.

Существуют ошибки при оформлении организационно-распорядительных документов, например, отсутствие констатирующей части при оформление приказа.

Также существуют ошибки в порядке формирование повестки дня, на основании которой составляется протокол.

Процесс согласования внутренних нормативных и распорядительных документов осуществляется секретарем вручную, что приводит к потери времени.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что процессу организации секретарской деятельности в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - не уделяется должного внимания.

 

2.3 Организация деятельности секретаря филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - по бездокументному обслуживанию

 

 

В филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - задачей секретаря по бездокументному обслуживанию является освободить руководителя от выполнения не творческих, вспомогательно - технических операций. В его обязанности входит не только работа по документационному обслуживанию, но и работа по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя.

В обязанности секретаря филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - по бездокументному обслуживанию входит:

- выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя;

- подготовка заседаний и совещаний;

- организация приема посетителей;

- телефонное обслуживание;

- подготовка командировок;

- планирование своей работы.

Хорошим помощником секретаря при планировании рабочего дня служит персональный компьютер. В филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - информационной системой является Microsoft Outlook. Она предлагает много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот. Вид рабочего окна Microsoft Outlook представлен на рисунке 5.

Эта программа предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя.

Microsoft Outlook - это электронный ежедневник, который позволяет выполнять все действия по планированию своего рабочего дня и обмену информацией [32].

 

Рисунок 5 - Вид рабочего окна Microsoft Outlook

 

Microsoft Outlook помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы:

- входящие;

- календарь;

- контакты;

- задачи;

- дневник;

- заметки и др.

Для печати, тиражирования и копирования документов секретарь использует различные средства.

Для составления и изготовления текстовых и табличных документов секретарь филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - использует персональный компьютер и печатающие устройства для него.

Принтер - самое распространенное средство изготовления текстовых и иных докумен­тов, позволяющее получать твердую копию выходных данных работы. Все принтеры выполняют одну и ту же задачу - обеспечивают вывод твердой копии документа из компьютера [41].

В филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - секретарь использует струйные принтеры. Они - малогабаритные (кроме моделей фирмы НР с горизонтальными лотками) и почти бесшумные. В нем предусмотрен режим энергосбережения. Габаритные размеры моделей лазерных принтеров со скоростью печати 4-6 стр/мин лишь не­много превышают размеры листа бумаги. Модели со скоростью печати 8-12 страниц в минуту крупнее. Они бесшумные, если не считать шума от подачи бумаги.

Ксерокс - это устройство для ксерографического электрофотографирования. Изображение, полученное с помощью такого устройства - ксерографическая копия (ксерокопия). В филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - существует специальный отдел копировальной техники.

В филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - не используются средства фотокопирования, светокопирования, а также процедуры оперативной полиграфии.

Для оперативного обмена информацией секретарь использует факсимильную связь.

Факсимильная связь (от латинского fac simile - делай подобное) - процесс дистанцион­ной передачи неподвижных изображений и текста [41]. Основной ее функцией является передача документов с бумажных листов отправителей на бумажные листы получателей; в качестве таких документов могут быть тексты, рисунки, фотоснимки и т.п. По суще­ству, факсимильный способ передачи информации заключается в дистанционном копирова­нии документов.

Передачу документов по факсу секретарь производит в следующей последовательности:

а) вставляет подготовленный для передачи документ лицевой стороной вниз в приемный лоток факса;

б) нажимает команду SP-PHONE или просто поднять трубку;

в) набирает номер факса-абонента;

г) после ответа абонента или, если факс абонента стоит в автоматическом режиме приема, услышав специфический сигнал-гудок, нажимает кнопку START.

Для приема сообщений по факсу секретарь:

а) услышав сигнал, снимает трубку;

б) нажимает кнопку START;

в) после получения сообщения подтверждает прием и кладет трубку.

Одним из современных средств коммуникации между людьми всей планеты является всемирная сеть Интернет. В работе секретаря данные возможности обеспечивают программные и технические средства Интернета [25].

В филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - используют Интранет-портал Поволжского Банка. Вид рабочего окна Интранет-портал Поволжского Банка показано на рисунке 6.

 

 

Рисунок 6 - Вид рабочего окна Интранет-портал Поволжского Банка

 

Интранет-портал Поволжского Банка включает следующие разделы:

- узлы управлений и отделов;     

- сервисы;         

- кредитные комитеты;       

- узел общей информации.

Разделы Интранет-портала Поволжского Банка подразделяются на основные и дополнительные разделы, помогающие в работе секретаря.

К основным разделам относятся:

- новости;

- телефонные справочники;

- нормативные и распорядительные документы;

- обучение;

- письма Г. Грефа;

- газета «Мой Сбербанк»;

- миссия и ценности банка;

- узел общей информации.

К дополнительным разделам относятся:

- линия доверия УВК;

- контактные телефоны службы безопасности;

- вакансии ПБ;

- общественная жизнь;

- дни рождения;

- истоки «Доброго утра»;

- расписание курьера;

- меню столовой;

- тайм-менеджмент на Outlook;

- Microsoft и Сбербанк;

- погода;

- ссылки;

- поиск;

- о портале.

Использование Интранет-портал Поволжского Банка позволяет секретарю всегда быть в курсе последних изменений и законопроектов нашего быстро меняющегося законодательства. У всех сотрудников, которых нет выделенного постоянного канала доступа в Интранет портал, секретарь- периодически просматривает правовые сайты и информирует руководство об изменениях в законодательстве, касающемся сферы их деятельности.

Очень часто в обязанности секретаря входит организация презентаций, деловых приемов, а также угощение посетителей в кабинете руководителя.

При угощении посетителей в кабинете руководителя, руководитель спрашивает посетителей, не хотят ли они выпить кофе или чай, и обращается к секретарю с просьбой принести. Если же предполагается длительная беседа, сопровождаемая напитками и закусками, руководитель предупреждает секретаря заранее. Приготавливается кофе и чай в приемной, затем разливается по чашкам и вносится в кабинет руководителя на подносе. К чашке чая или кофе подается сахар (никогда не кладется в чашку или на блюдце, а остается в сахарнице).

Рациональная организация труда в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - секретаря начинается с организации рабочего места.

