Привет студент

 

Кафедра менеджмента

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

Планирование и организация деятельности офиса предприятия в сфере предоставления услуг

 

 

Аннотация

 

 

 Тема курсовой работы – «Планирование и организация деятельности офиса предприятия в сфере предоставления услуг».

 Работа содержит 41 страницу, в том числе 2 рисунка, 7 таблиц, 17 источников.

 Первый раздел содержит теоретические аспекты планирования и организации деятельности офиса предприятия.

 Во втором разделе проведен анализ организационной структуры предприятия, анализ особенностей планирования и организации деятельности офиса и выявлены основные недостатки существующей системы.      

 В третьем разделе предлагается разработка мероприятий по совершенствованию системы планирования и организации деятельности ООО «Остров» в сфере предоставления услуг.  

 

Содержание

 

 

Введение……………………………………………………………………….	5
1 Теоретические аспекты планирования и организации деятельности офиса предприятия……………………………………………………………	7
1.1 Понятие офиса и сущность офисной работы……………………………	7
1.2 Особенности планирования офисной работы…………………………	10
1.3 Организация деятельности офиса………………………………………	14
2 Планирование и организация деятельности офиса в ООО «Остров»	17
2.1 Анализ деятельности предприятия ООО «Остров» в 2010 – 2012 г.г……………………………………………………………………………….	17
2.2 Особенности планирования и организации деятельности офиса ООО «Остров» в сфере предоставления услуг………………………………..	25
2.3 Основные недостатки существующей системы планирования и организации деятельности офиса предприятия ……………………………	29
3 Разработка мероприятий по совершенствованию системы планирования и организации деятельности предприятия в сфере предоставления услуг………………………………………………………..	34
3.1 Основные рекомендации по планированию организации деятельности офиса в ООО «Остров»…………………………………	34
3.2 Расчет затрат на внедрение необходимого оборудования и увеличения площади ООО «Остров»…………………………………	38
3.3 Расчет социально – экономической эффективности предлагаемых мероприятий………………………………………………………………….	40
Заключение……………………………………………………………………	41
Список использованных источников...………………………………………	42
Приложение А Устав ООО «Остров»…………………………………..	43
Приложение Б «Прайс – лист» ООО «Остров»……………………….	60

Введение

 

 

Планирование и организация офиса является первичным звеном производственного процесса в создании материальных ценностей. Систему организации офисного пространства и рабочего места можно полным правом считать показателем организованности всего предприятия, так как все это характеризует качество и слаженность работы всех служб и сотрудников предприятия.

Планирование и организация деятельности офиса, а также рабочего места состоит из трех частей:

- описание рабочего места – перечисление видов деятельности (задач, трудовых условий, средств оборудования и материалов, которые используются на данном рабочем месте);

- спецификации рабочего места – перечисление необходимых требований к опыту, квалификации и успешному выполнению задачи (по выполнению работы) на данном рабочем месте;

- деловая жизнь офиса любого предприятия или фирмы складывается из множества мелочей, каждая из которых требует внимания: ведь организованное, грамотное, а также точное выполнение каждого из этих дел помогает существенно повысить эффективность работы компании, организовать работу в офисе - значит учесть все нужды современного ведения бизнеса - хозяйственные, технические, информационные, имиджевые.

Важную роль в организации офиса играет проектирование рабочего места, а также связанные с проектированием рабочего места задачи по улучшению качества производственной среды и трудовой жизни.

Любое рабочее место на предприятии должно наилучшим образом отвечать своему назначению и обеспечивать при этом выполнение основных и вспомогательных работ с наименьшими затратами труда.

Недостаточная изученность проблем организации рабочих мест в современных офисах приводит к тому, что потребности предприятий в результатах использования человеческих ресурсов полностью не удовлетворяются, что снижает эффективность их работы.

Объектом исследования является ООО «Остров»

Целью данной работы является разработка рекомендаций и мероприятий по совершенствованию системы планирования и организации деятельности офиса. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- раскрыть понятие офиса и сущность офисной работы;

- выявить особенности планирования офисной работы;

- раскрыть особенности организации деятельности офиса;

- проанализировать деятельность предприятия;

- выявить основные недостатки существующей системы планирования и организации деятельности офиса;

- разработать мероприятия по совершенствованию деятельности офиса;

- рассчитать социально – экономическую эффективность предлагаемых мероприятий.

Теоретической и методологической основой исследования являются труды отечественных и зарубежных ученых. Информационной базой послужили законодательные и нормативные акты федеральных, региональных и местных органов власти Российской Федерации, работы, опубликованные в периодической печати и электронной сети «Интернет».

Курсовая работа состоит из трех глав, введения, заключения, списка литературы.

 

1 Теоретические аспекты планирования и организации деятельности офиса предприятия

 

1.1 Понятие офиса и сущность офисной работы

 

 

Офис – это комната, здание, комплекс зданий, в которых работают служащие предприятия (организации). В офисе принимают клиентов и обрабатывают документы и т.д [19].

Главный офис - это офис, в котором есть руководитель предприятия (организации). Другими словами это место пребывания центрального аппарата компании или организации, где размещается  высшее руководство организации или предприятия, секретариат и другие важные подразделения. Местоположение фирмы указывается при регистрации организации. Для придания значимости главный офис, как правило, называют штаб – квартирой, что в принципе не верно.

Иногда офис подразумевает под собой функционирующий кабинет руководителя или сотрудника, какого – либо государственного органа, фирмы, предприятия и т.п. [19].

Для удобства офисы принято относить к определенной категории. Широко распространенной является алфавитная классификация, согласно которой выделяют несколько основных категорий офисных помещений:

А – наиболее высокий класс;

Б – выше среднего класса;

В – ниже среднего класса;

Г – наиболее низкий класс.

Которые, кроме того, дополняются символами  «+» и «-» (А +, А, А – и т.д.), либо цифрами (А1, А2 и т.д.). 

Назначение класса в определенной степени субъективно принимает во внимание следующие особенности помещений:

- тип строительства;

- расположение;

- год строительства;

- права;

- управление зданием;

- перекрытия между этажами;

- окна;

- планировка;

- технические системы;

- системы кондиционирования;

- телекоммуникации;

- парковка;

- лифты;

- охрана.

 

«А» -  офисные комнаты в новых комплексах с оптимальными решениями планировки, высоким качеством разработки и наличия развитой инфраструктуры, конференц-залов, средств потребительских услуг и отдыха, содержаться в безупречном состоянии, имеют службы безопасности и обслуживания. Местоположение: деловые зоны центра города с удобными подъездными путями и развитой городской инфраструктурой. Эти зоны характеризуются высокими транспортными потоками и высоким числом пешеходов. Кроме того, отсутствие в непосредственной близости от бизнес - центра, не накладывает отрицательный отпечаток  на  район в целом.

Офисы категории «А+», должны иметь не меньше чем 3 показателя:   

   - новое строительство (возраст меньше 3-х лет);

   - настраиваемый микроклимат в помещениях;

   - эффективная планировка;

   - достаточное количество окон;

   - окон с видом на улицу должно быть как минимум 80%;

   - запасные генераторы электроэнергии;

   - компьютеризированный контроль системы;

   - крытая парковка, достаточное количество мест для стоянки;

   - автоматическая спринклерная система пожаротушения.

   В зданиях класса «A» размещаются офисы представительского класса, главные арендаторы офисов – это  Западные компании, а также российские фирмы, поддерживающие деловые отношения с иностранными партнерами.

   Офисы «Б» на рынке офисных зданий, это класс бизнес – центров, считается наиболее востребованным. Офисы (помещения) класса «Б» обладают теми же самыми особенностями, что и «А», но не настолько престижные, и ассортимент услуг не так разнообразен. Это офисы «А» после 7 лет эксплуатации, не встречаются и восстановленные здания более раннего периода строительства.  Характерно: а) удобное местоположение; б) доступность главных шоссе.

    В инфраструктуру входят:

    - только категории для сотрудников;

    - услуги обслуживания в холе, и т.д.

    Типичными для таких зданий являются:

    - новые здания более низкого качества;

    - восстановленные здания;

    - транспортная доступность до центра города;

    - местоположение к центральным проездам города. В случае если в зданиях класса «Б» недостает одного или двух показателей для того, чтобы рассмотреть как категорию «А», их относят к «Б+». «В» - бюджетные офисы, офисы эконом класса.

   «В» - здания советского уровня строительства, переориентированные под офис. Особенности:

- находятся в спальных районах;

- фасад здания не презентабелен, требует реконструкцию, коридорно – кабинетная система;

- внутренняя реконструкция выполняется арендатором, кондиционер отсутствует. Эти здания характеризуются низким уровнем предоставляемых услуг: телефонный аппарат + доступ к интернету, непосредственная парковка, или она отсутствует. Местоположение: районы приближенные  к центру и отдаленные районы с удовлетворительной транспортной доступностью, местоположению в жилой зоне. Типичным для таких зданий является:

- состояние после косметического ремонта;

- деревянные окна;

- кондиционеры, которые закреплены на окне;

- пассивная вентиляция;

- не восстанавливаемые этажи. Если в зданиях «В» отсутствует 1-2 показателя для "Б", они принадлежат категории  «В +».

   У офисов «Г» - есть отрицательные черты, нежели положительные. Эти здания требуют капитального ремонта. Они расположены далеко от главных городских шоссе, и существование парковки не обеспечено.

Характерные особенности:

- не презентабельный вид;

- отсутствие кондиционеров, инфраструктуры и спецслужб жизнеобеспечения;

- некомфортная планировка;

- устаревшие инженерные коммуникации [19].

Часто, офис рассматривается как средство обеспечения, функционирования организационной структуры управления бизнес процессами, так как возникающая в нем информация, всегда имеет адресата-клиента, который использует эту информацию. Основная функция служащих в офисе, решение следующей  традиционной  задачи: предоставить нужную информацию, нужному человеку в нужное время. Традиционно, работа служащих складывается так: чтение документов, их подготовка,  размышление над изложенными в документах фактами, общение и т.д.

Помимо того, что офисы по своей организации могут быть вертикальными, горизонтальными, сферическими и солнечными, выделяют национальные типы офисов (американский офис, европейский, азиатский). Американский офис отличается высокой степенью приближения к безбумажному (электронному) офису. Более 60% контрактов и сделок американскими фирмами заключаются в безбумажном виде. Европейский офис более традиционен – лишь около 40% европейских фирм полностью используют безбумажные технологии. Азиатский офис – при использовании самых современных технологий он наиболее архаичен по своей внутренней организации и существующим связям. Очень часто линии подчиненности выстраиваются неформально, исходя из семейных и клановых принадлежностей. Форма азиатского офиса может быть самой передовой. Например, концерн «Хендай» использует и сферические, и горизонтальные схемы самой сложной организации, но подлинные рычаги управления азиатского офиса сплошь и рядом находятся в неформальной сфере, как бы «рядом» с организацией.

Офис включает в себя  материальную базу (конторское помещение и оборудование) и организационную (форма, структура управления документов). Офис может быть самостоятельным учреждением, входить в более крупную организационную структуру или быть информационно-управленческой ячейкой в сфере производства или обслуживания. Важной особенностью работы офиса является то, что это не только источник конечных информационных услуг, но и источник, регламентирующий поведение людей или распределяющий материальные ресурсы

 

 

1.2 Особенности планирования офисной работы

 

 

Успех предпринимательства во многих отношениях зависит от качества  планирования внутренней среды фирмы, а также фирма должна ставить перед собой цели и достигать их, обеспечивая ресурсами. Каждый бизнесмен или предприниматель  должен решить три основные задачи: что, как и для кого производить. Не должно быть спонтанных и неожиданных действий, а лишь действия по ситуации, т.е. действовать нужно путем сравнительной оценки альтернативных решений в этом и заключается сущность планирования бизнеса.

О. И. Волков в учебнике «Экономика предприятия» определяет планирование как предвидение цели фирмы, результатов ее деятельности; ресурсов, необходимых для достижения определенных целей. В этом определении планирование определяется через понятие "предвидение".

После перехода России к рыночным отношениям, можно сказать, что от планирования практически отказались, полагая, что рынок все расставит по местам. Но планирование - это главная функция управления любым предприятием. С планирования начинается  создание и функционирование хозяйствующего субъекта. Именно опыт разных стран  с рыночной экономикой свидетельствует об этом. Необходимо рассматривать планирование в условиях рыночных отношений т.к. игнорирование приведет к большим экономическим потерям и банкротству предприятий.

Как правило, рынок не отвергает плановость, он перемещает его в основное производственное звено –  предприятие. И в национальном масштабе, в целом планирование не заменяется функцией рынка, а  в зарубежных странах, где рыночная экономика развита, государство формирует стратегическое направление экономического развития, больших социальных и научно-технических программ, бюджета страны, расходов на оборону, и т.д.

На уровне хозяйствующих субъектов выполняется стратегическое (долгосрочное) планирование, и обычное техническое и экономическое планирование, а также оперативно - производственное, как спецификация развития текущих планов предприятия в целом, его крупных и небольших производственных подразделений вплоть до рабочего места.

В текущих технических и экономических планах (ежегодных, квартальных, ежемесячных) цели и задачи конкретизируются, поставленные  долгосрочным планом. Текущие технические и экономические планы развития (производственные бизнес-планы) включают данные по заказам, обеспеченности материальными ресурсами, степенью использования производственных мощностей, обеспечение промышленным и производственным персоналом. Они также содержат расчет затрат на производство, расчеты прибыли, рентабельности, расходы по реконструкции технологической основы (базы) предприятия.

План – это руководство к действию, к исполнению. Его используют для обоснования предпринимательской идеи, его перспектив, для обоснования финансового улучшения предприятия и действительности возвращения полученных кредитов с целью пополнения оборотного капитала. Однако план необходим не только крупным и средним, но также и мелким предприятиям.

Есть широко распространенное мнение, согласно которому планирование – дорогая и неэффективная процедура. Также считается, что невозможно запланировать все. Часто к такой оценке склоняются не только простые людей, но также и бизнесмены.

Считается, что невозможно спланировать и предусмотреть неожиданные обстоятельства или текучку кадров. Запланировать количество времени, которое тратится на телефонные переговоры, число посетителей или, например, прорванную канализацию.

Планирование может привести к хорошим результатам во время работы над проектами. Для эффективной работы над проектами необходимо использовать эффективный рабочий блок. Этот блок включает:

- правильное распределение рабочего времени;

-  создание удобной структуры работы с сотрудниками.

В начале, необходимо выделить 1-2 часа рабочего времени, которое будет ежедневно уделяться на решение задач проекта. В это время, можно контролировать выполнение работ не только по Вашему проекту, но также следить за продвижением проектов Ваших сотрудников.

Построение рабочего блока сводится до проверки контрольных пунктов, поэтому для каждого проекта необходимо определить такие пункты проверки, которые позволят прослеживать пошаговый процесс работ для его реализации. Сюда входит регулирование эффективной коммуникации со штатом компании, участвующих во всех связях реализации (внедрения) проекта. От исполнителей могут часто быть вопросы, даже при самом доступном объяснении целей и задач. Лучше  всего, для такой связи разработать специальные шаблоны, которые в состоянии обеспечить эффективность обратной связи с подчиненными.

К рабочему блоку также прибавляется техника «решения брошенных задач». Такая задача выбирается как цель, которая была брошена  исполнителями, сроки выполнения которой были просрочены, и на сегодня в работе над ней не наблюдается никакой деятельности. Техника будет в состоянии привести дело в движение. Продвижение подобных задач подвергается непрерывному контролю и мониторингу. Обнаружив остановку работы, необходимо узнать по каким причинам это произошло. Результатов может быть много. Исполнитель мог забыть о ней, могло не хватить ресурсов и персонала для выполнения. Могло оказаться и так, что персонал такого проекта был занят в другом проекте или деле. Тогда принимается решение об изменении условий исполнения задачи, или она откладывается на какой - то срок, если невозможно установить причину ее невыполнения на данный момент. Необходимо выделить  дополнительный ресурс для решения брошенной задачи. Для этого ежедневно будет необходимо 15-20 минут свободного времени. Используя работу фрилансера необходимо добавить к этому числу еще 5 минут на общение с ним. В структуре эффективного рабочего блока должна быть функция разработки новых задач и поиска перспективных направлений развития, а также поиск новых исполнителей. Для этого  потребуется один час рабочего времени. При делегировании полномочий по выполнению работ над проектами этого будет достаточно. Всего 1,5 часа потребуется для детальной постановки задачи. Постановка задач требует осторожных, тщательных и продуманных действий. На это нужно  приблизительно 1 - 1,5 часа, если Вы - активный сторонник делегирования. Пристальное внимание должно быть обращено на постановку задачи. Рабочий блок должен вестись ежедневно, чтобы обеспечить Вас необходимой информацией о проведении работы над проектами сотрудниками компании.

Время - один из самых значительных ресурсов. В процессе погружения в бесконечный круговорот дел, мы постоянно беремся за исполнение большого количества работы одновременно, неправильно расставляем приоритеты, пропускаем срочные и важные задачи. Как справиться с этим, чтобы организовать работу в целом и работу подчиненных наиболее эффективно. Проблема в том, что обычно наши усилия тратятся на решение мелких и зачастую не нужных дел. При этом не выполняется анализ ключевых и перспективных направлений деятельности. Еще одна причина – отсутствие мотивации к выполнению определенной работы, непонимание целей и задач, преимуществ и результатов. Таким образом ,главная цель руководителя в такой ситуации – совместное с сотрудниками определение этих целей и задач, как для конкретного сотрудника, так и для организации в целом.

Можно отнести к причинам дефицита времени также и психологическое состояние человека на работе – переутомление, напряженные и конфликтные ситуации. Управление временем – трудный многомерный процесс, состоящий из управления делами, а именно, принятие важных решений и понимание процесса достижения результата; управления отношениями и коммуникациями; управление своим состоянием и состоянием подчиненных, создания удобных условий труда.

Основные принципы эффективного регулирования временем следуют из простой и ясной функции менеджмента  – планирование рабочего времени. Почти все заняты и занимаются планированием времени, однако успех зависит от нескольких правил, которые должны знать все:

- необходимо запланировать только 60% рабочего времени, оставляя 40% для управления внезапно возникшими делами и задачами. Это означает, что в ежедневнике не должно быть все расписано по минутам, как обычно происходит на практике. Часто такой плотный график не позволяет управлять временем, добавлять появившиеся незапланированные дела в ежедневном или еженедельном графике;

- все рабочие задачи сортируются по критериям безотлагательности и важности, и также должны отвечать на несколько условий. Во-первых, задачи должны быть измеримы и проверяемы, чтобы не быть слишком запутанными и быть окончательными. Во-вторых, любая задача должна быть выполнена под контролем и в полномочиях ответственного человека (лица), чтобы быть скоординированной с задачами других подразделений и сотрудников. Важно, чтобы любая рабочая задача была скоординирована с запланированными ресурсами, а люди, ответственные за ее выполнение, принимали участие в определении механизмов ее успеха.

Определяя, какие задачи являются самыми важными и срочными, то целесообразно ответить на некоторые вопросы, которые помогут их отсортировать и определить те, которые необходимо решить в первую очередь. Вопросы звучат так:

- «Какие задачи, выполняя, я в наибольшей степени  приближаюсь к воплощению моих главных целей (года, месяца, недели, дня)?»;

-« Могу ли я за счет одной задачи решить некоторые другие?»;

- «Делая, какие дела, я могу добиться максимальных успехов для достижения общих целей организации, рабочей группы, и т.д.?»;

- «Выполнение, каких задач принесет самую большую пользу (в краткосрочном и долгосрочном плане), самое большое денежное вознаграждение?»;

- «Невыполнение чего может иметь наиболее негативные последствия?».

Конечно, планирование и сортировка задач – не универсальные лекарства для эффективного управления рабочим временем. Среди прочего, возможно, выделить такие техники как разбитие задач на подзадачи, установление промежуточных целей, делегирование.

