Разработка регламента выполнения процесса: "Предоставление рекламных услуг"

0

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ ЧАСТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МОСКОВСКИЙ ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ «УНИВЕРСИТЕТ СИНЕРГИЯ»

 

Факультет электронного обучения

 

 

 

 

Курсовая работа

по дисциплине

«Методы и средства проектирования информационных

систем и технологий»

на тему

Разработка регламента выполнения процесса:

"Предоставление рекламных услуг"

 

 

 

 

 

Работу выполнил (а) студент (ка)

группы

ОБИ-1609ВРК

Направление подготовки:

ИСиТ

Профиль:

Информационные системы и технологии

Пешков Владимир Николаевич

 

Научный руководитель:

Алехина Гелена Васильевна

 

 

ВОРКУТА

2019

СОдЕРЖАНИЕ 


ВВЕДЕНИЕ

3

1. ПОСТРОЕНИЕ БИЗНЕС – ПРОЦЕССОВ «КАК ЕСТЬ»

5

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи

5

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

11

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

15

2. ПОСТРОЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

23

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

23

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

25

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

27

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

29

 


 ВВЕДЕНИЕ

 

С переходом на рыночную экономику, реклама постепенно снова становится двигателем торговли, каковым она и должна быть. Теперь же владелец крупного магазина или небольшого ларька, скорее всего, не будет просто ждать увеличения числа покупателей. Он выставит яркие, привлекающие внимание ценники, ярко оформит витрины, вывесит бросающиеся в глаза рекламные объявления с бойкими, остроумными сведениями о товарах. Иначе говоря, владелец торгового предприятия будет обеспечивать себе известность, т. е. рекламу, без которой он не сможет добиться увеличения торгового оборота. Как правило, в реализации рекламного процесса принимают участие следующие субъекты: рекламодатель, рекламное агентство.

Актуальность выбранной темы заключена в том, что лишь немногие коммерческие предприятия могут сегодня успешно вести дела без рекламы в том или ином виде. В крупных фирмах, где есть штатные специалисты и обеспечена поддержка рекламного агентства, разные функции легко распределить среди подходящих для их выполнения работников. Многие общенациональные рекламодатели ежегодно тратят миллионы долларов и охотно рискуют огромными суммами ради выведения на рынок новых марочных товаров или услуг.

В настоящее время моделирование и анализ систем для рекламных агентств является актуальной задачей, так как способствует улучшению качества обслуживания клиентов и, как следствие, повышение уровня продаж и способствует росту оборота компаний.

Целью данной работы является совершенствование регламента бизнес-процесса рекламного агентства.

Задачи:

- изучение специфики предприятия, декомпозиция бизнес-процессов;

- выбор инструмента моделирования бизнес-процессов;

- определение недостатков существующей технологии;

- определение напраавлений соввершентвования бизнес-процессов;

- моделирование бизнес-процессов «как должно быть».

Объектом исследования является ООО "Рекламно-Производственное объединение "Три-А".

Предмет исследования – основной бизнес - процесс предоставления рекламных услуг.


  ПОСТРОЕНИЕ БИЗНЕС – ПРОЦЕССОВ «КАК ЕСТЬ»

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи

 

Вначале работы, необходимо изучить выбранную предметную область. В этой работе будет рассматриваться деятельность ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А».

Построение модели какой-либо системы начинается с определения контекста моделирования, который включает в себя субъект моделирования, цель моделирования и точку зрения на модель.

В данной работе субъектом будет выступать процессы, происходящие внутри организации. Цель моделирования - воспроизвести бизнес-процессы, происходящие на предприятии и разработать рекомендации по их совершенствованию.

Жизнь любой организации начинается с определения ее предназначения или того, чем она должна стать для заказчиков ее услуг в регионе, в пределах которого она действует, и для общества в целом в ближайшие 10-15 лет. Основная общая цель организации - четко сформулированная причина ее существования - обозначается как миссия.

Миссия организации по оказанию рекламных услуг: изготовление качественной недорогой рекламы для малого и среднего бизнеса.

Глобальная цель организации: получение прибыли и удовлетворение потребителей предоставляемыми услугами.

Стратегия - быть лидером на рынке оказания рекламных услуг для малого и среднего бизнеса.

Для достижения выбранной стратегии используется:

  1. ассортимент - компания предлагает заказчикам широкий спектр решений на основе пожеланий клиента;
  2. дополнительные услуги – доставка и установка территории заказчика, «подгонка»;
  3. качество продукции - материалы для изготовления, прочные, светостойкий. долговечный и прошли необходимую сертификацию;
  4. персонал - качество изготовления на высоком уровне, так как плиграфисты и разработчики имеют высшую квалификацию;
  5. сервис - гибкая система скидок.

Ценности предприятия - качество, ответственность, новаторство, взаимодействие.

ООО "Рекламно-Производственное объединение "Три-А" предоставляет широкий спектр услуг на рынке рекламы. Компания успешно работает с 2001 года. Основными направлениями работы компании являются [15]:

- Разработка рекламных материалов;

- Разработка рекламных роликов;

- Разработка и производство рекламных буклетов;

- Производство баннеров;

- Адресная рассылка;

- Адресная доставка;

- Безадресная рассылка;

- Безадресная доставка.

- Доставка рекламной продукции по почтовым ящикам;

Безадресное и адресное распространение рекламной продукции (флаеров, газет, листовок, каталогов и т.д.) по почтовым ящикам является одним из самых эффективных и малобюджетных продвижений товаров и услуг.

Проведение безадресных рассылок позволяет получать ряд преимуществ перед конкурирующими организациями, связанных с:

-  возможностью получения полного контакта с потенциальными потребителями услуг рекламного агентства;

- возможностью размещения большого объема информации на носителях;

- продолжительностью воздействия рекламных сообщений на целевую аудиторию;

- возможностью использования территориального фактора;

- возможностью осуществления контроля объемов тиража и качества безадресной доставки рекламной продукции по почтовым ящикам (совместные проверки)

- внутренний контроль распространения рекламы нашей компанией

рекомендации наших клиентов;

- адресная доставка рекламной продукции по почтовым ящикам;

- адресная доставка (директ маркетинг) - доставка письма, рекламного носителя, газеты, каталога конкретному адресату и относится к прямому маркетингу. Позволяет осуществить прямое рекламное воздействие на определенную целевую аудиторию, в основе которого лежит индивидуальный подход к каждому получателю сообщения.

- реклама в коттеджных городках;

- все виды полиграфических услуг. Полиграфия - это неотъемлемым рекламно-информативный инструмент продвижения и развития бизнеса. Оригинальная визитка, информативный флаер или каталог с вашей продукцией - это то, что выгодно выделит предложение среди конкурентов. ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» предоставляет услуги по печати визиток, листовок, флаеров, каталогов, газет, постеров, наклеек и т.д.

- наружная реклама;

- дизайн/фирменный стиль/брендинг;

- реклама на транспорте;

- реклама в метро [15].

Рекламное агентство ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» — это многопрофильное предприятие, которое решает многоплановые задачи в рамках рекламного обслуживания: проводит исследование проблем, обусловливающих стратегию, тактику и концепцию рекламных кампаний, осуществляет их обоснование, детализацию и финансовый расчет, разрабатывает рекламную идею, создает рекламную продукцию, размещает ее в средствах распространения рекламы, контролирует эффективность рекламы.

Структура рекламного агентства полностью отражает цели работы агентства и объем предоставляемых им услуг. Многообразие агентств предопределяет и такое же разнообразие организационных структур каждого агентства. Однако несмотря на различия, существуют и единые общие методологические подходы к организации работы любого рекламного агентства. В крупных агентствах сильнее ощущается необходимость объединить различных специалистов в отделы и более четко разграничить сферы ответственности. Традиционно основу такого рекламного агентства составляют четыре подразделения: Организационная структура ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» приведена на рис.1 [15].

1 - Организационная ООО «Рекламно-Производственное «Три-А»

 

Как показано на рис.1, в структуру ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» входят 4 подразделения, находящихся в подчинении генерального директора.

Рассмотрим основные функции подразделений рекламного агентства.

Подразделение корпоративного управления дает акционерам возможность эффектного контроля и мониторинга деятельности менеджмента и тем самым способствовать увеличению капитализации компании. Этот контроль подразумевает как внутренние процедуры управления, так и внешние правовые и регулирующие механизмы. Акционеры хотят четко знать, какую именно ответственность перед ними несут высшие должностные лица компании за достигнутые результаты. Инвесторы хотят понимать, будет ли у них реальная возможность влиять на принятие важных решений.

Отдел стратегического управления фиксирует, что организация должна делать в настоящем, чтобы достичь поставленных целей в будущем, исходя при этом из того, что окружение будет изменяться, и условия жизни организации будут изменяться тоже. Т.о. если внутрифирменное управление ориентировано на создание оптимальных управленческих условий (моделей), обеспечивающих реализацию запланированных целей, то стратегическое управление ориентировано на создание соответствующих условий конкурентоспособности и развития фирмы в зависимости от изменений внешней рыночной среды.

Задачи подразделения:

- определение назначения и главных целей бизнеса фирмы;

- анализ внешней среды фирмы;

- анализ ее внутренней обстановки;

- выбор и разработка стратегии фирмы;

- анализ портфеля диверсифицированной фирмы, проектирование ее организационной структуры;

- выбор степени интеграции и систем управления;

- управление комплексом «стратегия - структура – контроль»;

- определение нормативов поведения и политик фирмы в отдельных сферах ее деятельности;

- обеспечение обратной связи результатов и стратегии компании;

- совершенствование стратегии, структуры, управления.

-определение наиболее перспективных направлений развития организации.

Создание эффективной системы управления предприятием основано на решении ряда задач:

Подразделение управления предприятием выполняет следующие функции:

- создание и обеспечение деятельности предприятия в виде согласованной и непротиворечивой бизнес-системы;

- проектирование организационной структуры и создание системы реализации целей;

- повышение эффективности бизнес-процессов по ключевым направлениям деятельности, в соответствии с ключевыми факторами успеха;

- обеспечение информационной поддержки бизнес-процессов, т.е. создание корпоративной информационно-управляющей системы.

Основные процесы.К основным процессам следует относить процессы, добавляющие ценность продукции для потребителя: закупки, хранение, разработка и др., связанные с оказанием услуг. Далее рассмотрим подробно основных бизнесс проесы Рекламно-Производственного объединения.

Организационно-экономические параметры ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» за 2016г.  приведены в таблице 1 [15].

Таблица 1.

Организационно-экономические ООО «Рекламно-Производственное «-А» за 2017г.

\п

Наименование ()

1

прибыль, тыс.руб.

15326

2

Количество , чел.

9

3

Количество

2

4

клиентов – заказчиков продукции

236

5

наименований

52

6

заработной , тыс. руб.

5260

  

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

 

В настоящее время на рынке программного обеспечения есть большое количество продуктов, предназначенных для моделирования деятельности предприятия, в основу каждого из них заложена определенная методология.

В целом выделяют два подхода к моделированию.

Структурно-алгоритмический – основными строительными блоками модели при использовании данного подхода являются функции (процедуры). Модель представляет собой выстроенную последовательность функций, при этом имеется возможность их декомпозиции на составные части; на вход каждой функции поступают некоторые данные, на выходе имеются определенные результаты ее выполнения, показывается ресурсное окружение функции – люди, информационные системы, регламенты [13].

К этому блоку относится методология IDEF; инструментом, реализующим данную методологию, является BPWin.

Объектно-ориентированный подход предполагает использование объектов – сущностей, обладающих идентичностью, состоянием и поведением. Модель в данном случае представляет собой всестороннее описание объекта исследования – кроме описания собственно бизнес-процесса, в ней содержится описание: организационной структуры предприятия, структуры информационных систем, операционных и регламентирующих документов. При моделировании в соответствии с объектно-ориентированным подходом создается единая база данных объектов модели, благодаря этому появляется возможность отслеживания взаимосвязей между объектами и безубыточности построенной модели.

Методологии, поддерживающие объектно-ориентированный принцип: методология Aris (группа продуктов IDS Sheer «Aris») и методология UML (продукт Rational Rose). Методология UML в основном ориентирована на разработку программного обеспечения, Aris используется для описания бизнес-процессов предприятия [7].

Aris в том числе предоставляет возможность оценки процессов по заданным параметрам, например с точки зрения времени и стоимости их выполнения.

