Привет студент

Факультет экономики и управления

Кафедра государственного и муниципального управления

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Организация и технология документационного обеспечения управления»

Организация документационной деятельности в обществе с ограниченной ответственностью «Район»

Аннотация

В курсовой работе рассмотрены технология и нормативно-правовая база регламентирующая организацию документационной деятельности в обществе с ограниченной ответственностью. В работе дана характеристика общества с ограниченной ответственностью. Также проанализированы особенности организации документационной деятельности в обществе с ограниченной ответственностью «Район». В курсовой работе предложены рекомендации по совершенствованию организации документационного обеспечения деятельности в обществе с ограниченной ответственностью «Район».

Содержание

Введение

1 Теоретические основы организации документационной деятельности в обществе с ограниченной ответственностью

1.1 Технология организации документационной деятельности в обществе с ограниченной ответственностью

1.2 Нормативно-правовая база регламентирующая организацию документационной деятельности в обществе с ограниченной ответственностью

2 Анализ организации документационной деятельности в обществе с ограниченной ответственностью «Район»

2.1 Характеристика деятельности общества с ограниченной ответственностью «Район»

2.2 Особенности организации документационной деятельности в обществе с ограниченной ответственностью «Район»

3 Рекомендации по совершенствованию организации документационного обеспечения деятельности в обществе с ограниченной ответственностью «Район»

Заключение

Список использованных источников

Приложение А Фрагмент устава общества с ограниченной ответственностью «Риэлт-плюс»

Приложение Б Устав общества с ограниченной ответственностью «Район»

Приложение В Свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц

Приложение Г Штатное расписание общества с ограниченной ответственностью «Риэлт-плюс»

Приложение Д Договор на оказание услуг общества с ограниченной ответственностью «Район»

Приложение Е Предварительный договор купли-продажи общества с ограниченной ответственностью «Район»

Приложение Ж Договор купли-продажи общества с ограниченной ответственностью «Район»

Приложение И Свидетельство о государственной регистрации права

Приложение К Договор дарения общества с ограниченной ответственностью «Район»

Введение

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами – это часть производственной культуры, являющейся важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота – такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю, который теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Принцип организации работы документационной деятельности сводится к набору одних и тех же операций. Однако не все этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Актуальность выбранной темы работы обуславливается недостаточной проработкой проблемы организации документационной деятельности в обществах с ограниченной ответственностью. Решение проблемы организации документационной деятельности в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Предметом исследования – требования к организации документационной деятельности в обществе с ограниченной ответственности.

Объектом исследования – Общество с ограниченной ответственностью «Район».

Полное фирменное наименование общества на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью «Район». Сокращенное фирменное наименование: ООО «Район».

Место нахождения и почтовый адрес общества: 462359, Смоленскская область, г. Новотроицк, переулок Студенческий, д.6, корпус 3.

Цель курсовой работы – изучить организацию документационной деятельности в ООО «Район», выявить недостатки и дать рекомендации по совершенствованию работы.

Основными задачами курсовой работы являются:

1 Изучить этапы и назначение работы документационной деятельности в обществе с ограниченной ответственностью;

2 Изучить нормативно-методические документы в обществе с ограниченной ответственностью;

3 Провести анализ организации документационной деятельности в ООО «Район»

В курсовой работе были использованы нормативные и законодательные акты Российской Федерации,

1.1 Технология организации документационной деятельности в обществе с ограниченной ответственностью

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда [18].

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30 разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Дата введения в действие – 1 июля 2003 г. Принятие российского стандарта явилось продолжением работ по стандартизации в области управленческой документации, проводившихся в нашей стране в предшествующий период. В стандарте сохранены многие проверенные временем требования к оформлению документов, обеспечена его преемственность с ранее действовавшими ГОСТами. При разработке стандарта на организационно-распорядительную документацию учтены изменения в законодательстве, опыт применения, замечания и предложения министерств, ведомств и других организаций, зарубежная практика стандартизации в области документации [20].

В 1998 г. был принят еще один документ: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Установленные в стандарте термины расположены в порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

Организация работы с документами в обществах с ограниченной ответственностью включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, согласование и подготовку документов для подписания Руководителями организации, подготовку документов и передачу в архив [29].

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело [26].

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организации.

Документационное обеспечение – важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота в обществе с ограниченной ответственностью понимается количество документов, полученных и созданных Компанией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности [18].

1.2 Нормативно-правовая база регламентирующая организацию документационной деятельности в обществе с ограниченной ответственностью

Общество с ограниченной ответственностью является одной из самых распространенных организационно-правовых форм юридического лица. Общество возникло как переходная форма между полным товариществом и акционерным обществом. Экономической основой деятельности общества является включение в гражданский оборот капитала небольшой группы лиц или части капитала одного лица, при ограничении предпринимательского риска участников и при возможности лично осуществлять и контролировать деятельность общества.

Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» [9] является Гражданский кодекс РФ от 30 ноября 1994 № 51-ФЗ (далее ГК РФ) [3], устанавливающий общие положения о коммерческих организациях, в том числе и об обществах. Кроме того, ГК РФ указывает на необходимость принятия специального закона об обществах с ограниченной ответственностью, и принятый Закон об обществах развивает и детально регламентирует положения, заложенные в ГК РФ.

При этом в ГК РФ [3] указывается, что правовое положение общества с ограниченной ответственностью, порядок его создания, реорганизации и ликвидации, и права и обязанности его участников определяются также и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Правовое регулирование деятельности обществ было бы невозможно без иных правовых актов, хотя прямо и не касающихся обществ с ограниченной ответственностью, но регулирующих отдельные стороны их деятельности, в том числе устанавливающие особенности создания отдельных обществ с ограниченной ответственностью с учетом видов их деятельности. Государственное регулирование вопросов организации обеспечивают следующие законодательные и нормативно-методические акты:

- Федеральный закон от 01.06.2005г. № 53-ФЗ (ред. от 2 июля 2013 г) «О государственном языке Российской Федерации» в соответствии с Конституцией Российской Федерации на всей ее территории является русский язык; [5]

- Федеральном закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ (ред. от 11.07.2011 г.) «О коммерческой тайне» в котором раскрыт вопрос конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений, положения которого обязательно учитываются при оформлении на должности, предполагающей работу с конфиденциальной информацией, в том числе с персональными данными; [6]

- Федеральный закон РФ от 25 июля 2006 г. № 152-ФЗ (ред. от 05.04.2013 г.) «О персональных данных». Целью Федерального закона «О персональных данных» является обеспечение защиты прав и свобод человека, и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну; [7]

- Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ (ред. 23 июля 2013г.) «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», который регулирует отношения, возникающие в связи с государственной регистрацией юридических лиц при их создании, реорганизации и ликвидации, при внесении изменений в их учредительные документы, государственной регистрацией физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и государственной регистрацией при прекращении физическими лицами деятельности в качестве индивидуальных предпринимателей, а также в связи с ведением государственных реестров - единого государственного реестра юридических лиц и единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей. Законодательство Российской Федерации о государственной регистрации состоит из Гражданского кодекса Российской Федерации, настоящего Федерального закона и издаваемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации. Ст. 2 посвящена органу, осуществляющему государственную регистрацию; [10]

- Федеральный закон «О государственном кадастре недвижимости» от 24 июля 2007 года № 221-ФЗ (ред. от 23.07.2013г) является систематизированным сводом сведений об учтенном в соответствии с настоящим Федеральным законом недвижимом имуществе, а также сведений о прохождении Государственной границы Российской Федерации, о границах между субъектами Российской Федерации, границах муниципальных образований, границах населенных пунктов, о территориальных зонах и зонах с особыми условиями использования территорий, иных предусмотренных настоящим Федеральным законом сведений. Государственный кадастр недвижимости является федеральным государственным информационным ресурсом. [11]

Кроме того, правоотношения по поводу создания и государственной регистрации обществ с ограниченной ответственностью могут определяться Указами Президента РФ и Постановлениями Правительства РФ.

- Постановлением Правительства РФ № 110 от 26.02.2004 г. «О совершенствовании процедур государственной регистрации и постановки на учет юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» был уточнен порядок государственной регистрации юридических лиц, в том числе и обществ с ограниченной ответственностью; [12]

- Положение об информационном взаимодействии при ведении государственного кадастра недвижимости - Положение об информационном взаимодействии при ведении государственного кадастра недвижимости (утв. постановлением Правительства РФ от 18 августа 2008 г. № 618) с изменениями и дополнениями от 5 октября 2010 г.; [13]

- Перечень является основным базовым документом для проведения экспертизы ценности документов, независимо от формы и вида носителя информации, формирования документов в делопроизводстве и подготовки номенклатуры дел. [14]

Создание любого документа основывается на определенных правилах. Соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и в конечном итоге – принятию качественного управленческого решения. В России существует многолетняя традиция применения стандартов на организационно-распорядительные документы, закрепивших основные правила оформления документов.

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 года № 65-ст); [15]

- ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28). [16]

Таким образом, в настоящее время круг нормативно-правовых актов, регулирующих деятельность обществ с ограниченной ответственностью, вполне сформирован и позволяет предпринимателям участвовать в гражданском обороте с помощью данной организационно-правовой формы.

После принятия Закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью», на необходимость чего прямо указывает п. 3 ст. 87 ГК РФ [3], можно сказать, что в настоящее время положение ООО как организационно-правовой формы коммерческих организаций законодательно урегулировано полностью. Но практика применения Закона об обществах позволяет выявить некоторые недостатки и противоречия в нем, которые законодатель должен исправить для обеспечения функционирования этого вида юридических лиц в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации.