Привет студент

Кафедра государственного и муниципального управления

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Организация и комплектование Архивного фонда в Государственном учреждении

«Государственный архив Омскской области»

 

 

Омск 2013

 

 

 

Аннотация

В дипломной работе изложены теоретические основы организации и комплектования Архивного фонда Государственного учреждения «Государственный архив Омскской области». Проведен анализ организации учета и обеспечения сохранности документов. Предложены рекомендации по совершенствованию организации комплектования электронными документами. Объектом исследования является Государственное учреждение «Государственный архив Омскской области». Вопросы рассмотрены с точки зрения системного подхода.

 

Введение

Архивный фонд - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению [6].

В состав Архивного фонда входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида, носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно -исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, видео- и фотодокументы, электронные документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах [6].

Актуальность темы дипломной работы. Один из важнейших резервуаров памяти человечества - архивы. Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства. Сколько -нибудь устойчивая государственность просто не могла существовать без письменности, документа как основы управления и права. Наконец, государственный аппарат для своего нормального функционирования должен обладать особым механизмом, где бы текущая документная информация какое-то время сохранялась. Потребности государственного аппарата вызвали к жизни первые архивы.

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию -обеспечивают долговременную память общества. Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации.

Архивы призваны осуществлять следующие основные функции.

Первая функция - сохранить документы, то есть сохранить национальную историю, национальную память.

Вторая функция - обновлять эту память, то есть свежие документы о текущих событиях должны своевременно поступать в архивы. Эти три или два процента от общего объема документов должны быть репрезентативны, отражать все основные события, которые происходят в стране, чтобы потом можно было судить о главных событиях, которые происходят сейчас.

Третья функция - документы должны быть объединены в справочно -поисковые системы, чтобы можно было быстро найти интересующую информацию.

Наконец, четвертая функция, самая близкая всем гражданам нашей страны, - это иметь доступ к ним и использовать при необходимости.

Существуют маркетинговые исследования Всероссийского научноисследовательского института документоведения и архивного дела. В процессе деятельности всех юридических лиц разных форм собственности в год образуется примерно 400 млрд. листов документов. Из этих 400 млрд. листов документов порядка 3% поступает на хранение в архивы. Документы, поступающие на вечное хранение в архивы, это документы Архивного фонда РФ.

Основной учетной единицей Архивного фонда РФ является дело, или единица хранения. Дело - это папка, в которой может быть от пяти до 300 и более листов. Они могут быть разными по объему. По данным последней паспортизации государственных и муниципальных государственных архивов, в них содержится 213 млн. дел. Помимо этого еще более 100 млн. дел содержится в ведомственных архивах, то есть в архивах министерств, ведомств и организаций, которые потом могут сдавать эти документы.

В советское время законов, посвященных архивному делу, не было. Не было их и в дореволюционной России. Первым законодательным актом в этой сфере стали Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде и архивах от 7 июля 1993 г. N 5341-I. 17 марта 1994 года Указом Президента № 552 было утверждено Положение об Архивном фонде.

Утверждение 22 октября 2004 года нового Закона об архивной деятельности в РФ стало началом формирования современной правовой базы в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, что, в свою очередь, послужит делу осуществления государственной политики в сфере формирования информационных ресурсов и информатизации, направленной на создание условий для развития и защиты всех форм собственности на информационные ресурсы, содействие формированию рынка информационных ресурсов, услуг, информационных систем, технологий, средств их обеспечения.

Основным источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации являются ведомственные архивы.

Документы Государственного архива Омскской области, имеющие историческое, культурное, научное, социальное и политическое значение составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства. Поэтому цель работы раскрыть и проанализировать историю создания и деятельности архива, а также:

- выявить литературу и источники;

-    условия и время образования архива, его роль;

-    раскрыть важность и значимость вопроса о работе архива;

-    изучить нормативную базу, которой руководствуются

Источниковая база: нормативно-правовые акты федеральных органов

власти по вопросам архивного дела. Системообразующим актом в этой области является Федеральный закон от Ш25-ФЗ, одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 год "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее Закон), который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ.

Почти 3 миллиона документов спасает Омскский архив. Ежегодно в читальных залах государственных и муниципальных архивов работают до 2000 человек, им выдается около 20000 дел. В Омскской области первые попытки упорядочения документов были сделаны в 1881 году. К сожалению, в те годы архивная комиссия не имела господдержки, а значит и средств. Известен пример, когда перед началом первой мировой войны военные чиновники варварски уничтожили сотни тысяч дел о походах русских военных экспедиций в Хиву и Бухару, присоединении Средней Азии к России. В настоящее время в Омскской области сформирована стройная и эффективно действующая система архивных органов и учреждений. Омскским архивистам удалось спасти от уничтожения, собрать и сохранить огромный массив документов: на 1 января 1969 года в архивах области хранилось 882683 единиц хранения, на 1 января 2010 года - 2750836 единиц хранения. И все больше Оренбуржцы интересуются этими документами: если в 1968 году архивисты исполнили около 6 тысяч социально-правовых запросов, в 1991 году - более 14 тысяч запросов, за 2009 год - почти 45 тысяч запросов. Ежегодно в читальных залах государственных и муниципальных архивов работают до 2000 человек, им выдается около 20000 дел.

1 Теоретические основы организации и комплектования Архивного фонда

1.1 Организация и комплектование Архивного фонда Российской Федерации

Организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по трем уровням:

-    в пределах Архивного фонда государственного учреждения в целом;

-    пределах архива;

-    в пределах Архивного фонда.

Организация документов на первом уровне, т.е. Архивного фонда государственного учреждения в целом, лежит в основе построении сети государственных хранилищ, которую образуют, государственные учреждения, муниципальные архивы, ведомственные архивы, Центр документации новейшей истории, городские и районные архивы, музеи, библиотеки. Именно здесь хранятся документы, представляющие ценность для общества и исторической науки.

Одни из них складывались в течение столетий, другие были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации, третьи возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы.

Признаки организации документов этого уровня были выработаны не сразу, окончательно сформулированы в конце 50-х гг. XX в. и оказали влияние на формирование сети современных государственных архивов.

До 1991 г. организация документов и дел в Государственном Архивном фонде составлялась по следующим признакам:

а) принадлежности к историческим эпохам: феодализму, капитализму, социализму (документы эпохи социализма хранятся в государственных архивах отдельно от эпох феодализма и капитализма);

б)принадлежности к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское (для союзных и автономных республик) и местное значение;

в)принадлежность к определенным административно-территориальным единицам (краям, областям, районам);

г)принадлежность к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;

д)принадлежности к составу документации данного фондообразователя (принцип недробимости архивного фонда);

е) способу и технике закрепления информации.

В начале 90-х гг. XX в., после распада СССР, возникло новое государство Российская Федерация с новой экономической основой, когда признаются и защищаются равным образом частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности.

В связи с этим изменилось организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации, которая осуществляется теперь по следующим признакам:

а) по формам собственности:

Архивный фонд Российской Федерации в зависимости от собственности на его документы, состоит из государственной и негосударственной частей. Государственную часть Архивного фонда составляют находящиеся на территории области Архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью и муниципальной собственностью.

К государственной собственности относятся:

-    Архивные фонды и архивные документы государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства, действовавших на территории, ранее принятые на хранение в государственный архивы;

-    Архивные фонды и архивные документы органов государственной власти, учреждений, организаций, предприятий, отнесенных к государственной собственности;

-    Архивные фонды и архивные документы органов, учреждений, организаций предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ, принятые на хранение в Центр документации новейшей истории;

-    Архивные фонды и архивные документы предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности;

-    Архивные фонды и архивные документы других общественных организаций или объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом Российской Федерации об общественных организациях, принятые на хранение в государственные архивы и Центр документации новейшей истории;

-    Архивные фонды архивные документы юридических и физических лиц, поступившие на законном основании в государственную собственность, в том числе из-за рубежа, а также копии архивных документов на правах подлинников и на законных основаниях, поступившие в государственную собственность [6].

К муниципальной собственности относятся Архивные фонды и архивные документы, образующиеся в деятельности местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий отнесенных к муниципальной собственности.

Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют Архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

-    общественных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и

иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;

-    негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

-    физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы коллекции документов и другие).

б)    по видам носителей, способам и технике закрепления информации:

-    Архивные письменные и графические документы на бумажных носителях кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные документы;

в)    организация фондов документов по срокам хранения:

-    Архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;

-    Архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;

-    Архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах;

-    Архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного вида, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.

Для документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации применяются разные категории сроков хранения, постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное, иены в графическом варианте. Организация документов и дел в пределах архива.

Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам - фондам и коллекциям.

При классификации документов архива выбирают один из научных принципов классификации:

-    принцип происхождения (организация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам);

-    логический (тематический) принцип классификации документов по тематическим и другим (искусственно созданным) группам (коллекциям).

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица - фондообразователя, составляет его документальный фонд.

Признаками фондообразователя являются: его организационная

(функциональная) обособленность — наличие правового акта о его образовании, регистрации. компетенции, порядке деятельности; самостоятельного баланса (сметы); счета в банке; штатного расписания, печати, собственных бланков; для физического лица — наличие документов, создаваемых или собираемых в процессе его жизни и деятельности.

Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и представляющая собой документы, подлежащие постоянному хранению, составляет Архивный фонд.

Разновидностями Архивного фонда являются:

-    Архивный фонд учреждения (организации), состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения (организации);

-    Архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода;

-    объединенный Архивный фонд состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически или логически обусловленные связи - однородность преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности местонахождение и др., а для физических лиц - родственные, профессиональные, творческие, деловые связи.

Объединенные Архивные фонды могут быть сформированы из фондов:

-    однородных по целевому назначению, функциям одноименных организаций, действовавших на определенной территории;

-    руководящего органа и подчиненных ему организаций, действовавших на определенной территории;

-    органов власти и состоящих при них организаций;

-    организаций, объединенных объектом деятельности;

-    последовательно сменявших друг друга организации, если функций предшественников полностью или частично передавались их преемникам;

-    двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями.

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному авторскому, хронологическому и др.) [25].

Архивные коллекции поступают в архив в виде уже сложившихся документальных комплексов или образуются в архиве из отдельных разрозненных документов, имеющих определенные признаки общности, с целью эффективности их учета и использования. Состав коллекции может пополняться поступающими документами.

Исторически сложившиеся архивные коллекции, поступившие из других архивов от общественных объединений и организаций, физических лиц, расформированию не подлежат. Организация документов в пределах Архивного фонда называется фондированием [25].

Фондирование складывается из следующих видов работ:

а)    определение границ Архивного фонда, в том числе определение юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда;

б)    определение фондовой принадлежности документов.

Перед тем как приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя, познакомиться с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, с задачами и функциями, возложенными на него, определить масштаб деятельности фондообразователя, т.е. кому он подчинялся и какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные периоды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями.

Следует также ознакомиться с основными видами документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями и др.), в которых содержатся основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей, времени, причинах ликвидации фондообразователя.

По выясненным данным составляется историческая справка. Кроме названных выше данных о фондообразователях в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Эту систему можно выявить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках.

Далее в исторической справке следует изложить сведения по истории фонда выяснить:

-    когда поступил фонд на хранение;

-    степень его сохранности;

-    объем фонда;

-    крайние даты документов.

В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и значение документов для научного и практического использования. С исторической справке необходимо приложить графическую схему структуры фондообразователя, список источников и литературы, использованных при написании справки.

а) определение границ Архивного фонда.

В зависимости от факторов, определяющих создание, статус, организацию характер деятельности фондообразователя, его документы могут быть приняты в архив в качестве продолжающей части уже имеющегося Архивного фонда, составляя с ним единый фонд, или в качестве нового Архивного фонда. К таким факторам относятся:

-    изменение конституционных основ государства;

-    изменение административно-территориального деления;

-    изменение формы собственности организации-фондообразователя;

-    реорганизация организации-фондообразователя;

-    ликвидация организации-фондообразователя.

Хронологическими границами архивного фонда являются:

-    Архивного фонда организации - официальные даты ее образование регистрации) и ликвидации;

-    объединенного Архивного фонда - даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организации, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;

-    Архивного фонда личного происхождения (семейного, родового) -даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода;

-    Архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа. Хронологические границы Архивного фонда могут не совпадать крайними датами документов фонда, если по каким-либо причинам, отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности организации или в составе фонда находятся более ранние документы, например, переданные для завершения производством дела предшественника, представленные в качестве доказательств документы в составе следственных и судебных дел. В фондах личного происхождения крайние даты документов фонда могут отличаться от хронологических границ фонда за счет документов, собранных фондообразователем, связанных с откликами на его смерть, проведением памятно-юбилейных мероприятий и др.

Определение границ Архивного фонда в связи с изменением конституционных основ государства.

Документы ведомств, существовавших до и после восстановления государственности России, составляют, как правило, разные Архивные фонды. Разграничительная дата между ними устанавливается на основе соответствующих нормативных правовых актов о конкретном, ведомстве.

Документы отраслевых управлений и отделов исполкомов советов народных депутатов всех уровней и документы соответствующих отраслевых управлений отделов администраций, если их задачи и функции остались без изменений, составляют единые фонды.

Документы избирательных комиссий по выборам органов государственной власти, образованных в соответствии с Конституцией Российской Федерации 1993 г., организуются в отдельные архивные фонды. Допускается создание объединенных Архивных фондов из документов избирательных комиссий по территориальному признаку.

Документы прокуратур и судов, городов, районов продолжают ранее принятые Архивные фонды прокуратур, судов. Определение границ Архивного фонда в связи с изменением административно-территориального деления.

Документы органов государственной власти и местного самоуправлении образованных в связи с введением нового административно-территориального деления субъектов Российской Федераций или изменением их территориальных границ, составляют новые Архивные фонды. Документы органов государственной власти, местного самоуправления, сохранившихся при изменении границ территориальных образований внутри субъектов Российской Федерации не образуют новых Архивных фондов.

Переименование или преобразование административнотерриториальной единицы без существенного изменения ее внутреннего деления не является основанием для создания новых Архивных фондов из документов соответствующих органов государственной власти местного самоуправления.

Документы промышленных и сельскохозяйственных, финансовых, хозяйственных, научных, культурных, медицинских организаций, учебных заведений и др. до и после изменения административно-территориального деления составляют единые Архивные фонды.

Не зависит от изменения административно-территориального деления фондирование документов органов управления и учреждений специализированных ведомственных округов (военных и др.).

Определение границ Архивного фонда в связи с изменением формы собственности фондообразователя.

Документы организаций, перешедших из государственной в частную и иную негосударственную собственность, составляют с момента акционирования, приватизации организаций новые Архивные фонды. Документы, созданные в процессе деятельности государственной организации и хранящиеся в образованной негосударственной структуре, при поступлении в архив включаются в фонд государственной организации.

Смена собственника организации, без изменения формы собственности, не влечет за собой создания нового Архивного фонда.

Возможно создание объединенных Архивных фондов из документов организаций-преемников, относящихся к разным формам собственности, при условии передачи документов каждой из них в государственную часть архива Омскской области.

Документы совместных предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля государственной собственности, образованных на основе государственных организаций, составляют с их документами единые Архивные фонды.

Документы аналогичных совместных организаций без преобладания в уставном капитале доли государственной собственности составляют новые Архивные фонды.

Определение границ Архивного фонда в связи с реорганизацией фондообразователя. Коренное изменение компетенции и функций организации и создание на ее базе новой организации, влечет за собой создание нового Архивного фонда.

Расширение или сужение круга ведения, объема, прав или территориальных границ деятельности организации без изменения ее первоначального назначения, не является основанием для создания нового Архивного фонда.

Если на базе ведомства, создается организация, занимающаяся непосредственно производством, то ее документы составляют новый Архивный фонд.

Выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им ряда функций первой организации не является основанием для создания из ее документов с момента этого выделения нового фонда.

Изменение подчиненности организации, ее структуры, местонахождения, переименование или частичное изменение ее названия, не сопровождающиеся изменением ее первоначальных функций, также не являются основанием для создания нового Архивного фонда.

Определение границ Архивного фонда в связи с ликвидацией фондообразователя.

При ликвидации организации с передачей всех или части ее функций одной или нескольким вновь созданным организациям документы каждой новой организации составляют новые Архивные фонды.

Документы организаций, прекративших свою деятельность вследствие ликвидации, объединения, разделения или в результате чрезвычайных обстоятельств или стихийных бедствий, а затем восстановленные с теми же функциями, составляют единые Архивные фонды.

б) Определение фондовой принадлежности документов.

Определить фондовую принадлежность документов — определить соответствие документов тому или иному Архивному фонду на основе соответствующих признаков [25].

Фондовая принадлежность всегда устанавливается на основании непосредственного изучения документов.

Документы, как правило, сами несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному Архивному фонду. В современном государственном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела, где указывается официально принятое полное, а в скобках — сокращенное название организации-фондообразователя и название структурной части учреждения, в деятельности которого возникли документы.

Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомнение, а также если дело утратило обложку совсем, то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов. Все документы по месту их составления обычно подразделяются на входящие, внутренние и исходящие.

Фондовая принадлежность входящих документов (полученных фондообразователем) устанавливается по названию учреждения-получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа регистрации входящих документов, тексту (содержанию) документа, резолюциям, пометам.

Фондовая принадлежность внутренних документов (приказов, протоколов, докладных записок), отражающих внутреннюю деятельность учреждения, определяется по названию учреждения, которое указано в документе: в заголовке, в тексте, а также по подписям должностных лиц. Фондовая принадлежность оттисков (копий) исходящих документов определяется по названию учреждения-автора, которое может быть указано рядом с подписью должностного лица в конце документа и в оттиске регистрационного штампа, а также по содержанию документов и делопроизводственным номерам.

Фондообразователем входящих документов является адресат, а внутренних и исходящих - автор.

При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения принимаются во внимание обращения в письмах (обозначения адресатов, подписи, почерк содержание.

В пределах Архивного фонда учетно-классификационной единицей является: единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет поиск и использование.

Единицы хранения систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к передаче в государственный архив. Схема систематизации единиц хранения является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью.

Схема систематизации Архивного фонда организации может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, состав его фонда (виды и разновидности документов) или важнейшие темы (вопросы) отраженные в документах фонда.

Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

-    структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

-    хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

-    функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем пли вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

-    номинального (по делопроизводственной форме - родам единиц хранения, видам и разновидностям документов);

-    корреспондентского (по организациям и лицам в результате переписке с которым образовались единицы хранения);

-    географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

-    авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Как правило, единицы хранения группируются последовательно, по признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся

структурой. По этой схеме единицы хранения группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.

Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны, а также при систематизации единиц хранения ликвидированных организаций. При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются прежде всего по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы -по времени формирования единиц хранения.

Хронологически-функциональная или функционально хронологическая схема систематизации единиц хранения применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой.

При систематизации единиц хранения по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) фондообразователя. При этом подгруппы единиц хранения располагаются с учетом значимости функций фондообразователя (руководство, финансирование, учет и отчетность и т.д.) или по классификатору документов (дел) самой организации. При систематизации единиц хранения по функционально-хронологической схеме они группируются вначале по функциям деятельности фондообразователя, а затем по хронологическому признаку.

Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации единиц хранения применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также к отдельным архивным коллекциям. В первом случае единицы хранения располагаются сначала по хронологии, и внутри каждого года по отдельным темам; во втором случае единицы хранения сначала группируются по темам. а затем внутри каждой темы по хронологии.

Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются для систематизации единиц хранения фондов бесструктурных организаций, - сначала по хронологии, и внутри каждого года по видам единиц хранения; или же сначала по видам единиц хранения (приказы, протоколы и др.), и внутри каждого вида по хронологии [25].

Схемы систематизации единиц хранения фондов личного происхождения определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда. Рекомендуется следующая примерная схема:

а)    творческие документы (рукописи литературных произведений, статей и исследований, автобиографии, воспоминания, дневники, переводы, выписки, черновые записи, рисунки и др.);

б)    письма фондообразователя (по адресатам или по тематическому признаку);

в)    письма фондообразователю;

г)    документы к биографии фондообразователя (личные документы, материалы служебной и общественной деятельности, о присвоении почетных званий и др.);

д)    документы имущественно-хозяйственного и бытового характера (документы о покупке имущества, договоры, записи расходов и др.);

е)    документы членов семьи фондообразователя о других лиц, отложившиеся в фонде;

ж)    коллекции.

Внутри каждого раздела примерной схемы единицы хранения группируются по хронологии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам произведения в зависимости от их объема и удобства пользования.

Документы семейных и родовых фондов систематизируются вначале по отдельным фондообразователям, документы каждого фондообразователя - по разделам примерной схемы систематизации. В семейных фондах на первое место выносятся документы основного фондообразователя, затем документы членов семьи в порядке степени родства. В родовых фондах документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.

Единицы хранения, вошедшие в объединенный Архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный Архивный фонд, выбор схемы систематизации определяется характером деятельности конкретной организации, составом и объемом ее документов. Для фондов иных организаций используется одинаковая схема систематизации.

Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть, объединены по различным признакам, исходя из их объема и состава.

При распределении единиц хранения в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:

-    единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;

-    единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним относящиеся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к

начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

-    единицы хранения, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению в котором они были закончены;

-    в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации;

-    единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по датам увольнения и алфавиту фамилий.

Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:

-    определение источников комплектования;

-    определение состава документов, подлежащих хранению в архиве;

-    прием-передача документов в архив.

Источники комплектования - это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы. Источниками комплектования могут быть: государственные и муниципальные организации, в деятельности которых образуются документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда, бывшие государственные организации - источники комплектования, временно хранящие документы, образовавшиеся в их деятельности до изменения формы собственности, негосударственные организации, общественные и политические движения и партии, физические лица, документы которых в установленном порядке отнесены к негосударственной части Архивного Фонда заключившие с государственным архивом договор о передаче своих документов на постоянное хранение.

Федеральная архивная служба России, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации определяют категории государственных организаций, документы которых подлежат передаче на хранение в архив.

Научно обоснованные критерии определения источников комплектования государственных архивов сложились к 1960-м гг. К концу 1980-х гг. они были и дифференцированы. В 1960-е-1980-е гг. сложились следующие критерии определения источников комплектования государственных архивов для учреждений:

а)    значение учреждения в системе органов власти и управления, в отраслевой ведомственной системе (учреждения союзного, республиканского, областного, районного, городского подчинения и т.д.);

б)    полнота отражения деятельности учреждения в документах вышестоящих организаций;

в)    соответствие документов учреждения профилю государственного архива;

г)    для документов личного происхождения;

д)    значение творческой и общественной деятельности фондообразователя в развитии науки, культуры, общественной жизни и других областей;

е)    история фонда, т.е. степень сохранности личного фонда, наличие собранных фондообразователем ценных документов, особенности фиксации его творческого процесса;

ж)    взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (наличие в фонде документов, освещающих жизнь и творчество видных деятелей) [26].

На основе этих критериев утверждались списки источников комплектования, в основе которых лежало разделение потенциальных источников комплектования на несколько групп:

-    учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат полному (обязательному) приему в государственные архивы;

-    учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат приему в государственные архивы в составе фондов вышестоящих инстанций, а также выборочному приему.

Однако в середине 1990-х гг., в связи с изменениями в общественнополитической и экономической жизни страны, архивисты вновь вынуждены были их переоценить.

Государственные организации относятся к числу источников комплектования архива на основании следующих основных критериев:

-    функционально-целевого назначения;

-    полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций [26].

При отнесении к числу источников комплектования негосударственных организаций зачитываются также их особая роль среди других подобных (однородных) организаций; масштаб деятельности; вид организации (ее организационно-правовая форма).

В состав источников комплектования включаются, как правило, только юридически самостоятельные организации. В остальных случаях (советы директоров, собрания представителей и т.п.) документы этих структур следует принимать в состав фондов тех организаций, при которых они действуют (администрации, акционерные общества и т.д.)

Определение физических лиц, Архивные фонды которых могут быть приняты на хранение в архив, осуществляется на основании критериев:

-    роль фондообразователя в развитии науки, культуры и других областей деятельности;

-    роль фондообразователя в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;

-    родственные, дружеские, творческие связи фондообразователя, место работы, занимаемая должность;

-    состав и содержание собранных физическим лицом архивных документов.

Списки составляются архивом на основе названных критериев, а также примерных и отраслевых (ведомственных) списков, утвержденных Федеральной архивной службой России, в том числе совместно с ведомствами.

В практике комплектования государственного архива установились различные формы приема документов от организаций:

-    полная форма, когда от организаций принимается весь комплекс документов постоянного хранения;

-    подвидовая выборочная форма, когда принимается отдельные категории документов от каждой организации данного вида;

-    групповая выборочная форма, когда принимается полный комплекс документов постоянного хранения от отдельных, специально отобранных организаций данного вида [25].

Анализ состава документов (организационно-распорядительных, планово-отчетных, аналитических и др.), образующихся в деятельности организаций проводится с учетом перечней примерных, типовых, конкретных номенклатур дел, инструкции по делопроизводству.

Изучение состава документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций осуществляется с согласия собственника на основании соглашения.

При изучении степени повторяемости документной информации государственной организации в других фондах следует прежде всего установить степень дублирования планово-отчетной и информационноаналитической документации организации в фондах вышестоящего отраслевого органа, а также соответствующего органа исполнительной власти путем сравнительного анализа номенклатур дел и состава документов этих организаций.

Архив осуществляет прием документов в соответствии с планом-графиком, составленным с учетом установленных сроков передачи документов на постоянное хранение, согласованным с организациями — источниками комплектования.

Сроки приема документов от негосударственных организаций определяются в соглашении (договоре).

Документы организаций - источников комплектования принимаются в архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

При приеме документов проводится проверка физического, санитарногигиенического, технического состояния документов и страховых копий. Документы принимаются в архив по утвержденным экспертнопроверочными комиссиями описям (документы по личному составу в случае досрочного приема - по согласованным описям), в исключительных случаях -по сдаточным описям. Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и прилагаемой к акту справке. Архив принимает меры по организации розыска не поступивших на постоянное хранение документов. Утраченные подлинные документы могут быть заменены их копиями. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в организации-источнике комплектования. В архив с документами передаются три экземпляра описи.

При первом приеме документов от организации принимается также историческая справка о фондообразователе и фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре организации.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, выполняются за счет организаций, сдающих документы.

Архив принимает документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации по истечении следующих предельных сроков их хранения в архивах организаций:

-    документы государственных объединений, организаций

федерального подчинения - через 15 лет;

-    документы органов государственной власти и прокуратуры Российской Федерации, прокуратур городов и районов, государственных организаций областного подчинения - через 10 лет;

-    записи актов гражданского состояния - 100 лет;

-    документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, похозяйственные книги - через 75 лет;

-    документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) организаций смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеет преобладание доля государственной собственности - через 10 лет;

-    научную, технологическую и патентную документацию - через 10 лет;

-    конструкторскую документацию - через 15 лет;

-    проектную документацию по капитальному строительству - через 25

-    телеметрическую документацию - через 5 лет;

-    аудиовизуальные документы - не позднее, чем через 3 года со времени изготовления;

-    машиночитаемые (электронные) документы - через 5 лет.

В необходимых случаях эти сроки могут быть изменены. Досрочный прием может быть осуществлен при угрозе утраты документов или ликвидации организации (смерти гражданина) при отсутствии правопреемника и вышестоящего органа. Продление сроков допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией или отсутствия возможности (площади) у архива для приема документов.

Документы по личному составу, хранящиеся в специализированных архивах (хранилищах), отобранные на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности, передаются, как правило, в общие архивы.

Документы негосударственных организаций принимаются на хранение в архив в соответствии с условиями соглашения (договора):

-    на постоянное хранение с передачей права собственности государству;

-    на временное (с указанием срока), в том числе депозитарное (без указания срока) хранение с сохранением права собственности за организацией.

Передача документов в собственность государства осуществляется, как правило, безвозмездно. Временное, в том числе депозитарное хранение осуществляется архивом, как правило, за плату.

Прием документов на временное, в том числе депозитарное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение; прием документов при условии их описания за счет собственника может проводиться по сдаточной описи поединично с составлением листов проверки наличия.

Документы от физических лиц, отнесенные к составу Архивного фонда, поступают в архив:

-    по договору дарения;

-    по завещанию;

-    по договору купли-продажи;

-    по решению суда об изъятии незаконно присвоенных документов, о признании документов бесхозяйственными или бесхозяйственно содержащимися.

На месте хранения документов личного происхождения производится их предварительный просмотр, в результате которого экспертом составляется заключение о ценности документов. Работник архива или владелец документов составляет сдаточную опись. При заключении договора купли-продажи или изъятия документов по решению суда составляется проект оценочной описи с указанием денежной оценки документов. Прием документов личного происхождения в архив осуществляется на основании решения экспертнопроверочной комиссии по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.

При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивом документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается владельцу.

При ликвидации организации - источника комплектования архива, не имеющей правопреемника, ее документы подлежат приему в архив. Документы негосударственной организации принимаются в соответствии с условиями ее соглашения (договора) с архивом, заключенного ранее, или договора архива и ликвидационной комиссии.

При ликвидации негосударственной организации, с которой не был заключен договор, документы принимаются в установленном порядке в архив после проведения экспертизы их ценности.

От государственной организации прием документов с неистекшими сроками временного хранения производится в случае отказа от их временного хранения вышестоящей (по отношению к ликвидируемой) организации и только при наличии свободных помещений.

От негосударственной организации прием документов с неистекшими сроками временного хранения может быть осуществлен по договору архива с

собственником, ликвидационной комиссией или с учредителями (участниками) ликвидируемой организации.

Архив принимает на временное хранение от негосударственной организации документы с неистекшими сроками временного хранения по решению соответствующего органа исполнительной власти, на рассмотрение которого ликвидационной комиссией или архивом выносится вопрос об оплате хранения данных документов в случае отказа от их приема или отказа в оплате хранения учредителей (участников) ликвидируемой организации или иных организаций, ведающий вопросами движимого имущества организаций [22].

Документы по личному составу от действующей организации независимо от формы собственности могут быть приняты на временное хранение по договору за плату при наличии свободных площадей в архиве.

Документы по личному составу ликвидированной организации независимо от формы собственности при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации поступают на хранение в архив.

Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и т.д.), внесенные в опись, вместе с заключением специалиста об их ценности рассматриваются экспертно-методической комиссией архива, экспертно-проверочной комиссией органа управления архивным делом.

Прием документов оформляется актом который подписывается работниками архива, сдающими и принимающими документы и утверждается руководством архива.

Документы на бумажной основе передаются на хранение вместе с сопроводительной документацией (анкетами, вопросниками, планами); аудиовизуальные документы - в необходимом комплекте и с соответствующей текстовой сопроводительной документацией.

Таким образом, преобразования, которые произошли в стране, коренным образом изменили организацию документов и дел Архивного фонда России так и Архивного фонда субъектов Российской Федерации.

Были определены принципиально новые подходы в комплектовании Архивного фонда, впервые в отечественном архивоведении законодательно были закреплены две его части: государственная и негосударственная.

Изменились признаки организации документов государственной части и появились совершенно новые подходы, отличающиеся от ранее применяемых, в отношении документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации.

Для качественного комплектования Архивного фонда определены основные этапы, главной целью которых является наиболее полная концентрация ценных документов относящихся к профилю каждого архива.

Ведь именно от комплектования, то есть от того, насколько полно качественно мы отберем и передадим в государственные архивы документальные свидетельства нашей эпохи, будет зависеть источниковая база исторической науки.

1.2 Нормативно-правовая база архивного дела в Российской Федерации

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем, кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации. Ниже будут приведены лишь краткие характеристики законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению служебных документов, так и целиком посвященные данным вопросам, при этом акты, имеющие первостепенное значение, будут выделены особо.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...». Это положение развито в важнейшем правовом акте - Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ [9].

Федеральный закон содержит ряд основополагающих положений по документационному обеспечению управления. Закон определил порядок обязательного документирования информации и перевода ее в информационные ресурсы, сформулировал необходимую терминологию (информация, документированная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию органам государственной власти.

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учреди-тельного договора, на основании которого действуют юридические лица [3]. Кодексом РФ об административных нарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Назовем также ряд Указов Президента РФ: «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»; постановлений Правительства РФ: «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации», «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету федеральными государственными органами работников, выезжающих и приезжающих в служебные командировки», «Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Значение данных правовых актов для функционирования делопроизводственной системы страны видно из самих названий этих документов.

Остановимся далее на нормативных актах, имеющих в настоящее время для организации делопроизводственного обеспечения управления первостепенное значение.

Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы «О Государственном гербе Российской Федерации», «О государственном языке Российской Федерации», «О языках народов Российской Федерации», «Об участии в международном информационном обмене», «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», «Об обязательном экземпляре документов», «Об электронной цифровой подписи», «О коммерческой тайне», «Об архивном деле в Российской Федерации», «О бухгалтерском учете» и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов. Законодательное и нормативное регулирование организации работы архивов представлено на рисунке 1.

Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении.

-    Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

-    Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8ноября 2005г. №536.

-    Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004№ 125-ФЗ.

-    ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

 

 

Рисунок 1 - Законодательное и нормативно-методическое регулирование организации работы архивов

ГСДОУ в настоящее время пока остается наиболее полным общеотраслевым нормативным актом, регламентирующим работу с деловыми документами. Как уже было сказано выше, нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации.

Кроме того, ГСДОУ обеспечивает нормативное закрепление изменений, связанных с появлением негосударственных форм собственности и совершенствованием работы аппарата управления.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие такой системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, Интернет, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятель-ности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти -министерствах, агентствах, службах.

Типовая инструкция, отражая определенную специфику подготовки нормативной документации федерального уровня, по содержанию и оформлению документов увязана с действующим национальным (государственным) стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 в отношении требований к оформлению управленческой документации.

Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства. Наряду с данным основополагающим законом в стране действуют ряд нормативных актов разного уровня по обеспечению сохранности документов, на которые по мере необходимости в настоящем пособии будут делаться ссылки.

Национальный государственный стандарт России ГОСТ Р 6.30-2003 является важнейшим нормативным документом по оформлению деловой документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь -Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003 г. № 65-ст.. В стандарте отражены проверенные временем требования к оформлению управленческих документов, оговоренные в ранее действовавших, а затем отмененных стандартах ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационнораспорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой до-кументации» (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации.

В свете вступившего в силу с 1 июля 2003 г. Федерального закона «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ, который ввел в практику добровольное использование национальных стандартов, в ГОСТ Р 6.30-2003 внесена принципиально новая запись о рекомендательном характере его требований. Поскольку в стране действует единственный стандарт на оформление организационно-распорядительной документации, то добровольность не следует истолковывать как необязательность. Речь может идти только о некоторых послаблениях в оформлении документов по сравнению с ранее действовавшим стандартом ГОСТ Р 6.30-97.

Кроме уже названных нормативно-методических документов в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными нормативноправовыми актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах документации.

Названные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления конкретной организации, фирмы.

В соответствии с Конституцией Российской Федерации архивное дело находится в совместном ведении Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также отношения в сфере управления архивным делом регулируются принятым 22 октября 2004 года Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации»; 29 августа 2005 года принят Закон Омскской области «Об архивном деле в Омскской области», которыми определены полномочия и разграничение собственности органов государственной власти и местного самоуправления в сфере архивного дела.

