Привет студент

Введение
1 Теоретические аспекты изучения выставочной деятельности
1.1 Сущность и характеристика выставочной деятельности
1.2 Классификация выставок и ярмарок в России и за рубежом
1.3 Планирования и организация выставок и ярмарок
2 Оценка организации выставки на примере деятельности предприятия «УралЭкспо»
2.1 Общая характеристика предприятия
2.2 Анализ этапов организации выставок и ярмарок, используемых предприятием «УралЭкспо»
2.3 Оценка финансово-хозяйственной деятельности предприятия
3 Рекомендации по  улучшению деятельности предприятия «УралЭкспо»
3.1 Инвестирование в выставочную деятельность
3.2 Методы стимулирование интереса на услуги «УралЭкспо»
3.3 Рекомендации по улучшению работы персонала
Заключение
Список использованных источников
Приложение А

Введение

Часто можно услышать, что выставки и ярмарки изжили себя, однако значение и результативность их все еще очень велики. Выставки - это эффективный способ для проведения маркетинговых исследований, каждая выставка важная и емкая в плане материальных затрат часть маркетингового плана любой организации, которая принимает в ней участие в роли экспонента, посетителя или, тем более, организатора.
Актуальность работы заключается в том, что на данный момент практически в любой сфере бизнеса проводятся выставки, круглые столы, конференции, можно даже сказать, что довольно сложно найти незанятую нишу и придумать что-то новое в выставочном деле. Сегодня один из важнейших факторов успеха - креатив. Сейчас для того, чтобы заказы «потекли рекой», недостаточно выставить продукцию на обозрение необходимо понять посетителя выставки. Психологи отмечают, что человек за определенный промежуток времени может усвоить ограниченное количество информации. Таким образом, на каждой выставке есть павильоны, которые посетитель не вспомнит, даже только выйдя с выставки. Чтобы павильон не оказался таковым, необходимо удивить посетителя.
Цель курсовой работы: наметить пути улучшения деятельности предприятия «УралЭкспо».
Для достижения поставленной цели необходимо было выполнить следующие задачи:
- рассмотреть сущность и характеристику выставочной деятельности;
- провести классификацию выставок в России и за рубежом;
- рассмотреть планирование и организацию выставок и ярмарок;
- дать общую характеристику предприятия «УралЭкспо»;
- проанализировать этапы организации ярмарок и выставок, используемые предприятием «УралЭкспо»;
- ознакомиться с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия «УралЭкспо».
Выставки и ярмарки - это не просто рынок. Они являются незаменимыми помощниками каждого предпринимателя. Но выставка и ярмарка несут выгоду не только предприятию-экспоненту, но и потребителям. Одним из основных преимуществ выставок и ярмарок является сосредоточение образцов огромного количества товаров, производимых в разных странах. Это дает возможность покупателю в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимую консультацию от специалистов, сделать необходимые сопоставления ценовых и качественных характеристик, провести переговоры и, наконец, подписать контракт. При этом покупатель имеет возможность ознакомиться с товаром в действии, с приемами его работы, областью применения и эффективностью. Это особенно важно при покупке машин и оборудования. При покупке товаров широкого потребления большое значение имеет возможность предварительного ознакомления со всем ассортиментом товаров на основе образцов или их дегустации. Эти факторы обеспечивают большую популярность выставок и ярмарок и, как следствие, привлекают огромное количество посетителей.
Однако предприятию следует помнить, что участие в торговых выставках и ярмарках всегда сопряжено со значительными расходами, которые могут не окупиться. Ведь на выставках и ярмарках наиболее опасны собственные ошибки и менее - конкуренты.
Международные выставки и ярмарки проводятся во многих государствах, но особо большое распространение они получили в странах Западной Европы и США. На долю пяти стран - Германии, Англии, США, Франции и Италии - приходится примерно 2/3 всех проводимых международных ярмарок и выставок.
Среди наиболее крупных торгово-промышленных ярмарок развитых стран следует назвать международные ярмарки, про водимые в Ганновере и Франкфурте-на-Майне (Германия), Париже, Ницце (Франция), Брюсселе (Бельгия), Гетеборге (Швеция), Падуе, Милане, Триесте (Италия), Утрехте (Нидерланды), Токио (Япония), Ванкувере (Канада), Барселоне (Испания), Веллингтоне (Новая Зеландия).