При моделировании деятельности организации в случае обоснования необходимости возможна интеграция нескольких систем, в этом случае в их состав должны входить соответствующие механизмы экспорта/импорта.

В России для моделирования и анализа бизнес-процессов достаточно широко используются следующие средства моделирования: Rational Rose, Oracle Designer, AllFusion Process Modeler (BPWin) и AllFusion ERwin Data Modeler (ERWin), ARIS, Power Designer [2]. За рубежом, помимо упомянутых, активно используются такие средства, как System Architect, Ithink Analyst, ReThink и др.Для качественного обоснования производственной необходимости выбираемой конфигурации средств моделирования необходимо:

1) четко сформулировать все «производственные» постановки задач по моделированию;

2) определить под каждую постановку задачи необходимый функционал по моделированию, который должен поддерживаться инструментальной средой моделирования;

3) сопоставить функционал по моделированию возможных к использованию инструментальных средств (модулей инструментальных средств) [2].

Согласно поставленным задачам в рамках данной работы проводится анализ информационных потоков на примере рекламного агентства без проведения проектирования хранилищ данных, также определяются «узкие места» существующей технологии, определяются пути совершенствования бизнес-процессов.

Методология DFD предполагает анализ и проектирование хранилищ данных, IDEF3 служит для анализа участков работы основного бизнес-процесса, поведения системы в различных ситуациях. Методология UML применяется при непосредственном проектировании информационных систем. Для реализации поставленных в данной работе задач подходят методологии ARIS и IDEF0 [4].

В качестве инструмента моделирования выберем нотацию IDEF0 и программное средство моделирования  - CA ERWin Process Modeller.

Описание IDEF0 модели построено в виде иерархической пирамиды, в вершине которой представляется самое общее описание системы, а основание представляет собой множество более детальных описаний.

Нотация IDEF0 построена на следующих принципах [11]:

1) Возможность графического описания моделируемых процессов. Процессы и информационные потоки изображаются в форме блоков и дуг. Операции или функции отображаются в виде Блоков, а взаимодействие между входами/выходами операций, входящими в Блок или выходящими из него – в форме дуг.

2) Лаконичность. Графический язык позволяет большой объем информации о бизнес-процессах изобразить на одной диаграмме. 

3) Нотация IDEF0 имеет единые подходы к стандартам, что позволяет избегать двойных толкований графического изображения. Основными стандартами являются [5]:

– наличие от 3 до 6 функциональных блоков;

– информация не должна выходить за рамки контекста;

– диаграммы должны обладать связанностью интерфейса, когда номера блоков, дуги и ICOM коды имеют единую структуру;

–имена функций блоков и наименования дуг должны быть уникальными;

– четкость определения ролей данных и разделения входов и управляющих воздействий;

– лаконичность замечаний для Дуг и имен функций;

– каждому функциональному блоку необходимо сопоставление как минимум одной управляющей дуги;

Построение модели всегда производится с определенной целью и с позиций определенной точки зрения.

В процессе моделирования очень важным является требование четкости определения направления разработки модели – ее контекста, точки зрения и цели.

С помощью контекста модели очерчиваются границы моделируемой системы и описываются ее взаимосвязи с внешней средой.

С помощью точки зрения определяется позиция автора, т.е. объект рассмотрения и угол зрения. Для каждой точки зрения необходимо строить отдельную модель.

Цель отражает причину создания модели и определяет ее назначение. При этом, все взаимодействия в модели рассматриваются именно с точки зрения достижения поставленной цели.

В рамках методологии IDEF0 модель системы включает в себя серию взаимосвязанных диаграмм, разделяющих сложную систему на составные части. Диаграммы более высокого уровня (А-0, А0) – являются наиболее общим описанием системы, представленным в виде отдельных блоков. Декомпозиция этих блоков позволяет достигать требуемого уровня детализации описания системы [12].

Разработка IDEF0-диаграмм начинается с построения самого верхнего уровня иерархии (А-0) – одного блока и интерфейсных дуг, описывающих внешние связи рассматриваемой системы. Имя функции, записываемое в Блоке 0, является целевой функцией системы с принятой точки зрения и цели построения модели.

При дальнейшем моделировании блок 0 декомпозируется на диаграмме А0, где целевая функция уточняется с помощью нескольких блоков, взаимодействие между которыми описывается с помощью дуг. В свою очередь, функциональные блоки на диаграмме А0 могут быть также декомпозированы для более детального представления.

В результате, имена функциональных блоков и интерфейсные дуги, описывающие взаимодействие всех блоков, представленных на диаграммах, образуют иерархическую взаимосогласованную модель [6].

 

 1.3 Моделирование бизнес-процессов «как есть»

 

Создадим модель деятельности организации А-0 и проведем анализ взаимодействия отделов основных процессов рекламного агентства в методологии IDEF0. Контекстная диаграмма приведена на рис.2.

 

Рисунок 2 - диаграмма

 

Как показано на рисунке 2, входящими информационными потоками деятельности рекламного агентства являются:

- заказы клиентов на оказание услуг или приобретение продукции рекламного агентства;

- средства заказчиков;

- материалы для изготовления баннеров и др. рекламы.

- информация о состоянии внешних и внутренних факторах.

Результатной данной деятельности является:

- реализованные проекты

- выполненные заказы

- деловое кредо рекламного агентства

- контракты с поставщиками

- отчеты для внешних пользователей.

ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» руководствуется следующими стандартами:

- Законодательная база РФ;

- нормативно – правовая документация;

- должностные инструкции.

Диаграмма декомпозиции нулевого уровня представлена на рис.3.

Как показано на рисунке 3, подпроцессами деятельности рекламного агентства  являются:

- корпоративное управление;

- стратегическое управление;

- управление развитием предприятия;

- основные бизнес – процессы.

Диаграмма декомпозиции процесса «Корпоративное управление» приведена на рисунке 4, процесса «Стратегическое управление» - на рисунке 5, процесса «Управление развитием предприятия» - на рисунке 6.

 

3 - Диаграмма нулевого

 

Рисунок 4 - Диаграмма декомпозиции процесса «Корпоративное управление»

Рисунок 5 - Диаграмма декомпозиции процесса «Стратегическое управление»

 

Как показано на рисунке 4, диаграмма декомпозиции процесса корпоративного управления содержит следующие подпроцессы:

- собрание акционеров;

- совет директоров;

- генеральный директор;

- исполнительная администрация.

Как показано на рисунке 5, диаграмма декомпозиции процесса стратегическое управление содержит следующие подпроцессы:

- разработать стратегию;

- управлять рисками;

- планировать риски;

- разработать мероприятия.

         Рисунок 6 - Диаграмма декомпозиции процесса «Управление развитием предприятия»

 

Как показано на рисунке 6, диаграмма декомпозиции процесса управление развитием предприятия содержит следующие подпроцессы:

- маркетинг;

- формировать планы;

- планировать бизнес - портфель;

- осуществлять модернизацию.

Рассмотрим отделы основных производственных процессов, отвечающих за оформление и выполнение заказов, в организации ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А»  таковыми являются:

- обработка заказа;

- отдел менеджмента;

- юридический отдел;

- финансовый отдел;

- полиграфический отдел.

Все они непосредственно связаны друг с другом. На входе имеем заказы клиентов, затем следует связь менеджера по продажам со всеми отделами, причем юридический и финансовый отделы имеют обратную связь как и отдел менеджмента, которая именуется как «Устные замечания».

Осуществляем декомпозицию основных процессов и осуществляем анализ базовой модели бизнес - процесса «как есть»:

Сотрудники всех отделов при осуществлении каких-либо операций руководствуются должностными инструкциями.

  1. Суть процесса на первом этапе заключается в том, что в рекламном агентстве менеджер по продажам, в обязанности которого входит работа с клиентами, анализирует информацию, полученную от клиента о его потребностях, и предлагает ему наиболее выгодное решение. Проще говоря, у клиента есть потребность в получении требуемого эффекта от рекламы. Задача менеджера по продажам, понять эту потребность, оценить специфику деятельности клиента, оценить наиболее подходящие клиенту маркетинговые исследования рынка, оценить необходимость разработки бренда, создания рекламных слоганов, сделать клиенту предложение и при условии согласия клиента - внести все предложенные решения в договор, затем передать составленный договор на оказание услуг для согласования в отдел менеджмента.
  2. Далее происходит стандартная для большинства компаний схема согласования. Договор согласуется с непосредственным руководителем, который проверяет правомерность установленных условий, цен и т.п. Вследствие чего он ставит под ним свою подпись, которая фактически говорит о том, что он подтвердил свою ответственность, выраженную в выгодности данного контракта для компании. В случае положительного рассмотрения договора руководитель отдела продаж передает завизированный договор в юридический отдел, в случае выявления каких-либо ошибок или неточностей договор возвращается менеджеру по продажам на доработку. Менеджер по продажам получивший устные замечания исправляет их и цикл повторяется.
  3. Далее договор попадает к юристу. Юрист проверяет, а вообще правомочен ли договор? Не противоречит ли он законодательству, не нарушены ли интересы компании. Если дело дойдет до суда - мы сможем его выиграть? И опять же юрист ставит подпись на том, что он договор проверил - а значит, подтвердил свою ответственность за правомочность данного договора.
  4. Далее финансовый менеджер, который проверяет, а, вообще говоря, мы договор заключили верно, с точки зрения финансовой схемы компании? Цена, скидки, условия платежа - согласно утвержденных норм - или мы делаем клиенту какую-то поблажку? Если делаем - то объясните почему. И в итоге опять подпись, которая опять же подтверждает ответственность. Так же финансовый менеджер принимает оплату от клиента, которую в последствии распределяет в отдел полиграфии для закупки материалов.

Понятно, что после каждого согласования договор может и не быть согласован. В этом случае он отправляется менеджеру на доработку. Менеджер его дорабатывает и цикл повторяется.

  1. В функции полиграфического отдела входит разработка дизайн-проектов рекламных материалов, а также фото-, видео- и аудио материалов. В состав данного отдела входят специалисты, работающие с программным обеспечением обработки изображений, звука, видео. Полиграфисты производят печать рекламных буклетов, материалов для рассылки. Полиграфический отдел получает денежные средства от финансового менеджера на закупку материалов, по договору завизированному всеми уполномоченными отделами оказывает услуги по рекламе в установленный срок. На выходе этого отдела получаем: выполненный заказ.

Модель бизнес - процесса «как есть» приведена на рисунке 7.

 

Рисунок 7 - Диаграмма декомпозиции «Основные процессы»

  1. ПОСТРОЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

 

В ходе исследования было выявлено, что после каждого согласования договор может и не быть согласован. В этом случае он отправляется менеджеру на доработку. Менеджер его дорабатывает и цикл повторяется.

Самое интересное начинается после того, как клиент получает согласованный с такими усилиями Договор, и выясняется, что "его не правильно поняли"…

Т.е. ошибка в приеме устной информации произошла на самом первом шаге процесса.

По этой схеме будем проводить оценку оптимальности.

  1. Юридический отдел разработал формы типовых договоров и совместно с начальником отдела продаж установил четкие правила определения, того к какому типу договоров относится та или иная сделка. Начальник отдела продаж разработал бланк-заказ, который помогает менеджеру точно определить требования клиента, условия работ, стоимость и тип договора.
  2. При начале взаимодействия с клиентом менеджер заполняет бланк-заказ, который помогает ему четко понять, что именно хочет клиент, и какие работы должны быть проведены. Заполненный бланк-заказ он показывает клиенту и получат от него подтверждение того, что его правильно поняли. После чего менеджер выбирает типовой договор, заполняет реквизиты, состав работ, цену и т.п. и передает начальнику отдела на проверку.

Если же менеджер понимает, что договор не укладывается в рамки типового, то он направляет бланк-заказ начальнику с соответствующим комментарием. А начальник принимает решение о разработке нестандартного договора.

Стоить отметить - типовые формы также облегчают задачу юристам, финансистам и прочим согласующим лицам. Это следует из того, что согласующие лица уже не выискивают нюансы по всему тексту договора, а проверяют только те разделы, право заполнения, которых предоставлено менеджеру. Тем самым мы улучшили результат, который получают согласующие лица на входе, то есть сделали его более понятным и структурированным.

Только этим мерами мы уже частично уменьшили сложность согласования, а значит, и сократили время согласования.

Но и это еще не все, что можно оптимизировать в данном процессе - следующий шаг: оптимизация самого процесса - параллельное согласование. Проблема существующего процесса, что при каждой ошибке на последнем этапе согласования, необходимо вновь проходить все предыдущие этапы. Так как согласование договора последовательное, то затраты на согласование все время складываются. То есть при условии, что согласование с непосредственным руководителем X часов, юридическим отделом Y часов, финансовым отделом Z часов, получаем общее время согласования X+Y+Z. Если распараллелить данный процесс и установить норму времени на проведение согласования, то получим, что весь процесс согласования уложится в N часов. В подавляющем большинстве случаев N будет гораздо меньше, чем сумма X+Y+Z .

Решения по оптимизации не бывают однозначными. В нашем примере неоднозначность решения по оптимизации заключается в том, что, распараллелив процессы нам сложно проверить договор, разработанный менеджером как единое целое. То есть подписи юристов и финансистов на разных вариантах договора есть, а вот как их собрать на конечный экземпляр. Кроме того, сложно понять какие замечания были к договору у всех заинтересованных лиц, ведь в конечном итоге нам необходимо проверить исправлены ли они. Выход из данной ситуации в добавлении в процесс еще одного документа - листа согласования. То есть, теперь в нашем оптимизированном процессе, каждое согласующие лицо обязано в письменной форме отражать все свои замечания в документе "Лист согласований". Листов согласований должно быть столько же, сколько у нас в процессе присутствует согласующих лиц. Если хоть один из согласующих лиц не согласен с представленной версией договора - договор дорабатывается и вновь высылается всем заинтересованным лицам на согласование с пометкой измененных мест. И так до тех пор, пока замечания не закончатся. Листы согласований хранят всю историю согласований. Договор считается согласованным, когда все согласующие подтвердили его правильность. На рисунке 8 приведено описание  процесса после оптимизации.

 

 2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

 

Оптимизация технологии системы менеджеров рекламного агентства ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» связана с внедрением автоматизированной системы. Проведем декомпозицию бизнес-процессов в методологии IDEF0 «Как должно быть». Декомпозиция основного процесса приведена на рисунке 8.

Необходимость в совершенствовании и оптимизации существующих систем бизнес - процессов при оформлении договора на оказание услуг обосновывается тем, что в связи с принятыми мерами сокращается время оформления договора а в следствии и выполнения заказа, что приводит к увеличению потока клиентов и изменению в положительную сторону основных экономических показателей.

 

Рисунок 8 - диаграмма

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время моделирование и анализ систем для рекламных агентств является актуальной задачей, так как способствует улучшению качества обслуживания клиентов и, как следствие, повышение уровня продаж и способствует росту оборота компаний.

В рамках данной работы проведена разработка регламента выполнения процесса предоставления рекламных услуг.

Выполнены задачи проекта:

- изучена специфика предприятия ООО "Рекламно-Производственное объединение "Три-А";

- в качестве инструмента моделирования бизнес-процессов выбрана программа AllFusion Process Modeler;

- в аналитической части курсовой работы выполнен комплекс работ, направленных на обоснование необходимости оптимизации: определена сущность задачи, описаны основные проблемы существующей модели бизнес - процесов системы ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А», дано описание основному бизнес-процессу..

В первой главе приведено описание и моделирование бизнес-процессов «как есть», во второй главе показан результат предложенных мер оптимизации, продемонстрирована модель бизнес-процесса «как должно быть» .

Результаты изменений оптимизированного бизнес-процесса:

- сокращение времени на прохождение процедур согласований договоров внутри организации с 7-14 дней до 1-3 дней;

- создание типовых форм договоров и конкретизация по типовым договорам ответственности согласующих лиц за проверку конкретных пунктов;

- создание бланк-заказа;

- распараллелили согласование договоров;

- установление норм времени на согласования договоров;

- внедрение листов согласования, для фиксации замечаний и контроля качества согласования договоров.

 

Список использованных источников и приложений доступен в полной версии работы. 

Скачать: У вас нет доступа к скачиванию файлов с нашего сервера. КАК ТУТ СКАЧИВАТЬ  

Категория: Курсовые / Курсовые по экономике

Уважаемый посетитель, Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь.
Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо войти на сайт под своим именем.