Привет студент

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Аудит качества»

 

Аудит системы закупок (снабжения)

 

Содержание

 

 

Введение………………………………………………………………………………....	4
1 Основные понятия в аудите………………………………………………………......	5
1.1 Принципы аудита………………………………………………………………........	5
1.2 Классификация видов аудита…………………………………………………........	6
1.3 Объекты аудита………………………………………………………………….......	10
2 Характеристика системы закупок (снабжения)……………………………………..	11
2.1 Аспекты аудита системы закупок (снабжения)…………………………………...	13
3 Проведение аудиторской проверки…………………………………………………..	14
3.1 Планирование аудита……………………………………………………………….	14
3.2 Планируемый аудиторский риск…………………………………………………...	15
3.3 Общий план аудита………………………………………………………………….	16
3.4 Программа аудита…………………………………………………………………...	17
3.5 Разработка чек-листа (вопросник)………………………………………………….	19
3.6 Отчет о несоответствиях……………………………………………………………	20
3.7 Отчет об аудите системы закупок (снабжения)…………………………………...	22
Заключение………………………………………………………………………………	25
Список использованных источников…………………………………………………..	26

 

 

 

 

Введение

 

 

В современном мире важное значение в процессе производства на предприятие выполняет  система закупок (снабжения).

Данная система обеспечивает качество поступаемых ресурсов на входе в производственный процесс, что предопределяет также качество готовой продукции на выходе из системы. Здесь мы видим прямую зависимость состояния поступаемых ресурсов и произведенной готовой продукции.

Задача системы закупок (снабжения) состоит в том, чтобы своевременно обеспечить производство необходимыми материально-техническими ресурсами в соответствии с производственной программой, заданием. Ресурсы поступают на склад или же сразу идут в производство.

Ресурсы включают в себя следующие элементы: покупное сырье (материалы, вода, топливо, энергия), комплектующие изделия, технологическое оборудование, транспортные средства. Иначе говоря, к материально-техническим ресурсам можно отнести все ресурсы, которые имеют вещественную форму или же представлены в виде энергии, идущие в производство готовой продукции.

Поскольку система закупок (снабжения) играет существенную роль уже на стадии подготовки производства, то соответственно необходимо качественное планирование обеспечения производства ресурсами. Планирование ведется по ряду основных направлений: анализ расхода материала на производство продукции за определенный период, определение их удельных весов в объеме готовой продукции, степень использования оборудования, прогнозирование объемов использования каких-то определенных видов ресурсов, составление материальных балансов по видам ресурсов, их источниками и сферами использования.

Исходя из этого, аудит системы закупок (снабжения), проводимый в соответствии с ГОСТ Р ИСО 19011-2003, весьма важен для развития всего предприятия в целом. Необходимо выявить несоответствия, если данные имеются и проверить полное функционирование системы в соответствие с требованием стандартов серии ИСО 9000.

Цель работы: Получить достоверную и независимую оценку уровня развития и путей оптимизации работы  процессов закупок.

Задачи:

– Изучить объект;

– Сформировать требования к аудиторской проверке;

– Разработать план, программу внутреннего аудита.

 

 

 

 

 

 

1 Основные понятия в аудите

 

 

Различные источники по-разному определяют аудит. Приведем несколько примеров:

1) Аудит - это системный процесс получения и оценки объективных данных об экономических действиях и событиях, устанавливающий уровень их соответствия определенному критерию и представляющий результаты заинтересованным пользователям.

2) Аудит - это процесс уменьшения до приемлемого уровня информационного риска для пользователей финансовых отчетов.

3) Аудит - это комплекс методов, направленных на установление эффективности и целостности системы управления, точности финансовых отчетов.

Большинство специалистов считают, что аудит - это вид деятельности, заключающийся в сборе и оценке факторов, касающихся функционирования и положения экономического объекта, и осуществляемый компетентным независимым лицом.

В соответствии со стандартом ГОСТ Р ИСО 9001-2008 аудит  (проверка) – систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективно их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита.

Цель аудита — конкретная задача, на решение которой направлена деятельность аудитора; она определяется законодательством, системой нормативного регулирования аудиторской деятельности, договорными обязательствами аудитора и клиента.

Основными целями аудита являются:

1) оценить адекватность и эффективность мероприятий по качеству внутри организации путем сбора и использования объективных доказательств.

2) определить и зарегистрировать примеры несоответствий мероприятий по качеству и указать, если это возможно, причины.

 

 

1.1 Принципы аудита

 

 

Профессия аудитора весьма специфична. Если провести аналогию между функционированием организации и жизнью человека, то аудитор чем-то сродни домашнему врачу. Врач в своей деятельности руководствуется исторически сложившимися принципами ("не навреди" и др.). История развития аудита также выявила ряд профессиональных принципов, без соблюдения которых аудит теряет всякий смысл. К таким принципам относятся:

1) Независимость - основной принцип. Соблюдение именно этого принципа является необходимым условием аудита. Очевидно, что аудит теряет всякий смысл, если пользователи информации не будут доверять мнению аудитора. А не вызывает доверия аудитор зависимый, формирующий свое мнение под чьим-то влиянием. Независимость предполагает свободу аудитора от влияния, давления, контроля как со стороны проверяемого субъекта, так и со стороны любых третьих лиц.

2) Объективность предполагает беспристрастность аудитора при рассмотрении любых профессиональных вопросов и формировании суждений, выводов, заключений. Честность аудитора заключается в приверженности профессиональному долгу, добросовестность - в выполнении аудитором своих профессиональных услуг с должной тщательностью, усердием, вниманием, надлежащим использованием своих способностей.

3) Профессиональная компетентность - принцип, вытекающий из самой сути аудита как проверки отчетности организации. В технике давно и хорошо известно, что при поверке некоего объекта точность изготовления измерительного прибора должна быть выше, чем точность поверяемого объекта, иначе поверка лишена смысла. По аналогичной причине и аудитор должен быть профессионально подготовлен лучше, чем главный бухгалтер, составляющий отчетность проверяемой организации.

4) Конфиденциальность - не только неразглашение информации аудитором. Принцип конфиденциальности предполагает также, что аудитор не вправе использовать в своих интересах, интересах своей фирмы или интересах третьих лиц конфиденциальную информацию о делах клиента, которая стала ему известна в ходе профессиональной деятельности.

5) Профессионализм поведения - принцип аудита, заключающийся в том, что аудитор должен поддерживать высокую репутацию профессии, воздерживаться от совершения поступков, способных (особенно в глазах потенциальных клиентов и пользователей аудиторской информации) подорвать доверие и уважение к аудитору, доверие и уважение к аудиторской профессии. Очевидно, что если аудитор неэтичным поступком подорвет доверие к себе, то и его мнение, выраженное в аудиторском заключении, может быть воспринято скептически.

Следовательно, принципы аудита основываются на независимости аудитора, его высоких профессиональных, культурных и морально-волевых качествах, научной организации и прогрессивной методологии выполнения аудиторского процесса, обеспечивающие предоставление объективной информации.

 

 

1.2 Классификация видов аудита

 

 

В зависимости от критерия выделяют 5 групп аудита, каждая из которых классифицируется на следующие виды.

 

 

 

 

 

 

Основные виды аудита представлены в таблице 1.1

 

Таблица 1.1 – Виды аудита

№ пп.	Критерии	Виды
1	2	3
1	По отношению к пользовате­лям информации	1) Внешний 2) Внутренний
2	По объектам аудита	1) Продукции 2) Процесса 3) Системы менеджмента
3	По отношению к требовани­ям законодательства	1) Обязательный 2) Инициативный
4	По времени осуществления	1) Первоначальный 2) Согласованный (повторяющийся) 3) Оперативный
5	По характеру проверки	1) Подтверждающий 2) Системно ориентированный 3) Аудит, базирующийся на риске

 

Подробнее остановимся на рассмотрении внутреннего и внешнего видов аудита.

Внутренний аудит рассматривается как часть общей системы управления и контроля за деятельностью организации. Осуществляется он по решению руководства.

Задачами внутреннего аудита являются:

- проверка точности записей;

- контроль за сохранностью средств;

- предотвращение ошибок и злоупотреблений;

- строгое соблюдение процедур контроля;

- контроль за выполнением заданий;

- определение эффективности отдельных операций;

- достоверность, объективность, полнота составления отчетности;

- эффективность и оценка деятельности при проверке;

- соблюдение нормативных правовых актов и стандартов.

Объем работы по внутреннему аудиту должен определяться руководством независимо от работы внешних аудиторов.

Внутренние аудиторы, как правило, являются сотрудниками, находящимися в штате предприятия и подчиненными его руководству.

Задачи, которые должна выполнять служба внутреннего аудита, определяют функции работников этой службы и их профессионально-квалификационный состав:

В результате проверки, анализа и консультирования службой внутреннего аудита организация будет подготовлена к проверке внешними аудиторами, налоговой инспекцией и другими органами контроля.

Таким образом, внутренний аудит определяется руководством: его роль меняется от проверки и недопущения убытков до анализа качества информационных систем.

Внутренний аудит дает руководству предприятия информацию о деятельности предприятия, способствует созданию высокоэффективной системы внутреннего контроля, препятствующей возникновению нарушений и подтверждающей достоверность отчетов предприятия и его структурных подразделений.

Существующая система внешнего аудита направлена в первую очередь, на защиту интересов предприятий и организаций, акционеров, поставщиков, покупателей.

Внешний аудит — это независимый контроль, проводимый высококвалифицированными специалистами, имеющими соответствующую лицензию или сертификат. Проводится аудит независимыми аудиторами на основе договоров и подготовки соответствующего заключения, подтверждающего эффективность достигнутых результатов в соответствии с действующими стандартами. Внешний аудит может давать рекомендации клиенту.

Несмотря на кажущиеся различия, внутренний и внешний аудит во многом дополняют друг друга. Многие функции внутренних аудиторов могут быть выполнены приглашенными независимыми аудиторами; при решении многих задач внутренние и внешние аудиторы могут использовать одинаковые методы — разница заключается лишь в степени точности и детальности применения этих методов.

В таблице 1.2 представлены основные особенности и отличия внутреннего и внешнего аудита.