Кроме того, законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из принимаемых, в соответствии с выше названными законами иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации. К ним относятся:

-    Постановления правительства РФ от 20 февраля 1995 г. № 170 «Об установлении порядка рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов Правительства СССР»:

-    Постановление Правительства РФ от 5 июля 2001 г. № 504 «Об общероссийском мониторинге состояния и использования памятников истории и культуры, предметов Музейного фонда Российской Федерации, документов библиотечных фондов, Архивного фонда Российской Федерации, а также кинофонда»;

-    Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 «о Федеральном архивном агентстве»;

-    Регламент государственного учета документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда РФ, утв. Приказом Росархива от 11 марта 1997 г. № 11;

-    Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ, утв. Приказом Росархива от 09 октября 2001 г. № 75.

2 Анализ организации и комплектования Архивного фонда Государственного учреждения «Государственный архив Омскской области»

2.1 Характеристика деятельности Государственного учреждения «Г осударственный архив Омскской области»

Развитие человеческого общества, всей цивилизации напрямую зависит от состояния документов, созданных и сохранённых многими поколениями людей. В них сконцентрированы накопленные веками - хозяйственный опыт, научно-технические достижения, культурное наследие.

Государственные архивы страны - это один из символов её государственности, основная база общественных наук, источник удовлетворения интересов граждан в своей социальной защите. Архивный фонд Российской Федерации в настоящее время насчитывает около 460 миллионов дел с документами, подлежащими вечному хранению. Таким историко-культурным и ретроспективным информационным достоянием обладает далеко не каждое государство.

Первый государственный архив России, так называемый, «Царский архив», был создан Иваном Грозным ещё в середине XVI столетия. Подавляющая часть собранных в нём документов сохранилась до наших дней.

Осознание значимости документов, важности обращения к архивам в обществе непрерывно возрастало. В результате реформ российского государственного аппарата при Петре I архивы были отделены от канцелярий учреждений и стали самостоятельными структурными подразделениями. Юридически это было закреплено в документе, известном под названием «Генеральный регламент», утверждённом Петром I 28 февраля (10 марта по новому стилю) 1720 года. В нём имеется специальная глава «О архивах», которой закрепляются термины «архив», «архивариус»: «Книги, документы, дела... когда оные три года в канцелярии и в конторе лежали, потом в архив с распискою архивариусу отдаются.»

Начало формирования архивов на Урале относится к концу XVII столетия. Самые первые собрания документов появились в монастырях, местных органах государственного и местного самоуправления.

История архивного строительства в Оренбуржье ведёт своё начало с 1881 года, когда в Омске была создана «Комиссия по разбору дел и устройству архива бывшей канцелярии Омскского генерал-губернатора», сделавшей первые попытки упорядочения и учёта архивных документов.

Главными проводниками основных положений в области архивного дела в России стали губернские учёные архивные комиссии, важнейшей задачей которых на первых порах был разбор хранящихся в том или ином учреждении архивных документов «с целью определить, какие из них подлежат уничтожению». Первой на Урале стала Омскская учёная архивная комиссия, учреждённая в 1887 году. В течение 30 лет своего существования она проводила работу по концентрации, упорядочению и изучению архивных материалов. Но, не имея поддержки правительственных органов, комиссия не могла осуществлять контроль за состоянием архивных документов. Известен пример, когда перед началом первой мировой войны военные чиновники варварски уничтожили сотни тысяч дел о походах русских военных экспедиций в Хиву и Бухару, присоединении Средней Азии к России.

Совет народных комиссаров РСФСР 1 июня 1918 года принял декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР».

Декрет впервые определил архивное дело, как самостоятельную отрасль общегосударственной деятельности, для руководства которой была создана специальная государственная организация. Было введено принципиально новое в теории архивоведения научное понятие «Государственный архивный фонд», что порождало применительно к входящим в него архивным документам определённые права и обязанности.

До разрешения вопроса об организации губернских и уездных архивов Главное управление архивным делом РСФСР, входившее в состав Народного комиссариата просвещения, приступило к созданию в губернских городах института уполномоченных Главархива.

Началу подобной работы на Урале помешали события Гражданской войны. Омскский губернский архив был учреждён только в сентябре 1919 года. Он действовал на правах подотдела губернского отдела образования.

На состоявшемся 15 сентября 1919 года заседании коллегии Омскского губернского отдела народного образования было заслушано «заявление представителя Центра по архивному делу Никольского об организации губернского отдела по делам архива, коему подлежит ведение всеми делами архива при контроле губернского отдела народного образования и при общем руководстве и инструктировании Центра».

В целях сохранности архивных материалов Омскский губисполком 24 сентября 1919 г. через местную газету «Коммунар» обратился ко всем советским учреждениям губернии и частным лицам о передаче всех документальных материалов, законченных к 25 октября 1917 г., в архивное управление.

За архивом были закреплены 2 помещения: бывший архив Духовной консистории, располагавшийся по ул. Троицкой (ныне - ул. Кобозева), и здание музея архивной комиссии на берегу реки Урал. Утвержден штат сотрудников из трех человек. Началось целенаправленное упорядоченное собирание Архивных фондов из разных учреждений и зданий, разбросанных по городу.

Негативно сказывалась на деятельности архивных учреждений длинная череда изменений в административно-территориальном делении Оренбуржья, которая завершилась образованием в конце 1934 года Омскской области.

Нелегкими были первые пятнадцать послевоенных лет, но все же была создана серьезная документальная база, насчитывающая около 400 тысяч дел, представляющая собой ценнейшие источники по героической истории трудящихся области за два столетия.

После распада СССР и образования Российской Федерации в 1992 году создана Государственная архивная служба России, затем преобразованная в Федеральную архивную службу России. Изменения в структуре и сети архивных учреждений области начались с 1991 года. На базе бывшего партийного архива обкома КПСС был создан Центр документации новейшей истории Омскской области, получивший статус государственного архива.

В настоящее время Государственный архив Омскской области создается администрацией Омскской области и подчиняется непосредственно комитету по делам архивов Омскской области.

Архив является учреждением системы архивного органа и осуществляет комплектование, постоянное хранение, научную разработку и использование документов Архивного фонда Омскской области.

Архив руководствуется в своей деятельности законодательством Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, Законом Омскской области «Об Архивном фонде и архивах Омскской области», другими законодательными и иными правовыми актами области, приказами, указаниями Федеральной архивной службы России, комитета по делам архивов Омскской области. Положение об Архиве утверждается комитетом по делам архивов Омскской области. Архив осуществляет свою деятельность на основе текущих планов.

Основными задачами архива являются:

-    информационное обеспечение органов государственной власти, использование и публикация документов;

-    создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных о документах Архива;

-    обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Омскской области, хранящихся в Архиве;

-    комплектование архива документами Архивного фонда Омскской области.

Введение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения и археографии.

Архив в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

- осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в архивный отдел администрации Омскской области сведения для государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

-    осуществляет меры по улучшению физического состояния документов, проводит их реставрацию, консервацию, страховое копирование. Ведет выявление и учет особо ценных документов;

-    разрабатывает в установленном порядке ведет списки объединений, предприятий, учреждений и организаций и иных собственников, документы которых подлежат передаче на хранение в Архив, организует сбор и осуществляет прием документов на постоянное хранение;

-    принимает в установленном порядке меры к пополнению Архива документами, находящимися в собственности негосударственных учреждений,

общественных организаций и граждан, к выявлению и получению из зарубежных и других российских архивов подлинников и копий архивных документов своего профиля.

При Архиве действует дирекция - для рассмотрения важнейших вопросов организации и деятельности Архива, контроля и проверки исполнения, выполнения планов и программ, подбора и расстановки кадров, заслушивания отчетов структурных подразделений Архива.

Архив возглавляет директор. Директор, его заместитель, главный хранитель фондов назначаются и освобождаются от должности председателем комитета по делам архивов Омскской области.

Директор архива:

-    организует деятельность Архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив задач.

-    распределяет обязанности между заместителями.

-    составляет структуру и представляет штатное расписание на утверждение председателю комитета по делам архивов Омскской области, определяет порядок и размеры премирования.

-    издает в пределах своей компетенции приказы, дает указания, проверяет их исполнение.

-    утверждает положения о структурных подразделениях Архива методических совещательных органах.

-    вносит предложения по составу Научного совета Архива на утверждение комитета по делам архивов Омскской области.

-    осуществляет прием и увольнение работников Архива, не входящих в номенклатуру архивного отдела администрации Омскской области.

-    решает вопросы выдачи документов учреждениям и организациям временное пользование, для публикации, работы исследователей в читальном зале Архива.

-    организует повышение квалификации работников Архива.

-    разрабатывает и проводит мероприятия по научной организации труда, внедряет прогрессивные формы и методы работы по социально-экономическим вопросам.

-    обеспечивает техническую эксплуатацию помещений Архива, соблюдение правил пожарной безопасности, внедрение в практику рациональных систем хранения документов

-    определяет потребности архива в оборудовании и материала.

Организационно - управленческая структура предприятия представляет

собой совокупность горизонтальных и вертикальных связей, обеспечивающих упорядоченность, координированность, регулируемость деятельности, а также ее ориентацию в определенном направлении [Приложение А].

Основу данной структуры составляют отношения иерархической соподчиненности, которые оказывают определяющее влияние на организационно - управленческий отношения, непосредственного взаимодействия, как вертикальные между вышестоящими и нижестоящими звеньями управления, так и горизонтальные, например, между смежными отделами.

Данная структура является информационной, основные потоки информации следующие:

-    по вертикали сверху вниз - плановая, нормативная, инструктированная и руководящая информация;

-    по вертикали снизу вверх - аналитическая, фактическая, рекомендательная информация и запросы к руководству;

-    по горизонтали - информация, обеспечивающая взаимокоординацию деятельности.

Данная организационная структура является линейно -функциональной, т.е. структура основанная на сочетании преимуществ линейной и функциональной форм. Данный подход обеспечил качественное новое разделение труда, при котором линейные руководители сохранили за собой право отдавать распоряжения и принимать решения при участии и помощи функциональных служб.

Эта структура сохраняет принцип единоначалия, т.е линейный руководитель устанавливает очередность в решении комплекса задач, определял главную задачу на данном этапе, а также время и конкретных исполнителей.

Деятельность функциональных руководителей сводится к поискам рациональных вариантов решения задач, к умелому доведению своих рекомендаций до линейного руководителя, который на этой основе сможет обеспечить эффективное управление.

Но, отсутствие гибкости и динамичности затрудняет достижение поставленной цели; постоянная необходимость в согласовании принимаемых решений, что вызывается решением производственных задач, обусловленных новыми целями функционирования и требующих определенных знаний. Это приводит к замедлению сроков реализации целей и росту управленческих расходов.

Роль документов для Государственного учреждения «Государственного архива Омскской области» велика. Вся деятельность отделов документируется. Документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные.

Важное значение имеют нормативно-методические документы, регламентирующие деятельность Государственного учреждения «Государственного архива Омскской области» (ГУ «ГАОО»). Каждый отдел имеет перечень нормативных документов, которыми руководствуются в работе, а также УСД, государственные стандарты, перечни. Все отделы архива ежемесячно составляют отчеты, планы.

Документы дают информацию о проделанной работе, служат для планирования работы в дальнейшем, дают полное представление о деятельности ГУ «ГАОО», о деловых связях.

Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации, которую должно выполнять специальное структурное подразделение, но как таковой службы ДОУ в ГУ «ГАОО» нет за делопроизводство отвечают конкретные специалисты, назначаемые приказом директора.

Структура службы и ее задачи, как правило, соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документами, начиная с приема и распределения документов и кончая сдачей их в архив учреждения.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

-    прием и первичная обработка документов;

-    предварительное рассмотрение и распределение документов;

-    регистрация;

-    контроль за исполнением документов;

-    информационно-справочная работа;

-    исполнение документов и отправка.

Рациональная организация документационного обеспечения деятельности учреждений, организаций и предприятий требует достаточного количества работников этой службы.

Основными факторами, определяющими количество и состав работников службы, являются объем документооборота, общая численность работников учреждения и степень автоматизации и механизации обработки информации и документов.

Дублирование операций, разделение труда закрепляется должностными инструкциями, в которых определено его организационно-правовое положение в структурном подразделении.

Документооборот - прохождение документа в учреждении с момента создания до завершения исполнения или отправки.

Увеличение объемов и сложности задач объективно обуславливает рост документационных потоков. Однако имеет место и неоправданное возрастание количества создаваемых и обрабатываемых в учреждениях, организациях и на предприятиях документов.

Главным направлением упорядочения документирования, сокращение числа документов является создание унифицированных систем, строго устанавливающих состав применяемых документных форм и регламент пользования ими.

Унификация позволяет упорядочить образование документов, внести в этот процесс научную основу и тем самым способствует сокращению объемов документооборота.

Большая роль в сокращении объема документооборота принадлежит контролю и проверке исполнения. Установлена определенная математическая зависимость между качеством работы контрольной службы и ростом объема документооборота: чем лучше контроль, тем больше поручений исполняется в срок, тем меньше возникает непредусмотренных документов.

Немалые резервы сокращения объема документооборота имеются в организации копирования и размножения документов. Нередко документы размножаются сверх тиража без всякой надобности. Это приводит к неправильному росту объема документооборота, поэтому необходимо держать под строгим контролем.

Основу рациональной организации любого труда, в том числе по делопроизводственному обслуживанию, составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между конкретными исполнителями.

Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника, позволяет правильно распланировать рабочий день и в то же время исключает виды и тираж размножаемых документов.

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке отделов и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Документооборот Государственного учреждения «Государственный архив Омскской области» представлен на рисунке 2.

 

 

Рисунок 2 - Схема документооборота в Государственном учреждении «Государственный архив Омскской области»

Организация документооборота в каждом учреждении должна отвечать следующим требованиям:

1)    Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться.

2)    Следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов.

3)    В порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия. В этих целях

рекомендуется разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (копировально-множительная служба).

Различают три основных потока документов: входящий; исходящие и внутренний.

В учреждении поток входящих документов разделяется на документопотоки, направляемые руководителям, отделы и отдельным исполнителям.

Поскольку документооборот оказывает большое влияние на работу всего архива, то постоянно ведется работа по его рационализации. В этой работе руководствуются нормативными документами и практическим опытом совершенствования и организации управленческого труда.

Движение документов в учреждении должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные зигзагообразные и другие повторные маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном отделе или у одного специалиста.

При проектировании рациональных документопотоков в учреждении составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, унифицировать пути движения и сам порядок обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами в ГУ «ГАОО».

Одним из важных условий рационального движения документов в учреждении является четкое распределение функций между исполнителями, так как решение вопросов, содержащихся в документах, зависит от глубины и четкости разделения функций, прав, ответственности между исполнителями, отделами и руководителями.

Грамотное разделение функций и документальное его закрепление (положения об отделах, должностные инструкции) являются непременным условием рациональной организации документооборота.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющихся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформление документа его, физическое состояние.

При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

-    действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

-    типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

-    нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела;

Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности электронных документов, которая проводится экспертной комиссией организации.

Экспертиза ценности документов проводится - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив.

В архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности организации создается экспертная комиссия (ЭК).

Постоянно существующая ЭК является совещательным органом. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения директором.

В своей деятельности экспертная комиссия руководствуется Конституцией РФ закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации», приказами, инструкторами архивного отдела, положением об архиве и положением о постоянно действующей экспертной комиссией.

Экспертную комиссию возглавляется главным хранителем фондов, заместителем директора. Персональный состав экспертной комиссии назначается приказом директора из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

Основными задачами экспертной комиссии являются:

-    организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования дел.

-    организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

-    организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

В соответствии с возложенными на экспертную комиссию задачами, она выполняет следующие функции:

-    организует и проводит работу по ежегодному отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению.

-    осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

-    оказывает содействие и методическую помощь специалистам Государственного учреждения «Государственного учреждения Омскской области»:

а)    по выявлению владельцев личных архивов в учреждении, по возможной передаче или дневников, записей воспоминаний, других документов на государственное хранение, по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников) с целью создания устной истории архива.

б)    рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

-    на утверждение ЭПМК комитета по делам архивов области, а затем на утверждение директора - описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации; акты с выделением к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой ЭПМК в перечне документов до 1945 года,

-    на согласование ЭПМК комитета по делам архивов области, а затем на утверждение директора - сводную номенклатуру дел учреждения; описи дел по личному составу; акты по утрате или неисправном повреждении документов постоянного хранения.

-    на утверждение директора архива акты о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения; акты об утрате или неисправном повреждении документов по личному составу.

Экспертная комиссия работает в тесном контакте с ЭПМК комитета по делам архивов области, получает от неё соответствующие организационнометодические указания, работает по годовому плану, утвержденному директором.

Вопросы, относящиеся к компетенции экспертной комиссии, рассматриваются на ёё заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2-х раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение экспертной комиссии документы рассматриваются на её заседании не позднее чем через 10 дней.

Заседания экспертной комиссии и принятые на нем решения считаются правомочными если в голосовании приняли участие не мене половины присутствующих на заседании членов экспертной комиссии. Приглашенные

консультанты в голосовании не участвуют. Решение принимается большинством голосов присутствующих на заседании членов.

Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование её документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых экспертной комиссией решений возлагается на секретаря комиссии.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет), хранения и по личному составу, а затем акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

ЭПМК комитета по делам архивов Омскской области утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку.

Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

2.2 Организация комплектования Архивного фонда Государственного учреждения «Государственный архив Омскской области»

Отдел комплектования и экспертизы ценности документов, который является структурным подразделением Государственного учреждения «Государственный архив Омскской области» и содержится за счет специальных средств, полученных от учреждений и предприятий за выполнение работ по заключенным с ними договорам.

Отдел создан для научно-технической обработки документов и разработки нормативно-методических рекомендаций, регламентирующих делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях Омскской области.

В своей деятельности отдел руководствуется Законами Российской Федерации, приказами и научно-методическими рекомендациями Федеральной Архивной службы России, Законом об Архивном фонде и архивах Омскской области, решениями коллегии и указаниями комитета по делам архивов Омскской области, положением об архиве, решениями дирекции Государственного учреждения «Государственный архив Омскской области» и положением об отделе.

Основной задачей отдела комплектования и экспертизы ценности документов является выполнение работы за счет специальных средств по упорядочению документов постоянного, долговременного и временного сроков хранения.

В функции отдела входят:

-    заключение договоров с учреждениями на проведение работ в соответствии с расценками, утвержденными приказом директора Государственного учреждения «Государственного архива Омскской области».

-    в соответствии с договорами проводит научно-техническую обработку документов учреждений.

-    разрабатывает полугодовые и годовые при необходимости квартальные планы работы отдела.

-    составление годовых и полугодовых отчетов о работе отдела.

-    анализирует деятельность отделов комплектования и экспертизы ценности документов филиалов Государственного учреждения «Государственный архив Омскской области».

-    участие в подготовке и проведении занятий по повышению квалификации работников архива и отдела.

-    изучение и использование передового опыта работы архивных учреждений по вопросам деятельности отдела.

Основные функции отдела комплектования представлены на рисунке 3.

Начальник отдела назначается и освобождается от занимаемой должности приказом директора по согласованию с комитетом по делам архивов Омскской области.

Заместителю директора, главному хранителю фондов подчиняются отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов, который является структурным подразделением Государственного архива Омскской области.

Отдел осуществляет свою деятельность на основе годового производственно-финансовых планов, утвержденных директором

Государственного учреждения «Государственный архив Омскской области».

Отдел проводит экономический анализ своей деятельности, работает по бригадам. В состав бригады входят главный специалист и ведущие специалисты.

Деятельность сотрудников отдела определяется должностными инструкциями.

Начальник отдела организует всю деятельность отдела, распределяет обязанности между его работниками, несет ответственность за осуществление возложенных на отдел задач и функциональных обязанностей, организацию труда в отделе, за своевременное и квалифицированное выполнение порученных отделу заданий, за порядок и дисциплину в отделе.

 

 

Рисунок 3 - Основные функции отдела комплектования ГУ «ГАОО»

Основными задачами отдела являются:

-    разработка основных направлений и анализ работы по обеспечению сохранности, государственному учету документов.

-    организация хранения и обеспечение сохранности документов.

-    государственный учет документов архива.

-    изучение передового опыта и внедрение в практику работы отдела, архива и его филиалов.

В функции отдела входят:

-    подготовка предложения к проектам целевых программ, текущих планов работы архива по профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты об их выполнении.

-    осуществление хранения и рационального размещения документов

архива.

Совместно со службой материально-технического снабжения:

-    способствует поддержанию оптимальных условий хранения документов, обеспечивает соблюдение правил пожарной безопасности и техники безопасности, контролирует режим доступа в архивохранилища.

-    участвует в определении потребности архива в оборудовании для хранения документов и улучшении их физического состояния.

-    организует борьбу с грызунами в архивохранилище.

-    организация и контроль санитарных дней в архивохранилищах. Определение очередности проверки наличия и состояния документов, контролирует эту работу, организует учет и розыск необнаруженных документов.

-    организация и контроль работы по оценке и учету физического состояния документов на бумажной основе, на пленочных носителях, страхового фонда и фонда пользования. Обеспечение их сохранности. Проведение работ по оформлению дел.

-    проведение комплекса работ с уникальными и особо ценными документами.

-    обеспечение соблюдения правил выдачи документов, страхового фонда и фонда пользования из архивохранилищ.

-    контроль за соблюдением правил сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилища.

-    осуществление учета документов по архивохранилищам: документов на бумажной основе, фото и фонодокументов, особо ценных документов, микрофильмов страхового фонда и фонда пользования, документов, имеющих во внешнем оформлении материальные ценности.

-    осуществление приема документов на хранение, распределение их по архивохранилищам.

Совместно с отделом информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов, оформляет ее результаты в установленном порядке.

Координация и контроль работы архивохранилищ, входящих в состав

отдела.

Совместно с отделами: ИПС и ААТ, комплектования и экспертизы ценности документов, ведомственных архивов и делопроизводства рассматривает вопросы фондирования документов архива, участвует в работе по обеспечению преемственности системы учета.

Участие в работе комиссии по рассекречиванию документов.

Оказание платных услуг учреждениям, организациям и гражданам по профильным отделу направлениям.

Анализ состояния работы по обеспечению сохранности, учету документов, готовит предложения по этим направлениям.

Рассмотрение проектов планов работы филиалов, отчетов об их выполнении по профильным отделу направлениям, при необходимости готовит по ним заключения.

Оказание помощи государственным архивам области по профильным вопросам работы отдела.

Участие в проверке деятельности филиалов архива по вопросам сохранности и учета документов.

Участие в разработке методических пособий по профильным вопросам работы отдела. Внедрение их практику работы.

Участие в различных формах повышения квалификации архивных работников.

Изучение передового опыта в области обеспечения сохранности, государственного учета документов, внедряет его в практику работы отдела.

Участие и подготовке документов для рассмотрения на заседаниях коллегии комитета по делам архивов, дирекции архива и других совещательных органов.

Проведение экономического анализа работы отдела, анализ уровня выполнения норм выработки в отделе.

Организация подготовки и проведения совещаний, семинаров по профильным отделу направлениям, участие в работе конференций, совещаний, семинаров.

Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива по согласованию с комитетом по делам архивов области.

Начальник отдела организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение задач и функций отдела, за состояние дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении или наложении взысканий.

Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором архива.

Выполняет возложенные на него задачи и функции в контакте с другими структурными подразделениями. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.

Количество организаций-источников комплектования архива в 2009 году снизилось, это связано с ликвидацией организаций. Организации-источники комплектования государственного архива имеют формы приема: полную - 88%, выборочную повидовую форму - 3%, выборочную групповую -9%.

Количество негосударственных структур - источников комплектования увеличивается незначительно, в основном это те же общественные организации, акционированные бывшие государственные структуры, остающиеся в списках, так как, они хранят государственную часть Архивного фонда.

Качество комплектования Государственного учреждения «Государственный архив Омскской области» зависит от качества хранения документов в ведомственных архивах, а так же от разработки основных направлений и анализа работы по вопросам комплектования архива и его филиалов, организации документов в делопроизводстве и деятельности архивов учреждений, подготовке предложений по ее совершенствованию.

Составление и ведение списков организаций-источников комплектования архива, служит организационной и методической основой всего процесса отбора документов в состав Архивного фонда Государственного учреждения «Государственный архив Омскской области».

Работа по составлению и ведению списков источников комплектования архива по управленческой документации, научно-технической документации (НТД), фотофонодокументов и личного происхождения, проводится сотрудниками отдела комплектования.

В 2009 году в источниках комплектования образовалось 10200 ед.хр. в не государственных организациях - 2700 ед.хр., а общее количество дел управленческой документации в организациях-источниках комплектования в ГУ «ГАОО» составило 142708 ед.хр. в том числе в негосударственных 7935 ед.хр.

Своевременно согласованные номенклатуры дел на 01.12.2009 г. имеют

- 202 организации, в том числе 83 - негосударственные организации, не согласовали номенклатуры дел - Счетная палата Омскской области, Омскский государственный институт культуры им. Л. и М. Ростроповичей, Омскская Епархия Русской православной церкви, Духовное управление мусульман Омскской области, Омскский городской Совет и другие, а количество согласованных инструкций по делопроизводству на 01.12.2009 год имеют всего 187 организаций, в том числе негосударственных - 68 организаций.

На хранении в государственном архиве в 2009 году числилось 727935 единиц хранения на бумажной основе. За 2007-2009 годы поступило 8775 ед. хр. и выбыло 5973.

Это управленческая документация, которая составила в 2009 году 687697 ед. хр., по сравнению с 2007 годом количество дел увеличилось на 6632 ед. хр. в результате: приема от учреждений, передачи из одной описи в другую в ходе переработки, передачи из одного фонда в другой в ходе переработки.

И уменьшилось на 5352 ед. хр. в результате : устранения технической ошибки, выделения на уничтожение, передачи из одной описи в другую.

В 2007 году в организациях-источниках комплектования хранилось документов по личному составу 445047 ед. хр., в том числе в негосударственных 33300, было описано 401058 ед. хр. Документов по личному составу, в том числе в негосударственных организациях 29967 ед. хр.

В 2009 году годовое образование документов по личному составу осталось на уровне 2007 года - 5400 ед. хр., несмотря на то, что список организаций уменьшился на 7 организаций, это вызвано тем, что в высших учебных заведениях увеличилось количество личных дел студентов, так как открыты новые отделения. За три года сдано на государственное хранение 1791 ед. хр. дел по личному составу.

Общее количество дел по личному составу в источниках комплектования, в 2009 году составило 459456 ед. хр., в том числе в негосударственных организациях - 36830 ед. хр.

Так документы по личному составу в 2009 году составили 29458 дел, за 2007-2009 годы поступило 1791 дело, таким образом принято в 2007 году - 967, в 2008 году - 435, в 2009 году - 389, на рисунке 4 представлена диаграмма количества поступлений дел по личному составу 2007-2009 год.

 

 

Рисунок 4 - Количество дел по личному составу, принятых на хранение Государственным учреждением «Государственный архив Омскской области» в 2007-2009 гг.

В 2007 году общее количество научно технической документации в организациях-источниках комплектования составило 9542 ед. хр., в том числе в негосударственных организациях - 372 ед. хр. из них внесенных в описи и утвержденных ЭПМК комитета по делам архивов составило 1808 ед. хр., в том числе в негосударственных 17 ед.хр.

За три года образовалось 1208 ед.хр., а 780 ед. хр. сдано на государственное хранение, следовательно в 2007 году - 140 ед.хр., в 2008 году -353 ед. хр., в 2009 году - 287 ед. хр., на рисунке 5 представлена диаграмма принятых на хранение количества научно-технической документации.

 

 

Рисунок 5 - Количество научно-технической документации принятой на хранение Государственным учреждением «Государственный архив Омскской области» в 2007-2009 гг.

Количество фотодокументов в 2009 году составило 9645 ед. хр. за 2007

2009 годы поступило 327 ед. хр., в соответствии в 2007 году - 113 ед. хр., в

2008 году - 122 ед. хр., в 2009 году - 92 ед. хр., на рисунке 6 представлена диаграмма.

 

 

Рисунок 6 - Количество единиц хранения фотодокументов принятых на хранение Государственным учреждением «Государственный архив Омской области» в 2007-2009 гг.

Количество принятых на хранение по хозяйственных книг за 2007-2009 годы составило 4572 ед. хр., в частности в 2007 году - 1944 ед. хр., в 2008 году - 1556 ед. хр., в 2009 году - 1072 ед. хр. Диаграмма принятых на хранение по хозяйственных книг представлена на рисунке 7.

 

 

 

 

Рисунок 7 - Количество единиц хранения по хозяйственных книг принятых на хранение Государственным учреждением «Государственный архив Омскской области» в 2007-2009 гг.

Количество фонодокументов в 2009 году составило 124 ед. хр., за 2007-2009 годы поступлений не было, в соответствии с рисунком 8.

 

 

Рисунок 8 - Количество единиц хранения фонодокументов находящихся на хранении в Государственном учреждении «Государственный архив Омскской области»

В последнее время спектр принимаемых на хранение видов документов заметно расширился. В архив поступили документы, отложившиеся в избирательных комиссиях, о проведении выборов и референдумов - протоколы заседаний комиссий, собраний трудовых коллективов по выдвижению кандидатов в депутаты и члены избирательных комиссий, финансовые отчеты и первичная документация к ним, списки членов избирательных комиссий, избирателей, предвыборочные программы, листовки, фотографии, анкеты.

Так как в группу полного приема документов включено финансовое управление администрации области, где сосредоточены документация о работе сельскохозяйственных кооперативов, арендных и малых предприятий, документы крестьянско-фермерских хозяйств. Это - копии постановлений о предоставлении фермерам земельных участков, карточки регистрации фермерских хозяйств, в которых указаны площадь земельного надела, сведения о составе семьи, отчеты и ведомости о финансовой деятельности, доходах, расходах, расчеты по налогам, акты, адреса фермерских хозяйств.

Увеличился состав документов, принимаемых на постоянное хранение из Комитета государственной статистики г. Омска. Это - статистические отчеты по финансовой и хозяйственной деятельности, представляемые акционерными обществами, сельскохозяйственными кооперативами, фермерскими хозяйствами, частными, малыми предприятиями, товариществами. В них содержатся сведения об имуществе и изменениях в нем, затратах на производство продукции, задолженности по заработной плате, реализации продукции, итогах сева и сбора урожая, состоянии техники, использовании земли, по статистике торговли, бытового обслуживания, капитального строительства, транспорта и другие.

В акционерных обществах, которые образовались на базе бывших государственных предприятий (заводов, комбинатов), состав документов постоянного срока хранения уменьшился за счет сокращения плановой и отчетной документации. На государственное хранение передаются уставы, положения, приказы по основной деятельности, протоколы собраний акционеров, штатные расписания, сметы, годовые отчеты о хозяйственной и финансовой деятельности с объяснительными записками, анализы работы.

Организацией комплектования государственного архива занимается отдел комплектования и экспертизы ценности и отдел ведомственных архивов и делопроизводства.

Отдел после выявления источников комплектования заключает договор о сотрудничестве.

ОАО «Нефтемаслозавод» является организацией - источником комплектования государственного архива. До передачи документов в ГУ «ГАОО» они хранятся в архиве акционерного общества. В ОАО «Нефтемаслозавод» создана постоянно действующая экспертная комиссия, которая действует на основании положения.

Одной из составных функций которой, является проведение экспертизы ценности документов, подготовка к передаче на государственное хранение документов постоянного хранения. Для хранения документов Архивного фонда Омскской области и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создан архив.

Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков их хранения и отбора документов на постоянное хранение. Оценка документов осуществляется на основании принципов историзма, системности, целостности.

По результатам экспертизы ценности составляется опись дел постоянного хранения, а также акт о выделении дел, не подлежащих хранению. Эта опись утверждается экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов. После утверждения описи на дела постоянного хранения, государственный архив разрешает акционерному обществу уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами.

Документы постоянного срока хранения передаются из архива ОАО «Нефтемаслозавод» в государственный архив по истечении предельных сроков временного хранения архивных документов в организации. Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным генеральным директором ОАО «Нефтемаслозавод» и директором государственного архива.

Архивные документы ОАО «Нефтемаслозавод» переданы в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы. Так как переданы документы постоянного срока хранения, они полностью оформлены. Все документы подшиты, в твердых закрытых папках с завязками. В дела включены по одному экземпляру каждого документа, дело содержит не более 250 листов. В конце каждого дела подшит чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы дел (кроме листа-заверителя и внутренней описи) пронумерованы арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом. Листы внутренней описи документов дела пронумерованы отдельно. Чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, которые представлены на отдельно листе в деле, пронумерованы на оборотной стороне на верхнем поле листа. Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Лист-заверитель составлен в деле на отдельном листе. В нем указано цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, наличие в деле типографических экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Внутренняя опись составлена на отдельном листе, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составлена итоговая запись, в которой указано цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные), а также для учета дел по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Все изменения состава документов дела (например: изъятия, включения) отражаются в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты.

На обложках дел, указано: наименование организации, индекс дела, архивный шифр дела, заголовок дела, наименование государственного архива, обозначение кодов государственного архива и организации. Заголовок дела на обложку дела перенесен из номенклатуры дел организации, согласованной с эксперто-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов, на обложках тех дел, которые состоят из нескольких томов, указан общий заголовок дела и заголовок каждого тома. Крайние даты дела - годы заведения и окончания дела на обложке указаны арабскими цифрами, а также количество листов в деле, надпись «Хранить постоянно».

На все дела постоянного хранения и по личному составу, составлена архивная опись, утвержденная экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов в которой содержится систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначена для их учета и раскрытия содержания.

В описательной статье описи дел указаны:

-    порядковый номер дела по описи;

-    индекс дела;

-    заголовок дела, полностью соответствующий его заголовку на обложке

дела;

-    даты дела;

-    количество листов в деле;

-    срок хранения дела.

Заголовки дел внесены в опись в соответствии с номенклатурой дел, каждое дело внесено в опись под самостоятельным порядковым номером, порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет, графы описи заполнены в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

К описям составлен справочный аппарат он включает: предисловие, историческую справку, предметные географические указатели, оглавление, список сокращенных слов.

Титульный лист каждой описи дел постоянного хранения содержит: полное название государственного архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, которое включает указание категории документов, содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись.

В оглавлении перечислены: предисловие, список сокращений, названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели.

Предисловие содержит сведения: об основных направлениях

деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указаны наличие дел, выходящих за границы фонда, отмечены наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию дана краткая характеристика содержащейся в описи информация о подведомственных и вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования.

Историческая справка содержит все изменения в подчиненности и названии за период описания документов.

Список сокращений, содержит перечень сокращенных слов в описи с полным наименованием.

Указатели, содержат перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с пояснениями и ссылочными данными.

Каждой описи присвоен номер. Опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись.

При приеме документов в государственный архив сотрудники проверили физическое, техническое состояние документов. Прием документов проводят по описям, все дела просматривают полистно, на всех экземплярах описи делают отметку о приеме документов в Государственное учреждение «Государственный архив Омскской области». В результате сдачи составляют акт приема-передачи документов на хранение, в двух экземплярах. Один оставляют в ГУ «ГАОО», другой передают в ОАО «Нефтемаслозавод». В акте указывается учреждение, передающее документы, и архив в который они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел.

ОАО «Нефтемаслозавод» составлено четыре экземпляра описи. В дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверждения описи на ЭПМК комитета по делам архивов, вместе с документами передается еще два экземпляра описи. Один экземпляр остается в ОАО «Нефтемаслозавод».

Принятые на государственное хранение документы формируют архивные фонды, которым обычно присваивается наименование фондообразователя.

Так в 2007 году в Государственное учреждение «Государственный архив Омскской области» числилось 2834 фонда документов на бумажной основе, за 2007-2009 годы - поступило 12 фондов документов на бумажной основе и выбыло 19 фондов документов управленческой документации. Итого в 2009 году в Государственном учреждении «Государственный архив Омскской области» числится 2827 фондов документов на бумажной основе.

В 2007 году в Государственном учреждении «Государственный архив Омскской области» числилось 2743 фонда управленческой документации, 89 фондов документов личного происхождения, 2 фонда документов по личному составу, 1 фонд фотодокументов.

За 2007-2009 годы поступило 2 фонда, выбыло 19 фондов управленческой документации, поступило 4 фонда документов личного происхождения, 6 фондов по личному составу от ликвидированных организаций.

Итого в 2009 году в Государственном учреждении «Государственный архив Омскской области» 2762 фондов управленческой документации, числится 93 фонда документов личного происхождения, 8 фондов документов по личному составу, 1 фонд фонодокументов.

Таким образом, несмотря на трудности Государственное учреждение «Государственный архив Омскской области» продолжает вести прием документов, Архивный фонд ГУ «ГАОО» пополняется, но заметно снижение ежегодного приема документов - это вызвано загруженностью архива.

Серьезное беспокойство вызывает низкое качество документов, изготовленных с помощью современных технических средств, и использование при этом материалов низкого качества. В результате наблюдается угасание текста в документах.

Кинофотофонодокументы или ауидиовизуальная документация - это чрезвычайно ценная документация, но к сожалению, она составляет малую часть в составе Архивного фонда, хранящегося в ГУ «ГАОО», всего 2 % от общего объема документов на бумажной основе. Без кинофотофонодокументов Архивный фонд Государственного учреждения «Государственный архив Омскской области» будет не полноценным.

Так как, в современных условиях источниками комплектования ГУ «ГАОО» являются разнородные частные, акционерные компании, ассоциации и другие организации подобного рода. Среди них преобладают именно негосударственные организации, являющиеся для ГУ «ГАОО» совершенного новыми партнерами, в первую очередь, с точки зрения правовых основ взаимоотношений с ними, отсюда возникает много проблем при заключении договоров с негосударственными организациями:

-    отказ передавать свои документы на хранение в соответствующие архивы;

-    ликвидация штатных работников ведомственных архивов;

-    появление новых видов документов, характерных для рыночных отношений, влечет за собой необоснованное ограничение доступа к документам;

-    нехватка средств на покупку фондов личного происхождения;

-    не выполнение конкурсных управляющих своих обязательств в соответствии с Федеральным законом «О несостоятельности (банкротстве)» [12].

-    не распространение закона «Об обязательном экземпляре документов» [9], на фотофонодокументацию;

-    загруженность Государственного учреждения «Государственный архив Омскской области» и отсутствие возможности приема на государственное хранение.

Складывается ситуация, чреватая утратой для государственного хранения значительных массивов исторически ценных документов.

3 Основные направления совершенствования организации и комплектования Архивного фонда Государственного

учреждения «Г осударственный архив Омскской области»

В настоящее время значение информации в деятельности любых организаций трудно переоценить.

Внедрение новых информационных технологий изменит представление

о таких привычный понятиях, как «документ» и «исторический источник». На протяжении столетий архивистам приходилось иметь дело прежде всего с документами на бумажных носителях.

Информация и материальная основа таких документов представляли для историков неразделимое целое. Долгое время существовал практически единственный способ копирования информации - переписывание текста вручную. С этим связано появление таких понятий как «оригинал» и «копия». Различить их несложно.

Современная же множительная техника позволяет создавать многочисленные копии, практически неотличимые от оригинала по внешнему виду. В связи с этим архив, позволяя копировать большие массивы документов, может превратиться в хранилище мертвой информации.

Информатизация архивного дела - многосторонний процесс, включающий методические и нормативные разработки, создание программного обеспечения, обучение, внедрение, планирование работ. Среди этих важных элементов информатизации все же можно выделить ключевой, без осуществления которого остальное либо мертво, либо теряет всякий смысл. Сердцевиной информатизации являются информационные технологии. В свою очередь информационная технология не сводится только к наличию в компьютере программного обеспечения.

Это - также и весь комплекс работы с программами, определение и подбор специалистов, организационные формы разнообразного применения программного обеспечения, поддержка в рабочем состоянии модернизации, планирование ввода информации, эффективное использование результатов машинной обработки данных.

Конечно же, цель информатизации - не усложнение «жизни» архивистам, а непрерывное развитие и совершенствование технологии обработки архивных документов.

Автоматизация деятельности Архивного фонда прошла несколько этапов, и на каждом этапе объекты информатизации изменялись.

Значительным толчком к накоплению машиночитаемых документов в вычислительных центрах стало создание автоматизированных систем управления в 1960 - 80-е годы.

Массовое распространение с начала 80-х гг. сравнительно дешевых персональных компьютеров, интенсивная разработка программного обеспечения для ПЭВМ, совершенствование пользовательского интерфейса

этих программ, появление удобных непростых для освоения профессионалом оболочек операционных систем, систем управления базами данных, текстовых и графических редакторов, издательских систем, программ появления образами и оптического распознания символов, появление емких и надежных носителей информации сделало электронную делительную технику неотъемлемой принадлежностью рабочего места специалиста любой отрасти.

В настоящее время под воздействием информатизации изменятся не которые технологии - изменяется теория и методика архивного дела. В этом убедиться, обратившись к последнему изданию «Основных правил ведомственных архивов», в которых целые разделы посвящены комплектованию, учету, экспертизе ценности и обеспечению сохранности тронных документов, созданию электронного научно-справочного аппарата архива и ведению автоматизированного учета, организации введения информационных технологий.

Представление об информационных ресурсах как «отдельных документах и отдельных массивов документов, документах и массивах документов в информационных системах» дополняется нормами, обеспечивающими права собственности на отдельные документы и отдельные швы документов в информационных системах. Информационные ресурсы: рассматриваются также как элемент состава имущества и объект права собственности. Наличие государственных и негосударственных информационных ресурсов, применительно к электронным документам заставляет обращать особое внимание на работу с ними, в том числе защиту от искажений на всех стадиях «жизненного цикла». Отсюда следующие требования к информационным системам как базе проведения отборов. В соответствии с законом порядок документирования информации устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов, особенности «жизненного цикла» электронных документов позволяют распространять указанное положение и на архивное дело.

Решением задачи интеграции информационной структуры учреждения на высоком уровне рабочих приложений является внедрение полнофункциональной системы управления всеми рабочими процессами предприятия (класса SAP R/3). При этом функции комплектования архива, управления доступом пользователей всего учреждения берет на себя единая информационная система, а централизованное архивное хранилище данных играет роль интегрированной подсистемы. Реальное внедрение таких всеобъемлющих систем выглядит весьма затруднительным на сегодняшней стадии информатизации учреждений. Также остаются открытыми вопросы увязки интегрированных систем с существующим бумажным документооборотом и системами автоматизации архивной деятельности учреждений.

Наиболее актуальным с точки зрения решения задач информатизации деятельности учреждений является подход, в которых единое информационное пространство учреждения, связь всех используемых систем документооборота

и автоматизации обеспечивается единой информационно-поисковой системой электронного архива. Важно, что наполненная электронными образами бумажных документов, данными научно-справочного аппарата архива и регистрационными реквизитами всех СЭД система электронного архива интегрирует все современные возможности оперативного электронного управления информацией с реальным бумажным документооборотом и существующей архивной деятельностью предприятия. Фактически, существующая (или внедряемая) система автоматизации бумажного архива учреждения может рассматриваться как одна из СЭД предприятия, объединяемых в единое информационное поле электронным архивом.

Комплектование и доступ к электронному архиву может организовываться при максимальном распространении на электронные документы архива действующих и разрабатываемых инструкций РосАрхива. Запись файлов в архив предприятия, регламентирование и контроль доступа пользователей при таком построении является задачей, решаемой архивным департаментом предприятия. Прямой доступ выделенных групп пользователей по компьютерной сети как к образам бумажных документов, так и к не имеющим бумажного аналога электронным документам комбинируется с работой архивистов по обработке запросов на документы с использованием специализированных АРМ Архивиста. Последние имеют прямой, неограниченный доступ ко всему содержанию электронного архива для выполнения задач его поддержки, использования и развития в единстве с поддержкой и использованием бумажного фонда.

Несмотря на принятие закона «Об электронной цифровой подписи», дающего электронную силу документу в электронной форме, и увеличение и документа, поступающих в организации в бумажной форме, не сокращается[9]. Кроме того, архивы документов в первую очередь постоянного и долговременного сроков хранения, требуют перевода в электронную форму повышения эффективности их использования и обеспечения сохранности оригиналов.

Электронный документ рассматривается в соответствии с действующим определением документа как зафиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Правовой основой отбора электронных документов на хранение или уничтожение являются Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации», «Положение об архивном фонде Российской Федерации», закон «Об авторском праве и смежных правах», закон «О правовой охране программ для электронно-вычислительных машин и баз данных», а также соответствующие законодательные и нормативные акты субъектов Федерации. В них формулируется представление о едином информационном пространстве России, независимо от формы собственности на информационные ресурсы, формировании и защите государственных информационных ресурсов. В соответствии с действующим российским законодательством организации и граждане обязаны представлять документированную информацию для формирования государственных информационных ресурсов. Уже на стадии регистрации юридических лиц предусматривается наличие перечней предоставляемой в обязательном порядке документированной информации и перечней организаций, ответственных за сбор и обработку федеральных информационных ресурсов.

В основе отбора электронных документов на хранение лежит признание за ними юридической силы. Придание документу, полученному из автоматизированной информационной системы, юридической силы осуществляется после его подписания должностным лицом. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Из этого следует, что имеется правовая основа экспертизы ценности электронных документов, комплектования ими архивов.

Стандарты и руководящие документы на автоматизированные системы программы позволяют архивистам определить все исходные параметры для оценки автоматизированных систем, провести их классификацию, определить виды и комплектность документации и т.д. в то же время ясно, что архивисты

должны быть подключены к проектированию автоматизированных систем уже на стадии формулирования требований к ним, затем - на стадии создания технического задания.

Нормативно-методическое обеспечение приема электронных документов на хранение можно считать разработанным к научно-техническим документам и в то же время, в общем виде к любой документации.

В настоящее время появился ряд новых решений и программных продуктов, существенно повышающих эффективность ввода документов и работы с электронным архивом.

Процесс, обобщенно называемый сканированием документов, на самом деле включает ряд операций:

-    собственно сканирование;

-    обработка изображений;

-    выделение реквизитов документа;

-    полнотекстовое распознавание;

-    заполнение регистрационной карточки на документ;

-    индексирование для обеспечения поиска по тексту документа и полям регистрационной карточки;

-    контроль ввода.

При небольших объемах сканирования все эти операции производятся одним оператором на одном рабочем месте. При больших объемах эта работа разбивается на отдельные операции, или операторами с помощью специализированного программного обеспечения, что и обеспечивает значительное повышение производительности труда и снижения количества ошибок.

В зависимости от объема документов для преобразования бумажных документов в электронное изображение сегодня используются промышленные

сканеры, специально спроектированные для того, чтобы сканировать большие объемы документов А4 или A3 со скоростью от 20 до и 200 и более страниц в минуту. Основная проблема - обработать эти 200 ниц в минуту и ввести их в используемый программный комплекс для работы с электронным архивом.

 

 

Рисунок 9 - Виды промышленных сканеров

Промышленный ввод документов и данных состоит из нескольких этапов. На подготовительном документы сортируются и формируются пакеты, На этапе сканирования бумажные документы преобразуются в электронный вид. На этапе распознавания автоматически извлекаются данные из форм или индексная информация из документов. На этапе индексирования и сверки данных формируется индексная информация о документе с использованием результатов распознавания или ручного ввода с клавиатуры, если распознавание невозможно.

Для эффективного использования потоковых скоростных сканеров производительностью десятки страниц в минуту документы загружаются в них сплошным потоком, пачками в десятки и даже сотни страниц. При сканировании происходит автоматическое разбиение потока сканируемых риалов на отдельные документы.

Как правило, все сканируемые документы можно разбить на деленные виды и группы документов. Часть из них имеет строго фиксированное расположение реквизитов и данных. У некоторых только отдельные реквизиты имеют фиксированное расположение. Для таких документов разрабатываются своеобразные шаблоны. Для унифицированных форм для разделения могут использоваться имеющиеся на документе штрих - коды. В другом случае чаще всего используются специальные страницы разделители.

Возможности распределенного сканирования позволяют организовать совместную работу нескольких рабочих мест ввода и обработки документов.

В процессе сканирования программа может производить очистку и коррекцию изображения с целью повышения его качества - удаления теней, черточек, крапинок, полос и пятен, выравнивание изображения, повышения четкости контуров и т.п.

Отсканированное изображение документа распознается. Это сходит в автоматическом режиме.

В тех случаях, когда вводятся структурированные или частично структурированные документы с фиксированным набором значений поля или с взаимосвязанными значениями нескольких полей, система может автоматически проводить проверку правильности ввода документа.

Очень важной является возможность интеграции программы со всеми наиболее распространенными системами управления документами и системами архивного хранения.

Таким образом, использование системы промышленного ввода позволяет разбить операцию ввода на несколько простых операций, каждая их которых выполняется отдельным сотрудником:

-    сканирование;

-    контроль качества распознавания;

-    заполнение регистрационной карточки;

-    контроль ввода;

-    пересканирование.

За счет этого повышается суммарная производительность труда.

Система повышает качество распознавания за счет технологий улучшения качества изображения, ускоряет и повышает качество заполнения регистрационной карточки путем автоматического распознавания и переноса в карточку реквизитов документа проверки правильности за счет использования справочника и внешних баз данных. Результаты ввода автоматически депортируются в используемые автоматизированные системы. И, как результат, с появлением подобных технологий существенно ускоряется и снижается себестоимость одной из самых трудоемких операций при создании электронного архива - перевод документов в электронную форму.

Срок хранения документной информации на компьютере и компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям перечней. Согласно принципам архивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан.

Необходимо также помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, требует частых, не реже чем полугодовых, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное, т.е. свыше 10 лет, хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и ярусных атак.

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) разработал программу «Учреждения источники комплектования» в электронном варианте. На рисунке 10 показано начало работы с программой.

 

 

Рисунок 10 - Программа «Учреждения источники комплектования»

Информационная система предназначена для усовершенствования ведения списков учреждений - источников комплектования государственного архива, повышения оперативности контроля за работой ведомственных архивов, а также для осуществления быстрого поиска информации и получения справочных (статистических) сведений по базе данных. На рисунке 11 показано «Вход в программу».

 

 

Рисунок 11 - Диалоговое окно в программе «Учреждения источники комплектования»

Ввод информации осуществляется с бумажных носителей - «карточек учета работы с учреждением», утвержденных описей дел фондов ведомственных архивов и статистических данных о работе ведомственных архивов. На рисунке 12 показано «Главное окно программы».

 

 

 

 

Рисунок 12 - Главное окно программы «Учреждения источники комплектования»

Ведение базы данных не требует от пользователя специальных знаний в области вычислительной техники. Пользователю необходимо руководствоваться в работе инструкцией и общим порядком работы с ПЭВМ в операционной системе Windows. На рисунке 13 показана характеристика документов (НТД).

 

 

Работа с программным обеспечением сохраняет преемственность по отношению к традиционным технологиям работы пользователя. На рисунке 14 показана характеристика документов не НТД.

 

 

Рисунок 14 - Характеристика документов (не НТД)

Функционирование программы требует наличия стандартной конфигурации технических средств, входящих в комплект поставки ПЭВМ типа Pentium с объемом оперативной памяти не менее 128 Мбайт. На рисунке

15 показан меню файл, работа с базой данных в ней используются справочники по информационным документам, по запросам, топографии и т.д.

 

 

Программный модуль реализован для ПЭВМ типа Pentium и операционной среды Windows версий 98 и выше. На рисунке 16 показано меню поиск.

 

 

Рисунок 16 - Меню «Поиск»

Аппаратные средства, необходимые для функционирования базы данных: персональный компьютер типа Pentium, монитор, манипулятор типа «мышь», принтер. На рисунке 17 показано меню статистика.

 

 

Рисунок 18 - Меню «Сервис»

Данная система решает следующие задачи:

-    учет сведений и составление автоматизированных списков учреждений

- источников комплектования государственного архива;

-    контроль за организацией делопроизводства;

-    контроль за работой ведомственных архивов;

-    пополнение базы данных путем ввода новых записей;

-    оперативный поиск и выдача информации при выполнении запросов, в том числе по тематическим запросам;

-    статистическая обработка сведений.

То, что традиционные документы и электронные документы будут сосуществовать, доказано современной мировой практикой работы. Задача стоит в определении форм их сосуществования. Факторами влияющими на такое сосуществование являются: психологический, организационный,

экономический, ценностный. Существует точка зрения о хранении первичной массовой документации на электронных носителях, а свободной - на традиционных. Рассматривается и возможность параллельного хранения электронных документов и копий на бумаге, как страхового варианта.

Представляется, что форм сосуществования будет три: отбор

документов на традиционных носителях (хотя и созданных в автоматизированных системах); отбор электронных документов, сочетание электронных документов и традиционных документов (параллельное хранение). В основу выбора носителя могут быть положены функции, задачи или же вид документа. Основные факторы, влияющие на выбор формы хранения, уже ясны: ценность документов, страховое копирование, сложившаяся в организации практика документирования, стоимость хранения. Задача стоит в проработке всего механизма от полного раскрытия факторов, определяющих выбор формы приема документов, до передачи видов документов, принимаемых на том или ином носителе.

Существование электронных документов - объективная реальность современной системы документирования, в будущем они получат повсеместное распространение. Архивисты, обеспечивая возложенные на них задачи, призваны сохранить электронные документы, обладающие, с разных точек зрения, ценностью для общества.

Заключение

В деятельности государственных и негосударственных организаций, частных лиц создается огромное количество документов, в совокупности представляющих собой Документальный фонд области. Наиболее ценная часть этих документов подлежит хранению в архиве для будущих поколений. Из множества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение, но эти документы выявляются, сохранятся и своевременно передаются в состав Архивного фонда Государственного учреждения «Государственный архив Омскской области». Эта повседневная, кропотливая работа по систематическому пополнению архива ценными документами и называется комплектованием архива. Основная задача и в современных условиях остается прежней - обеспечить комплектование Архивного фонда Государственного учреждения «Государственный архив Омскской области» и в целом Архивного фонда России, так чтобы он отвечал потребностям общества и государства.

Архивный фонд Государственного учреждения «Государственный архив Омскской области» можно назвать явлением уникальным. В состав Архивного фонда включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности, времени создания вида носителя, места хранения, в том числе поступившие на законном основании из-за рубежа. Архивный фонд Государственного учреждения «Государственный архив Омскской области» имеет огромные объемы, богатый состав и содержание документов, но, главное, что Архивный фонд формируется не как фрагментарный набор интересный документальных комплектов, а как целостное явление, дающее преставление о взаимосвязях исторических процессов.

Целостность обусловлена формированием Архивного фонда на основе единых правовых, организационных, научных и методических принципов. В настоящее время определены основные уровни организации документов и дел Архивного фонда Государственного учреждения «Государственный архив Омскской области», а также выявлены основные признаки по которым осуществляется организация документов и дел Архивного фонда. Выявлены основные этапы комплектования архива, так как Государственный архив является учреждением системы архивного органа и осуществляет комплектование, постоянное хранение и использование документов Архивного фонда Государственного учреждения «Государственный архив Омскской области». Это и есть стержень, который и делает совокупность ценных документов единым Архивным фондом.

В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются документы, находящиеся в федеральном ведении, и Архивные фонды субъектов Российской Федерации. Архивные фонды субъектов Российской Федерации являются составной частью национальных ресурсов Российской Федерации. Важное значение имеет опыт субъектов Российской Федерации в организации и комплектовании Архивного фонда. В данной дипломной работе в качестве объекта исследования выступает Государственное учреждение «Государственной архив Омскской области». В результате проведения анализа организации и комплектования Архивного фонда были рассмотрены списки источников комплектования архива, так как приоритетным направление в работе по формированию Архивного фонда области является оптимизация списков источников комплектования государственного архива.

Так же рассмотрен процесс организации комплектования архива. Государственное учреждение «Государственный архив Омскской области» принимает на хранение следующие виды документации: управленческую, научно-техническую, личного происхождения, по хозяйственные книги, аудиовизуальную, по личному составу только от ликвидированных организаций из-за загруженности площадей. Это является одной из основных проблем государственного архива.

Влияние социально-политических реформ и научно-технического прогресса ставит перед архивистами комплекс проблем, требующих для их решения модернизации многих теоретических положений, выработки новых практических подходов. Актуальной является проблема формирования на государственном архивном хранении современных исторических источников, среди которых заметное место занимают звуковые документы. Аудиодокумент концентрированно сочетает в себе свойства технического продукта, исторического источника и социального явления. В современных условиях совершаются серьезные изменения среды происхождения, сферы распространения и применения фонодокумента, реформируются его общественные функции, растет вес и значение как средства сохранения исторической памяти. В государственном архиве фонодокументы составляют 0,98 % от всего количества документов, это ничтожная доля, а ведь без этих документов Архивный фонд будет не полным. Это связано с состоянием законодательной базой, касающееся аудиовизуальной документации и с финансовыми трудностями архива, поэтому технической оснащение архива не дает оснований говорить о создании полноценных аудиовизуальных Архивных фондов.

А также с появлением большого числа негосударственных организаций единственно реальным путем выполнения государственным архивом задач по формированию на государственное хранение представительного массива документов современного периода, стал путь установления двухсторонних отношений с учреждением - сдатчиком документов, та как они отказываются передавать свои документы на хранение, а это грозит утратой документов Архивного фонда Государственного учреждения «Государственный архив Омскской области».

Большое значение имеет деятельность экспертно-проверочной методической комиссии комитета по делам архивов и экспертной комиссии ведомств в качественном отборе документов для хранения в государственном архиве.

Экспертно-проверочная методическая комиссия комитета по делам архивов направляет и организует работу по оптимизации состава документов, принимаемых в государственный архив области, с целью приема на хранение оптимального состава документов организаций разрабатывает номенклатуры дел. В поле зрения членов комиссии постоянно находятся вопросы обеспечения сохранности документов на стадии ведомственного хранения. В ее выездных заседаниях обязательно участвуют руководители и ответственные за делопроизводство организаций работники. Каждому такому заседанию, как правило соответствует семинар по проблемам формирования Архивного фонда, организационно-методического руководства деятельностью архивов организаций. Ведь от того насколько качественно и полно будут сконцентрированы документы в организации, будет зависеть состав банка ретроспективной информации, каким по существу является Архивный фонд Государственного учреждения «Государственный архив Омскской области», а это является главной задачей экспертной комиссии организации.

Информатизация архивного дела в архиве должна осуществляться после упорядочения и унификации ведения делопроизводства в организации. Если в деятельности организации образуется большое количество машиночитаемых документов, целесообразно создание электронного архива в ведомстве. По истечении сроков хранения документов относящихся к Архивному фонду Государственного учреждения «Государственный архив Омскской области» они будут передаваться в государственный архив, как в бумажном, так и в электронном виде.

Комплектование архива электронными документами обеспечит сохранение значительной части источников отечественной истории новейшего времени, которые изначально создаются в машиночитаемом виде и не имеют равноценных аналогов на традиционных носителях, например, базы данных создаваемых для обработки экономической, демографической, медицинской статистики и другие. Кроме того, дополнительные возможности, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволят продлить жизнь ценным историческим документам.

Список использованных источников и приложений доступны в полной версии работы

 

 

Скачать дипломную работу: Diplom.rar