Факультет информационных технологий
Кафедра системного анализа и управления
КУРСОВОЙ ПРОЕКТ
по дисциплине «Управление качеством»
Исследование системы управления качеством электронного документооборота в медицинских учреждениях.
Пояснительная записка
Задание на курсовую работу
- Исследование системы управления качеством электронного документооборота в медицинских учреждениях.
Исходные данные:
- Устав медицинского учреждения ГАУЗ «ДГКБ»
- Должностные инструкции
Перечень подлежащих разработки вопросов:
- Технологический процесс работы программы.
- Описание продукции предприятия.
Перечень графических материалов:
- Диаграммы
- Графики
- Диаграмма Парето по результатам контрольного листка
- Контрольные карты на основании сбора данных по качеству для рассматриваемого продукта
Аннотация
Курсовая работа содержит 35 страниц, в том числе 15 рисунков, 8таблицы, 8 источников.
Пояснительная записка включает 2 части.
Актуальность разработки системы управления, описание учреждения, услуги, классификация процессов, средств контроля, руководящие документы, методы обучения и повышения квалификации, автоматизация управления учреждением, основные статистические методы.
В 1 части описывается организация работы учреждения.
Во 2 части описываются основные статистические методы, применяемые при анализе работы учреждения.
Ключевые слова: документооборот, электронный документ, система электронного документооборота, рынок систем электронного документооборота, этапы внедрения систем электронного документооборота
Содержание
Введение………………………………………………………………………….....5
- Аналитическая часть………………………………………………….………....6
1.1. Актуальность темы курсового проекта……………………………………....6
1.2. Цели и задачи курсового проекта………………………………………….…7
1.3. Основные сведения о предприятии ГАУЗ «ДГКБ» ………………………...7
1.3.1 Организационная структура и виды деятельности предприятия…...….....7
1.3.2 Описание отдела автоматизированной системы управления……….......10
1.4. Описание продукции предприятия …….………………...………….....….12
1.4.1 Описание технологии системы электронного документооборота…...…12
1.4.2 Описание задающих воздействий………………………………………….13
1.4.3 Описание входных ресурсов…..…………………………………………...14
1.4.4 Описание управляющих воздействий.…………………………………….14
1.4.5 Описание возмущающих воздействий...…………………………………..15
1.4.6 Описание средств контроля………………………………………………...15
- Проектная часть………….………………………………………………..…...17
- Жизненный цикл системы электронного документооборота….…….......17
- Стратификация показателей качества системы электронного документооборота……………………………………………………………….18
- Причинно-следственная диаграмма проблем качества системы электронного документооборота………………………………….…………...19
- Разработка контрольного листка для сбора данных по качеству технологического процесса СЭД ………………………………………….…….20
- Диаграмма Парето по результатам контрольного листка….….…………..22
- Диаграмма рассеяния и корреляции. Анализ причинно-следственной связи………………………………………………………………………………..23
- Статический анализ. Основные статистические характеристики………....25
- Гистограмма. Проверка статистических гипотез……………………..…….28
- Контрольные карты на основании сбора данных по качеству технологического процесса СЭД ………………………………….…………….31
Заключение…………………………………………………………………….….35
Список используемых источников……………………………………….….…..36
Введение
Управление качеством - это деятельность оперативного характера, осуществляемая руководителем или персоналом предприятия, воздействующей на процесс создания продукции с целью обеспечения ее качества путем выполнения функций планирования и контроля качества, коммуникации, разработки и внедрения мероприятий и принятие решений по качеству.
Целью изучения дисциплины «Управление качеством» является получение знаний относительно деятельности в системе управления качеством продукции на предприятии на основе теоретических положений в практических исследовании.
й отечественной и зарубежной науки.
Предметом дисциплины «Управление качеством» являются организационно-экономические отношения.
Объектом изучения выступает система управления качеством продукции предприятия. В данной курсовой работе объектом является управление качеством в медицинских учреждениях системы электронного документооборота. Любой процесс управления качеством технологического процесса базируется на реализации следующих элементов: получении информации о состоянии объекта путем измерения выходной переменной и определении требований; обработке информации о состоянии объекта; принятии решения об изменении состояния объекта и выработке закона управления; воздействии исполнительными органами на объект в соответствии с выбранным законом управления. Системы управления качеством в медицинских учреждениях появились в связи с развитием деятельности по управлению качеством продукции. Внедрение системы качества позволяет организовать и проводить плановую, регулярную работу по качеству. При наличии необходимой материальной базы, современной технологии и квалифицированного, заинтересованного персонала, это повышает стабильность качества.
Целью курсового проекта является закрепление знаний, полученных на лекционных и лабораторных занятиях, на практике, путем исследования технологического процесса системы электронного документооборота по всем разделам в рамках управления качеством в медицинских учреждениях.
- Аналитическая часть
- 1 Актуальность управлением качества СЭД в медицинских учреждениях.
Проблема качества актуальна абсолютно для всех видов продукции. В условиях жесткой конкуренции предприятия любой формы собственности, не уделяющие внимания вопросам качества.
Увеличение требований к качеству системы электронного документооборота является актуальной тенденцией. В связи со стремительным развитием технологий и их повсеместным внедрением электронный документооборот и архивные работы занимают наиболее высокую позицию по сравнению со своим бумажным аналогом.
Количество и объёмы используемых в современном мире документов растут. Причём соотношение электронных и бумажных документов со временем меняется в пользу последних. На данный момент, согласно статистическим данным, объём корпоративной электронной текстовой информации каждые три года удваивается. Можно с уверенностью сказать, что отказаться полностью от бумажных документов не удастся никогда, однако, по мнению опытных в этой области экспертов доминировать всё же будет использование электронных вариантов. Рынок электронного документооборота в мире увеличивается примерно на 20 % в год, по мнению аналитиков. При всём этом постоянно появляются новые системы, готовые предоставлять всё больше удобных услуг в этой сфере.
Актуальность систем электронного документооборота определяется объективными факторами – активизация и рост информационного потока, необходимость в принятии руководителями оперативных решений по широкому кругу вопросов и подтверждается заявлениями руководства страны.
Эти требования могут быть удовлетворены только при наличии развитой информационной инфраструктуры. Интеграция информационных ресурсов позволит использовать современные методы анализа состояния системы
Если учреждение планирует введение стандартов управление качеством, то наличие СЭД является для этого необходимым условием - только электронный документооборот позволит получать количественные оценки эффективности работы сотрудников, обеспечит поддержку в рабочем состоянии и выполнение разработанных процедур, соблюдение требований стандартов управления качеством. Повышение прозрачности движения документов. Организация единого корпоративного информационного пространства. Объединение и обеспечение сохранности корпоративной информации. Повышение управляемости компании в целом.
Итак, системы электронного документооборота на сегодняшний день стремительно внедряются повсеместно. Они имеют неоспоримый ряд преимуществ, таких, например, как электронный архив, по сравнению с обработкой бумажных документов.
- Цели и задачи курсового проекта
Целью курсового проекта является исследование теоретических, методологических и практических проблем управления качеством системы электронного документооборота. Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:
- изложить основные сведения о предприятии ГАУЗ «ДГКБ»;
- описать технологию производства продукта, входные ресурсы;
- описать задающие, управляющие, возмущающие воздействия, влияющие на качество продукта;
- описание жизненного цикла продукта;
- провести стратификацию показателей качества продукции и обработать статистический ряд;
- построить причинно-следственную диаграмму проблем качества системы электронного документооборота, диаграммы рассеяния, корреляции, Парето;
- разработать контрольный лист для сбора данных по качеству;
- построить гистограмму и провести проверку статистических гипотез;
- разработать контрольные карты на основании сбора данных по качеству системы электронного документооборота.
1.3 Основные сведения о предприятии ГАУЗ «ДГКБ»
1.3.1 Организационная структура и виды деятельности предприятия
Государственное автономное учреждение здравоохранения «Детская городская клиническая больница» г. а (ГАУЗ «ДГКБ») - это научно-производственный комплекс, в котором оказывается высококвалифицированная специализированная медицинская помощь, используются современные научные технологии, и осуществляется подготовка медицинских кадров.
Возглавляет больницу – С.Б. Чолоян - доктор медицинских наук, профессор кафедры общественного здоровья и здравоохранения ГОУ ВПО «ская государственная медицинская академия», член-корреспондент РАМН, Председатель комитета по здравоохранению Законодательного собрания ской области.
Организационная структура ГАУЗ «ДГКБ»
В состав ДГКБ входят: 4 территориальные поликлиники, обслуживающие 36 820 детского населения, осуществляющие медицинские услуги по следующим лицензированным специальностям:
- Территориальная поликлиника №1: «доврачебные работы и услуги» - 9 специальностей, «амбулаторные».
- Территориальная поликлиника №2: «доврачебные работы и услуги». Территориальная поликлиника №3: «доврачебные работы и услуги» - 8 специальностей, «амбулаторные» - 13
- Территориальная поликлиника №4: «доврачебные работы и услуги» - 11 специальностей, «амбулаторные» - 29. А так же детский стационар и реабилитационный центр.
Все территориальные поликлиники занимаются оказанием амбулаторно-поликлинической помощи детям и подросткам до 18 (17 лет 11 месяцев 29 дней включительно) лет. Детские поликлиники организуются в целях обеспечения детей, не нуждающихся в госпитализации, доступной и качественной первичной медико-санитарной, квалифицированной и специализированной помощью, направленной на профилактику, снижение уровня заболеваемости, детской инвалидности, младенческой и детской смертности.
Деятельность медицинского учреждения - это соблюдение принципов этапности и преемственности в оказании медицинской помощи детскому населению, начиная с первичной медико-социальной помощи в амбулаторно-поликлинических условиях до восстановительного лечения в санаторных условиях.
Наряду с общепринятыми лечебно-диагностическими мероприятиями специалисты ГАУЗ «ДГКБ» используют передовые методы лечения и диагностики у детей и взрослых, требующих оказания высококвалифицированной и высокоспециализированной медицинской помощи. Приоритетным направлением совершенствования амбулаторно-поликлинической помощи является усиление профилактической работы с детьми всех возрастных категорий.
В ГАУЗ «ДГКБ» при работе с пациентами используется программа «Антибиотик», впоследствии которой вносятся данные о пациенте и его заболеваниях и т.д. Установлением этой программы по поликлиникам ГАУЗ «ДГКБ» занимается отдел автоматизированной системы управления.
|
ГАУЗ «ДГКБ» - лечебно - диагностический центр |
|
1 поликлиника |
|
4 поликлиника |
|
2 поликлиника |
|
Стационар |
|
3 поликлиника |
|
Реабилитационный центр |
|
Отдел Автоматизированной системы управления |
Рис. 1 – Организационная структура ГАУЗ «ДГКБ»
1.3.2 Описание отдела автоматизированной системы управления
В ГАУЗ ДГКБ с 2001 г. используется самостоятельно разработанная медицинская информационная система «Антибиотик+» с автоматизированными рабочими местами (АРМ) специалистов различного профиля и возможностью проведения клинико-экспертного и статистического анализа. Обоснованность ее разработки и внедрения определяется наличием сети лечебных учреждений в структуре больницы, обеспечивающих различные виды медицинской помощи.
Целью функционирования МИАС «Антибиотик+» являются:
- Повышение эффективности организации труда медицинских работников;
- Улучшение контроля качества представляемой медицинской помощи;
- Широкое внедрение новых технологий.
Принципы деятельности МИАС:
- исключение недостатков работы с бумажными носителями;
- автоматизация и своевременность принятия решений;
- оперативность в назначении диагностических и лечебных мероприятий (выписка направлений на лабораторную диагностику, функциональные, ультразвуковые исследования, назначение лекарств и т.д.);
- всестороннее углубленный сбор статистических и научных данных, математический анализ на ранней стадии внесения и сбора информации;
- разделение полномочий в праве доступа к информации;
- соблюдение требований безопасности и конфиденциальности медицинских данных;
- надежное хранение информации;
- автоматический обмен или передача медицинской информации с другими информационными системами, в т.ч. с немедицинскими
- простой, понятный в использовании интерфейс системы, родной язык пользователя.