 

Таблица 1.2 – Особенности и отличия внутреннего и внешнего аудита

Факторы	Внутренний аудит	Внешний аудит
1	2	3
Постановка задач	Определяется собственни­ками и (или) руководством исходя из потребностей управления как подразделе­ниями предприятия, так и предприятием в целом	Определяется договором между независимыми сто­ронами: предприятием и аудиторской фирмой (ауди­тором)
Объект	Решение отдельных функ­циональных задач управле­ния, разработка и проверка ин формационных систем предприятия	Главным образом система учета и отчетности предприятия

Продолжение таблицы 1.2

1	2	3
Цель	Определяется руководством предприятия	Определяется законодатель­ством по аудиту
Средства	Выбираются самостоятель­но (либо определяются стандартами внутреннего аудита)	Определяются общеприня­тыми аудиторскими стан­дартами
Организация работы	Выполнение конкретных заданий руководства	Определяется аудитором самостоятельно исходя из общепринятых норм и правил аудиторской проверки
Взаимоотношения	Подчиненность руководству предприятия, зависимость от него	Равноправное партнерство, независимость
Субъекты	Сотрудники, подчиненные руководству предприятия и находящиеся в штате предприятия	Независимые эксперты, имеющие соответствующий аттестат и л и лицензию на право заниматься этим видом предпринимательства
Квалификация	Определяется по усмотрению руководства предприятия	Регламентируется государством
Оплата	Начисление заработной платы по штатному расписанию	Оплата предоставленных услуг по договору
Ответственность	Перед руководством за выполнение обязанностей	Перед клиентом и перед третьими лицами, установ­ленная законодательными и нормативными актами
Методы	Методы могут быть одинаковыми при решении одинаковых задач (например, оценка достоверности информации). Имеются различия в степени точности и детальности
Отчетность	Перед собственниками и (или) руководством	Итоговая часть аудиторского заключения может быть опубликована, аналитическая часть передается клиенту

 

 

 

1.3 Объекты аудита

 

 

Объектами аудита могут быть продукция, процесс или система менеджмента.

Аудит системы менеджмента предназначен для определения соответствия системы установленным требованиям. Это самый трудоемкий и громоздкий процесс, который проводится, чтобы выяснить на основе объективных доказательств претворяются ли в жизнь система управления качеством и планы организации и соответствуют ли они предъявленному к ним набору требований. Аудиты системы могут проводиться в качестве условия привлечения нового поставщика до принятия решения о заключении контракта с ним. Аудиты системы включают в себя и превосходят по масштабам аудиты процесса и продукции. Они исследуют взаимодействие всех элементов общей структуры системы качества и ее влияние на продукцию.

Аудит процесса - предназначен для оценки соответствия процесса установленным требованиям. При этом проверяется способность процесса обеспечить достижение запланированных результатов. Наиболее распространенными являются проверки специальных процессов, т.е. процессов, недостатки которых не могут быть выявлены последующим измерением продукции (результата процесса), а выявляются только после начала использования продукции. Аудит процесса распространенный и удобный, он часто приносит более быстрые и плодотворные результаты. Причина в том, что поставщик обычно скорее согласится с необходимостью изменений в конкретном процессе, чем с необходимостью заниматься глубокими проблемами системы в целом. Аудиты процесса менее обширны и формальны, чем аудиты системы, требуют меньшего объема планирования, могут оказаться полезными в совершенствовании рассматриваемого процесса.

Аудит продукции - предназначен для проверки соответствия фактических характеристик продукции установленным требованиям. Аудит продукции ориентирован на потребителя (производится с его точки зрения). Оценка товара с точки зрения потребителя может выполняться сторонними организациями, не известными производителю товаров и не уполномоченными им. Аудит потребителей обычно не рассматривается как проверка обеспечения качества.

 

 

 

 

2 Характеристика системы закупок (снабжения)

 

 

Система закупок (снабжения) – это взаимосвязанная совокупность операций, обеспечивающих предприятие необходимыми предметами и средствами труда для осуществления своей деятельности. 

Основная задача предприятия по организации снабжения – своевременное бесперебойное и комплексное снабжение производства всеми необходимыми материальными ресурсами при минимальных издержках управления запасами.

Значительный удельный вес в процессе снабжения имеют операции по приобретению материалов, так как они постоянно требуются для осуществления производственного процесса и составляют материальную основу готовой продукции. Материалы входят в состав так называемых материально-производственных запасов (МПЗ).

Материально-производственные запасы представляют собой оборотные средства предприятия, которые можно разделить на две основные группы.

В первую группу входят материалы, предназначенные для изготовления продукции, выполнения работ, оказания услуг, а также материалы, необходимые для хозяйственных нужд предприятия.

Ко второй группе относятся материалы, предназначенные для продажи, а именно: готовая продукция, выпускаемая предприятиями, и товары, используемые в организациях торговли.

По способу использования и назначению материалы представляют собой предметы и средства труда.

К предметам труда относятся сырье, топливо, запасные части и прочие виды материалов, учет которых ведется на соответствующих субсчетах.

Материалы, которые относятся к средствам труда, — это различные виды инструментов, инвентаря и прочие средства, которые нельзя отнести к основным из-за их непродолжительного срока службы (менее одного года) и сравнительно небольшой стоимости

Управление снабжением — это деятельность по координации взаимодействия участников цепи поставок в целях обеспечения добавленной ценности для потребителей.

Политика в области закупок (снабжения) — это общие рекомендации, на основе которых определяются назначение, цель и аспекты деятельности подразделения снабжения предприятия.

Содержание политики:

1) Описание организационной структуры подразделения снабжения;

2) Положение о ценных закупках;

3) Положение об этике снабженческой деятельности.

Функции системы:

1) Выявление и изучение источников ресурсов и поставщиков продукции;

2) Определение потребности и расчет количества заказываемой продукции;

3) Решение о заказе;

4) Установление количества и сроков поставок и наблюдение за ними;

5) Управление запасами;

6) Учет и контроль хода выполнения договорных обязательств.

Принципы на которых основана деятельность системы:

1) Планомерность — завоз продукции на основе плановых графиков завоза;

2) Ритмичность — завоз продукции через относительно одинаковые промежутки времени;

3) Оперативность — осуществление процесса снабжения продукцией в зависимости от изменения спроса на нее;

4) Экономичность — минимальные затраты рабочего времени, материальных и денежных ресурсов на доставку продукции. Достигается путем эффективного использования транспортных средств;

5) Централизация — снабжение потребителей продукцией силами и средствами поставщиков;

6) Технологичность — использование современных технологий закупок и поставок.

Разработка программы снабжения — определение вида и количества продукции, закупаемой на различных рынках, а также времени закупки того или иного вида продукции.

Требования к системе снабжения:

1) Обеспечение непрерывного потока продукции (обеспечение непрерывного потока сырья, комплектующих и предоставления услуг, необходимых для жизнедеятельности предприятия);

2) Управление запасами (сведение уровня инвестиций, связанных с запасами продукции, и затрат на их поддержание к минимуму);

3) Поддержание уровня качества обслуживания потребителей;

4) Работа с поставщиками (поиск компетентных поставщиков);

5) Стандартизация (покупка стандартной продукции там, где это возможно);

6) Достижение минимальной общей стоимости обслуживания (процесс закупки требует наличия продукции и обслуживания по наименьшей стоимости);

7) Обеспечение конкурентного преимущества предприятия;

8) Развитие отношений и достижение гармоничных, продуктивных и рабочих отношений с сотрудниками других функциональных подразделений предприятия;

9) Обеспечение снабжения при снижении уровня накладных расходов.

Надежность снабжения — гарантированность обеспечения потребителя необходимой ему продукцией в течение запланированного промежутка времени. Любое предприятие, как производственное, так и торговое, в котором обрабатываются материальные потоки, имеет в своем составе службу (службу снабжения), осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда (сырья, полуфабрикатов, изделий народного потребления).

Служба закупок (снабжения), являясь элементом организовавшего ее предприятия, должна органически вписываться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи «снабжение — производство — сбыт».

 

2.1 Аспекты аудита системы закупок (снабжения)

 

 

Аудит системы закупок (снабжения) - представляет собой систематизированный процесс поиска, выявления, оценки, анализа и разработки рекомендаций по улучшению процедур начиная с поиска поставщиков, тендерной работы, договорной работы, формирования заявок и заказов на МПЗ, и заканчивая формированием акта о приемке МПЗ на склад снабжения.

Цель аудита - получение достоверной и независимой оценки уровня развития и путей оптимизации работы  процессов закупок.

Задачи:

1) Повышение производительности труда работников снабжения;

2) Сокращение количества и критичности "авралов" на производстве из-за снабжения;

3) Повышение оборачиваемости запасов;

4) Сокращение объема запасов на складе;

5) Повышением ритмичности выдачи продукции со складов снабжения в производство;

6) Оптимизация транспортных расходов.

Данный аудит позволяет охватить одним взглядом преимущества и недостатки в существующей системы. Далее это позволяет составить план действий по улучшению и оценить экономический эффект от изменений. В результате это приведет к следующему:

1) Повышение оборачиваемости запасов;

2) Высвобождение складского пространства;

3) Повышение вместимости склада;

4) Улучшение ритмичности выдачи сырья и комплектующих в производство;

6) Сокращение времени обработки заявок и заказов на поставку МПЗ;

8) Сокращение транспортных расходов.

 

 

 

 

3 Проведение аудиторской проверки  

 

3.1 Планирование аудита

 

 

Планирование аудита - обязательный этап аудита, заключающийся в определении стратегии и тактики аудита, объема аудиторской проверки, составления общего плана аудита, разработки аудиторской программы и конкретных аудиторских процедур.

Аудиторская организация должна начинать планировать аудит до написания письма-обязательства и до заключения договора с экономическим субъектом о проведении аудита.

Планирование, являясь начальным этапом проведения аудита, состоит в разработке аудиторской организацией общего плана аудита с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения аудита, а также в разработке аудиторской программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования аудиторской организацией объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской отчетности организации.

Планирование аудита должно проводиться аудиторской организацией в соответствии с общими принципами проведения аудита, а также в соответствии со следующими частными принципами:

а) комплексности планирования;

б) непрерывности планирования;

в) оптимальности планирования.

Принцип комплексности планирования аудита предполагает обеспечение взаимосвязанности и согласованности всех этапов планирования - от предварительного планирования до составления общего плана и программы аудита.

Принцип непрерывности планирования аудита выражается в установлении сопряженных заданий группе аудиторов и увязке этапов планирования по срокам и по смежным хозяйствующим субъектам (структурным подразделениям, выделенным на отдельный баланс, филиалам, представительствам, дочерним организациям). При планировании аудита на длительный период времени, в случае аудиторского сопровождения экономического субъекта, в течение года аудиторской организации следует своевременно корректировать планы и программы проведения аудита с учетом результатов промежуточных аудиторских проверок.

Принцип оптимальности планирования аудита заключается в том, что в процессе планирования аудиторской организации следует обеспечить вариантность планирования для возможности выбора оптимального варианта общего плана и программы аудита на основании критериев, определенных самой аудиторской организацией.

При планировании аудита аудиторской организации следует выделить следующие основные этапы:

а) предварительное планирование аудита;

б) подготовка и составление общего плана аудита;

в) подготовка и составление программы аудита.

 

 

3.2 Планируемый аудиторский риск

 

 

Аудиторский риск - это объективно существующая вероятность допущения возможных неточностей и отклонений от реальных данных, возникающая в ходе аудиторской проверки компании.

Внутренний риск представляет собой совокупность возможных рисков, связанных с функционированием предприятия и характеризует уровень всех потенциальных ошибок в результате деятельности предприятия до проверки со стороны системы внутреннего контроля. Риск возникновения таких ошибок связан с влиянием как объективных, так и субъективных факторов.

Объективные факторы внутреннего риска - инфляционные процессы, конкуренция, изменение условий кредитования, налогообложения, сокращение рынка сбыта продукции и т.п.

Субъективные факторы внутреннего риска - сущность и содержание бизнеса клиента; степень сложности организационной структуры предприятия; политика управления и хозяйствования, в том числе учетно-экономическая политика; система стимулирования труда персонала; наличие необычных и редких хозяйственных операций; степень обеспечения сохранности собственности; масштабы деятельности.

Риск контроля представляет собой оценку действенности системы внутреннего контроля клиента с точки зрения ее способности предотвращать или обнаруживать ошибки.

Аудитор обязан изучать эти риски в ходе работы, их оценивать и документировать результаты оценки. При оценке рисков аудитор обязан использовать не менее трех следующих градаций: высокий, средний, низкий, которые соответствуют баллам 3,2 и 1.

На практике свести аудиторский риск к нулю нереально. Однако аудитор должен стремиться к его минимизации, планировать и проводить аудит таким образом, чтобы риск неправильного суждения был достаточно мал.

 

Таблица 3.3 – Планируемый аудиторский риск

Фактор	Балл
1	2
1 Компетентность	1
2 Состояние здоровья	1
3 Кол-во аудиторов	2
4 Опыт	2
5 Сотрудничество с проверяемой организацией	1
6 Инфраструктура	2

Продолжение таблицы 3.3

1	2
7 Отзывы о его работе	2
8 Сроки проведения аудита	1
9 Знание объекта	3
Средний балл	1,666

 

 

3.3 Общий план аудита

 

 

План аудита – логическое описание предполагаемых направлений, объема, характера проведения аудита, особенностей экономического субъекта и его деятельности, особенностей используемых при проведении аудиторской проверки методов и технических приемов. План является неотъемлемой частью договора на проведение аудиторской проверки. При подготовке общего плана аудиторской проверки согласовываются приемлемые для аудитора и заказчика уровень существенности и аудиторский риск.

Аудитору необходимо составить и документально оформить общий план аудита, описав в нем предполагаемые объем и порядок проведения аудиторской проверки. Общий план аудита должен быть достаточно подробным для того, чтобы служить руководством при разработке программы аудита. Вместе с тем форма и содержание общего плана аудита могут меняться в зависимости от масштабов и специфики деятельности аудируемого лица, сложности проверки и конкретных методик, применяемых аудитором.

При разработке общего плана аудита аудитор обязан учесть в нем предполагаемый объем и процесс ведения аудиторской проверки.

Детализация общего плана аудита должна способствовать разработке программы аудита. При этом его форма и содержание зависит:

- от размера экономического субъекта;

- сложности аудиторской проверки;

- конкретных методик и технологических процессов, которые предполагается применять при аудите.

Разрабатывая общий план аудита необходимо иметь ввиду следующие основные аспекты:

- сведения о внутренних и внешних факторах, влияющих на процесс;

- риск и существенность;

- характер, сроки и объем процедур;

- возможность координации, надзора и анализа работы, в частности привлекаемых специалистов;

- прочие аспекты, в частности то, что предполагаемое допущение о непрерывности деятельности экономического субъекта может оказаться сомнительным.

 

 

План внутреннего аудита

 

Регистрационный номер № 5

 

Проверяемая организации ООО «СтройРемМонтаж»

Проверяемы период с 01.10.2011 по 05.10.2011

Планируемые трудозатраты (чел.-час.) 132

Планируемый аудиторский риск: Средний

Руководитель проверки: Главный аудитор

Состав аудиторской  группы: Главный аудитор – Петров И.И., Аналитик – Иванова А.А., Секретарь – Куликова П.П., Специалист по закупкам – Демидов С.С.

 

Таблица 3.1 – План внутреннего аудита

Сегмент аудита	Сроки проверки	Исполнители
1 Документация	7 часов	Куликова П.П
2 Сроки	4 часов	Иванова А.А
3 Сотрудники	6 часов	Петров И.И., Куликова П.П.
4 Поставщики	8 часов	Иванова А.А., Демидов С.С.
5 МПЗ	8 часов	Демидов С.С., Петров И.И.

 

 

3.4 Программа аудита

 

 

Программа аудита – документ, составляемый аудитором при проведении аудиторской проверки, определяющий последовательность, совокупность приемов и методов аудиторской проверки, состав исполнителей и сроки проведения проверки.

Аудитору необходимо составить и документально оформить программу аудита, определяющую характер, временные рамки и объем запланированных аудиторских процедур, необходимых для осуществления общего плана аудита. Программа аудита является набором инструкций для аудитора, выполняющего проверку, а также средством контроля и проверки надлежащего выполнения работы.

В процессе подготовки программы аудита аудитор обязан принимать во внимание полученные им оценки риска, а также требуемый уровень уверенности, который должен быть обеспечен при процедурах проверки по существу, временные рамки тестов средств контроля и процедур проверки по существу, координацию любой помощи, которую предполагается получить от аудируемого лица, а также привлечение других аудиторов или экспертов.

Общий план аудита и программа аудита должны по мере необходимости уточняться и пересматриваться в ходе аудита. Планирование аудитором своей работы осуществляется непрерывно на протяжении всего времени выполнения аудиторского задания в связи с меняющимися обстоятельствами или неожиданными результатами, полученными в ходе выполнения аудиторских процедур. Причины внесения значительных изменений в общий план и программу аудита должны быть документально зафиксированы.

 

Программа внутреннего аудита

 

Регистрационный номер № 5

 

Проверяемая организации ООО «СтройРемМонтаж»

Проверяемы период с 01.10.2011 по 05.10.2011

Планируемые трудозатраты (чел.-час.) 132

Планируемый аудиторский риск: Средний

Руководитель проверки: Главный аудитор

Состав аудиторской  группы: Главный аудитор – Петров И.И., Аналитик – Иванова А.А., Секретарь – Куликова П.П., Специалист по закупкам – Демидов С.С.

 

Таблица 3.2 – Программа внутреннего аудита

Проверяемый сегмент	Задачи проверки	Процедуры
1 Документация	Установить актуальность необходимой нормативной и сопроводительной документации	- Проверка наличия и актуализации организационной структуры системы закупок, положений «о ценных бумагах» и «об этике закупочной деятельности», ; - Проверка наличия и актуализации заявок, протоколов, ТУ и ГОСТов на материалы; - Проверка выполнение требований в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001-2008 касательно документации.
2 Сроки	Определить соответствие выполнения сроков	- Определение ответственных за формирование сроков; - Проверка полноты выделения ресурсов; - Определение требований к срокам и переоформление при их изменении.
3 Сотрудники	Дать оценку персоналу	- Проверка соответствия квалификации уровню заданной работы; - Проверка наличия личных дел, их содержание; - Проверка программ аттестации и обучения сотрудников.

 

Продолжение таблицы 3.2

4 Поставщики	Оценить метод выбор поставщиков	- Проверка адекватности критериев выбора поставщиков; - Проверка записей о возможных поставщиках; - Определение соответствия условий работы поставщиков касательно наших требований.
5 Материально-производственные запасы	Определить востребованность материалов	- Планирование; - Согласование работ по приемке материалов; - Проверка количественного соответствия материалов; - Оценка входного контроля.

 

 

3.5 Разработка чек-листа (вопросник)

 

 

Ключевой частью в подготовке проверки является составление чек-листа. Чек-листы составляются с целью определить, выполняются ли должным образом те виды деятельности, которые проверяет аудитор.

Чек-лист – это контрольный перечень вопросов, которые должен проверить аудитор. Он может быть составлен и в форме вопросов к сотрудникам проверяемого подразделения, или в форме памятки для аудитора с указанием всех пунктов, по которым он планирует провести проверку.

Чек-листы можно использовать и как блокнот для заметок и/или журнал хода проверки, указывающий все детали системы, подвергнутые проверке, даже если не выявлено никаких проблем.

Чек-листы составляются на основе разработанной программы. Предпочтительно, чтобы в каждом чек-листе содержались ссылки на конкретный пункт применимого стандарта, общесистемного Руководства или другого документа, на соответствие которому проводится проверка, а также поле для отметок о соответствии, несоответствии и комментариев. Аудитор в ходе проверки делает свои пометки в чек-листе, что в дальнейшем облегчает работу по составлению заключений аудита.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Чек-лист по внутреннему аудиту № 5

 

№	НД и п.п.	Вопрос	Соответ. (+,-)	№ акта несоот.	Прими- чание
1	ГОСТ Р ИСО 9000, 3.2	Как часто проводится контроль документации на актуальность?	+
2	ГОСТ Р ИСО 9000, 3.2	Доводятся ли сведения об изменениях рабочим?	+
3	ГОСТ Р ИСО 9000, 4.5	Кто ответственный за соблюдением сроков?	+
4	ГОСТ Р ИСО 9000, 7.4.1	Как формируются сроки при изменениях?	+
5	ГОСТ Р ИСО 9000, 6.2	Проводятся ли мероприятия по повышению квалификации?	-	№1
6	ГОСТ Р ИСО 9000, 6.2	Ведутся ли записи об образовании, навыках, опыте работы, переподготовке?	+
7	ГОСТ Р ИСО 9000, 6.2	Оценивается ли компетентность сотрудников?	+
8	ГОСТ Р ИСО 9000, 7.4.1	По каким критериям оценивается поставщик?	+
9	ГОСТ Р ИСО 9000, 7.4.1	Ведутся ли записи о надежных поставщиках?	+
10	ГОСТ Р ИСО 9000, 7.4.1	Как часто проводится повторная оценка поставщиков?	+
11	ГОСТ Р ИСО 9000, 4.5	Кто ответственный на приемке материала?	+
12	ГОСТ Р ИСО 9000, 7.4.3	Разработана ли документация по входному контролю с уточнением объема выборки и метода?	+
13	ГОСТ Р ИСО 9000, 4.4.1	Как эффективно проводится обновление МПЗ на складе?	+
14	ГОСТ Р ИСО 9000, 7.5.1	Бывает ли задержки из-за нехватки МПЗ?	+

 

 

3.6 Отчет о несоответствиях

 

 

Во время аудита возможны случаи обнаружения несоответствий (невыполнения требований стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008). Под несущественными несоответствиями понимается единичное небольшое отклонение от установленных требований, под существенными несоответствиями - невыполнение любого из пунктов стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008 или других критериев аудита. Классификация несоответствий зависит от того, насколько систематическим было несоблюдение требований и как это несоблюдение влияет на качество. Например, несколько небольших отклонений от требований, выявленных на предприятии, могут рассматриваться как существенное несоответствие, и в этом случае будет оформлен один отчет о несоответствии, в частности - когда определена их общая причина.

Часто несоответствия рассматриваются как что-то отрицательное, однако важно довести до аудируемых, что найденные проблемы является уже половиной решения и потенциалом для улучшения системы с помощью применения корректирующих и предупреждающих действий.

Информация о несоответствиях, занесенных в Отчет о несоответствии, а также об отмеченных аудитором положительных моментах сообщается руководителю проверяемого подразделения. Но прежде чем аудитор составит отчет о несоответствиях, он должен быть абсолютно уверен, что несоблюдение действительно имело место.

Обычно предприятия используют определенную форму Отчета о несоответствии, приводимую в процедуре о внутреннем аудите. Есть случаи, когда не используют никаких определенных форм, и несоответствия просто регистрируются в рамках полного отчета об аудите вместе с записями всех других наблюдений аудита.

И хотя нет четких правил создания формы Отчета о несоответствии, можно выделить элементы, которые стоит предусмотреть при ее составлении:

1) отличительный номер;

2) поле для записей аудитором деталей обнаруженного несоответствия;

3) поле для записей корректирующих действий (желательно, когда это поле заполняется самим аудируемым или руководителем проверяемого подразделения);

4) поле для подтверждения аудитором того, что действие выполнено вовремя.

При заполнении поля для несоответствия нужно опираться на четкое и точное описание того, в чем состоит нарушение. Отчет должен быть основан на объективном доказательстве за счет соответствующих ссылок (номер работы, номер продукта, номер чертежа, номер бирки, номер заказа, ссылка на отгрузку и т.д.).

Объективным доказательством может быть, например:

1) основанная на фактах демонстрация различий между Руководством по качеству и связанными процедурами;

2) основанная на фактах демонстрация различий между процедурами и реальным выполнением процесса и т.п.

В зависимости от конкретного случая необходимо будет указывать или объяснять требование стандарта или приводить критерии аудита, которые были нарушены.

Опытные аудиторы советуют готовить отчет о несоответствии на местах. Это позволяет:

1) своевременно сообщить аудируемому о результатах проверки, избежать расхождения во мнениях относительно обнаруженных несоответствий, согласовать факты;

2) проанализировать для аудируемого отчет и обозначить корректирующие действия.

После выявления несоответствий и назначения корректирующих действий важно проконтролировать выполнение корректирующих действий.

Аудитор не должен помогать разрабатывать конкретные корректирующие действия. Однако он должен помочь в определении выявления причины возникшего несоответствия.

Согласованные и внедренные корректирующие действия анализируются аудитором, который должен определить их эффективность и сделать соответствующую запись об их внедрении и эффективности в Отчете о несоответствии.

 

Отчет о несоответствии № 1

по внутреннему аудиту № 5

Проверяемое подразделение (процесс, функция)		Служба снабжения
Описание несоответствия		Установлено, что не проводятся мероприятия по повышению квалификации персонала
Критерий оценки	Отсутствие отчета о мероприятии	Пункт стандарта, в отношении которого выявлено несоответствие						ГОСТ Р ИСО 9001-2008 п. 6.2
Градация несоответствия	Упущение (сбой)	Замечание (наблюдение)		Незначите- льное		Значитель- ное		Критичес-кое
Корректирующее действие
Ответственный исполнитель	Начальник службы снабжения
Срок выполнения	с «_06_» по «  26_»  октября 2011 г.
Главный аудитор	Петров И.И.	Руководитель подразделения			Сидорова М.В.

 

 

3.7 Отчет об аудите системы закупок (снабжения)

 

 

Составление аудиторского отчета и аудиторского заключения является заключительным этапом работы аудитора.

Аудиторский отчет – документ, адресованный руководителю, собственнику, общему собранию участников (акционеров) хозяйствующего субъекта, содержащий подробные сведения о ходе аудиторской проверки, выявленных отклонениях от установленного порядка ведения бухгалтерского учета, нарушениях в финансовой отчетности, а также другую информацию, полученную в результате проведения аудиторской проверки и являющийся основанием для составления аудиторского заключения.

Аудиторский отчет должен содержать определенную информацию об аудите и области проверки. К примеру такую как:

а) отчеты о несоответствиях. Все, что выявлено в ходе аудита (включая и те, что были закрыты в ходе аудита);

б) заполненные контрольные листы. Они содержат различные соответствующие заметки, сделанные аудитором, которые послужат полезным руководством для дальнейшего аудита этого структурного подразделения или области;

в) аудиторские заметки. Включают любые дополнительные замечания, сделанные аудитором;

г) предупреждение. Не забудьте объявить, что аудит есть только «моментальный снимок» системы в данной области, и что о непроверенных подразделениях и функциях нельзя сказать, что они не имеют несоответствий;

д) области, где найдены несоответствия. Такими могут быть статья стандарта, процедуры или даже участок внутри структурного подразделения. Именно для подразделения полезно видеть, где системе требуется внимание;

е) количество найденных несоответствий. Они добавляются в случае, когда представляются отдельно от отчета.

Другая информация может быть добавлена по желанию, этот перечень -только наше предложение. Ваша организация может иметь свою собственную систему выполнения отчета.

Аудиторская организация несет ответственность за составление  аудиторского отчета в соответствии с законодательством.

Информация, содержащая в аудиторском отчете, является конфиденциальной и не подлежит разглашению. За разглашение информации лица, получившие доступ к этой информации, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством.

 

Отчет

о внутреннем аудите № 5

Системы закупок (снабжения)

Сроки проведения аудита		с 01.10.2011 по 05.10.2011
Главный аудитор		Петров И.И.
Проверяемое подразделение		Служба снабжения
Аудит		Плановый
Предшествующий	№4	01.04.2011 по 05.04.2011
Цель и критерии текущего аудита		Получить достоверную и независимую оценку уровня развития и путей оптимизации работы  процессов закупок. - Оценить актуальность документации; - Оценить квалификацию сотрудников; - Оценка критериев выбора поставщиков; - Проверка востребованности МПЗ.
Заказчик аудита		Внутренний
Основные контакты в ходе аудита		Информационное интервью со специалистами
Методы сбора информации		Беседа, анализ и просмотр документов
Заключение по аудиту		Был проведен аудит, в ходе которого было выявлено одно несоответствие
Неразрешенное противоречие м/у аудиторской группой и проверяемым подразделением		Нет	Да
			Причина
Перечень рассылки		Директору предприятия, в службу качества, в службу снабжения, службу персонала и в архив
Главный аудитор		Петров И.И.                                  05.11.2011г.
Руководитель подразделения		Сидорова М.В.                             05.11.2011г.

 

 

 

 

Заключение

 

 

Система закупок (снабжения) выполняет очень важную роль на предприятии и является неотъемлемой частью производственного процесса.

В ходе проделанной работы были разработаны план, программа и чек-лист (вопросник), позволившие получить достоверную оценку и объективную информацию о работе системы закупок (снабжения).

Было выявлено одно несоответствие (не проводятся мероприятия по повышению квалификации персонала), градация которого является значительным. Из-за этого функционирование системы закупок (снабжения) осуществлялось не в полной мере и с низкой эффективностью.

Так как система закупок (снабжения) является весомой на предприятии, целесообразно проводить плановый внутренний аудит не реже чем раз в месяц. 

 

 

 

 

Список использованных источников

 

 

1 ГОСТ Р ИСО 19011-2003. Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента. – Введ. 2003-12-29. – М.: Издательство стандартов, 2003. –  28 с.

2 ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Системы менеджмента качества. Требования. – Введ. 2009-11-13. – М.: Издательство стандартов, 2008. – 61 с.

3 Пыхтин А.В. Аудит систем качества: учебное пособие/А.В. Пыхтин. – Оренбург: ИПК ГОУ ОГУ, 2008. – 113 с.

4 http://www.piter-press.ru/attachment.php?barcode=978594723223&at=exc&n=0

5 http://www.be5.biz/ekonomika/ania/1.htm

6 http://www.consensus-audit.ru/audit-info/article/audit-uchebnik/3/1/8/

7 http://www.bestreferat.ru/referat-127072.html

8 http://www.znaytovar.ru/new2673.html

9 http://bestlog.narod.ru/supply_logistics_audit.html

10 http://www.termika.ru/audit/mo/da/list.php?ELEMENT_ID=1480

11 http://www.rusconsult.ru/glossary/?word=%C0%F3%E4%E8%F2

12 http://www.termika.ru/audit/mo/da/list.php?ELEMENT_ID=1477

13 http://www.market-pages.ru/maudit/8.html

14 http://www.standartization.com/ISO9000/Article/InAud2004/InAud2004.htm

15http://www.innovbusiness.ru/content/document_r_030C7C75-EC1A-4A0F-8652- BEA1AE33605B.html

16 http://www.electaudit.ru/obobschenie-i-oformlenie-rezultatov-audita/auditorskiy-otchet-i-auditorskoe-zaklyuchenie.html

17 http://www.klubok.net/pageid458.html

 

Скачать: audit-sistemy-zakupokkursovoy.rar