Подведение итогов и отчетов по данным в ЭТ MS Excel

0

 

 

Формулировка задания

Ход выполнения

Полученный результат

Задание 1. Автоматическое подведение итогов.

Пусть нам нужно подвести итоги о продаже товаров каждой организации, затем еще итоги в каждой организации по датам.

1.  Откройте новую книгу и скопируйте таблицу с листа «Сортировка» из предыдущей работы на лист новой книги, назовите «Итоги».

2.  Сначала нужно упорядочить таблицу по полю Организация, второй уровень сортировки – Дата.

3.  Выполнить команду Данные/Итоги. В появившемся окне в первой строке выбрать Организация, в строке Операция из списка выбрать Сумма, в третьей строке выбрать поля,  по которым подводить итоги, Дебет и Кредит. Посмотреть другие параметры. Нажать ОК.

4.  Просмотреть результаты. В левой половине экрана появились символы структуры (Значки «+» и «-»). Ознакомьтесь с их назначением.

5.  Вновь выполнить команду подведения итогов. Вводим поле Дата. Выключить значок Заменять текущие итоги, чтобы предыдущие итоги не стерлись. В результате получим таблицу  итогов о продаже товара каждой организации и в добавок еще итоговые данные по датам продажи.

Сохранить под именем «Подведение итогов».

Открыла новую книгу и скопировала таблицу с листа «Сортировка» из предыдущей работы на лист новой книги, назвала  «Итоги».

 Упорядочила таблицу по полю Организация, второй уровень сортировки – Дата.

Выполнила команду Данные/Итоги. В появившемся окне в первой строке выбрала Организация, в строке Операция из списка выбрала Сумма, в третьей строке выбрала поля,  по которым будем подводить итоги, Дебет и Кредит. Посмотрела другие параметры. Нажала  ОК.

Просмотрела результаты.

Вновь выполнила команду подведения итогов. Ввела поле Дата. Выключила значок Заменять текущие итоги, чтобы предыдущие итоги не стерлись. В результате получила таблицу  итогов о продаже товара каждой организации и в добавок еще итоговые данные по датам продажи.

Сохранила  под именем «Подведение итогов».

 

 

           

 

 

Формулировка задания

Ход выполнения

Полученный результат

Задание 2.Консолидация данных (способ получения итоговой информации из разных листов, одинаковых по структуре).

1.  Предположим, есть три таблицы одинаковой структуры УЧЕТ ПРОДАЖИ ТОВАРА одной фирмы, имеющей три склада в разных точках города. Создадим эти таблицы. Скопируйте таблицу с листа Сортировка на новые листы, назовите их «склад1», «склад2», «склад3».

2.  Измените  некоторые данные на этих листах, например, для организации АОЗТ«Белокуриха» для товара хлеб Количество1, Количество2 или Цену.

3.  Подвести итоговую сумму продажи для каждой органиции товара.

4.  Пусть необходимо подвести итоги о продаже хлеба организации АОЗТ«Белокуриха» в сумме в этих трех точках.

5.  Для этого все три таблицы должны быть упорядочены по полю Организация, внутри каждой организации упорядочены по полю Товар. Подвести итоги по полю Товар, суммирующие значения по полям Дебет и Кредит.

6.  Дать следующему листу имя Консолидация. Находясь на этом листе, выполнить команду Данные/Консолидация.

7.  В появившемся диалоговом окне выбрать функцию Сумма.

8.  Щелкнуть мышью в поле Ссылки, перейти на лист Склад1 и выделить итоговую сумму продажи хлеба АОЗТ«Белокуриха». Данные появятся в поле ссылки. Нажать кнопку Добавить.

9.  То же самое выполнить для листов Склад2, Склад3.

10.     Указать флажок Создавать связи с исходными данными. Тогда, если будут меняться исходные таблицы, автоматически будет пересчитываться и суммирующая таблица.

11.     Сохранить изменения.

 

Скопировала таблицу с листа Сортировка на новые листы, назвала их «склад1», «склад2», «склад3».

Изменила  некоторые данные на этих листах.

Подвела итоговую сумму продажи для каждой организации.

Все три таблицы  упорядочила по полю Организация, внутри каждой организации упорядочила по полю Товар. Подвела итоги по полю Товар, суммирующие значения по полям Дебет и Кредит.

Дала следующему листу имя Консолидация. Находясь на этом листе, выполнила команду Данные/Консолидация.

В появившемся диалоговом окне выбрала функцию Сумма.

Щелкнула мышью в поле Ссылки, перешла на лист Склад1 и выделила итоговую сумму продажи хлеба АОЗТ«Белокуриха». Данные появились в поле ссылки. Нажала кнопку Добавить.

То же самое выполнила для листов Склад2, Склад3.

Указала флажок Создавать связи с исходными данными.  Для того, чтобы если будут меняться исходные таблицы, автоматически будет пересчитываться и суммирующая таблица.

Сохранила изменения.

 

 

 

             

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формулировка задания

Ход выполнения

Полученный результат

Задание 3. Группировка и структура данных в списке.

Применяется для работы с большими таблицами, если есть необходимость закрывать и открывать отдельные строки таблицы.

1.  Скопируйте таблицу с листа Сортировка на новый лист.

2.  Отсортировать строки по нужной вам классификации, например, по организациям.

3.  Вставить пустые строки для разделения групп.

4.  Выделить первую группу, выполнить команду Данные/Группа и структура/ Группировать , выбрать строки.

5.  Аналогичные действия выполнить для последующих групп.

6.  Слева на экране появится  значок «-». При щелчке на этот значок данные скрываются.

7.  Отобразите все данные по Бийскому маслосырзаводу.

8.Для отмены группировки необходимо выделить группы и выполнить команду Данные/Группа и структура/ Разгруппировать.

Скопировала таблицу с листа Сортировка на новый лист.

Отсортировала строки по нужной мне классификации по организациям.

Вставила пустые строки для разделения групп.

Выделила первую группу, выполнила команду Данные/Группа и структура/ Группировать , выбрала строки.

Отобразила все данные по Бийскому маслосырзаводу.

Для отмены группировки  выделила группы и выполнила команду Данные/Группа и структура/ Разгруппировать.

 

 

 

Формулировка задания

Ход выполнения

Полученный результат

Задание 4. Сводные таблицы.

Команда Данные/ Сводная таблица вызывает Мастера сводных таблиц для построения сводов, т.е. итогов определенных видов на основных списков данных.

4.1. Предположим, нам необходимо узнать, на какую сумму было закуплено товара какой-либо организации.

1.  Скопировать таблицу с листа Сортировка на новый лист и переименовать – Сводная.

2.  Выполнить команду Данные/Сводная таблица.

3.  Выполнить первые два шага с Мастером самостоятельно.

4.  На 3 шаге выбрать Новый лист, Макет.., в появившемся диалоговом окне (рис 1) перетащить значки с названиями столбцов нашей таблицы следующем образом:

-информацию, которую мы хотим разместить в строках – это Организации; для этого схватить мышью значок из правого поля «Организация» и перетащить в область Строка.

-информацию, которую мы хотим разместить в столбцах – это вид товара; для этого схватить мышью значок из правого поля «Товар» и перетащить в область Столбец.

перенести значок Дебет в область Данные.

5.Если выполнить двойной щелчок на перенесенных значках, можно отредактировать их назначение. На значках, помещенных в окне Строка, активизировано состояние строки, в окне Столбец – столбца. Двойной щелчок на значке в области данных позволяет выполнить операцию.

6.Просмотреть полученную таблицу.

Скопировала таблицу с листа Сортировка на новый лист и переименовала – Сводная.

Выполнила команду Данные/Сводная таблица.

Выполнила первые два шага с Мастером самостоятельно.

На 3 шаге выбрала Новый лист, Макет.., в появившемся диалоговом окне  перетащила значки с названиями столбцов нашей таблицы следующем образом:

-информацию, которую мы хотим разместить в строках – это Организации; для этого схватила мышью значок из правого поля «Организация» и перетащила в область Строка.

-информацию, которую мы хотим разместить в столбцах – это вид товара; для этого схватила мышью значок из правого поля «Товар» и перетащила в область Столбец.

Перенесла  значок Дебет в область Данные.

выполнила двойной щелчок на перенесенных значках, чем   отредактировала их назначение.

Просмотрела полученную таблицу.

 

 

 

Формулировка задания

Ход выполнения

Полученный результат

4.2. Редактирование и изменения макета Сводной таблицы.

1.  Скопируйте данную сводную таблицу на новый лист.

2.  Для редактирования данных в сводных таблицах удобно использовать панель инструментов Сводные таблицы (Вид/панель инструментов/Сводные таблицы).

Изучите самостоятельно назначение кнопок данной панели инструментов.

3.  Изменить макет таблицы. Информацию, которую мы хотим разместить в строках – это Организации и Товар. Для этого необходимо кнопку «Товар» перенести в стоку:

1 способ: схватить ЛКМ ячейку «Товар» и перетащить в строку где стоит Организация.

2 способ: выполнить команду Сводная таблица на панели инструментов и выбрать меню Мастер сводных таблиц/Макет и перетащить кнопку Товар в строку.

В результате получилась таблица с изменёнными данными.

4.Если мы хотим посмотреть реализацию определенного вида товара, например, апельсин, то необходимо открыть список около кнопки Товар, убрать галочку Показать все и поставить галочку напротив апельсин, нажать ОК.

5.Создать Сводную таблицу закупки товара по организации АОЗТ "Белокуриха", используя список около кнопки Организация.

6.Создайте на новом листе Сводную таблицу по продаже всего товара для каждой организации: в строке – Товар, в столбце –Организация, данные – Сумма по кредиту.

7.Приведите последнюю сводную таблицу к определённому виду.

8.Предположим, нам необходима сводная таблица о продажах всех организаций по месяцам. Изменим сводную таблицу. Установить значок Организация в область строк, а значок Дата в область Столбец. В поле Данные поставить значок Кредит.

9.Просмотреть полученную таблицу.

10.Добавьте к полю Организация еще поле Товар и установите таблицу на новом листе.

 

Скопировала данную сводную таблицу на новый лист.

Изменила макет таблицы.

выполнила команду Сводная таблица на панели инструментов и выбрала меню Мастер сводных таблиц/Макет и перетащила кнопку Товар в строку.

Создала сводную таблицу закупки товара по организации АОЗТ "Белокуриха", используя список около кнопки Организация.

Создала на новом листе сводную таблицу по продаже всего товара для каждой организации: в строке – Товар, в столбце –Организация, данные – Сумма по кредиту.

Привела последнюю сводную таблицу к определённому виду.

Изменила сводную таблицу. Установила значок Организация в область строк, а значок Дата в область Столбец. В поле Данные поставила значок Кредит.

Просмотрела полученную таблицу.

Добавила к полю Организация еще поле Товар и установила таблицу на новом листе.

 

 

 

 

Формулировка задания

Ход выполнения

Полученный результат

4.3. Фильтрация сведенных данных:

1.  Откройте последнюю сводную таблицу.

2.  Перетащить в таблице поле Организация в ячейку А1.

3.  Щелкнуть по язычку Все и выбрать интересующую вас организацию.

 

Открыла последнюю сводную таблицу.

Перетащила в таблице поле Организация в ячейку А1.

Щелкнула по язычку Все и выбрала интересующую меня организацию.

 

 

 

 

Формулировка задания

Ход выполнения

Полученный результат

4.4. Структурирование сведенных данных.

1.  Сгруппируем данные из последней таблицы задания 4.2. по месяцам. Для этого установить курсор на ячейку Дата и выбрать пункт меню Данные/Группа и структура/ Группировать по месяцам.

2.   Сгруппируйте данные по кварталу.

3.  Сгруппируйте данные по кварталу и месяцам.

4.  Отобразите данные только за 1 квартал.

5.  Постройте диаграмму по последней сводной таблице: нажмите кнопку на панели инструментов Сводных таблиц Мастер диаграмм и диаграмма готова на новом листе.

6.  Сохраните изменения.

 

Сгруппировала данные из последней таблицы задания 4.2. по месяцам. Для этого установила курсор на ячейку Дата и выбрала пункт меню Данные/Группа и структура/ Группировать по месяцам.

Сгруппировала данные по кварталу.

Сгруппировала данные по кварталу и месяцам.

Отобразила данные только за 1 квартал.

Построила диаграмму по последней сводной таблице: нажала кнопку на панели инструментов Сводных таблиц Мастер диаграмм и диаграмма готова на новом листе.

Сохранила изменения.

 

 

 

Скачать:  У вас нет доступа к скачиванию файлов с нашего сервера. КАК ТУТ СКАЧИВАТЬ

Категория: Контрольные работы / Экономическая информатика

Уважаемый посетитель, Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь.
Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо войти на сайт под своим именем.