Причины, определяющие необходимость внедрения МИАС:
- необходимость заполнения огромного количества медицинской и отчетно-учетной документации;
- нечитабельность записей и назначений лечащего врача;
- краткие неинформативные записи-заключения;
- отсутствие системного подхода к лечению больного между участковым педиатром и врачами-специалистами;
- выявление ошибок лечебно-профилактических мероприятий при проведении экспертизы в ретроспективном плане.
Данная система содержит следующие основные компоненты:
- Регистратура: ведение регистра, формирование электронной карты пациента, запись вызовов и активных посещений, работа с планом-графиком работы врачей.
- Врач: история болезни пациента хранится в базе данных, и при наличии доступа к серверу врач может получить эту информацию за несколько секунд и иметь полную картину состояния здоровья больного, вместо того, чтобы ждать минуты или часы, необходимые для поиска и доставки бумажного носителя данных. Заполнение данных осмотра происходит с максимальным использованием справочников, таких как жалобы, объективный осмотр, план обследования, диагнозы по МКБ10, списки лекарственных препаратов и т.д. На этапе формирования осмотра у врача есть возможность посмотреть динамику жалоб пациента, объективных данных, диагнозов, ранее назначенных препаратов и другой информации так важной при осмотре пациента. При осмотре пациента врач может также посмотреть стандарт лечения данного заболевания, согласно приказов МЗ РФ. При назначении лекарственных препаратов используется справочник VIDAL. По окончании осмотра есть возможность распечатать памятку пациенту о плане обследовании, назначенном лечения и рекомендациях пациенту.
Рассчитывается, что готовая программа электронного документооборота является системой, состоящей из отдельных модулей. Каждый модуль ( т.е. компьютер с установленной на нем программной средой «Антибиотик», MS office, справочники, документация, личные карточки, Web-страницы) находится на соответствующем ему рабочем месте сотрудника медицинского учреждения. Рабочие места оснащены компьютером, имеющим следующие минимальные технические характеристики:
Таблица 1- Программное обеспечение
|
Вид программного обеспечения |
Назначение |
|
1 |
2 |
|
Web-браузер |
Отображение web-страниц |
|
Microsoft Word |
Графический редактор |
|
Антибиотик |
БД |
|
Операционная система |
Для ввода и вывода информации |
Аппаратные средства представлены в таблице 2
Таблица 2 – Аппаратные средства
|
Аппаратное средство |
Назначение |
|
Мышь |
Управление, ввод информации |
|
Клавиатура |
Ввод информации |
|
Монитор |
Вывод информации |
|
Модем |
Доступ в интернет |
|
системный блок |
Intel Celeron 2000MHz /RAM 256Mb/HDD 40Gb/Video 32Mb/ /Сетевой адаптер 100Mbit; |
|
Принтер |
Вывод информации |
1.4. Описание продукции (услуги) предприятия
1.4.1 Описание технологии СЭД
Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Документооборот является составной частью документационного обеспечения управления (далее - ДОУ), цель которого - информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации.
Системы электронного документооборота в медицинских учреждениях состоит из нескольких этапов. В первую очередь рекомендуется автоматизировать работу отделов, через которые проходят наибольшие потоки документов, в которых необходим строгий контроль документов и где внедрение системы электронного документооборота дает максимальный эффект. Как правило, служба документационного обеспечения управления - это подразделение, где СЭД внедряется в первую очередь.
Переход на электронный документооборот в отдельном медицинском учреждении требует значительных изменений в ежедневной работе врачей, медсестер и административного персонала.
В ГАУЗ ДГКБ введен аналитический комплекс Антибиотик, главным компонентом которой является электронная карта пациента.
К технологическому процессу данного программного продукта относится:
Ввод данных врачом.
Первоначальным этапом в воде данных является: вывод программы на рабочем столе лечащего врача. Далее вписывается фамилия имя отчество пациента. На экран выводится его электронная карточка, и все документы, привязанные к этому больному (т.е. его данные об анализах, о прививках и к каким врачам был записан, какие обследования проходил в ближайшее время и т.д.). Так же врач может осуществлять предварительную запись пациентов за счет ведения электронного календаря, доступ к которому будут иметь регистраторы и диспетчеры, которые в свою очередь могут записывать на прием к врачу.
Ввод первичной медицинской документации в электронном виде с автоматическим занесением персонифицированных данных о пациенте в общую базу данных.
Обработка электронных документов.
Обработка электронных документов (т.е. электронная карта пациента) производится самим врачом в программе «Антибиотик». В дальнейшем обработанный электронный документ (электронная карта пациента) пересылается другому врачу внесения своих данных ( т.е. анализы и другие результаты исследования).
Поиск электронного документа.
Для поиска электронного документа врачу нужно вбить фамилию пациента. При вводе фамилии появляется окошко, в котором лечащий врач выбирает нужную ему базу данных.
Хранение электронных документов.
Хранение производится после того как врач произвел все выше перечисленные пункты.
Реализация электронного документооборота в медицинском учреждении требует тонкой работы по изменению ежедневных лиц, отвечающих за жизнь пациентов. Для этого необходимо организовать внедрение таким образом, чтобы ход работы по завершению как можно меньше отличался от первоначального. Ключевым здесь является процесс инициации создания
и непосредственно создание записей и документов. Общая схема движения и обработки электронного документооборота, включая ее участников, представлена на рис. 2
Рис. 2 – Схема движения и обработки электронного документооборота
В медицине индивидуальные автоматизированные рабочие места – АРМ, оборудованные средствами ввода и вывода информации в компьютере и позволяющие эффективно работать с этой информацией. Автоматизированные системы связаны между собой линиями связи (вычислительные сети). Например, ЭВМ, объединенные в автоматизированные системы службы скорой помощи, образуют региональную сеть, а ЭВМ одного медицинского учреждения – учрежденческую. ЭВМ в сети могут быть объединены собственной линией связи. Благодаря локальным сетям отдельные системы управления предприятием могут быть связаны с центральными системами обработки данных, что позволяет повысить оперативность обмена информацией между ними и, следовательно, поднять качество и эффективность принимаемых решений. Помимо вычислительного оборудования, качество работы АСУ определяется используемым ПО. Программное обеспечение подразделяется на внутреннее и внешнее. Внутреннее составляют программы, управляющие ходом вычислительного процесса, внешнее – программы для решения конкретных задач; их разработка составляет одну из основных работ, выполняемых при проектировании АСУ.