1 Теоретические аспекты изучения выставочной деятельности

1.1    Сущность и характеристика выставочной деятельности

Выставки и ярмарки имеют большое значение как место встреч представителей деловых кругов различных стран для поддержания ими непосредственных связей и установления новых личных контактов. Поскольку на выставках и ярмарках экспонируются, прежде всего, лучшие образцы товаров, соответствующие требованиям современных мировых стандартов, их посещение инженерно-техническими и научными работниками, конструкторами, изучение экспонируемых новинок способствует дальнейшему развитию технического прогресса и появлению новых товаров в мировой торговле. В этом смысле выставки и ярмарки, являясь центром обмена экономической и научно-технической информации, имеют огромное информационное значение.
Грань между выставками и ярмарками настолько тонка, что часто о ней вовсе забывают, но все, же они имеют ряд отличительных признаков.
Торговая ярмарка - кратковременное мероприятие, периодически проводимое в одном и том же месте, в рамках которого большое количество предприятий с помощью образцов представляет объективный масштаб товаров (услуг) одной или нескольких отраслей, с тем, чтобы посетитель¬коммерсант получил ясное представление об их предпринимательских возможностях, тогда как экспонент при помощи экспонируемых товаров стремится распространить информацию о своей фирме и ее продукции и заключить прямые торговые сделки.
Торгово-промышленная выставка - кратковременное мероприятие, периодически проводимое в одном и том же месте, в рамках которого значительное количество предприятий с помощью образцов дают представительную картину предложения товаров (услуг) одной или нескольких отраслей и стремится информировать конечных потребителей о своей фирме и ее продукции с конечной целью содействия продажам. [7]
Ярмарки зародились как мероприятие рыночного характера, основной целью которого являлся сбыт. В отличие от них выставки возникли как средство публичной демонстрации тех или иных достижений человечества, вначале они носили сугубо просветительский характер, но по мере развития приобрели ярко выраженную коммерческую направленность. [10]
Таким образом, целью ярмарки является предоставление ее участникам-экспонентам возможности выставить образцы своего производства, продемонстрировать новые достижения и технические усовершенствования с целью заключения торговых сделок. В то время как цель выставки - показать научно-технические достижения одной страны или различных стран в одной или нескольких отраслях производства, науки и техники.
Существует множество причин участия предприятий-экспонентов в выставках и ярмарках. Все эти причины могут быть классифицированы на общие, которые одинаковы для всех предприятий, и особые, дифференцирующиеся в зависимости от политики каждого предприятия:
1. Общие причины:
- увеличение объема продаж;
- контроль конкурентоспособности предприятия;
- определение экспортной способности товаров;
- изучение общей конъюнктуры в отрасли (тренд и т.д.);
- обмен опытом;
- развитие сотрудничества;
- наблюдение за конкурентами (продукция, идеи, методика, сервис);
2. Особые причины:
- продукция (проверка приемлемости конкретного товара, презентация новых товаров, расширение ассортимента предлагаемых товаров);
- цены и коммерческие условия (проверка реакции, предложение новых условий (реакции);
- сбыт (развитие-расширение распределительных сетей, контроль эффективности сети, поиски представителя);
- коммуникация (поиски новых покупательских сегментов, повышение популярности предприятия, активизация рекламной компании, контакты со средствами массовой информации, получение информации о переменах в желаниях и тенденциях рынка, проработка развивающихся контактов, освоение рыночной информации, обмен опытом, создание фирменного имиджа и т.д.).
Значение выставок и ярмарок для экспонента определяется, прежде всего, возможностью:
- непосредственной коммуникации с потенциальными потребителями и покупателями, поставщиками и субподрядчиками, которые заинтересованы в получении информации и налаживании связей;
- отслеживать рыночные тенденции и оценить позицию своего предприятия на рынке;
- «дать знать о себе»;
- обменяться информацией со специалистами;
- узнать новые рациональные идеи в поведении конкурентов и изучить их политику;
- проанализировать отклики посетителей о качестве, ценах товаров или услуг его фирмы и товаров или услуг его основных конкурентов;
- провести широкомасштабные рекламные мероприятия по продвижению товаров или услуг экспонента с использованием самых разнообразных средств, и многие другие.
Участие различных государств в торговых выставках и ярмарках с организацией павильонов и проведение различных выставочных мероприятий внутри страны и за рубежом входит в число основных мер по стимулированию продаж и экспорта и улучшению имиджа страны.

1.2    Классификация выставок и ярмарок в России и за рубежом

Выставки и ярмарки достаточно сложные категории, поэтому для лучшего понимания их сущность существует ряд классификаций. Рассмотрим некоторые из них.
1. По составу участников, месту проведения и экономическому значению различают выставки и ярмарки:
- Региональные;
- Межрегиональные;
- Национальные;
- Международные.
Региональные выставки и ярмарки имеют сферу действия в радиусе 100 километров, представляют одну или несколько отраслей и предназначаются главным образом для демонстрации возможностей малых по величине предприятий.
Межрегиональные имеют одинаковую структуру с региональными, однако располагают большим радиусом действия и обычно адресуются более крупным предприятиям.
Национальные выставки и ярмарки являются витриной местной промышленности. Они проводятся внутри страны и за рубежом с целью демонстрации продукции национального производства и стимулирования ее сбыта и обычно имеют межотраслевой характер.
Предпосылкой проведения международных выставок и ярмарок, организуемых как внутри страны, так и за рубежом, является участие в них экспонентов и посетителей из различных стран. В них обычно без ограничения могут участвовать фирмы любой страны. Международный или, лучше сказать, многонациональный характер они приобретают лишь в том случае, если в них участвуют, по крайней мере, 10-15% зарубежных экспонентов. [9]
Среди международных выставок следует выделить всемирные выставки, целью которых является показ достижений стран ¬участниц и крупных международных организаций в области науки, техники, культуры. Они не преследуют непосредственно коммерческих целей. На всемирных выставках бывает представлено, как правило, большинство стран мира.
2. По характеру выставляемых экспонентов все выставки и ярмарки делятся на:
- универсальные;
- специализированные.
Универсальными являются выставки и ярмарки, тематика которых затрагивает несколько отраслей экономики.
Специализированные выставки и ярмарки ориентированы на посетителей-специалистов в конкретной области. На них демонстрируют довольно сложные виды товаров и поэтому они имеют скорее маркетинговую, нежели торговую направленность. Характерным для развития международных выставок и ярмарок является рост их специализации, причем это в большей степени относится к выставкам, чем к ярмаркам. Усиление специализации объясняется огромным увеличением номенклатуры изделий, выпускаемых различными отраслями промышленности, до таких размеров, что даже демонстрация только образцов всех товаров в одном месте, на одной площади становится затруднительной. Поэтому все чаще организуются международные выставки и ярмарки, представляющие лишь одну или несколько родственных отраслей производства. Кроме того, специализированные выставки и ярмарки ориентированы на четко очерченную группу специалистов - здесь выделена целевая аудитория и, естественно, это выгодно фирмам-экспонентам. Характерным является значительное увеличение доли машин и оборудования среди экспонатов выставок, что связано с ростом торговли этими товарами и с их спецификой. Оборудование, приборы и машины лучше всего показывать в действии, поскольку это помогает выявить их производительность, технологические свойства и особенности конструкции. Это широко практикуется на выставках и ярмарках и поэтому привлекает широкий круг потребителей. