Для эффективной работы в ООО «Район» агентства его сотрудникам необходимо обрабатывать большой поток информации о клиентах, сделках и недвижимости, анализировать большой объем оперативной и статистической информации для принятия управленческих решений. В условиях современного бизнеса при осуществлении деятельности, характеризующейся подобной сложностью обработки информации, невозможно достичь конкурентных преимуществ без эффективного использования информационных систем, предназначенных для автоматизации операций обработки данных и поддержки принятия решений.
Для устранения недостатков, выявленных в результате составления курсовой работы рекомендовано:
- разработать индивидуальную карту клиента и объектов недвижимости;
- разработать учет договоров
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за юридическую документацию, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.
Программа «Jet:Agent 5.03. Учет договоров и заработной платы сотрудников агентства недвижимости» предназначена для автоматизации деятельности агентства недвижимости (специалистов) по работе с договорами. Она представляет собой совокупность модулей, которые позволяют упростить работы по подготовке периодической отчетности и анализу эффективности работы сотрудников и агентства в целом, автоматизируют и систематизируют методику расчета доходов сотрудников, устанавливают контроль взаимоотношений с клиентами.
Программу можно использовать как для простого контроля исполнения договоров, так и для глубокого анализа финансовой деятельности и доходности по договорам. Кроме того, в программу заложен механизм автоматического расчета и контроля зарплаты агентов, юристов, руководителей отделов.
Мощная система отчетности позволяет провести глубокий анализ работы агентства.
Программа «Jet:Agent 5.03 Учет договоров и заработной платы сотрудников агентства недвижимости» можно приобрести по сайту ami-soft.ru. Стоимость программы семь тысяч рублей.
На экран будет выдан диалог для входа в систему представлен на рисунке 5. В диалоге необходимо указать имя пользователя, для этого следует щелкнуть мышью в поле «Имя пользователя» и выбрать имя из списка. Если пользователю назначен пароль, его следует ввести в поле «Пароль».
Рисунок 5 - Рекомендуемое диалоговое окно входа в программу Jet:Agent 5.03
После того, как имя пользователя и пароль указаны, для продолжения процесса запуска необходимо нажать кнопку «Войти».
Справочник «Клиенты» представлен на рисунке 6, содержит список всех клиентов компании. Для обращения к списку клиентов необходимо щелкнуть мышью на позицию «Клиенты» окна навигации. В левой части окна отобразится список всех клиентов.
Рисунок 6 – Рекомендуемое диалоговое окно справочник «Клиенты»
Над списком клиентов расположена командная панель для работы со списком.
При добавлении нового клиента программа предлагает ввести его фамилию для идентификации.
Если клиент с такой фамилией уже существует, программа предлагает перейти к анкете клиента с этой фамилией. Если же клиент с такой фамилией отсутствует, появится форма для ввода информации о клиенте. Эта функция реализована для быстрого обнаружения уже существующего клиента.
Диалоговое окно, в котором производится редактирование и ввод новой информации о клиенте, представлен на рисунке 7.
Рисунок 7 – Рекомендуемое диалоговое окно для добавления и изменения о клиенте
Диалоговое окно предназначено для ввода следующей информации о клиенте: ФИО, паспортные данные, фактический адрес, телефоны для связи.
Анкета клиента содержит три закладки «Паспортные данные», «Адрес для корреспонденции» и «Настройки клиента».
Закладка «Паспортные данные» содержит подробные паспортные данные клиента с указанием адреса прописки. Адрес фактического проживания указывается на закладке «Адрес для корреспонденции».
Закладка «Настройки клиента» содержит личные настройки клиента.
Признак «Поздравлять» определяет включать ли клиента в список поздравлений.
Признак «Учитывать повторное обращение к агенту» позволяет агенту получить премиальные проценты при повторном обращении этого клиента, если это указано в настройках расчета зарплаты.
Через кнопку «Карта клиента» осуществляется доступ к индивидуальной карте клиента, которая имеет вид:
«Карта клиента» содержит более подробную информацию о клиенте представлена на рисунках 8.1 и 8.2.
Рисунок 8.1 – Рекомендуемое диалоговое окно о индивидуальной карте клиента «страница 1»
Рисунок 8.2 - Рекомендуемое диалоговое окно о индивидуальной карте клиента «страница 2»
Список клиентов-именинников может быть распечатан через пункт меню «Отчеты – Клиенты - Список клиентов-именинников».
Список всех клиентов может быть распечатан через пункт меню «Отчеты – Клиенты - Все клиенты». Список клиентов и сделок с ними можно посмотреть в меню «Отчеты - Клиенты - Список клиентов и сделок с ними».
Справочник «Договоры» представлен на рисунке 9, предназначен для хранения информации о договорах компании. Для доступа к списку договоров необходимо выбрать позицию «Договоры» в окне. В левой части рабочей области программы отобразится список договоров.
Рисунок 9 – Рекомендуемое диалоговое окно справочник «Договоры»
Все договоры в программе разделены на статусы:
- в работе – договоры, находящиеся в работе;
- завершенные – договоры, по которым выполнены все обязательства и получен расчет;
- расторгнутые – договоры, по которым прекращены отношения по каким-либо обстоятельствам;
- приостановленные – по которым работа временно приостановлена;
- дополнительные начисления – служит для ввода остатков и сумм не связанных с договорами.
Над списком договоров расположена командная панель для работы со списком. Справочник может быть отфильтрован по статусу, фамилии агента, фамилии клиента.
Диалоговое окно, в котором производится редактирование и ввод новой информации о договоре, представлено на рисунке 10.
Рисунок 10 - Рекомендуемое диалоговое окно, редактирование и ввод новой информации о договоре
Форма регистрации договора имеет пять закладок: Сотрудники, Договор, Клиент и Объект, Ипотека, Задаток.
Закладка «Сотрудники» содержит информацию о сотрудниках работающих с этим договором. Если статус сотрудника – стажер, обязательно должен быть назначен Специалист (наставник), который будет контролировать исполнение договора.
Если в договоре для стажера не указан наставник, то ФИО наставника берется из анкеты стажера.
При нажатии кнопки «Дополнительные работы по прайсу» открывается диалоговое окно для регистрации работ, выполняемых менеджером по оформлению документов.
Перечень работ, выполненных менеджером по оформлению документов, может быть распечатан при помощи кнопки «Печать» формы «Выполненная работа».
Дополнительный список сотрудников участвующих в сделке фиксируется в меню «Дополнительные участники договора». Здесь определяется доход, который они получают со сделки.
Кнопка «Параметры расчета зарплаты» позволяет вручную вводить сумму дохода сотрудников при завершении сделки. Такое начисление используется, когда невозможен или нежелателен автоматический расчет доходов.
Признак «Учитывать в вале сотрудника» позволяет включать (не включать) сумму комиссии по данному договору в личный вал сотрудника, который используется при расчете его дохода.
Признак «Учитывать в вале отдела» позволяет учитывать комиссию по данному договору в вале отдела.
Закладка «Договоры» содержит информацию о договоре: номер, период действия, вид услуги, состояние договора, стоимость объекта, сумму комиссионного вознаграждения.
Существует четыре состояния договора: в работе, завершен, расторгнут, приостановлен.
При выборе соответствующего состояния программа автоматически перемещает договор в нужную группу.
При завершении договора программа предлагает внести дату завершения сделки.
При расторжении договора в появившемся окне необходимо выбрать причину расторжения и описание причины.
В поле «Источник договора» вводится источник информации, благодаря которому был заключен договор.
Поле «Источник продавца/покупателя» отображает источник информации, из которого продавец/покупатель узнал об объекте агентства.
Закладка «Клиент, Объект» содержит информацию о клиенте и объекте недвижимости (при его наличии).
Для добавления информации о клиенте необходимо нажать кнопку напротив поля «Информация о владельце» и в появившемся окне выбрать «Новый». Порядок заполнения формы клиента смотрите в разделе «Клиенты». Информация о совладельцах добавляется аналогично.
Добавление информации об объекте недвижимости осуществляется путем нажатия кнопки (выбрать объект, если он уже внесен) или (изменить объект или создать новый) напротив поля «Объекты недвижимости», представлено на рисунке 11. На экран будет выведено диалоговое окно для ввода информации:
Рисунок 11 - Рекомендуемое диалоговое окно, для добавления информации об объекте недвижимости
Поле «Тип объекта» предназначено для ввода типа объекта (квартира, дом, участок и т.д.).
Форма имеет пять закладок: Общая информация, Основные параметры, Дома/участки, Долевки, Ком. недвижимость.
Закладка объекта «Общая информация» содержит адрес объекта недвижимости и дополнительную информацию о нем. Для иногородних объектов недвижимости существует признак «Пригород».
Закладка объекта «Основные параметры» включает технические характеристики объекта недвижимости: количество комнат, этажность, площадь, планировка, тип объекта, тип стен, состояние, а также дополнительные удобства (телефон, решетки, металлическая дверь, балкон/лоджия), вид владения объектом недвижимости, долю (если это долевая собственность) и цену объекта.
Закладка объекта «Дома/участки» заполняется, если тип объекта – дом. В этом случае выбирается тип дома, санузел, канализация, отопление, дороги, электроэнергия, земельный участок.
Для долевок на закладке «Долевки» вводится стоимость квадратного метра и дата сдачи.
Для объектов коммерческой недвижимости необходимыми полями являются название объекта, профиль работы, год открытия и земля. Эта информация заполняется на закладке «Коммерческая недвижимость».
При сохранении введенной информации объект попадает в список объектов недвижимости и может быть выбран при регистрации договора.
Закладка договора «Задаток» предназначена для регистрации предварительных договоров. Установленный признак «Заключен предварительный договор» свидетельствует о наличие предварительного договора и договор считается «договором на задатке».
Информация о предварительном договоре включает: вид предварительного договора (напрямую, через агентство), дата заключения и срок исполнения, полученная/переданная сумма, дата передачи, покупатель, продавец.
Признак «Копия в агентстве» подразумевает наличие печатной копии предварительного договора в агентстве.
В верхней части окна договоры расположены кнопки Денежные расходы, Издержки, Перечень работ, Суммы по договору, Документы.
Пункт «Денежные расходы» предназначен для хранения информации о приходе/расходовании денежных средств, получаемых от клиентов на издержки связанные с выполнением данного договора. Форма регистрации движений денежных средств, представлена на рисунке 12.
Рисунок 12 - Рекомендуемое диалоговое окно «Расходование денежных средств»
Информация о движении денежных средств содержит дату прихода/расхода, тип (приход/расход), назначение, сумму.
При необходимости может быть сформирован отчет о движении денежных средств путем нажатия кнопки «Печать».
На экране появится форма отчета, который может быть распечатан или сохранен на дискету, а также экспортирован в Word, Excel или HTML-формат используя управляющие кнопки, расположенные в верхней части окна просмотра отчета.
В пункте «Издержки» регистрируются все статьи расходов по сделке, произведенные за счет агентства. Форма регистрации издержек, представлена на рисунке 13.
Рисунок 13 - Рекомендуемое диалоговое окно о регистрации издержек
Сумма издержек используется при расчете зарплаты сотрудников. Эта сумма вычитается из суммы комиссии перед начислением зарплаты сотрудников.
Данный список также может быть распечатан при помощи кнопки «Печать».
В пункт «Перечень работ» вносится информация о работах произведенных сотрудником связанных с выполнением сделки, кроме работ, выполняемых менеджером по оформлению документов.
Работа с пунктом «Перечень работ» осуществляется аналогично предыдущему пункту.
Пункт «Суммы по договору» отражает движение денежных потоков по договору, включая предоплаты, получение или передачу клиентом задатков и т.д.
Такой учет очень наглядно отображает финансовые потоки по договору, что удобно как для учета, так и для управления.
Пункт «Документы» предназначен для прикрепления электронных копий документов к договору, представлена на рисунке 14.
Рисунок 14 - Рекомендуемое диалоговое окно документы по договору
Для того, чтобы прикрепить документ к договору, необходимо нажать кнопку «Добавить» и в появившемся окне указать название файла и указать путь к его расположению на компьютере. Также в поле «Описание» можно указать любую необходимую информацию по каждому документу.
Кнопка «Открыть» позволяет открыть выбранный файл для просмотра.
Кнопки «Показы» и «Просмотры» содержат информацию о произведенных просмотрах/показах объекта недвижимости и результатах этих показов/просмотров, представлено на рисунке 15.
Эти пункты необходимы для отображения работы сотрудника по продаже/покупке объекта недвижимости.
Кнопка «Печать» предназначена для печати сводного отчета по договору, содержащего о нем полную информацию, все факты движения денежных средств и перечень выполненных работ по договору.
Рисунок 15 - Рекомендуемое диалоговое окно предварительный просмотр
На экране появится форма отчета, который может быть распечатан или сохранен, а также экспортирован в Word, Excel или HTML-формат используя управляющие кнопки, расположенные в верхней части окна просмотра отчета.
При завершении ввода информации о договоре необходимо нажать кнопку «Сохранить», для отмены действия «Отмена».
Автоматическая нумерация договоров.
Для удобства работы с договорами в программе «Jet-Agent» реализована функция автоматической нумерации договоров.
Данная функция устанавливается через меню «Настройки – Базовые настройки» на закладке «Общие настройки», представлена на рисунке 16.
Отсутствие галочки напротив признака «Автоматическая нумерация договоров» подразумевает ручную нумерацию договоров.
Рисунок 16 - Рекомендуемое диалоговое окно настройки программы
При использовании автоматической нумерации договоров необходимо заполнить поле префикс для каждой позиции справочников «Виды услуг» и «Отделы», так как на основании указанных префиксов программа будет формировать номер договора.
Помимо префиксов отделов и видов услуг можно указать шаблон для вывода номера года, в котором данный договор создается. Шаблон для вывода года имеет вид: [yy] – номер года складывается из двух цифр (13), либо [yyyy] – номер года складывается из четырех цифр (2013).
Исправив вышеуказанный недостаток, работа в ООО «Район» для сотрудников не будет рутинной. Поиск документов будет занимать меньше времени. Работа будет налажена и при очередной проверке документов вышестоящими организациями добросовестному специалисту объявят благодарность, а не отразят в акте документарной проверки недостатки.