Название помещения «приемная» говорит о том, что здесь посетители ожидают приема их руководителем. К приемной примыкают кабинет руководителя и кабинет заместителя руководителя. Рабочее место секретаря руководителя располагается в центре кабинета. Стены приемной покрашены в бежевый цвет. Так как окно приемной выходит на северную сторону, освещение приемной хорошо продумано, потолочные светильники оборудованы лампами дневного мягкого желтого цвета, также есть настольная лампа. Площадь приемной делится на рабочую зону и зону для посетителей. В филиал Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - приходят много людей, но так как приемная небольшая, вместо мягкой мебели есть несколько элегантных удобных стульев для посетителей.

Рабочая зона оборудована письменным столом с приставками для оргтехники, поворотным креслом и двумя небольшими шкафами для папок с документами.

Рабочее место секретаря оборудовано оргтехникой и компьютерными средствами:

- средствами малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши и т.д.);

- средствами составления и изготовления текстовых документов (компьютер, принтер, сканер);

- средствами обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, резательное оборудование, машина для уничтожения документов);

- средствами хранения документов (сейф);

- средствами связи (телефон, факс, модем, электронная почта).

Компьютер секретаря имеет доступ в Internet и подключен к локальной сети филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - .

В филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - работа секретаря по организации совещания означает подготовку необходимой для его проведения документации и своевременное обеспечение ею всех участников.

Секретарь совместно с руководителем уточняет дату, место и время проведения совещания, его повестку, состав участников и докладчиков.

В обязанности секретаря при организации совещания входит:

- оповещение участников;

- контроль за своевременной явкой участников совещания;

-выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия не пришедших сотрудников;

- вызов работников на совещание по требованию руководителя.

Начинается работа по подготовке совещания с принятия решения о необходимости его проведения, выносимых на него вопросов и предполагаемых участников, времени и месте проведения. Выбирается место для проведения совещания до составления приглашений, чтобы точно указать место заседания.

Затем разрабатывается повестка дня - первый документ, который составляют при подготовке совещания.

Следующий этап работы - оповещение участников и рассылка приглашений. Список участников - это второй документ, который подготавливается секретарем. Приглашаются на любые заседания только те, без кого нельзя обойтись.

Список составляется в определенной форме:

- фамилия, имя, отчество;

- организация, должность;

- дата приглашения;

- подтверждение получения приглашения;

- согласие принять участие (да/нет);

- тема выступления;

- прибытие на заседание.

За 4-6 дней до начала совещания секретарь вновь проверяет список участников, печатает доклад руководителя.

Регистрацию участников начинают за 30 минут до начала совещания, ее проводят, как правило, перед помещением. Обычно регистрация ведется по заранее заготовленным спискам. Форма оформления списка участников совещания филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - представлена в таблице 5.

За 5 минут до начала секретарь объявляет о том, что совещание начинается.

 

Таблица 5 - Форма оформления списка участников совещания филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) -

№

п/п

Фамилия, имя, отчество участника совещания

Должность

Участника совещания

Название учреждения участника совещания

Адрес, телефон (факс)

учреждения участника совещания

 

 

 

 

 

 

Совещание начинается точно в назначенное время. Ответственным этапом является документирование совещания. В филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) -  секретарь ведет протокол.

За 1-2 дня до начала совещания секретарь готовит для членов президиума папки с материалами совещания, необходимые канцелярские принадлежности, воду, стаканы.

В филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - секретарь принимает участие в совещании и в его обязанности входит:

- раздача материалов участникам совещания;

- подборка документов для руководителя;

- сообщение руководителю об опоздавших;

- сообщение об участниках совещания, которые просят слова;

- предупреждение о наступлении времени перерыва.

Помощь секретаря в организации   служебных   разговоров   по   телефону способствует рациональной работе руководителя.

Секретарь придерживается следующих правил ведения   служебного разговора:

1) быстро отвечает на вызов, так как долгое ожидание тягостно для абонента, а звуковой раздражитель (долго звучащий звонок) особенно вредно действует на нервную систему работника;

2) сняв трубку, называет учреждение и свою фамилию и просит собеседника называть себя и изложить свой вопрос;

3) если дело касается руководителя, секретарь либо сразу соединяет с ним абонента, либо, если руководитель отсутствует или занят срочной работой, просит собеседника позвонить в другое время, которое совершенно точно определено, при этом секретарь записывает, кто звонил, из какого учреждения и по какому делу;

4) в случае длительного отсутствия руководителя (отпуск, командировка и т.д.) секретарь сообщает фамилию и номер телефона замещающего его сотрудника;

5) если вопрос может быть решен другим сотрудником, секретарь отсылает собеседника к нему, называя его фамилию, должность и номер телефона.

Секретарь филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - пользуется электронным телефонным справочником Power Phone Book Enterprise Edition, с помощью которого секретарь может набрать нужный номер, запустить почтовую программу, ICQ и Интернет браузер. Таким образом, секретарь хранит всю необходимую информацию в одном месте и легко пользуется в нужный момент. Power Phones Book Enterprise содержит очень мощную и очень простую и удобную в использовании поисковую систему. Окно электронного телефонного справочника Power Phones Book Enterprise представлено на рисунке 7.

Определенная часть работы   по   подготовке   поездки   руководителя филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - ложится на секретаря. Он готовит и оформляет:

- приказ   о командировке;

- командировочное удостоверение;

- наводит справки о средствах транспорта, времени отправления и прибытия, информирует об этом работника;

- получив от руководителя указания о выборе транспорта и времени   поездки, приобретает билеты;

-обеспечивает заказ гостиницы в месте командировки.

 

 

Рисунок 7 - Окно электронного телефонного справочника Power Phones Book Enterprise

 

Примеры приказа о направление работника в командировку и командировочное удостоверение в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - представлены в приложении П и Р.

Особенно важное значение имеет помощь секретаря в подготовке командировки по существу:

- секретарь подбирает всю необходимую для командируемого информацию;

- готовит и подбирает все материалы и документы, необходимые руководителю в поездке: доклад или реферат;

- печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, и времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию программы секретарь оставляет у себя, чтобы знать местонахождение работника на случай необходимости что-либо срочно ему сообщить.

Во время отсутствия руководителя секретарь выполняет свою обычную работу, а также полученные от руководителя задания и поручения. Кроме того, он готовит для руководителя информацию по вопросам, которые не могут быть решены в отсутствие руководителя его заместителем или другими сотрудниками, делая соответствующие   записи   о   телефонных   разговорах,   сообщениях, заявлениях и т.д.

После возвращения руководителя из командировки секретарь:

- информирует руководителя о выполнении полученных от него заданий и о вопросах, возникших в его отсутствие;

- по указанию руководителя обрабатывает материалы   командировки   (перепечатывает,   размножает,   передает   в   соответствующие   структурные подразделения).

В ходе проведенного анализа в организации секретарской деятельности по бездокументному обслуживанию филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - были выявлены недостатки в использование устаревших технических средств управления, что негативно сказывается на темпе и качестве работы секретаря.

В связи с большим объемом копий документов не хватает копировальной техники на рабочем месте секретаря.

Неэффективное использование информационной системы Microsoft Outlook приводит к потере преимуществ в работе секретаря.

В филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - не распланирован рабочий день секретаря, что понижает эффективность их работы.

Невнимательность секретаря в организации приема посетителей, телефонном обслуживании приводит к потере деловых отношений с партнерами.        

 

 

 

3 Совершенствование организации секретарской деятельности в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества)

 

 

В результате анализа обязанностей секретаря по документному и бездокументному обслуживанию в филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - Оренбургского отделения были выявлены недостатки, которые определили основные направления совершенствования секретарской деятельности.

В ходе анализа обязанностей секретаря по документному обслуживанию в филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - Оренбургского отделения были выявлены следующие недостатки:

- при оформлении организационно-распорядительных документов секретарем в некоторых моментах не соблюдаются правила;

- процесс согласования внутренних нормативных и распорядительных документов осуществляется секретарем вручную, что приводит к потере времени.

Секретарю филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - Оренбургского отделения следует обратить внимание на п.2.2.3 Инструкции по делопроизводству в филиалах Сбербанка России, утвержденной Постановлением Правления Сбербанка России от 06 ноября 2002 г. Протокол № 282 § 5, где указано, что текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и призвана обосновать необходимость издания приказа [19].

В  констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий,   факты   или   события,   послужившие причиной издания приказа. Если основанием к изданию приказа является распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок. Если проект приказа подготавливается в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указываются дата, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.   

Констатирующая    часть    может    отсутствовать,    если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается заглавными буквами отдельной строкой. Затем с абзаца следует текст распорядительной части.

Формулировки распорядительной части приказа должны быть конкретными, четкими, ясными, не допускающими различных толкований, лингвистически правильными, соответствовать ранее изданным внутренним нормативным и распорядительным документам Оренбургского отделения открытого акционерного общества «Акционерный коммерческий Сберегательный банк РФ».

Секретарю следует обратить внимание на п.1 «Порядок формирования повестки и внесение документов для рассмотрения на заседаниях Совета» регламента заседания совета филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - Оренбургского отделения , утвержденным решением совета  России № 11 от 24 ноября 2005 года.

В вышеуказанном пункте указано, что повестка дня заседания Совета составляется организационно - административным сектором и согласуется начальником или руководством банка не позднее, чем за три дня до заседания Совета. Основанием для поручения руководства совета филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - Оренбургского отделения , совета, комитета по экономике, ставкам и лимитам, а также дополнительные предложения членов Совета и руководителей отделов и секторов отделения, руководителей дополнительных офисов отделения являются своевременно внесенные в организационно - административный сектор в виде проекта решения, согласованного со всеми заинтересованными структурными подразделениями отделения.

Секретарь, ответственный за подготовку вопроса, обязан не позднее, чем за три дня до заседания Совета передать в организационно - административный сектор проект решения и материалы к нему.

Проект решения должен быть в обязательном порядке согласован с заинтересованными структурными подразделениями отделения, завизирован ими и курирующим руководителем отделения в установленном порядке. При наличии разногласий в пояснительной записке указываются причины, по которым замечания заинтересованных подразделения не учтены [31].

Для значительной экономии времени, предлагается согласование внутренних нормативных и распорядительных документов секретарю осуществлять с использованием корпоративной электронной почты MS Exchange [42].

Этапы согласования внутреннего нормативного документа с использованием корпоративной электронной почты MS Exchange представлены на рисунке 8 [35].

 

 

 

 

Этапы согласования внутренних нормативных и распорядительных документов с использованием корпоративной электронной почты MS Exchange

1 Секретарь осуществляет предварительное согласование с заинтересованными структурными подразделениями проекта внутреннего документа

2 Секретарь направляет документ руководителю или заместителю руководителя подразделения, который при отсутствии замечаний, подписывает его своей ЭЦП и возвращает секретарю

3 Подписанный ЭЦП документ секретарь поочередно направляет по MS Exchange руководителям структурных подразделений, указанным в листе согласования

 

4 Руководитель согласующего структурного подразделения, при отсутствии замечаний подписывает документ своей ЭЦП и в срок не позднее 1 дня с даты получения возвращает его секретарю

5 Получив документ с ЭЦП руководителей всех согласующих структурных подразделений , секретарь направляет его по MS Exchange своему руководителю

6 Руководитель организует процесс проверки ЭЦП.В случае корректности всех ЭЦП секретарь распечатывает документ на бумажном носителе, в листе согласования указывает: «ЭЦП всех согласующих верны», проставляет свою подпись, Ф,И,О, должность , дату

10 Руководитель организует процесс хранения в электронном каталоге со всеми ЭЦП

7 Распечатанный документ на бумажном носителе секретарь направляет на подпись заместителям председателя, указанным в листе согласования, а также председателю, утверждающему документ.

9 Подписанный ЭЦП руководителя электронный вариант утвержденного документа секретарь передает в административный отдел, для его размещения в ИС «Базис»

8 Утвержденный председателем или коллегиальным органом документ на бумажном носителе секретарь передает в административный отдел для его регистрации, рассылки и хранения

 

 

 

 

 

Рисунок 8 - Этапы согласования внутренних нормативных и распорядительных документов с использованием корпоративной электронной почты MS Exchange

 

В результате анализа обязанностей секретаря по бездокументному обслуживанию в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - Оренбургского отделения были выявлены недостатки:

- неэффективное использование информационной системы Microsoft Outlook, что приводит к потере преимуществ в работе секретаря;

- для работы используются устаревшие технические средства управления, что негативно сказывается на темпе и качестве работы секретаря;

- ненормированное распределение рабочего времени;

- в связи с большим объемом копий документов не хватает копировальной техники на рабочем месте секретаря, что приводит к огромной потери времени;

- невнимательность секретаря в организации приема посетителей, телефонном обслуживание, что может привести к потери деловых отношений с партнерами.        

Microsoft Oulook принадлежит к числу наиболее используемых программ в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - Оренбургского отделения . Но многие пользователи даже не подозревают об огромных возможностях этой программы в плане сбережения и организации времени, которого всем всегда не хватает [32].

При использовании списка всех почтовых сообщений периодически возникает необходимость поиска конкретного сообщения. Любое средство поиска писем обязательно выведет тему письма в списке. Если тема написана понятно и однозначно, например «Отчет о прибыли за 1-й квартал», а также видно, что сообщение имеет вложение, значит это нужное сообщение. Но если нет темы письма или в теме написано только «Вопросы» или «Книга1,.xls» или «Срочно!» то от темы письма нет пользы поиска и придется открывать каждое сообщение, чтобы проанализировать содержание письма, чтобы обнаружить нужный файл. Чтобы избежать вышеуказанную ситуацию нужно всегда кратко, но точно указывать тему отправляемого письма.

Необходимо использовать средства быстрого поиска информации.

Папки поиска - это удобное средство фактически «мгновенной фильтрации» сообщений. По заданным пользователем условиям они позволяют заранее отфильтровать все нужные сообщения и разместить их «как бы в отдельных папках», при этом физически сами элементы не перемещаются и эти папки поиска могут быть перенастроены достаточно быстро и очень гибко. В них можно фильтровать письма, которые нужно группировать по определенным критериям, например, от определенных адресатов (например, от руководителя или от делопроизводителя) или с определенной темой сообщения (регулярные рассылки). Во многих случаях папки поиска значительно экономят время [38]. Окно с папками поиска Microsoft Oulook показано на рисунке 9.

 

 

Рисунок 9 - Окно поиска информации Microsoft Oulook

 

Необходимо использовать «быструю» фильтрацию сообщений.

Чтобы использовать это средство, нужно выбрать в меню «Вид->Панели инструментов->Настройка» и перенести мышкой команду «Фильтр» на нужную панель инструментов (например, рядом с командой «Найти»), как показано на рисунке 10.

 

 

Рисунок 10 – Окно отбора сообщений Microsoft Oulook

Потом эту команду можно быстро вызвать и отфильтровать сообщения по нужным условиям как показано на рисунке 11.

 

 

Рисунок 11 – Окно «быстрой» фильтрации сообщений Microsoft Oulook

 

Также необходимо использовать списки рассылки.

Создать список рассылки совершенно несложно - нужно перейти в папку «Контакты» и выбрать в меню пункт «Файл->Создать->Список рассылки», задать его имя и включить в список нужные адреса. Потом отослать письмо можно будет, набрав на клавиатуре имя списка рассылки в строке «Кому». Если в этом списке 10 сотрудников, то время на набор адреса экономится в 10 раз.

Для того, чтобы использовать возможность автоматически организовывать встречи, необходимо выполнить следующие действия:

1) зайти в папку календаря и нажать сверху в панели инструментов кнопку «Создать встречу» в левом верхнем углу, либо выбрать в календаре нужный день и двойным щелчком мыши на нужном времени создать пустую встречу;

2) обязательно вписать «Тему» собрания;

3) указать место проведения встречи;

4) проверить даты и время начала и окончания встречи и обязательно поставить галочку «Оповещение», чтобы система «Oulook» сигнализировала необходимость «все бросить и спешить на встречу» в нужное время;

5) в тему встречи рекомендуется вписывать более подробную информацию по встрече, вложить нужные файлы;

6) настоятельно рекомендуется повторять текстом время встречи - т.к. в зависимости от региональных настроек компьютера время может сдвинуться «плюс минус час». Все вышеперечисленные действия наглядно показаны на рисунке 12 в окне Microsoft Oulook «Встреча»;

 

Рисунок 12 – Окно Microsoft Oulook «встреча»

 

  • перейти на вкладку «Планирование» и в списке участников можно вписать фамилии людей, которых необходимо пригласить на эту встречу. Система «Outlook» самостоятельно проверит имена приглашенных и подставит почтовые адреса, как показано на рисунке 13;

 

 

Рисунок 13 - Окно Microsoft Oulook «Собрание»

  • каждый участник получит извещение о встрече по почте, сверху будут «волшебные кнопки» - «Принять, Под вопросом, Отложить, Предложить другое время». Сверху есть даже кнопка «Календарь», чтобы посмотреть - какие встречи уже назначены. Участник нажимает на кнопку «Принять» - и Вам как организатору автоматически приходит подтверждение («квитовка»), эта встреча автоматически ложится в папку «Календарь» участника и в нужное время система «Outlook» сама сигнализирует приглашенному команду «Пора на встречу!»;
  • у Вас, как у организатора, во время встречи появляется вкладка «Отслеживание», так Вы всегда можете проконтролировать, кто принял приглашение, а кто нет, как показано на рисунке 14;

 

Рисунок 14 - Окно Microsoft Oulook «Собрание»

 

  • если все участники регистрируют всю свою занятость в системе «Outllok», то нажав на кнопку «Автовыбор» система автоматически синхронизирует календари участников и предложит время, которое не занято. Система «Outlook» позволяет легко реализовать этот важнейший принцип планирования дня. Можно настроить список задач так, чтобы важные задачи выделялись красным и всегда находились в начале списка [40].

Для этого нужно перейти в «Список задач». Открыть меню настройки пользовательского представления (правой кнопкой мыши щелкните на заголовке списка задач, в контекстном меню выберите пункт «Изменить текущее представление»), затем нажать в появившемся окне кнопку «Автоформат» и появится окно «Автоматическое форматирование», как показано на рисунке 15.

 

 

Рисунок 15 - Окно Microsoft Oulook «Автоматическое форматирование»

 

Перед собой вы видите список правил, которые сообщают системе «Outlook» как раскрашивать поставленные задачи. Нажмите операцию «Добавить», в появившемся правиле «Без имени» впишите название, например : «ВАЖНОЕ», установите заметный шрифт: красный полужирный, размер шрифта побольше, нажмите «ОК». Снова оказавшись в окне автоматического форматирования, нажмите кнопку «Отбор». В появившемся окне «Отбор» выберите вкладку «Другие условия», установите параметр «Важность элементов - высокая». Нажмите «ОК» в этом окне, затем в окне «Автоматическое форматирование».

В меню «Настройка представления» нажмите кнопку «Сортировка». В появившемся окне «Сортировка» выбирается «Важность - по убыванию», а затем «Срок - по возрастанию». И снова «ОК».

Для использования отметки сообщений и настройки представления писем «К исполнению», открывается сообщение, нажимается сверху кнопку с «Флагом» - «К исполнению», как показано на рисунке 16.

 

 

Рисунок 16 – Использование отметки сообщений и настройка представления писем «К исполнению»

 

Далее установить пометку сообщения и срок, при необходимости цвет флажка и нажать «ОК» отметка установлена, что показано на рисунке 17.

 

 

Рисунок 17 – Окно Microsoft Oulook «Отметка к исполнению»

 

Необходимо использовать «Быстрый набор имени адресата».

Для начала выбираем в меню «Сервис/Параметры», потом вкладку «Настройки», нажимаем «Параметры почты», потом «Дополнительные параметры» и проверяем, установлена ли «галочка» в поле «Предлагать имена при заполнении полей Кому, Копия, СК, если не установлена,то параметр - нужно установить, нажимаем «ОК», как показано на рисунке 18.

 

 

Рисунок 18 – Настройка быстрого набора имени адресата в Microsoft Oulook

 

Для оправки сообщения нужно «щелкнуть» мышкой на поле «Кому» и просто начать набирать первые символы фамилии получателя. Система «Outlook» сама предложит вариант из списка тех, с кем Вы переписывались. Далее нажимаем «Enter», и подтверждаем получателя. Далее вводим тему, текст сообщения (если еще не ввели), нажимаем специальное сочетание клавиш Ctrl-Enter (эквивалентно нажатию кнопки «Отправить») и сообщение отправляется, как показано на рисунке 19.

 

 

Рисунок 19 – Окно Microsoft Oulook «Сообщение»

 

Хорошим помощников в организации рабочего дня секретаря может послужить блокнот-ежедневник. В нем можно расписать все планы не только по дням, но и по часам, и что очень удобно.

Планирование дел и мероприятий на неделю обычно происходит в пятницу после обеда. Если директор в командировке, то перед убытием в командировку. В том случае, если возникают изменения, делаются соответствующие пометки в записях. Необходимо проверять соответствие записей в ежедневнике секретаря и ежедневнике руководителя [33].

Для эффективной работы секретаря филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - Оренбургского отделения необходимо провести детальный анализ его рабочего дня. Для этого составляем фотографию рабочего дня, которая представлена в приложении С.

Фотография рабочего дня является важным средством изучения организации труда и производства, а также одним из методов установления нормативов времени подготовительно-заключительной работы, обслуживания рабочего места и отдыха. При проведении непосредственно фотографии рабочего дня в наблюдательном листе на протяжении всего рабочего дня непрерывно фиксируются все без исключения затраты рабочего времени [24].

На основании проведенной фотографии рабочего времени определяется баланс рабочего времени, который представлен в таблице 5.

 

Таблица 5 - Баланс рабочего времени

Наименование затрат     времени

Продолжительность, мин.

Индекс

Удельный вес   затрат рабочего рабочего времени     , %

Продолжительность рабочего   дня                        

Н

495 мин.

101,2

Оперативное время (время исполнения рабочих задач)    

ОП

410 мин .

83,8

Подготовительно-             заключительное время         (подготовка себя и рабочего места к работе; приведение   в порядок себя и рабочего   места после работы)      

 

ПЗ

17 мин.

3,5

 

 

Продолжение таблицы 5

Наименование затрат     времени

Продолжительность, мин.

Индекс

Удельный вес   затрат рабочего рабочего времени     , %

Время организационного       обслуживания рабочего места (сортировка бумаг, ведение   планинга, органайзера)      

ОО

26 мин.

5,3

Время нерегламентированного

отдыха и личных надобностей

ПР

42 мин.

8,6

Обеденный перерыв            

ОТ

60 мин.

 

Перекрываемое время (время, в течение которого выполняется сразу более одной операции)

ПВ

50 мин.

10,2

 

Рабочее время включает в себя такие виды затрат рабочего времени, как:

1) оперативное время (время исполнения рабочих задач) - ОП;

2) подготовительно-заключительное время (подготовка себя и рабочего места к работе; приведение в порядок себя и рабочего места после работы) - ПЗ;

3) время организационного обслуживания рабочего места (сортировка бумаг, ведение органайзера) - ОО.

Далее необходимо рассчитать продолжительность времени всего рабочего дня (Н) по формуле (1).

 

                                     ОП + ПЗ + ОО = Н (мин.)                          (1)

 

По формуле (1) определяем: Н = 410 + 17 + 26 = 453 мин.

Удельный вес затрат рабочего времени составил: 453 : 60 : 8,15 x 100% = 92,6%, т.е. можно сделать вывод, что рабочий день используется на 92,6%, а время, используемое на регламентированный отдых, личные нужды, составило 8,6% - это составляет 42 мин. Но также в фотографии рабочего дня существует такая категория затрат рабочего времени, как «перекрываемое время» (ПВ), - это время, в течение которого выполняется сразу более одной операции, в итоге выполнение одной операции может быть еще не закончено, а уже начинается выполнение другой операции, то есть это время выполнения двух или более операций одновременно, оно составило - 50 мин., или 10,2%. В это время вошли в основном такие виды работ, как: получение электронной почты, отправка или получение факса, работа на телефоне, работа на ксероксе, т.е. работа с оргтехникой. Удельный вес затрат рабочего времени, рекомендуемый для филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - Оренбургского отделения представлен на рисунке 20.

 

 

Рисунок 20 - Удельный вес затрат рабочего времени, рекомендуемый для филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - Оренбургского отделения

 

В целях повышения эффективности секретаря работы с документами и сокращения трудовых и временных затрат рекомендуется приобрести современную оргтехнику и лично в кабинет копировальную технику [40].

При выборе копировальной техники, прежде всего, необходимо обращать внимание на цену устройства. Вторым фактором в выборе копировальной техники является интенсивность эксплуатации.
Следующей, весьма важной характеристикой копировальной техники является ее многофункциональность.

Секретарю филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - Оренбургского отделения рекомендуется из оргтехники выбрать многофункциональное устройство (МФУ, копир-принтер-сканер).

В списке рекомендуемых фирм-производителей Canon, Sharp, Ricoh, Xerox необходимо упомянуть и фирму Hewlett-Packard (HP).Именно эта фирма, на сегодняшний день обладает оптимальным сочетанием «цены и качество», что позволяет эксплуатировать данное устройство и начинающим и опытным пользователям. Таким оптимальным устройством для секретаря будет может являться многофункциональное устройство фирмы HP Laser Jet M1120 MFP, стоимостью 8542.50 рублей. Тип этого оборудования – копир, принтер, сканер. Более подробное описание представлено в таблице 6.

 

Таблица 6 – Характеристика многофункционального устройства HP Laser Jet M1120 MFP

Характеристики

Описание

Производитель

hp

Модель

LserJet M1120 MFP

Описание

Ч/б принтер, ч/б копир, цветной планшетный сканер

Тип оборудования

МФУ (принтер/сканер/копир)

Технология печати

Лазерная монохромная

Процессор

Casaba B 230 МГц

Разрешение ч/б печати

600 x 600 dpi

ЖК-дисплей

Есть; 2 строки, 16 символов

Память      

32 Mб, не расширяется

Максимальная скорость монохромной печати

19 стр./мин.

Ресурс принтера

8000 страниц в месяц

Язык описания страниц

GDI

Поля

4 мм

Интерфейс

USB 2.0

Копир:

Скорость

14 стр./мин.

Число копий

99 копий

Сканер: Оптическое разрешение

1200 dpi

Область сканирования

216 x 297 мм

Потребление энергии

370 Вт

Поддержка

ОС    Windows 2000, Windows 2003 Server, Windows XP, Windows Vista, Mac OS 10.3 или более поздняя версия

Размеры (ширина х высота х глубина)

457 x 322 x 369 мм

Вес

8.6 кг

 

Изображение многофункционального устройства HP Laser Jet M1120 MFP представлено на рисунке 21.

 

Рисунок 21 – Многофункциональное устройство HP Laser Jet M1120 MFP

Оптимальным устройством для секретаря также может являться многофункциональное устройство Xerox Phaser 3100 MFP. Устройство позиционируется для установки в небольшом офисе. Скорость печати 3100 MFP - до 20 страниц в минуту. Из уникальных особенностей многофункционального устройства – USB - порт для подключения флеш-накопителей, встроенный ароматизатор, возможность распечатки.Но самое главное - это доступная цена Xerox Phaser 3100 MFP - от 5500 руб.

Технические характеристики Xerox Phaser 3100 MFP прдставлены в таблице 7.

 

Таблица 6 – Характеристика многофункционального устройства HP Laser Jet M1120 MFP

       Характеристики

Описание

Модель

Phaser 3100MFP/S

Стандартные функции

Печать/Копирование/Сканирование

Отличительные особенности

Наличие дополнительных функций (игра "Судоку", печать календаря, ID Card Copy);

Наличие дополнительных опций (ароматизаторы воздуха, Wi-Fi);

Наличие двух стандартных принт-картриджей на 3000 и 6000 отпечатков при 5% заполнении А4.

Скорость копирования А4, стр/мин

20

Принтер

Скорость печати

20 страниц в минуту (А4)

Время выхода первой страницы

менее 13 секунд

Mощный процессор

100 МГц

Объем памяти устройства

32МБ

Язык описания страниц

GDI

Интерфейс

USB 2.0

 

Продолжение таблицы 6

Копир

Скорость копирования

20 страниц в минуту (A4)

Время выхода первой страницы

менее 8,5 секунд

 

Разрешение копирования

600х600 точек на дюйм

Однократное сканирование

множественное копирование до 99 копий

Сканер

Разрешение сканирования

 

до 4800х4800 dpi в улучшенном режиме

 

Таким образом, при внедрении рекомендаций по совершенствованию организации секретарской деятельности в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) -  , работа секретаря будет выполняться с учетом действующих норм и правил; будут сокращены временные затраты на работу, регламентирована секретарская деятельность.

 

 

Заключение

 

 

В дипломной работе в качестве объекта исследования выступил филиал Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - .

Цель дипломной работы - изучение современной технологии ведения секретарской деятельности в коммерческих банках и ее совершенствование.

В соответствии с поставленной целью, задачами дипломной работы являлись:

1) изучить теоретические аспекты организации секретарской деятельности в коммерческих банках;

2) провести анализ организации секретарской деятельности в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - ;

3) дать рекомендации по совершенствованию организации секретарской деятельности в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - .

В работе рассмотрены теоретические аспекты организации секретарской деятельности в коммерческих банках. Были даны общие понятия, раскрыты теоретические термины, приведены правовые основы работы секретарской деятельности в коммерческих банках. Определена организация секретарской деятельности. Рассмотрена банковская структура, дана характеристика ее компонентов. Рассмотрена законодательная и нормативно-методическая база, регламентирующая организацию секретарской деятельности в коммерческих банках.

Эффективность организации секретарской деятельности зависит от многих факторов, среди которых следует отметить, прежде всего, размер предприятия, объем управленческих работ каждого вида, стиль и методы руководства и т.д.

Основной задачей секретарской службы является документационное и организационное обеспечение деятельности органи­зации и ее руководства.

Секретарь - это профессия, которая включает в себя множество функций: административные функции, организационные функции, делопроизводственные функции, аналитические функции, технические функции.

Рассмотренные законы, нормативные правовые акты и методические документы определяют юридические основы организации секретарской деятельности в коммерческих банках.

В дипломной работе в качестве объекта исследования выступил филиал Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - .

В дипломной работе был проведен подробный анализ организации секретарской деятельности в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - , была изучена организация секретарской деятельности по документному обслуживанию, были рассмотрены организационно - распорядительные, информационно - справочные документы, что позволило сформулировать определенные выводы и выявить ряд недостатков.

Существуют ошибки при оформлении организационно-распорядительных документов, например, отсутствие констатирующей части при оформление приказа.

Также существуют ошибки в порядке формирование повестки дня, на основании которой составляется протокол.

Процесс согласования внутренних нормативных и распорядительных документов осуществляется секретарем вручную, что приводит к потери времени.

Для устранения недостатков секретарю было рекомендовано обратить внимание на инструкцию по делопроизводству в филиалах Сбербанка России, утвержденной Постановлением Правления Сбербанка России от 06 ноября 2002 г. Протокол № 282 § 5 и регламент заседания совета филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - , утвержденным решением совета от 24 ноября 2005 года.

Для значительной экономии времени секретарю было рекомендовано согласование внутренних нормативных и распорядительных документов секретарю осуществлять с использованием корпоративной электронной почты MS Exchange. Были приведены некоторые базовые приемы в работе с системой Microsoft Outlook.

В соответствии с выявленными недостатками, были разработаны рекомендации совершенствования организации секретарской деятельности в ском отделении открытого акционерного общества «Акционерный коммерческий Сберегательный банк РФ».

В дипломной работе был проведен подробный анализ организации секретарской деятельности в филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - по бездокументному обслуживанию. были рассмотрены технические функции, выполняемые секретарем, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование работы.

В ходе проведенного анализа в организации секретарской деятельности по бездокументному обслуживанию филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - были выявлены недостатки в использование устаревших технических средств управления, что негативно сказывается на темпе и качестве работы секретаря.

В связи с большим объемом копий документов не хватает копировальной техники на рабочем месте секретаря.

Неэффективное использование информационной системы Microsoft Outlook приводит к потере преимуществ в работе секретаря.

В филиале Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества) - не распланирован рабочий день секретаря, что понижает эффективность их работы.

А также невнимательность секретаря в организации приема посетителей, телефонном обслуживании приводит к потери деловых отношений с партнерами.

Для эффективной работы секретаря открытого акционерного общества «Акционерный коммерческий Сберегательный банк РФ» был проведен детальный анализ его рабочего дня, определен баланс рабочего времени, рассчитан удельный вес затрат рабочего времени.

Таким образом, выполнены основные задачи дипломной работы и достигнута поставленная цель.

 

 

Список использованных источников

 

 

1 Российская Федерация. Конституция (2008). Конституция Российской Федерации: офиц. текст. - М.: Маркетинг, 2009. - 39 с. - ISBN 5-94462-025-0.

2 Российская Федерация. Законы. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях : федер. закон от 30 декабря 2001 г. №195-ФЗ: [принят Гос. Думой 20 декабря 2001 г.: одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г.: по сост. на 20 июня 2009 г.]. // СЗ РФ. - 2009. - № 9. - Ст.1115.

3 Российская Федерация. Законы. Трудовой кодекс Российской Федерации: федер. закон от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ : [принят Гос. Думой 21 декабря 2001 г. : одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г. : по сост. на 29 декабря 2010 г.] // СЗ РФ. - 2011. - № 1. - Ст. 49.

4 Российская Федерация. Законы. Уголовный кодекс Российской Федерации: федер. закон от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ : [принят Гос.Думой 24 мая 1996 г. : одобрен Советом Федерации 5 июня 1996 г. : по сост. на 6 апреля 2011 г.] // СЗ РФ. - 2011. - № 15. - Ст. 2039.

  • Российская Федерация. Законы. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть 3): федер. закон от 26 ноября 2001 г. № 146-ФЗ : [принят Гос. Думой 1 ноября 2001 г. : одобрен Советом Федерации 14 ноября 2001 г. : по сост. на 6 апреля 2011 г.] // СЗ РФ. - 2011. - № 15. - Ст. 2038.

6 Российская Федерация. Законы. О банках и банковской деятельности Российской Федерации: федер. закон от 2 декабря 1990 г. № 395-1: [по сост. на 15 февраля 2010 г.] // СЗ РФ. - 2011. - № 6. - Ст. 492.

7 Российская Федерация. Законы. Об акционерных обществах: федер. закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ: [принят Гос. Думой 24 ноября 1995 г. : одобрен Советом Федерации 30 ноября 1995 г. : по сост. на 27 декабря 2009 г.] // СЗ РФ. - 2011. - №1. - Ст. 1.

8 Российская Федерация. Законы. О Центральном банке Российской Федерации (Банке России): федер. закон от 10.07.2002 № 86-ФЗ : [принят Гос. Думой 27 июня 2002 г. : одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г. : по сост. на 29 декабря 2010 г.] // СЗ РФ. - 2011. - № 28. - Ст. 2790.

  • Российская Федерация. Законы. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федер. закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ: [принят Гос. Думой 8 июля 2006 г. : одобрен Советом Федерации 24 июля 2006 г. : по сост. на 6 апреля 2011 г.] // СЗ РФ. - 2011. - № 15. - Ст. 2038.
  • Российская Федерация. Законы. О государственном языке Российской Федерации: федер. закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ: [принят Гос. Думой 20 мая 2005 г.: одобрен Советом Федерации 25 мая 2005 г.] // СЗ РФ. - 2005. - № 23. - Ст . 2199.
  • Российская Федерация. Законы. О коммерческой тайне: федер. закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ: [принят Гос. Думой 9 июля 2004 г.: одобрен Советом Федерации 15 июля 2004 г. : по сост. на 24 июля 2007 г.] // СЗ РФ. - 2007. - № 31. - Ст. 4011.
  • Российская Федерация. Законы. Об электронной цифровой подписи: федер. закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ: [принят Гос. Думой 13 декабря 2001 г.: одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г. : по сост. на 8 ноября 2007 г.] // СЗ РФ. - 2007. - № 46. - Ст. 5554.
  • Российская Федерация. Правительство. Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: Постановление Правительства Рос. Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 // СЗ РФ. - 2009. - № 25. - Ст. 3060.
  • Российская Федерация. Правительство. О Федеральном архивном агентстве : Постановление Правительства Рос. Федерации от 17 июня 2004 г. № 477 : [по сост. на 24 марта 2011 г.] // СЗ РФ. - 2011. - № 74. - Ст. 1935.
  • ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Введ. 2003-07-01. - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 16 с.
  • ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 1999-01-01.: Изд-во стандартов, 1999. - 16 с.

17 Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93: утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299 [с изм. на 08 июня 2009г.]. - М.: «Книга сервис», 2007. - 200 с.

18 Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти: утверждены Постановлением Минтруда России от 26 марта 2002 г. №23 // Журнал «Социальный мир». - 2002. - № 2. - С.28-52.

19 Инструкция по делопроизводству в отделениях Сбербанка России: утв. Постановлением Правления Сбербанка России от 06 ноября 2002 г. - Москва, 2002. - 52 с.

20 Положение о филиале акционерного коммерческого сберегательного банка Российской Федерации (Сбербанк России) открытого акционерного общества - ском банке: утв. Постановлением Правления Сбербанка России от 6 июля 1998. -  № 178 . - Москва , 2007 - 8 с.  

21 Правила внутреннего трудового распорядка ского отделения Сбербанка России ОАО: утв. управляющим ским отделением от 23 апреля 2009 г. № 163-ОГ. - , 2009.- 14 с.

22 Должностная инструкция секретаря руководителя организационно - административного сектора административного отдела филиале акционерного коммерческого сберегательного банка Российской Федерации (Сбербанк России) открытого акционерного общества – ском банке : утв. начальником организационно - административного сектора административного отдела. – , 2011. - 2с.

23 Бардаев, Э. А. Документоведение: учеб. для вузов / Э. А. Бардаев, В. Б. Кравченко . - М. : Академия, 2008. - 302 с. ISBN 978-5-7695-4706-5.

24 Веснин В.Р. Основы менеджмента: учеб. пособие для студентов вузов / В.Р. Веснин. - М.: «Элит-2000», 2001. - 33с. ISBN 1690-854-55.

25 Воржева Н.В. Организация секретарского обслуживания: электронный гиперссылочный учебник/ Н.В. Воржева // Факультет дистанционных образовательных технологий ского гос. ун-та. - Электрон. дан. - Режим доступа в сети ОГУ: http://cde.osu.ru/curses 12/index/html

26 Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; под ред. Т.В.Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 360 с. - ISBN 5-16-000866-7.

27 Иванова Н.П. Планирование рабочего дня руководителя / Н.П. Ивановой // Секретарь. - 2005. - № 68. - Электрон. дан. - Режим доступа:http://www.sekretary.net/new/index.php?option=com_content&view=article&id=79:planruk&catid=11:notebook&Itemid=8

28 Илюшенко, М.П. Перечень документов со сроками хранения, его значение в документировании управленческой деятельности и методическом обеспечении делопроизводства / М.П Илюшенко // Делопроизводство. - 2004. -№ 4. - С. 30.

29 Ильюхина Е.Н. Организация контроля исполнения документов / Е.Н. Ильюхина // Делопроизводство. - 2008. - № 3. - С. 33 – 42.

30 Каменева, Е.М. Бланк документа / Е.М. Каменева // Секретарь-референт. - 2007. - № 12. - С. 17 - 25.

31 Козлов, В.П. Перспективы развития нормативной базы делопроизводства и архивного дела в РФ /В.П. Козлов // Секретарское дело. - 2006. – № 4. - С. 37-39. - ISBN 1813-94-93.

32 Кузнецов, С.Л. Новое в законодательстве по автоматизации делопроизводства в 2006 году / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2007. - № 1. - С. 46-49.

33 Ляпина М.А. Организация работы секретаря руководителя / М.А. Ляпина // Делопроизводство. - 2010. - № 3 - С. 20 – 28.

34 Малофеев, С. С. Применение электронной цифровой подписи в электронном документообороте / С.Малофеев // Делопроизводство. - 2009. - № 2. - С. 24-28.

35 Подолина, О. Согласование и совместная подготовка документа в системе электронного документооборота / О. Подолина // Делопроизводство. - 2009. - № 1. - С. 67-68.

36 Подолина, О. Согласование документов в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - № 12. - С. 26-28.

37 Рогожин, М.Ю. Делопроизводство. Курс лекций: учебное пособие / М.Ю. Рогожин. - М.: Издательство «Проспект, 2008. - 240 с. - ISBN 978-5-482-01785-2.

39    Скриптунова Е.А. Организуем прием посетителей / Е.А. Скриптунова, К.Б. Зельцерман // Секретарь-референт. - 2006. - № 4(40). - С. 17-22.

40 Стрельцова, Л.А. Методы совершенствования   ДОУ: сокращение сроков прохождения документов / Л.А. Стрельцова // Секретарь-референт. - 2008. - № 4. - С. 17-24 - ISBN 1813-94-93.

41 Стенюков, М. В.  Документоведение и делопроизводство : конспект лекций / М. В. Стенюков . - М. : А-Приор, 2007. - 174 с. - ISBN 978-5-384-00052-5.

42 Филенко, Е.Н. Проблемы использования электронно-цифровой подписи / Е.Н. Филенко // Делопроизводство. - 2007. - № 4. - С. 35-40.

43    Храмцовская Н.А. Проблемы долговременного хранения документов, подписанных электронно-цифровой подписью или ее аналогами / Н.А. Храмцовская //   Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2005. - № 7. - С. 8 - 11

44 Чуковенков, А.Ю. Новое в нормативной базе делопроизводства. Итоги 2009 года / А.Ю. Чуковенков // Секретарь-референт. - 2010. - № 1. - С. 17-24 - ISBN 1813-94-93.

45 Янковая, В.Ф. Организация службы документационного обеспечения управления / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. - 2005. - № 1. - С. 5-8. - ISBN 1813-94-93.

46 Янковая, В.Ф. Контроль исполнения документов / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт.- 2007. - № 11. - С 17-22.

 

Скачать: gotovo.rar

Категория: Дипломные работы / Государственное и муниципальное управление

А также:
Уважаемый посетитель, Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь.
Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо войти на сайт под своим именем.
 

Привет студент

Copyright © 2012-2023 PRIVETSTUDENT.COM
Образовательный сайт
Правообладателям
Наверх