1.4.2 Описание задающих воздействий
Задающими воздействиями при создании системы электронного документооборота – проекта являются:
1.Постановка основной задачи системы (т.е. сформулировать четкие требования к разрабатываемой системе) ;
- формулировка требований к программному обеспечению для автоматизации выбранной системы а так же технические, функциональные и стоимостные характеристики.
3.Техническое задание (ТЗ) – основной документ проекта, в соответствии с которым проводится разработка и введение в действие системы. В нем перечисляются задачи по автоматизации и способы их решения, включая конкретные описания форм, отчетов, справочников, характеристика объектов автоматизации, требования к системе
Техническое задание — исходный документ на проектирование СЭД. Причиной создания данного руководства стало желание помочь заказчику и субподрядчику лучше понять друг друга на начальном этапе сотрудничества. Основная задача ТЗ - донести до разработчика суть подлежащего разработки проекта.
Структура технического задания состоит следующим образом:
- Информация о заказчике
- сфера деятельности учреждения;
- перечень основных услуг;
- наличие ПО;
- контактное лицо и реквизиты предприятия.
- Общие сведения о проекте.
- цель создания СЭД;
- Пользователи
- Структура электронной документации.
СЭД — это специальный программно-аппаратный комплекс, предназначенный для коллективной работы с документами в сетевой среде. Благодаря СЭД документы можно объединять в логические блоки, обеспечивая их архивное хранение и поиск (см. ниже)
Базовой единицей СЭД является электронный документ (ЭлД). В общем случае ЭлД представляет собой совокупность файлов разного типа (составных частей документа) и снабжен регистрационной карточкой. Регистрационная карточка содержит набор реквизитов, таких как название организации, вид документа, отметки о согласованиях и утверждениях, даты, адреса сторон и т.д., и позволяет регистрировать, идентифицировать и находить документ, контролировать исполнительскую дисциплину, отслеживать историю документа и архивировать его. Как правило, СЭД состоит из двух основных блоков: статического (электронный архив) и динамического (документооборот). Первый блок обеспечивает первичную обработку документов (регистрация входящей и исходящей информации, поиск, составление отчетов и пр.), а второй — организацию информационных потоков, по которым проходят документы, контроль исполнения, групповую работу над документом и т.п.
1.4.3 Описание входных ресурсов
Входные ресурсы – это количественная мера возможности выполнения какой-либо деятельности или условия, позволяющие с помощью определенных преобразований получить желаемый результат.
Входными ресурсами системы электронного документооборота являются:
- Персонал.
Персонал – это важная составляющая работы любого учреждения. Специалисты, работающие над программой «Антибиотик». Системный администратор — сотрудник, должностные обязанности которого подразумевают обеспечение штатной работы компьютерной техники, сети и программного обеспечения, а также обеспечение информационной безопасности в учреждении. Программист — специалист, занимающийся написанием и корректировкой программ.
- Рабочая документация. Электронная карта пациента Электронная карта пациента, как основная функциональная единица системы позволяет рационально использовать рабочее время врача – 90% приема врач находится в непосредственном контакте с пациентом, одновременно с картой могут работать несколько специалистов, врач имеет возможность оперативного доступа ко всем сведениям, хранящимся в электронной карте. Пациент в свою очередь ограничен от необходимости дополнительных затрат времени на запись к специалистам и на госпитализацию, поскольку все необходимые мероприятия проводятся непосредственно на приеме. Справочники.
- Аппаратные средства.
Системный блок, мышь, принтер, клавиатура, монитор.
- Программное обеспечение. К программному обеспечению относятся, программа «Антибиотик», Web-браузер, Microsoft Word. Сервер - программное обеспечение, принимающее запросы отклиентов.
1.4.4 Описание управляющих воздействий
Управляющие воздействия – это воздействия направленные на сохранение фактического состояния управляемого процесса или на корректирование этого состояния. Комплекс стандартов на автоматизированные системы документооборота — основополагающий набор нормативно-технических документов для всех системных интеграторов, особенно, участвующих в выполнении государственных заказов. Практически все работы по созданию автоматизированных систем документооборота для государственного и крупного коммерческого заказчика в нашей стране сопровождаются выпуском технической документации в соответствии с этими стандартами.
Работы проводятся в соответствии с государственными стандартами.
Таблица 3 –Классификация стандартов качества
|
Стандарты внедрения |
Проектные стандарты |
Стандарты документации |
|
ГОСТ 24;
|
ГОСТ 34.003–1990 Комплекс стандартов на автоматизированные системы. |
РД 50–34.698–90 «Требования к содержанию документов» |
|
ГОСТ Р 52636 |
ГОСТ Р 52636--2006национальный стандарт «Электронная история болезни. Общие положения» |
«Медицинские технологии» |
|
Постановление Правительства РФ |
№504 от 15.08.2006 «О лицензировании деятельности по технической защите информации»; |
«Защита информации» |
|
Постановление Правительства РФ |
№781 от 17.11.2007 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» |
«Защита данных» |
|
Федеральный закон «О персональных данных» |
№152-ФЗ от 27.07.2006, которым регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных с использованием средств автоматизации. |
«Защита персональных данных» |
- Описание возмущающих воздействий
Возмущающими воздействия в СЭД – проекте являются риски. Классификация рисков показана в таблице 4.
Таблица 4 –Классификация рисков
|
Виды рисков |
Снижение видов риска |
Допущение риска |
Снижение возникновения риска |
|
Риски, связанные с использованием программы |
Анализ каждого этапа работ, взаимодействия участников, организации работ |
Увеличение трудоемкости работ |
Проработанная программа качества |
|
Риски, связанные с недостаточным опытом персонала |
Проведение обучения пользователей, включая руководство, соблюдение технологий работы |
Увеличение трудоемкости работ |
Разработка концепции программы на ранней его стадии |
|
риски при сохранение данных в программе программы |
Проведение анализа программы «Антибиотик»
|
Увеличение трудоемкости работ
|
Разработка стандартов программы
|
|
Риски при обработке данных в программы |
Обучение пользователей
|
Увеличение трудоемкости работ
|
Включение в состав администратора программы
|
1.4.6 Описание средств контроля
Главным фактором успешности выполнения любого проекта является правильная организация процесса работы и контроля качества.