Все возможные методы должны быть применены в комплексе, при этом внедряя систему планирования на всех организационных уровнях. В компетентном и грамотном управлении временем только одного сотрудника или  руководителя вряд невозможно достигнуть желаемых результатов во всей компании. «Пока Вы не будете в состоянии управлять своим временем, Вы не будете в состоянии управлять чем-либо еще», сказал Питер Друкер. В этом состоит одна из самых важных и трудных задач современного успешного менеджера [21].

 

 

1.3 Организация деятельности офиса

 

 

В большинстве российских компаний вопросами организации и обеспечения работы офиса занимается офис-менеджер, который является одним из руководящих работников предприятия. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно - управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами. Отсюда, в перечень обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение управленческих, административных, хозяйственных, контрольных и отчетных функций.

Офис-менеджмент представляет собой один из видов управленческой деятельности. Главными отличительными чертами офис - менеджмента являются:
         - тесное сочетание и взаимопереплетение его функциональных составляющих (планирование, организация, контроль, учёт и т.д.);
         - непосредственное (личное) взаимодействие офис-менеджера со значительным количеством персонала, выполняющего самые разные функции;
         - промежуточное положение данного вида деятельности между стратегическим и тактическим менеджментом.
         Офис-менеджмент можно обозначить как оперативное руководство управленческим аппаратом предприятия. Обязанности офис-менеджера определяются потребностями конкретной организации, числом ее сотрудников и требованиями руководства. В небольшой организации на плечи этого специалиста часто ложится внушительный объем функций - начиная с обязанностей личного помощника руководителя и заканчивая обязанностями секретаря, администратора, завхоза и даже РR - специалиста. В дополнение могут поручить даже ведение первичной бухгалтерии и решение кадровых вопросов.

Координация работы в офисе (офис-менеджер). Офис – это обособленное подразделение предприятия, в котором, как правило, располагается административно-управленческий персонал. Именно в нем осуществляется непосредственное руководство компанией и связь с остальными сотрудниками и клиентами. Для того чтобы офисные служащие могли своевременно и качественно выполнять поставленные перед ними цели необходимо грамотно координировать работу всего офиса.

В идеале, это является прямой задачей офис-менеджера. Офис-менеджер - руководитель среднего или низового звена, ответственный за полноценную работу «мозга» компании. В основной список его дел входят административные, управленческие, хозяйственные, контрольные и отчетные обязанности.

Управленческие обязанности включают в себя, прежде всего, руководство сотрудниками офиса, начиная с курьеров. Необходимо жестко и правильно распределить полномочия и обязанности всех подчиненных, разработать определенную политику общения между собой и общения с потенциальными клиентами составить индивидуальный план работы для каждого и план работы офиса в целом.

Административные действия призваны организовать делопроизводство, построить своеобразное зонирование офисного помещения и наладить работу между его структурными подразделениями.

Хозяйственная деятельность обязана обеспечить бесперебойную работу офиса с технической точки зрения. То есть приобрести весь необходимый спектр офисной мебели и техники, расходные материалы и различные комплектующие; установить, наладить и поддерживать в рабочем состоянии.

Контрольные и отчетные обязанности включают в себя регулярное проведение аттестаций сотрудников, инвентаризации и составление отчетности перед непосредственным руководителем или другими контролирующими органами.

Российский рынок труда сложился таким образом, что специальности офис-менеджер как таковой практически не существует. Сегодня под этим названием чаще всего подразумевается более привычный для всех секретарь или администратор низового звена. Обязанности офис-менеджера распределяют между секретарем и другими сотрудниками офиса.

Примером другого подхода может послужить востребованная в настоящее время профессия - системный администратор - сотрудник, поддерживающий корректную работу внутренней компьютерной сети компании и программного обеспечения. Его полномочия распространяются лишь в этом сегменте, но и ответственность перед руководством он несет единолично.

Если офис-менеджер (или его заместители) выполняет свою работу качественно и ответственно, то координация работы офиса вносит немалый вклад в успешное развитие всего предприятия.

Организовать работу в офисе - значит учесть все нужды современного ведения бизнеса - хозяйственные, технические, информационные, имиджевые.

Снабжение. У сотрудников компании не должно возникать проблем или лишних забот из-за недостатка оргтехники или расходных материалов в офисе.

Документооборот, ведение делопроизводства. Каждый документ, вышедший из вашего офиса, может работать на имидж компании. Культура делового общения, направленность на взаимодействие с клиентом, которая видна в каждой строчке письма - все это достигается искусством письменной деловой коммуникации.

Связи с поставщиками деловых услуг. Ведение бизнеса требует всевозможных транспортных, консалтинговых, юридических услуг, бухгалтерских услуг, обращения в кадровые агентства или в бюро переводов. Наиболее эффективными являются долговременные деловые отношения между компаниями.

Этикет деловых отношений, имиджевые аспекты работы с партнерами и клиентами. Соблюдение бизнес - этикета, гостеприимство - от чашки чая за ведением переговоров до корпоративного такси в аэропорт для встречи важных гостей - также способствует упрочению авторитета компании.

Но жизнь офиса любой компании не ограничивается одной лишь деловой сферой, ведением бизнеса или решением материально-финансовых проблем. Офис-менеджер умеет организовать и празднование торжественных событий, корпоративный отдых, и другие мероприятия. Так что знания и умения, присущие хорошему офис - менеджеру, востребованы всегда и во многих сферах жизни. Работа офиса, а также деловая жизнь офиса - это множество мелочей, из которых складывается облик успешной фирмы.

Корпоративная культура компании подразумевает готовность делать значительные вклады в обучение и повышение уровня подготовки персонала, возникновение добрых деловых традиций, в том числе традиции празднования всевозможных событий.

Работа по развитию корпоративной культуры включает в себя создание особого микроклимата. Сотрудник будет приходить на работу и с удовольствием выполнять свои обязанности до тех пор, пока:

- для него значима атмосфера, существующая в коллективе;

- он успешно реализует свои потребности личного и профессионального роста.

Для того чтобы офис эффективно функционировал нужна четкая организация работы офиса и для этого нужно проанализировать особенности планирования и организации деятельности офиса конкретной организации в целом, выявить основные недостатки существующей системы планирования и организации деятельности предприятия, также разработать мероприятия по совершенствованию системы офиса.

 

 

 

 

 

 

2 Планирование и организация деятельности офиса в ООО «Остров»

 

2.1 Анализ деятельности предприятия ООО «Остров» в 2010 – 2012 г.

 

 

Общество с ограниченной ответственностью «Постоянно действующая выставка Екатеринбургской области «Остров», именуемое далее «общество», является юридическим лицом, действует на основании устава и законодательства Российской Федерации. Общество создано без ограничения срока его деятельности.

Полное фирменное наименование общества: на русском языке: общество с ограниченной ответственностью «Постоянно действующая выставка Екатеринбургской области «Остров»; на английском языке: Public Joint Stock Company «UralExpo». Сокращенное фирменное наименование общества: ООО «Остров». Место нахождения общества: 460021, Российская Федерация, г. Екатеринбург, ул. Северная, 12.  Почтовый адрес общества: 460021, Российская Федерация, г. Екатеринбург, ул. Северная, 12.

Общество является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе. Общество может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Общество вправе в установленном порядке открывать банковские счета на территории Российской Федерации и за ее пределами. Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации. Общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации. Общество может участвовать и создавать на территории Российской Федерации и за ее пределами коммерческие организации. Общество может на добровольных началах объединяться в союзы, ассоциации, а также быть членом других некоммерческих организаций, как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами. Общество обязано обеспечить ведение и хранение реестра акционеров общества в соответствии с правовыми актами Российской Федерации с момента государственной регистрации общества.

Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Общество не отвечает по обязательствам своих акционеров. Государство и его органы не несут ответственности по обязательствам общества, равно как и общество не отвечает по обязательствам государства и его органов [3].

Целью общества является извлечение прибыли. Общество имеет гражданские права и несет гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами. Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется федеральными законами, общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии). Общество осуществляет следующие основные виды деятельности:

• организация и проведение выставок, ярмарок, презентаций и других общественных мероприятий;
• рекламные услуги;
• консалтинговые, консультационные, маркетинговые и лизинговые услуги;
• организация и обучение специалистов;
• оказание услуг по трудоустройству и содействию занятости граждан;
• производство и реализация товаров производственно-технического и бытового назначения;
• производство и реализация продовольственных товаров;
• бытовые услуги;
• автотранспортная деятельность по перевозке пассажиров и грузов, экспедиционному обслуживанию, погрузочно-разгрузочным и такелажным работам, услуги по хранению грузов;
• услуги общественного питания;
• снабженческо-сбытовая деятельность;
• торговая, торгово-закупочная, комиссионная, порученческая и посредническая деятельность;
• издательская деятельность;
• организация культурно-развлекательных мероприятий;
• туризм.

Рассмотрим объем производства услуг, представленных в таблице 2.1.

 

Таблица 2.1 – Объем производства услуг за 2010 г. – 2012 г., руб

Показатель	2010 год	2011 год	2012 год	Темп роста, %		Абсолютное отклонение; +, -
				2011г./ 2010г.	2012г./ 2011г.	2011г./ 2010г.	2012г./ 2011г.
Объем производства	341958	4112482	5172384	120	125	3770524	1060502
Объем продаж	2302256	3035658	3205254	131	105	733402	169596
Выручка	1520452	2320422	2896956	152	124	799970	576534

 

По приведенным данным в таблице 2.1, видно, что объем производства в 2011 году увеличился по сравнению с 2010 годом на 12%, а в 2012 году по сравнению с 2011 годом на 1,25%, а объем продаж вырос в 2012 году по сравнению с 2011 годом на 1,05%

Выручка также выросла по сравнению с 2011 годом в 2012 на 1,24%. Это можно связать с тем, что появилась возможность реализации большого количества услуг и товаров на новые рынки, и так же расширился прейскурант предоставляемых услуг.

Внешняя среда организации включает такие элементы как потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации, источники трудовых ресурсов, значимые по отношению к операциям организации.

Поставщики осуществляют поставки материалов, оборудования, энергии, капитала и рабочей силы. Поставщики очень значимый фактор. От качества поставщиков зависит жизнеспособность многих организаций. Так много зависит от этого элемента внешней среды, что имена их в ООО «Остров» решили оставить под грифом секретно.

Законы и государственные органы влияют на организацию, так как каждая организация имеет определенный правовой статус, являясь единоличным владением, компанией, корпорацией или некоммерческим объединением. Деятельность организации попадает под множество правовых ограничений, которые устанавливает государство через законы, т.е. имеет определенный статус – ОАО, ГУП, ООО, ЗАО, ИП и т.д. Вследствие чего организация действует в соответствии с налоговым законодательством. Рассматриваемое предприятие является обществом с ограниченной ответственностью. Общество с ограниченной ответственностью – это общество, учрежденное одним или несколькими юридическими или физическими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделён на доли, участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале общества. Общество с ограниченной ответственностью наряду с иными видами хозяйственных обществ, а также хозяйственных товариществ, производственных кооперативов, государственных и муниципальных унитарных предприятий является коммерческой организацией, то есть организацией, преследующей извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности и распределяющей полученную прибыль между участниками.

Потребители. Фирма существует и процветает до тех пор, пока есть потребитель, пока она удовлетворяет его потребности. Постоянными клиентами ООО «Остров» являются:

- ОАО «КИТ Кэпитал» (г. Екатеринбург);

- ООО «АроЛига»;

- «Янссен Силаг» (г. Москва);

- ООО «Дк-Компани» (г. Пермь);

- ООО «Пальмира на Урале» (г. Челябинск);

- ТД «Садра» (г. Самара);

- ООО «Агроснабкомплект» (г. Саратов);

- ООО «Ярославские краски» (г. Ярославль);

- ООО «Аквавит» (г. Стерлитамак);

- ООО «Фирма Фолиант»;

- ООО «ПаритетИнфо»;

- ТД «Восток»;

- «Диксис»  и многие другие.

Конкуренты. Это один из внешних факторов, влияние которого невозможно оспаривать. Руководство каждой организации четко понимает, что если не удовлетворять нужды потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, то долго на рынке товаров и услуг не просуществуешь. Иногда не потребители, а именно конкуренты определяют, какие продукты деятельности организации сможет продать и по какой цене. Следует понимать, что потребители – не единственный объект соперничества организаций. Они ведут борьбу за влияние на все факторы внешней среды – трудовые ресурсы, материалы, капитал, за право на использование новых технологий.

Рассмотрим конкурентов ООО «Остров» в сфере выставочного бизнеса. Если говорить о масштабах нашего города Екатеринбурга, то по данным http://www.allexpo.ru (одного из ведущих интернет – порталов, освещающих выставочную деятельность в России, странах СНГ и за рубежом) тут ООО «Остров» нет равных. Это единственная зарегистрированная компания в нашем городе. Если же говорить о федеральном уровне, то в России зарегистрирован 291 организатор выставок из 57 городов. Из них наибольшее скопление наблюдается в Москве (159 организаторов), далее с большим отставанием следует Санкт – Петербург (26 организаторов), Ростов-на-Дону (8 организаторов) и другие, что представлено наглядно на рисунке 2.1.

 

Рисунок 2.1 – Доля российских предприятий в сфере выставочного бизнеса

Хотелось бы заметить, что в остальных крупнейших городах России представлены по 1 – 2 организатора. Из этого следует вывод, что выставочный бизнес не является массовым направлением бизнеса в России. Этот рынок не насыщен. Но, с другой стороны, выставка – товар сезонного спроса, и 1 – 2 организатора на 1 город вполне достаточно.

Что касается рекламных услуг, то рассмотрение конкурентов на федеральном и региональном уровнях бессмысленно, т.к. рынок насыщен. А в рамках г. Екатеринбурга компаний, занимающихся данным родом деятельности, только на сайте Екатеринбургской Межрегиональной Справочной Службы 560 http//:www.560560.ru зарегистрировано около 20. И это не считая мелких, вновь открывающихся агентств по рекламе. Для масштабов нашего города это весьма немалое число. Примерно такая же ситуация обстоит и с BTL – центром ООО «Остров». 

В дирекцию выставки входят: Генеральный директор ООО «Остров» Крючкова Лариса Юрьевна. В ее обязанности входит:

- руководить финансовой и хозяйственной деятельностью Общества, обеспечивает выполнение Обществом возложенных на него задач, организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений Общества;

- обеспечивать соблюдение законности в деятельности Общества, выполнение всех лицензионных требований при осуществлении деятельности Общества в соответствии с законодательством РФ, организует подготовку соответствующих документов и осуществление всех необходимых действий для получения (продления) лицензии на осуществление уставной деятельности Общества;

- обеспечивать выполнение Обществом всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, а также заказчиками и кредиторами;

- организовывать разработку и внедрение новейших прогрессивных форм управления и организации труда, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества работ (услуг), экономической эффективности производства работ и услуг), рационального использования производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов;

- решать вопросы, касающиеся финансово-экономической и хозяйственной деятельности организации, в пределах предоставленных ему законодательством прав, делегирует отдельные направления деятельности другим должностным лицам Общества;

- обеспечивать сохранность имущества и материальных ценностей, принадлежащих Обществу; защиту имущественных интересов Общества в суде, арбитраже, органах государственной власти и управления;

 - организовывать работу по обеспечению Общества квалифицированными кадрами, рациональному использованию их профессиональных знаний и опыта, проведение аттестаций и обучение сотрудников;

- организовывать разработку и утверждает штатное расписание Общества, должностные инструкции для сотрудников Общества;

- выполнять иные исполнительно-распорядительные обязанности по вопросам оперативно-хозяйственной деятельности Общества.

Заместитель генерального директора (техническое обеспечение выставки) Семенов Андрей Борисович, в его обязанности входит:

- осуществлять контроль финансово-хозяйственной деятельности компании, обеспечивая эффективное и целевое использование материальных и финансовых ресурсов, снижение их потерь, ускорение оборачиваемости оборотных средств.

- принимать меры по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров, обеспечивает выполнение договорных обязательств;

- обеспечивать своевременное составление сметно-финансовых и других документов, расчетов, установленной отчетности о выполнении планов; 

- непосредственно при отсутствии генерального директора или по его поручению вести переговоры с заказчиками, подрядчиками, субподрячиками, потенциальными партнерами и другими организациями;

- контролировать соблюдение работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований противопожарной безопасности;

- обеспечивать доведение до сведения работников и исполнение ими распоряжений и приказов генерального директора;

- информировать генерального директора об имеющихся недостатках в работе предприятия и принимаемых мерах по их ликвидации.

Главный бухгалтер ООО «Остров» -  Пахряева Нина Петровна, она выполняет следующие обязанности:

- руководит работниками бухгалтерии организации;

- согласовывает назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц организации;

- возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов;

- согласовывает с директором направления расходования средств с рублевых и валютных счетов организации;

- участвует в подготовке мероприятий системы внутреннего контроля, предупреждающих образование недостач и незаконное расходование денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушения финансового и хозяйственного законодательства;

- контролирует соблюдение порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств организации;

- организует учет доходов и расходов организации, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности организации;

- организует проведение проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в структурных подразделениях организации;

- обеспечивает правильное начисление и своевременное перечисление платежей в федеральный, региональный и местный бюджеты, взносов на государственное социальное, медицинское и пенсионное страхование, осуществление своевременных расчетов с контрагентами и по заработной плате;

- разрабатывает и осуществляет мероприятия, направленные на укрепление финансовой дисциплины в организации.

Заместитель директора по выставочно-информационной деятельности -  Гукова Марина Анатольевна, в ее обязанности входит:

- организация и контроль работы менеджеров;

- координация и разработка перспективных и текущих планов;

- контроль состояния дебиторской и кредиторской задолженности клиентов; 

- организовать обучение, тренинги для менеджерского состава (совместно с отделом развития);

- участвовать в организации и проведении выставок;

- решать рекламационные вопросы по товару с клиентами, составлять необходимую документацию.

Руководитель отдела наружной рекламы Логинская Елена Павловна, в обязанности которой входит:

- организация эффективной работы Отдела рекламы как сервисной рекламной службы компании;

- формирование и контроль соблюдения фирменного стиля;

- организация работ по продвижению товаров, включая организацию рекламных и других акций по стимулированию сбыта;

- координация работы сотрудников отдела и осуществления контроля над качеством, оперативностью и организационной корректностью работы отдела;

- обеспечение эффективного взаимодействия Отдела рекламы с другими подразделениями Компании;

- поиск подрядчиков, проведение тендеров, контроль исполнения;

- обеспечение потребностей компании в рекламной, сувенирной, полиграфической продукции;

- обеспечение компании всеми необходимыми элементами маркетинговой коммуникации: реклама, связи с общественностью - PR, стимулирование сбыта - SP, директ-маркетинг – DM, личные продажи, POS-места продаж. Руководитель отдела по работе с персоналом, Бобылева Светлана Владимировна,  в ее обязанности входит:

- помощь руководителю в осуществлении деятельности отдела;

- управление персоналом;

- отчётности;

- выполнение поручений руководителя;

- ведение переговоров по телефону.

- организовать работу по ведению, анализу и систематизации клиентской базы;

- участие в подготовке и проведения общекорпоративных выставок и т.д. [4].

На рисунке 2.2 представлена организационная структура предприятия.

 

Генеральный директор

Заместитель генерального директора по выставочно-информационной деятельности

Заместитель генерального директора по развитию

Бухгалтерия -главный бухгалтер -бухгалтер

Секретарь референт

Заместитель генерального директора

Центр организации праздников -менеджер

Информационный центр -главный специалист - PR-менеджер - специалист по связям с общественностью

Рекламный центр -руководитель - менеджер

Выставочный центр - менеджеры

Отдел по работе с персоналом -руководитель -офис-менеджер

Производственный цех

Дизайнерская группа

Системный администратор

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.2 – Организационная структура предприятия ООО «Остров»

 

По данным рисунка 2.2, видно, что организационная структура ООО «Остров» представляет собой линейно-функциональный тип. Главная задача генерального директора – единолично координировать действия функциональных служб и направлять их в русло общих интересов организации.

На рисунке 2.2 также показано, что управление сосредоточено в руках генерального директора. Все отделы подчинены ему. Обратная связь в организации осуществляется в рамках еженедельных совещаний, где рассматривают возникающие проблемы, корректируют планы и принимают управленческие решения.

 

 

2.2 Особенности планирования и организации деятельности офиса ООО «Остров» в сфере  предоставления услуг

 

 

Безукоризненное сочетание элегантной качественной обстановки с эргономичной современной мебелью создают идеальный офис – стильный, комфортный, презентабельный.

 Необходимо следить не только за внутренним пространством офиса, но и за его внешней частью. Так, крыша должна быть в хорошем состоянии, водосточная система регулярно проверятся на предмет засоренности. Стены не должны сыпаться и дворовое убранство также не должно вызывать неприязни. 

И, как результат – довольные сотрудники, заботливое начальство, хорошие прибыли и стабильное положение в деловых кругах. Но создать идеальное для конкретной компании офисное пространство – дело не такое легкое, как кажется на первый взгляд. Необходимо учесть множество разнообразных нюансов.

«Место встречи». Сложно переоценить «визитную карточку» любого офиса – приемную, или, как ее еще называют, клиентскую зону. По первому впечатлению от обстановки в приемной и квалифицированности секретаря, у посетителей будет формироваться дальнейший образ компании, доверие к ее деятельности.

 Важны несколько факторов:

- качество обстановки;

- удобство размещения посетителей;

- регулирование потоков клиентов;

- четкое обозначение иерархической лестницы компании.  

Все эти условности можно соблюсти, используя правильную обстановку приемной зоны. 

Если кредо компании - «все для клиента», и она плотно работает со своими контрагентами, жизненно необходимо комфортно разместить большое количество посетителей в зоне ожидания перед стойкой ресепшен. При клиентской форме работы предприятия мало просто предоставить стул в холле. Современные офисы все чаще оборудуются мини рабочими местами для гостей, ожидающих в приемной – небольшие отдельные столы, или один общий, с возможностью подключения ноутбука и комфортное кресло. Неплохим вариантом будет использование офисной мягкой мебели, которая чаще всего исполняется в коже, либо ее заменителях. Она создает менее формальную обстановку, но при этом сохраняет общую презентабельность интерьера компании.

ООО «Остров» располагает помещением по адресу ул. Северная, 12. Имеется несколько кабинетов (бухгалтерия, выставочный отдел, отдел рекламы и т.д.). Каждый кабинет оборудован соответствующей мебелью и техникой. Под «техникой» понимается и компьютерное оборудование, а так же средства периферийной связи. Нельзя не сказать о грамотном использовании внутренней рекламы на предприятии: стены довольно эстетично несут на себе бремя всевозможных наружных вывесок с товарным знаком компании, на столах красуются соответствующие календари.

Ассортимент организации довольно разнообразен. Прайс-лист, представленный на сайте, включает 70 позиций. Нужно заметить, что цены приемлемы. Форма оплаты – наличная, безналичная.

О корпоративной культуре и ее неочевидном, на первый взгляд, но абсолютном влиянии на эффективность бизнеса говорят в последнее время довольно много. По большому счету – в силу достижения отечественным бизнесом такого возраста, когда без этой самой корпоративной культуры уже не проживешь.

Корпоративные ценности ООО «Остров»:

- командный подход и взаимозаменяемость;

- готовность каждого сотрудника оказать помощь своим коллегам;

- ответственность за качество выполняемой работы;

- положительный имидж организации;

- уважение личной жизни сотрудников.

Важно заметить, что коллектив компании не особо многочисленен, в процессе работы все сотрудники тесно взаимодействуют. На стендах предприятия красуются фотографии с совместного отдыха (лыжная прогулка, совместный поход на каток). Корпоративная форма одежды, либо ее отдельные атрибуты отсутствуют, работникам просто рекомендуется деловой стиль одежды. Присутствует такое явление, как корпоративные праздники (Новый год, 8 марта и др.), совместное поздравление именинников.

ООО «Остров» возглавляет генеральный директор, в подчинении у которого находится 23 человека. Основу персонала компании составляет административный персонал, то есть руководители, специалисты и служащие. Под структурой персонала предприятия понимается соотношение численности персонала по различным категориям (образование, возраст, стаж работы и др.).

В таблице 2.2 представлена структура персонала ООО «Остров» по возрасту.

 

Таблица 2.2 – Структура персонала ООО «Остров» по возрасту

Возрастной интервал (лет)	От 23 до 28	От 29 до 33	От 34 до 38	От 39 до 43	От 44 до 48
Количество работников	8	7	5	2	2
Доля,%	35	30	17	9	9

 

В ООО «Остров» большинство персонала предприятия входит в возрастную категорию от 23 до 30.

В ООО «Остров» преобладает женская часть коллектива. Это работники занятые в бухгалтерии, кадровой работе, организации праздников и т.д.

 

Таблица 2.3 – Гендерная структура персонала ООО «Остров»

Пол	Мужской	Женский
Количество персонала	3	20
Доля, %	13	87

 

Уровень образования персонала в ООО «Остров», в основном, задан высокой планкой. Практически все имеют высшее образование, один сотрудник – неоконченное высшее, несколько – средне – специальное.

Можно рассчитать средний уровень образования персонала организации. Примем высшее образование за 3 единицы, неоконченное высшее и средне специальное – за 2. Найдем среднее значение уровня образования: Ср.ур.обр. = (3*20+2*3)/23=2,8

Это хороший уровень показателя. Хорошим считается уровень, приближающийся к значению 2,8.

В таблице 2.4 представлена структура персонала организации по стажу работы.

 

Таблица 2.4 – Структура персонала организации по стажу работы

Стаж работы (лет)	Менее 5	От 5 до 10	От 10 до 15
Количество работников	8	12	3
Доля, %	35	52	13

 

Структура работников ООО «Остров» по возрасту является приемлемой, и ей можно дать положительную оценку. Так, оптимально представлены все возрастные категории персонала, что говорит о хорошей почве для преемственности, когда более опытные работники служат примером для молодых специалистов. Но, тем не менее, неоднозначен высокий уровень молодого возраста персонала. Высокий уровень молодого возраста персонала – приток новаторских идей. Вместе с тем это может стать причиной нестабильности персонала, текучести кадров.

В ООО «Остров» обращаются все больше компаний ежедневно, т.к. клиентская база растет. Предприятие известно не только в пределах Российской федерации, а так же в Китае, Германии, Казахстане.

Ежемесячно организуются выездные конференции за границу.

С 2009 года компания «Остров» является действительным членом российского союза выставок и ярмарок.

В таблице 2.5 представлен план выставочных мероприятий к 2013 начало 2014 г.г.

 

 Таблица 2.5 – План выставочных мероприятий на 2013 – 2014 г.

Дата мероприятия	Содержание
11 - 13 сентября 2013г.	XXXII Межрегиональная выставка-ярмарка "Меновой Двор - 2013". Организаторы: Правительство Екатеринбургской области, Торгово-промышленная палата Екатеринбургской области, ООО «Остров»
20 - 22 ноября 2013 г.	VIII Специализированная выставка «Промэнерго - 2013». Организаторы: Правительство Екатеринбургской области, Торгово-промышленная палата Екатеринбургской области, ООО «Остров»
20 - 22 ноября 2013 г.	III Специализированная выставка «Управление отходами. Экология». Организаторы: Правительство Екатеринбургской области, Торгово-промышленная палата Екатеринбургской области, ООО «Остров»
12 - 14 февраля 2014 г.	XI Специализированная выставка «НЕФТЬ. ГАЗ. ЭНЕРГО - 2014». XI Специализированная выставка «Нефть. Газ. Энерго - 2014». Организаторы: Правительство Екатеринбургской области, Торгово-промышленная палата Екатеринбургской области, ООО "Остров"
26 - 28 марта 2014 г.	XIV Специализированная выставка «Агро - 2014». Организаторы: Правительство Екатеринбургской области, Торгово-промышленная палата Екатеринбургской области, ОJО «Остров»
03 - 04 апреля 2014 г.	VII Специализированная выставка «Образование и карьера». Организаторы: Правительство Екатеринбургской области, Торгово-промышленная палата Екатеринбургской области, ООО «Остров».

 

Таким образом, можно сделать вывод, что предприятие не только повышает свой имидж, за счет отличной работы, высококвалифицированных профессионалов, работающих в ООО «Остров», но и налаживает международное сотрудничество, посредством конференции и выставок, которые организуют и проходят на высшем уровне.

 

 

2.3 Основные недостатки существующей системы планирования и организации деятельности офиса организации

 

 

На рабочем месте многие проводят по 8–10 часов в день. Удобное рабочее место позволяет не только избежать штрафов за пренебрежение к нормам трудового законодательства, но и добиться от сотрудника большей эффективности.

Основные понятия, которые характеризуют рабочее место и используются в трудовом законодательстве, даны в статье 209 Трудового кодекса.

Так, рабочее место – это оснащенное необходимыми средствами для выполнения производственного задания место, в котором сотрудник должен находиться для исполнения своих служебных обязанностей. Оно прямо или косвенно находится под контролем работодателя [10].

Под организацией рабочего места понимается его оснащение и планировка. Полное и комплектное оснащение рабочего места, а также его рациональная планировка позволяют наилучшим образом организовать процесс труда и повысить его эффективность.

Условия труда – это совокупность факторов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на работоспособность и здоровье сотрудника. Статья 46 Трудового кодекса содержит рекомендации отразить их в трудовом соглашении.

Основу системы правового регулирования условий и охраны труда составляют Конституция, Трудовой кодекс, Закон от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации», нормативно-правовые акты субъектов РФ, различные типовые правила по охране труда, которые издаются федеральными органами исполнительной власти.

Трудовое законодательство возлагает на работодателя обязанность по обеспечению безопасных условий труда, охране труда в своей организации. Эти требования обязательны для исполнения всеми юридическими и физическими лицами при осуществлении ими любых видов деятельности (ст. 211 ТК). В статье 212 Трудового кодекса, а также в статье 14 Закона № 181-ФЗ приводится исчерпывающий перечень тех обязательств, которые должен выполнять работодатель. К ним относятся:

– обеспечение работников за счет работодателя специальной одеждой, обувью и другими средствами индивидуальной защиты (на вредном производстве);

– создание соответствующих требованиям охраны труда условий труда на каждом рабочем месте;

– проведение аттестации рабочих мест [1].

Работодатель обязан обеспечить соответствие рабочих мест требованиям охраны труда. Расположение и организация рабочих мест, оборудование и инструменты для работы, воздушная среда и другие условия должны быть безопасными и не угрожать жизни работника.

В целях реализации норм трудового законодательства, направленных на создание здоровых и безопасных условий труда, была создана Система сертификации работ по охране труда. Она утверждена постановлением Минтруда от 24 апреля 2002 г. № 28. На данный момент действует Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 26 апреля 2011 года № 342 «Об утверждении Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда». Ключевым элементом сертификации являются работы по аттестации рабочих мест, т. е. оценка условий труда на рабочих местах в целях выявления вредных и (или) опасных производственных факторов и осуществления мероприятий по приведению условий труда в соответствие с государственными нормативными требованиями. Аттестация проводится в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда.

В ходе сертификации проверяют, насколько деятельность работодателя по обеспечению охраны труда в организациях соответствует государственным нормативным требованиям в тех или иных отраслях экономики (п. 6 Приложения 2 к постановлению Минтруда от 24 апреля 2002 г. № 28).

Нормативной основой проведения аттестации рабочих мест считаются стандарты системы безопасности труда (ГОСТы), санитарные правила, нормы и гигиенические нормативы и другие документы. В частности, аттестация рабочих мест по условиям труда включена в общие требования к системе управления охраной труда, определенные ГОСТ Р 12.0.006-2002.

По итогам аттестации организации выдается так называемый сертификат безопасности. Он удостоверяет соответствие проводимых работодателем работ по охране труда государственным нормативным требованиям.

Санитарно-гигиенические требования. Трудовой кодекс возлагает на работодателя обеспечение санитарно-бытового и лечебно-профилактического обслуживания работников в соответствии с требованиями охраны труда. В этих целях по установленным нормам должны быть оборудованы санитарно-бытовые помещения для приема пищи, оказания медицинской помощи, комнаты для отдыха в рабочее время и психологической разгрузки.

Для обеспечения нормальных условий деятельности человека параметры микроклимата нормируются. Нормы производственного микроклимата установлены ГОСТ 12.1.005-88 ССПТ. «Общие санитарно-гигиенические требования к воздуху рабочей зоны». Они едины для всех производств и всех климатических зон. Параметры микроклимата в рабочей зоне должны соответствовать оптимальным или допустимым микроклиматическим условиям.

Температура, влажность и скорость движения воздуха регламентируется принимая во внимание тяжесть физической работы, труда: «легкая», «средняя» и «тяжелая» работа. Кроме того, рассматривают сезон года: холодный период (среднесуточная температура внешнего воздуха ниже +10 °C), и теплый период (температура +10 °C и выше).

Большое внимание должно быть уделено и системе вентиляции. Во-первых, необходимо обеспечить равенство объема приточного и выхлопного воздуха; потоки воздуха не должны поднимать пыль и вызывать дискомфорт и переохлаждение рабочих. Во-вторых, необходимо минимизировать и шумовой фон от вентиляторов.

Освещение должно обеспечить однородную яркость в помещении, отсутствие острых и резких теней и, постоянство, и правильность направления светового потока. Обратите внимание, чтобы управлять освещением на рабочих местах, и в производственных комнатах нужно, по крайней мере,  не реже одного раза в год.

Ответственность за нарушение несут руководители и другие должностные лица организаций, виновные в нарушении правил и норм по охране труда, привлекаются к административной ответственности согласно Кодексу об административных нарушениях (KоAП):

– в форме штрафа на сумму 500 - 5000 рублей (Статья 5.27 KоAП);

– в форме дисквалификации сроком от одного года до трех лет за повторное нарушение;

– за нарушение требований пожарной безопасности, установленной стандартами, нормами и правилами (Статья 20.4 KоAП), которое чревато  наложением административного штрафа (на должностных лиц – от 1000 до 2000 рублей, на юридических лиц – от 10 000 до 20 000 рублей;

– за нарушения закона в области обеспечения санитарного и эпидемиологического благосостояния населения (Статья 6.3 KоAП), выраженное в несоблюдении санитарных норм и гигиенических стандартов, невыполнения санитарных и гигиенических и противоэпидемических действий, влечет предупреждение или наложение административного штрафа (на должностных лиц – от 500 до 1000 рублей, на юридических лиц – от 10 000 до 20 000 рублей).

Психологический аспект. Экономический эффект от соблюдения законодательных требований к организации рабочего места состоит не только в отсутствии штрафов и возможности принять эти расходы в сокращении налогооблагаемой прибыли. Мысль - по планированию рабочих мест позволяет увеличивать значительно производительность труда и, в результате увеличить прибыль компании.

Для руководства организации чрезвычайно важно не только разместить свой рабочий стол, но и рабочие места подчиненных, поскольку от этого зависит работоспособность в коллективе. Очевидно, чтобы рассмотреть много вариантов и нежелательных аспектов поведения сотрудников во время работы, необходимо обдумать и предвидеть много нюансов и тонкостей. Однако, есть также общие моменты, которые нужно соблюдать каждому сотруднику, чтобы чувствовать себя на работе, комфортно и уверенно:

– нежелательно сидеть спиной к двери;

– не должно быть таких столов, чтобы два сотрудника сидели лицом к лицу;

– нежелательно, чтобы сотрудники сидели спиной к окну;

– очень важно, чтобы рабочее место было в порядке.

Кроме того, на  работоспособность, функционирование на утомление человека оказывает влияние цвет. Холодные цвета (синий, зеленый, желтый) действуют успокаивающе; теплые цвета (красный, оранжевый) – это возбуждающие цвета. Темные цвета оказывают угнетающее воздействие на психику человека.

Для повышения эффективности японцами разработан способ организации рабочего пространства, известный как «метод 5S». Его цель - создание оптимальных условий для выполнения операций, обслуживание, поддержание чистоты, порядка, экономии времени и энергии. Этот метод зародился в Японии в середине XX века и состоит из пяти шагов, которые получили название от первых букв 5-и японских слов, которые в переводе означают: «сортировка», «самоорганизация» (упорядочивание), «систематическая очистка», «стандартизация», «улучшение» (совершенствование).

Как показывает опыт корпораций, которые приняли практику японцев, после того, как устранили все несоответствия условий труда, создают оптимальные условия, увеличивается производительность, снижается травматизм, и количество профессиональных заболеваний, повышается корпоративная культура, улучшается качество главных и вспомогательных операций, происходит уменьшение негативного воздействия на окружающую среду. Российские корпорации также принимают на вооружение метод 5S.

Офис во многих отношениях определяет восприятие философии компании. Также очень важно, чтобы люди, которые проводят половину из своей жизни в офисе, идентифицировали себя с организацией, направлением ее деятельности, ее целей, и чувствовали на рабочем месте себя как дома. Только тогда они в состоянии работать с полной преданностью и самоотдачей, повышая уровень эффективности организации. А организация, заботясь об условиях труда сотрудников, будет в состоянии не только защитить себя от возможных штрафов, но также и увеличить доходы.

Площадь ООО «Остров» составляет 150 квадратных метров. Этого не достаточно, т.к. в соответствии с санитарными нормами труда и госстандартами для рядового сотрудника необходимо 5-6 метров квадратных рабочей площади, для руководителя – 34 метра, секретаря – 15 м. Соответственно мы можем рассчитать, сколько квадратных метров приходится на одного сотрудника в ООО «Остров»:

                                                                                       (1)

                                                                             

Отсюда следует, что площадь офиса ООО «Остров» не отвечает санитарным нормам труда т.к.  k = 150 м² / 23 = 9,78 м. Соответственно этого недостаточно, каждому работнику положена площадь 6 м² и объем — не менее 20 м². И это только рабочее место. Если же учитывать коридоры, переговорные и прочие служебные помещения – не менее 12 - 13 м².
Соответственно, если в нашем офисе работают 23 человека, то площадь его должна быть не менее 240 м².

В ходе исследования организации было выявлено, что офис не располагает необходимой оргтехникой. Выяснилось, что копировальный аппарат имеется не у всех сотрудников, что затрудняет процесс работы т.к. некоторым сотрудникам приходится периодически отлучаться от рабочего места, вследствие чего приостанавливается процесс трудовой деятельности. Выявили еще один значительный недостаток, телефонный аппарат имеется не в каждом кабинете, это также усложняет ситуацию некоторых офисных работников.    

Для того чтобы офис ООО «Урал Экспо» эффективно функционировал и удовлетворял требования работников он должен быть оснащен необходимыми средствами для выполнения производственного задания. Место, в котором сотрудник должен находиться для исполнения своих служебных обязанностей, также должно быть оснащено необходимой оргтехникой. Полное и комплектное оснащение рабочего места, а также его рациональная планировка позволяют наилучшим образом организовать процесс труда и повысить его эффективность, но на данный момент офис ООО «Остров» не обладает достаточным количеством оргтехники и производственными помещениями. Таким образом, необходимо предложить рекомендации по улучшению офисной деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Разработка мероприятий по совершенствованию системы планирования и организации деятельности предприятия в сфере предоставления услуг

 

3.1 Основные рекомендации по планированию организации деятельности офиса в ООО «Остров»

 

 

Работники различных служб, начиная от аппарата Президента и заканчивая сотрудниками небольших компаний, в подавляющем большинстве, являются офисными сотрудниками. Среди офисных сотрудников фактор комфортности рабочего места ценится выше, чем наличие социального пакета, престижность компании, место положения офиса. Большинство работников считают, что эффективность их труда напрямую зависит от эргономичности и удобства рабочего места. По статистике лишь 2% респондентов не верят в значимость комфортных условий для работы. Из 3888 россиян, участвовавших в последних социологических исследованиях, затрагивающих вопросы организации рабочего места, 90% назвали комфорт и удобство офисного пространства важнейшим элементом мотивации сотрудников. В комфортных условиях улучшается самочувствие и продуктивность выполнения рабочих задач, полагают россияне. 44% сотрудников считают, что удобное рабочее место повышает настроение и позволяет лучше концентрироваться и решать профессиональные задачи. 35% опрошенных указали, что комфортные условия свидетельствуют о заботе начальства о работниках. Чем старше респонденты, тем важнее для них становится удобное рабочее место. Эмоциональное состояние человека также на прямую зависит от дизайна помещения и личного рабочего места. При этом выяснилось, что лишь треть опрошенных довольны удобством своего рабочего места. Поэтому нужно грамотно спланировать место сотрудника, можно повысить работоспособность практически вдвое, то есть на 100%.

Такое знание для умного руководителя, может стать своего рода оружием в конкурентной войне, поскольку оно одно способно увеличить производительность труда сотрудников лишь за счет грамотного планирования.

Соответственно верно и обратное. Неправильно организованное рабочее место это головная боль, испорченное зрение, нарушенная осанка, быстрая утомляемость. Поэтому очень важно при расширении штата или переезде в новый офис начать с грамотного планирования рабочих мест.

Основные факторы, влияющие на комфорт работы в офисе:

- цветовая гамма помещения;

- освещение;

- наличие удобных кресел;

- расположение рабочих мест;

- уединение рабочего места;

- удобство в передвижении.

 При обустройстве офиса можно использовать любые цвета, но надо так же и учитывать психологию. Цвет не должен надоедать, стены не должны быть яркими, иначе они будут утомлять глаза. Выбирая цвет офиса, следует понимать, что от цвета требуется – сосредоточенность или живая атмосфера.

При выборе цветов следует придёрживаться двух правил:

- тёплые тона делают помещение зрительно меньше, а холодные зрительно увеличивают помещение;

- потолок лучше делать светлее, чем стены, стены светлее, чем пол, это выглядит более естественным, поскольку в природе земля тоже темнее деревьев, а деревья темнее неба; исключение: если хотите, чтобы очень высокие потолки казались ниже, выбирайте для потолка более темные тона, чем для стен и пола.

В таблице 3.1 перечислены свойства цветов и их влияние в зависимости от размещения.

 

Таблица 3.1 – свойства цветов и их влияние в зависимости от размещения

Цвет	На потолке	На стене	На полу
1	2	3	4
Голубой	ассоциируется с небом, не доступный, возвышенный, воспринимается тяжело и даже давит	холодный, бодрящий, несущий покой и уверенность, дающий ощущение порядка, доверия, понимания	возбуждающий, делает помещение более глубоким
Коричневый	светлый и средний – скрывающий, темный - давящий	сужает пространство, дает чувство защищенности	ассоциация с землей, дает чувство уверенности
Желтый	легкий, возбуждающий, веселый	легкий, возбуждающий, веселый, но и заводящий в заблуждение, раздражающий	свободный, отвлекающий
Серый	скучный, негативно влияет на настроение	до скуки нейтральный	нейтральный, сдержанный
Зеленый	уверенность, защищенность, скрывающий и оберегающий	отсутствие напряжения, уверенность, покой, создающий невидимую границу	отдых, вызывает положительные эмоции
Оранжевый	помогает сконцентрироваться	теплый, коммуникативный	раздражает

Продолжение таблицы 3.1

1	2	3	4
Розовый	интимный, женственный, мягкий, снимает агрессию	нежный, инфантильный, расслабляющий
Красный	темный – успокаивающий, сильный, достойный; светлый - энергичный	страстный, чувственный, агрессивный	сигнализирующий, указывающий напрвление
Черный	давящий, дает ощущение пещеры	сужающий, давящий	отчуждение, абстракция, глубина
Белый	нейтральный, пустой, чистый, открытый, холодный, освежающий	чужой, стерильный, отсутствующий

 

От освещения помещения напрямую зависит работоспособность сотрудников. При плохом свете растёт утомляемость, возникают головные боли и ухудшается зрение. Кроме того, свет влияет на работу мозга и общее психологическое состояние человека.

Несколько рекомендаций по освещению офиса ООО «Остров»:

- дневной свет лучше всего подходит для освещения  помещений. От него не болят глаза, и он хорошо влияет на психоэмоциональное состояние человека, поэтому его надо использовать в максимальном количестве, свет должен хорошо проникать в помещение, если в комнате установлены перегородки, то они должны быть матовыми;

- человек в офисе лучше себя чувствует и эффективней работает при регулярной смене цветовых сценариев, соответствующих биоритмам человека, сейчас такая система очень популярна в Европе, изменению подлежит интенсивность цвета и его цветность, например утром и днем свет холодный, утром в его спектре много голубого цвета; днем – зеленого; к вечеру свет теплеет, в нем преобладают желтый и оранжевый цвета;

- светильники и выключатели следует вбирать тщательно и продуманно размещать их. При оборудовании офисных помещений следует избегать теней, блеска, мигания, хаотичного разнообразия света и светильников, которые отвлекают внимание работников.

Удобство офисного стула, один из важнейших факторов, влияющих на утомляемость рабочего. От плохо подобранного стула быстро устаёт спина. Постоянный дискомфорт не позволяет сотруднику полностью сосредоточиться на работе, тем самым, теряя производительность.

Несколько рекомендаций как правильно выбрать стул:

- кресло должно поддерживать человека так, чтобы между бедром и позвоночником поддерживался прямой угол;

- высота кресла должна легко регулироваться;

- сиденье должно иметь небольшую выемку, для того, чтобы давление на тело распределялось равномерно;

- для того чтобы кресло не давило на бедра, оно должно иметь сиденье несколько наклонённое вниз;

- положение спинки кресла должно регулироваться, для того, чтобы человек нашёл для себя наиболее комфортное положение;

- для того чтобы спина не уставала, она должна упираться на спинку стула.

В данной главе дается обоснование к предполагаемым мероприятиям, необходимым для рационального использования потенциальных возможностей работника ООО «Остров».

Во-первых, соблюдая режим труда и отдыха, мы уменьшаем период вырабатываемости, а это тем самым увеличит работоспособность, также повлияет на увеличение производительности труда всего предприятия.

Во-вторых, используя светлые тона красок при покраске стен, пола в офисе, можно снизить утомляемость работника. Это мероприятие может положительно сказаться на эмоциональном самочувствии коллектива, а это очень важно, т.к. работникам в течение дня приходится очень часто общаться, взаимодействовать друг с другом.

В-третьих, необходимо улучшить работу системы отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха в помещениях, особенно при работе в зимнее время. А так как деятельность работников связана с постоянным движением по офису это мероприятие улучшит самочувствие работников и положительно скажется на их работе.

В-четвертых, строго соблюдая трудовой процесс, т.е. исключив непредусмотренную работу, это в первую очередь улучшит производительность труда.

В свою очередь это все позволит коллективу качественно и своевременно решать самые трудные и ответственные задачи.

Для улучшения условий труда и повышения работоспособности специалистов необходимо следующее:

            - оборудовать помещение системами кондиционирования и увлажнения воздуха для создания благоприятных климатических условий труда;

            - установить в каждом кабинете с ПК огнетушитель и аптечку;

            - заменять лампы, горящие оранжевым цветом, на новые, это позволит снизить нагрузку на зрение и повысить уровень освещенности помещения;

            - установить на рабочих столах менеджеров светильники с возможностью их перемещения в соответствии с индивидуальными особенностями работника, это позволит облегчить работу с документами;

            - проводить в помещениях ежедневную влажную уборку;

            - чистить окна и лампы в помещениях не реже двух раз в год, это позволит увеличить уровень освещенности кабинета;

            - заменить старые телефонные станции без тонального набора на новые с тональным набором, а также разместить телефонные аппараты в каждом кабинете, это поможет сократить время на набор междугородних номеров и облегчит ситуацию в целом;

            - заменить старые ПК на новые с ЖК монитором, это снизит нагрузку на зрение человека, уменьшит его утомляемость, а также поможет избавиться от шума вентиляторов;

            - заменить обычные письменные столы, на которых стоят ПК, на специальных компьютерные столы, это позволит создать удобную позу специалиста при работе с ПК и тем самым уменьшить его утомляемость;

            - заменить обычные жесткие нерегулируемые стулья со спинкой на подъемно - поворотные и регулируемые по высоте и углам наклона сиденья и спинки стулья, это поможет снизить утомляемость персонала;

            - обеспечить персонал необходимой оргтехникой для эффективного функционирования;

            - увеличить площадь производственных помещений для того, чтобы работники чувствовали себя комфортно.

Все  выше перечисленные мероприятия для улучшения условий труда и функционирования деятельности офиса выполняются, но в ходе исследования организации было выявлено, что офис не располагает необходимой оргтехникой. Выяснилось, что копировальный аппарат имеется не у всех сотрудников, что затрудняет процесс работы т.к. некоторым сотрудникам приходится периодически отлучаться от рабочего места, вследствие чего приостанавливается процесс трудовой деятельности. Выявили еще один значительный недостаток, телефонный аппарат имеется не в каждом кабинете, это также усложняет ситуацию некоторых офисных работников.   

 

 

            3.2 Расчет затрат на внедрение необходимого оборудования и увеличения площади ООО «Остров»

 

 

Офис – это очень важное средство общения с клиентами, партнерами и поставщиками, можно сказать, что это выражение своего имиджа и имиджа организации в целом, а также маркетинговый ход во многих интересных и полезных сделках, которые как раз таки и выводят организацию на новый уровень. Офисные здания в современном мире претерпевают значительные изменения.

 Информационные технологии, которые активно участвуют в повседневной жизни каждого рабочего, делают офис, независимым от времени и места. Сотрудник будет работать в том месте, где это возможно, где он будет связан с компьютерной сетью.

 Введение технологий не означает, что вскоре офис полностью потеряет свою значимость, наоборот очень важно существование однородного и единого центра, взаимодействия между сотрудниками. Независимо от того, куда дела компании привели сотрудника, он всегда сможет и будет в состоянии обратиться в центр фирмы для коммуникации со всеми членами коллектива.

 Самое важное, чем обладает каждая современная фирма – это информация. Поэтому при дизайне и проектировании  зданий офиса необходимо учитывать множество факторов, например такой, как сделать самый оптимальный подход  к использованию и передаче этого ценного ресурса. Для того чтобы вся фирма функционировала правильно, нужно спроектировать подходящий офис.

Человек всегда хочет чувствовать себя комфортно, где бы он ни был, поэтому в первую очередь для эффективного функционирования офиса ООО «Остров» нужно обеспечить работников необходимой оргтехникой. Теперь рассмотрим примерные затраты на обустройство офиса ООО «Остров» в таблице 3.2.

 

Таблица 3.2 – Затраты на обустройство офиса ООО «Остров»

Оргтехника	Цена за 1шт, тыс. руб.	Необходимое количество для помещения, шт.	Суммарные затраты
ЖК монитор	3100	10	31000
Лазерное МФУ	13100	5	65500
Телефон	590	5	2950
Кондиционер	10600	2	21200
Итого:                                                                                                     120650

 

Затраты составят 120650 руб. что ООО «Остров» вполне может себе позволить.

Как правило, в офисе не должно быть тесно сотрудникам. Теснота создает дополнительные проблемы шум, конфликты сотрудников и т.д. Все это отрицательно влияет на эффективность работы. Во второй половине дня человеку уже трудно сконцентрироваться. Гул близко расположенных компьютеров, телефонных разговоров, все эти посторонние шумы сводят рабочий процесс к нулю.

Очень тесное помещение намного ухудшает эффективность работы сотрудников. Экономия на размере помещений, отрицательно сказывается на работоспособности сотрудников, т.е. возможно намного больше проиграть на неправильно организованном рабочем процессе. Поэтому рекомендуется придерживаться международных эргономических стандартов.

Так как офис «Остров» располагает недостаточной площадью, то можно арендовать новое помещение, ООО «Остров» занимает лишь первый этаж офисного помещения, следовательно, организация может арендовать второй этаж производственного помещения. Стоимость аренды 1м² в месяц составляет 350 рублей. «Остров» нужно арендовать 100м² следовательно: 100 м² * 350 руб. = 35000 руб. Соответственно общие затраты на совершенствование деятельности офиса составят: 35000 руб. + 120650 руб. = 155650 руб.

 

 

3.3 Расчет социально – экономической эффективности предлагаемых мероприятий

 

 

Затраты на обустройство офиса составляют 120650 руб. что ООО «Остров» вполне может себе позволить. Рассчитаем эффективность. Эффективность определяют как относительный показатель соизмеряющий полученный эффект с затратами или ресурсами, использованными для достижения этого эффекта.

В общем виде содержание экономической эффективности процесса (EFF) выражается формулой:

 

                                            EFF = EF / RC,                                             (2)

 

         EF – величина полученного экономического эффекта;

RC – величина ресурсов или затрат.

Иными словами, эффективность – выполнение задач с минимальными затратами ресурсов.

Найдем величину предполагаемого эффекта данных мероприятий. Проведение данных мероприятий в ООО «Остров» составляет 155650 руб. Чистая прибыль ООО «Остров» за январь - март 2013 года по РСБУ увеличилась в 2,92 раза до 4,98 млн. руб. с 1,71 млн. руб. за аналогичный период прошлого года. Продажи компании выросли на 34,26% до 9,23 млн. руб. Об этом говорится в отчете компании. Себестоимость продукции за отчетный составила 58,00 тыс. руб.  Возьмем 5% от чистой прибыли (4,98 млн. руб.), которая составит 249000 руб.

Рассчитаем эффективность:

EFF = 249000руб. /155650 руб. = 1,59

Величина эффективности больше единицы, следовательно, проведение данных мероприятий в ООО «Остров» будет эффективным.

Эффект = Чистая прибыль – затраты на изменения = 249000 руб. – 155650 = 93350 руб.

Эффект от предложенных мероприятий имеет положительное значение, а экономическая эффективность составила больше единицы, следовательно, данные организационные изменения являются эффективными и могут быть проведены в организации, так как принесут ей ощутимую прибыль.

Для решения выявленных недостатков в действующей ситеме управления, были предложены несколько рекомендаций. Реализация  которых улучшит атмосферу офиса и деятельность работников.

Заключение

 

 

В первой главе  курсовой работы мы раскрываем понятия офиса и сущность офисной работы, также выявляем особенности планирования и деятельности офисной работы.

Вторая глава курсовой работы посвящена анализу деятельности предприятия ООО «Остров». Выявлены основные недостатки существующей системы планирования и организации деятельности офиса.

В третьей главе предложены основные мероприятия и рекомендации по совершенствованию системы планирования и организации деятельности офиса. Рассчитаны затраты на внедрение необходимого оборудования, для улучшения деятельности офиса. Так же мы выяснили, что величина эффективности больше единицы, следовательно проведенные мероприятия в ООО «Остров» будут эффективными, а эффект от предложенных мероприятий имеет положительное значение, соответственно данные организационных изменений являются эффективными.

Работа офиса – это сложнейший механизм, который включает в себя множество элементов, устойчивых структур, а также взаимосвязей.  Грамотное руководство этими сложнейшими механизмами может стать ключевым моментом в развитии успеха предприятия. Офис как таковой является не только местом работы определенного круга или числа людей, он выполняет и другие задачи, например, представительские, формируя имидж предприятия в глазах клиентов, потребителей. Важную роль в производственном процессе и организации деятельности офиса играет руководитель, который также должен организовать благоприятный климат для сотрудников, для того, чтобы все чувствовали себя комфортно на рабочем месте. 

Деловая жизнь офиса любого предприятия или фирмы складывается из множества мелочей, каждая из которых требует внимания: ведь организованное, грамотное, а также точное выполнение каждого из этих дел помогает существенно повысить эффективность работы компании. Организовать работу в офисе - значит учесть все нужды современного ведения бизнеса - хозяйственные, технические, информационные, имиджевые.

Для того чтобы офис эффективно функционировал нужна четкая организация работы офиса и для этого мы проанализировали особенности планирования и организации деятельности офиса конкретной организации в целом, выявили основные недостатки существующей системы планирования и организации деятельности предприятия, также разработали мероприятия по совершенствованию системы офиса.

В ходе проведения работы над курсовой, была достигнута цель по изучению планирования и организации деятельности офиса в сфере предоставления услуг.

 

Список использованных источников

 

 

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ.
2. Кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации.
3. Устав ООО «Остров».
4. Должностная инструкция Менеджера по персоналу аппарата управления ООО «Остров».
5. Аванесова, Г.А. Сервисная деятельность: Историческая и современная практика, предпринимательство, менеджмент: Учебное пособие для студентов вузов / Г. А. Аванесова. – М.: Аспект Пресс, 2005. – 318 с.
6. Беляцкий, Н. П. Управление персоналом: учеб. пособие / М. С. Беляцкий, С. Е. Велесько, П. Ройш. – Минск: Интерпрессервис Экоперспектива, 2002. – 352 с.
7. Волков, О. И. Экономика предприятия: Учебник; 3 – е изд., перераб. и доп. / О. И. Волков, О. В. Девяткин. – М.: ИНФРА – М, 2007 – 601 с.
8. Ворачек, Х. О состоянии «теории маркетинга услуг» // Проблемы теории и практики управления / Х. Ворачек – 2012. - № 1, С. 22-28.
9. Веснин, В.Р. Менеджмент для всех / В. Р. Веснин. – М.: Юристъ, 1994. – 248 с. – Библиогр.: с. 242-243.
10. Егоршин, А. П. Организация труда персонала: Учебное пособие /

А. П. Егоршин, А. К. Зайцев. – М.: 2008, 320 с.

11. Зудина, Л.Н. Организация управленческого труда: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭ и У, 2010. – 256с.
12. Миронова Н.В. Маркетинг различных типов услуг // Маркетинг в России и за рубежом / Н. В. Миронова. – 2003. - № 4, С. 112.
13. Романович, Ж. А. Сервисная деятельность: Учебник; 3-е изд., перераб. и доп. / Под общ. ред. проф. Ж. А. Романовича. – М.: Издательско – торговая корпорация «Дашков и К^о», 2007. – с. 240.
14. Рофе А. И. Организация и нормирование труда: Учебник для вузов. – М.: КноРус, 2010. – 400 с.
15. Саак, А. Э., Пшеничных Ю. А. Менеджмент в социально – культурном сервисе и туризме: Учебное пособие. – СПб.: Питер, 2007. – 512 с.: ил – (Серия «Учебное пособие»).
16. Сладкевич, В. П. Чернявский А. Д. Современный менеджмент (в схемах): Опорный конспект лекций. – 3-е изд., стереотип. – К.: МАУП, 2009. – 152 с.: ил. – Библиогр.: с. 147 – 148.
17. Титов, В. И. Экономика предприятия: учебник / В.И. Титов. – М.: Эксмо, 2008. – 416 с. – (Высшее экономическое образование).
18. Хандадашева Л. Н. Компьютер и другая оргтехника для секретаря – референта.: Учебное пособие / Л. Н. Хандадашева. – М.: 2009, 382 с.
19. Янкович, Ш. А. Управление офисом: Учебное пособие / Ш. А. Янкович. – М.: Издательство «Юнити - Дана» 2010, 255 с.
20. Организация и нормирование труда: Учебник для вузов / Под ред. Ю.Г. Одегова – М.: Издательство «Экзамен», 2008. – 464с.;
21. Менеджмент в сфере услуг: Учебник. / В.Э. Гордин, М. Д. Сушинская, М. В. Волошинова, О. С. Коротеева, В. В. Тютюник, СПб.: Изд. дом «Бизнес-пресса», 2007. – 120 с.