Основная цель контроля – понимание текущей ситуации, снижение неопределенности, повышение уверенности в благополучном исходе и своевременное принятие управленческого корректирующего воздействия. Причем чем меньше понимание ситуации и чем больше не уверенность в конечном исходе, тем выше желание контролировать.
Для системы электронного документооборота вопрос контроля актуален по определению. Тем не менее, в настоящий момент стандарты по внешнему контролю СЭД отсутствуют, в основном все сводиться к подготовке отчетности той или иной степени детальности.
. С точки зрения контроля важны три области:
- работы по управлению программой;
- работы предметной области;
- результаты программы.
Каждого заинтересованного в контроле лица интересует свой аспект. Если контролируется управление программой, внедрения системы, то результат, т.е. как настроена система, насколько она соответствует функциональному заданию, может не контролироваться.
К контролю должны предоставлять: работоспособность СЭД(Программа «Антибиотик», диагностические команды, и т.д.
Предполагается, что при правильном управлении проектом это в обязательном порядке будет сделано – будет запланировано тестирование и приемка со стороны заказчика и ключевых пользователей.
Субъекты, выполняющие контроль СЭД – это заказчик, непосредственные руководители программы (в том числе и администратор), Система электронного документооборота проходят при участии этих субъектов контроля. Хотя в зависимости от масштаба учреждении и масштаба программы этот список может сужаться или расширяться.
2 Проектная часть
2.1 Жизненный цикл СЭД
Жизненный цикл системы электронного документооборота в медицинском учреждении – система создания, интерпретации, передачи приема и архивирования электронных документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
При использовании системы автоматизации документооборота в медицинском учреждении, все сотрудники – от начальника до исполнителей – включаются в работу с входящим, исходящими и внутренними документами, для которых характерно понятие «жизненный цикл системы электронного документооборота». Он делится на 5 основных этапов:
- 1) Ввод и редактирование электронного документа (например, отчеты, электронная карта пациента и т.д.)
Создаваемый в системе электронного документооборота (Антибиотик) документ приобретает индивидуальную карточку учета, которая не может быть изменена или удалена. Только после сохранения документа в базе данных, его можно редактировать.
- 2) Передача электронного документа
- Документ направляется в работу к пользователям системы, которые могут проводить широкий спектр операций. Таким образом, процесс документооборота в организациипринимает «прозрачный», отслеживаемый вид и становиться контролируемым.
- 3) Задача электронного документа.
Закрепление определенных задач за документом: обязывает ответственных лиц к строгому исполнению поручений в поставленный срок.
- 4) Мониторинг.
Избранные пользователи наделяются возможностью отслеживать перемещение документов, вводить данные и доступом к информации о состоянии документа на данный момент времени, в том числе контролировать исполнение документов.
- 5) Электронное архивное хранение.
Отработавшие все необходимые этапы документы перемещаются в электронный архив для централизованного хранения. Документы, по требованию, через функцию поиска, могут быть запрошены из архива.
Документы хранятся только то время, пока проходят свой жизненный цикл.
2.2 Стратификация показателей качества СЭД
В основном стратификация – процесс сортировки данных согласно некоторым критериям или переменным, результаты которого часто показываются в виде диаграмм и графиков. Можно классифицировать массив данных в различные группы (или категории) с общими характеристиками, называемыми переменной стратификации. Важно установить, какие переменные будут использоваться для сортировки.
Стратификация – основа для других инструментов, таких как анализ Парето или диаграммы рассеивания. Такое сочетание инструментов делает их более мощными.
- функциональность - как набор функций, реализующих установленные или предполагаемые потребности пользователей;
- корректность - соответствие реализации системы ее спецификации и непротиворечивости;
- интерфейс - как средство общения с пользователями системы;
- открытость - характеризующая модифицируемость системы;
- комфортность - характеризующая удобность использования автоматизации документооборота;
- современность - характеризующая степень использования современных информационных технологий представления информации и систем связи на текущий момент времени;
Таблица 5 – Стратификация показателей качества
|
Наименование показателя качества |
Обозначение показателя качества |
Единицы измерения характеризующего свойства |
|
1 |
2 |
3 |
|
1. Надежность |
||
|
Время работы СЭД (Антибиотик) без сбоев. |
t |
Часы (мин.) |
|
Экономия работы с системой электронного документооборота |
Ek |
Часы (мин) |
|
Процент восстановленных до полной работоспособности функций СЭД, после сбоев системы. |
W |
% |
|
2. Практичность |
||
|
Показатель, затрачиваемым пользователями на обучение при работе с СЭД.
|
O |
Часы |
|
Показатель затрачиваемый на обработку электронного документа.
|
to |
Кбайт/с |
|
3 Безопасность |
||
|
Способность СЭД, создавать резервные копии. |
R |
час |
|
4. Адаптируемость |
||
|
Способность программы «Антибиотик» быть установленной в определенной среде.
|
A |
Время |
|
5. Функциональность |
||
|
Создание связей между пользователей программы |
S |
час |
2.3 Причинно-следственная диаграмма проблем качества СЭД
Диаграмма Исикавы — графический способ исследования и определения наиболее существенных причинно-следственных взаимосвязей между факторами и последствиями в исследуемой ситуации или проблеме.
Диаграмма позволяет в простой и доступной форме систематизировать все потенциальные причины рассматриваемых проблем, выделить самые существенные и провести поуровневый поиск первопричины.
Эту диаграмму из-за ее формы часто называют «рыбьей костью» или «рыбьим скелетом». Схема представляет собой графическое упорядочение факторов, влияющих на объект анализа.
В результате построения диаграммы были выявлены следующие причины возникновения риска:
|
Технология |
|
Пользователь
|
мар
Низкая квалификация сложность программы
персонала Неправильная
установка ПО в СЭД
дефицит кадров ошибка в проектирования
системы
|
Качество использования программы «Антибиотик» |
Устаревшее
оборудование Низкая пропускная
способность ЭВМ
высокая стоимьсть Низкая скорость Низкая скорость передачи
|
Оборудование, материал |
запроса
рис. 3 - Диаграмма Исикавы
2.4 Разработка контрольного листка для сбора данных по качеству исследуемого объекта
Контрольный листок - это один из семи инструментов контроля качества. Он представляет собой форму для регистрации и подсчета данных, собираемых в результате наблюдений или измерений контролируемых показателей в течении установленного периода времени. Собираемые данные могут быть как целочисленными, так и интервальными Основное назначение контрольного листка – представлять информацию в удобном для восприятия виде. Контрольный листок позволяет распределить данные по категориям. Он показывает, как часто возникают те или иные события, поэтому информация контрольного листка является более систематизированной, чем обычный сбор данных.
По форме, контрольный листок таблица, которая сопровождает процесс или объект, в которой записываются данные контроля. В таблице уже определены типы несоответствий, которые могут возникнуть в объекте, и предусмотрено место для заполнения количества обнаруженных несоответствий. В ходе проверочной операции контролер отмечает с помощью простых символов каждое выявленное несоответствие, например в виде штрихов. Такой принцип сбора данных предусматривает минимальные действия контролера при регистрации несоответствий, что сокращает количество возможных ошибок, связанных со сбором информации.
Таблица 6 – Контрольный листок
|
|
Время работы в программе «Антибиотик+», количество отказов системы. |
Количество пользователей в программе в сутки. (Чел) |
Общее количество пользователей по месяцам, чел/сутки |
|
|
Январь |
1декада |
0 |
550 |
2700 |
|
2 декада |
4 |
950 |
||
|
3декада |
0 |
1200 |
||
|
Февраль |
1декада |
0 |
882 |
2644 |
|
2 декада |
0 |
1232 |
||
|
3декада |
7,2 |
530 |
||
|
Март |
1декада |
0 |
580 |
1840 |
|
2 декада |
0 |
670 |
||
|
3декада |
0 |
590 |
||
|
Апрель |
1декада |
3 |
470 |
2440 |
|
2 декада |
0 |
850 |
||
|
3декада |
1 |
520 |
||
|
Май |
1декада |
0 |
830 |
2990 |
|
2 декада |
0 |
560 |
||
|
3декада |
1 |
920 |
||
|
Июнь |
1декада |
0 |
690 |
2290 |
|
2 декада |
1 |
800 |
||
|
3декада |
0 |
1500 |
||
|
Июль |
1декада |
0 |
1550 |
2200 |
|
2 декада |
1 |
950 |
||
|
3декада |
0 |
600 |
||
|
|
||||
|
|
||||
|
Август |
1декада |
0 |
620 |
1920 |
|
2 декада |
0 |
650 |
||
|
3декада |
0 |
650 |
||
|
Сентябрь |
1декада |
0 |
540 |
1890 |
|
2 декада |
2 |
660 |
||
|
3декада |
0 |
690 |
||
|
Октябрь |
1декада |
0 |
530 |
1500 |
|
2 декада |
0 |
500 |
||
|
3декада |
0 |
470 |
||
|
Ноябрь |
1декада |
0 |
510 |
2160 |
|
2 декада |
6 |
610 |
||
|
3декада |
0 |
550 |
||
|
Декабрь |
1декада |
0 |
450 |
1570 |
|
2 декада |
1 |
600 |
||
|
3 декада |
0 |
520 |
||
2.5 Диаграмма Парето
Диаграмма Парето — это инструмент, позволяющий распределить усилия для разрешения возникающих проблем и выявить основные причины, с которых нужно начинать действовать. Метод анализа Парето заключается в классификации проблем качества на немногочисленные, но существенно важные и многочисленные, но несущественные. Он позволяет распределить усилия и установить основные факторы, с которых нужно начинать действовать с целью преодоления возникающих проблем.
Диаграмму Парето целесообразно применять вместе с причинно-следственной диаграммой. Чтобы решить очень серьезную проблему, связанную с низким качеством изделия, необходимо уяснить сущность явления по каждому конкретному виду дефекта.
В подобной ситуации собирают по возможности большее число заинтересованных лиц и начинают всесторонне изучать коренную причину недоброкачественности (от мелкой причины до конечной). В результате останавливаются на четырех-пяти причинах, требующих первоочередного внимания.
После проведения корректирующих мероприятий диаграмму Парето можно вновь построить для изменившихся в результате коррекции условий и проверить эффективность проведенных улучшений.
Рисунок 4 - диаграмма Парето
|
Причина низкого качества |
Количество несоответствий |
Затраты на удаление причин руб. |
Процент числа несоответствий по стоимости |
Накопленный процент числа несоответствий по стоимости |
|
Неправильно установка ПО |
41 |
7000 |
24 |
54 |
|
Низкая пропускная способность |
37 |
6000 |
20 |
75 |
|
Ошибка в проектирование программы |
22 |
9000 |
31 |
31 |
|
Выход из строя элемента сети |
13 |
5000 |
17 |
92 |
|
Прочие причины |
4 |
2500 |
8 |
100 |
|
Итого |
117 |
29500 |
|
|
Таблица 7 – Исходные данные для диаграммы Парето
- 6 Диаграмма рассеяния, корреляции. Анализ причинно-следственной диаграммы
Корреляция применяется для выяснения зависимости одной переменной величины (показателя качества продукции, параметра технологического процесса, величины затрат на качество и т.п.) от другой.
На медицинском учреждении проведено обследование 20 компьютеров, на которых установлена программа «Антибиотик» по показателям:
– объем документов Кбайт;
– скорость передачи документов, Кбайт/с.;
Предполагая, что выборка произведена из нормально распределенной генеральной совокупности, провели корреляционный анализ компонент вектора признаков .
Рисунок 5 – Ранжированные исходные данные для расчета коэффициентов корреляции
Расчет оценки матрицы коэффициентов корреляции представлен на рисунке 6.
Рисунок 6 – Результаты расчета оценки матрицы коэффициентов корреляции
В результате анализа связи между показателями – объем документов(Кбайт), – скорость передачи документов (Кбайт/с) можно сделать вывод, что существует линейная прямая связь и коэффициент корреляции равен 0,16.
Далее для наглядного представления зависимости параметров строим диаграмму рассеяния, в свою очередь, она не дает ответа на вопрос, служит ли одна переменная величина причиной другой, но она способна прояснить, существует ли в данном случае причинно-следственная связь вообще и какова ее сила.
Диаграмма рассеяния представлена на рисунке 7.
Рисунок 7 – Диаграмма рассеяния
2.7 Статический анализ. Основные статистические характеристики
Сбор исходных данных базируется на применении выборочного метода.
Выборкой называют часть данных, полученных из общей совокупности, по отношению к которой на основании данных выборки делают соответствующие выводы.
Упорядоченное представление данных называют ранжированием. Для получения статистического ряда необходимо ранжировать статистический материал и объединять его в группы. Число случаев в группе для каждого из повторяющихся значений называют абсолютной частотой этого значения случайной величины.
При непрерывном изменении случайной величины её распределение называют интервальным. За величину интервала (класса) принимают середину, то есть центральное значение.
Число наблюдений рационально разбивать на 10-20 классов. Ширина классов рассчитывается по формуле (1):
(1)
где xi и xi+1 – границы i-го класса; k – число классов
Относительная величина, называемая относительной частотой, равна отношению частоты mi, приходящийся на i-тый класс или i-тое значение параметра, к общему числу наблюдений n рассчитывается по формуле (2):
(2)
Сумма относительных частот всех интервалов равна 1 или 100%.
Удобно представлять статистический материал числовыми значениями, которые отражают существенные характеристики статистического ряда, характеристики положения и рассеивания случайной величины.
Средняя арифметическая величина n измерений рассчитана по формуле (3):
(3)
Медиана – это значение параметра, которое делит ряд на две равные по объёму группы.
Мода случайной величины – это значение случайной величины, которое наиболее часто встречается в данном ряду. Обозначается Mo.
Для отображения рассеивания применяют такую характеристику, как размах, рассчитывается по формуле (4):
(4)
Мерой рассеивания наблюдаемых значений является выборочная дисперсия. Обозначается S2 и рассчитывается по следующей формуле (5):
(5)
Вместо выборочной дисперсии часто применяют стандартное отклонение, по формуле (6):
или (6)
Положение случайной величины в совокупности называется математически ожиданием, которое рассчитывается по формуле (7):
(7)
где pi – вероятность случайной величины; xi – значение случайной величины.
Дисперсия случайной величины в генеральной совокупности рассчитывается следующим образом, формула (8):
(8)
Проведем обработку статистического ряда такого показателя качества, как конверсия. Выборка данных показателя по месяцам представлены в таблице 8.
Таблица 8
|
|
Среднее время наработка на отказ |
|
1 |
0 |
|
2 |
5 |
|
3 |
0 |
|
4 |
0 |
|
5 |
0 |
|
6 |
3 |
|
7 |
0 |
|
8 |
1 |
|
9 |
0 |
|
10 |
2 |
|
11 |
0 |
|
Продолжение таблицы 8 |
|
|
12 |
1 |
|
13 |
0 |
|
14 |
0 |
|
15 |
1 |
|
16 |
0 |
|
17 |
2 |
|
18 |
0 |
|
19 |
0 |
|
20 |
1 |
|
21 |
0 |
|
22 |
0 |
|
23 |
4 |
|
24 |
0 |
|
25 |
0 |
|
26 |
2 |
|
27 |
0 |
|
28 |
0 |
|
29 |
0 |
|
30 |
0 |
|
31 |
0 |
|
32 |
2 |
|
33 |
0 |
|
34 |
0 |
|
35 |
1 |
|
36 |
0 |
|
37 |
0 |
|
38 |
5 |
Используя табличный редактор Excel и пакет «Анализ данных» выведем описательную статистику ряда значений времени наработки на отказ по месяцам. Описательная статистика представлена на рисунке 8.
Рисунок 8 – Описательная статистика
- 8 Гистограмма. Проверка статистических гипотез.
Гистограмма представляет собой столбиковый график, построенный по полученным за определенный период данным, которые разбиваются на несколько интервалов. Число данных, попадающих в каждый из интервалов (частота) выражается высотой столбика.
Гистограмма должна давать наглядное изображение того, с какой частотой повторяется то или иное значение или группа значений.
Гистограмма наглядно показывает величину и характер разброса контролируемого параметра. При наложении на гистограмму полей допуска контролируемого параметра можно сделать заключение о стабильности процесса и наличии нескольких влияющих факторов.
Поля допуска – установленные верхние и нижние контрольные нормативы, для сравнения с ними распределения, выраженного гистограммой.
Гистограмму необходимо применять для изучения количественных закономерностей производственных процессов, при оценивании уровня качества продукции и труда по периодам наблюдений.
При вычерчивании гистограммы совокупность прямоугольников располагают на горизонтальной оси. Основаниями прямоугольников интервалы, шириной d, на которые разбивается ряд значений, а ординатами - относительные частоты hi, характеризующие число значений, попавших в каждый интервал.
Данные для построения диаграммы следует собирать в течение длительного периода – недели, месяца, года и т.д.
Вся совокупность рассматриваемых объектов называется генеральной совокупностью. Генеральной совокупностью может служить как партия продукции, так и сам процесс.
Один или несколько элементов, взятых из генеральной совокупности для получения информации о ней, называется выборкой. Измеряя характеристики выборки, можно сделать выводы относительно генеральной совокупности, а затем произвести некоторые корректирующие действия.
Процесс необходимо рассматривать как бесконечную генеральную совокупность. Данные, полученные из выборки, служат основой для решения генеральной совокупности. Чем больше объем выборки, тем больше информации об этой совокупности мы получим, но рост объема выборки одновременно означает и рост количества данных, и это затрудняет понимание совокупности по этим данным.
Для того чтобы можно было судить о совокупности с первого взгляда, строится гистограмма. Организуя множество данных в гистограмму, мы можем получить о совокупности объективное представление.
Так как в ходе проведённого выше анализа, выяснено, что главным показателем качества являются количество информации, необходимое для заполнения веб-страницы и прибыль, то для построения гистограммы возьмём стоимость услуги по интервалам времени, потраченным на обслуживание клиентов.
Данные для построения гистограмма представлены в таблице 8.
Рисунок 9 – Гистограмма
Рисунок 10 – Нормальное распределение
На рисунке 11 представлена гистограмма распределения хи-квадрат. На рисунке 12 показано само распределение хи-квадрат.
Рисунок 11 - Гистограмма
Рисунок 12 – Распределение Хи-квадрат
- Контрольные карты качества
Контрольная карта (карта Шухарта) – это линейчатый график, построенный на основании данных измерений показателей процесса (или продукта) в различные периоды времени. Он позволяет отразить динамику изменений показателя и за счет этого контролировать процесс.
От обычных линейчатых графиков контрольные карты отличаются только дополнительно нанесенными горизонтальными линиями. Эти линии
обозначают верхнюю и нижнюю контрольную границу статистически допустимых изменений измеряемой величины, и среднее значение всех измерений.
Точки, которые наносятся на контрольные карты, могут быть как результатом прямых измерений отдельного показателя процесса, так и суммарным (комплексным) значением группы показателей, полученных в один момент времени. Комплексный показатель может включать, например, среднее значение по группе измерений, среднее значение отклонений, процент дефектов, среднее число дефектов на единицу и т.п.
Контрольные границы определяют предел ожидаемых изменений процесса, когда действуют только наиболее типичные для этого процесса факторы. Наносятся контрольные границы, как правило, на расстоянии трех стандартных отклонений случайной величины от линии средних значений.
Применение контрольных карт для отображения изменений показателей во времени дает возможность точно определить, когда и как изменился процесс и тем самым обеспечить базу для управления им. Например, если контрольная карта отображает единичный случай выхода показателя за контрольные границы, то нет необходимости предпринимать какие-либо действия по корректировке процесса. Если же, например, контрольная карта показывает асимметричное смещение контролируемого показателя (в течение длительного интервала времени) относительно линии средних значений, то процесс требует вмешательства и принятия корректирующих действий.
Для управления процессами разработаны и применяются различные контрольные карты. Например, существуют такие контрольные карты как - средних значений, медиан, средних квадратических отклонений, размахов, числа дефектных единиц продукции, доли дефектных единиц продукции, числа дефектов, числа дефектов на единицу продукции и пр. Их выбор зависит от целей управления и вида контролируемых данных (количественный признак или альтернативный признак). Если необходимо определять фактические значения контролируемого параметра, то такой вид контроля называется контролем по количественному признаку. Если нет необходимости знать фактическое значение контролируемого параметра, а просто достаточно установить соответствие или несоответствие этого параметра установленным требованиям, то такой вид контроля называется контролем по альтернативному признаку. Исходя из этих условий выбираются соответствующие контрольные карты.
В качестве исследуемого объекта выберем показатель запросов пользователей в СЭД. Здесь представлена количественная характеристика. Для отображения динамики изменения данного показателя по декадам, в течении года определялось количество запросов в СЭД. В результате получили выборку из 12 значений. Сама Х-карта для количественной характеристики представлена на рисунке 13.
Рисунок 13 – Контрольная Х – карта
Далее представлена динамика изменения данного показателя в течении месяца, где определялось количество пользователей программы во время эксплуатации. С-карта для количественной характеристики представлена на рисунке 14.
Рисунок 14 – Контрольная С – карта
На рисунке 15 показана P-карта, показывающая динамику качественного изменения показателя среднего времени наработки на отказ в течении месяца для программы, находящейся в эксплуатации.
Рисунок 15 – Контрольная P-карта
Контрольные карты обладают рядом достоинств. В частности, они дают возможность визуально определить момент изменения процесса, создают основу для улучшения процесса, выявляют различия между случайными и системными нарушениями в процессе, снижают потери от брака за счет предотвращения появления дефектов. К недостаткам контрольных карт можно отнести более высокие требования к подготовке персонала и необходимость работы в реальном времени.
Заключение
В ходе данной курсовой работы проводилось исследование технологического процесса системы электронного документооборота. В первой главе разработана актуальность разработки, описание услуги как объекта управлением качества.
Во второй главе:
- исследован жизненный цикл системы электронного документооборота;
- разработана стратификация показателей качества разработки системы электронного документооборота;
- по результатам стратификации построена диаграмма причинно-следственных связей;
- разработан контрольный листок для сбора данных по качеству для разработки системы электронного документооборота;
- построена диаграмма рассеяния и корреляции;
- проведен анализ причинно-следственной связи;
- построена диаграмма Парето по результатам стратификации и причинно-следственной диаграммы;
- обработан статистический ряд по показателям качества разработки СЭД;
- разработаны контрольные карты на основании сбора данных по качеству разработки СЭД.
Список используемых источников
- Беляев, С.Ю. Управление качеством: Учебное пособие для бакалавров / С.Ю. Беляев, Ю.Н. Забродин, В.Д. Шапиро. - М.: Омега-Л, 2013. - 381 c.
- Елисеева, Е.Н. Управление качеством: № 2098: Курс лекций / Е.Н. Елисеева, Н.В. Шмелева. - М.: ИД МИСиС, 2012. - 92 c.
- Лютов, А.Г. Управление качеством в автоматизированном производстве. В 2-х т.Управление качеством в автоматизированном производстве: Учебник / А.Г. Лютов. - Ст. Оскол: ТНТ, 2012. - 800 c.
- Федюкин, В.К. Управление качеством производственных процессов: Учебное пособие / В.К. Федюкин. - М.: КноРус, 2013. - 232 c.
- Тронов, В.П. Промысловая подготовка нефти: Учебник/ Казань: «Фэн», 2000. – 416 с.
- Документооборот в отечественной медицине [Электронный ресурс]. – Интернет пособие, 2014 – Режим доступа: http://farmamir.ru/2012/12/cifrovoj-dokumentooborot-v-otechestvennoj medicine-i-prepyatstviya-k-ego-vnedreniyu/.html
- Техническое задание по ГОСТ [электронный ресурс]. – Интернет пособие, - Режим доступа: http://www.rugost.com/index.php?option=com_content&view=article&id=108:34-4-8&catid=25:6&Itemid=62
- Сведения о предприятии [Электронный ресурс].
Скачать: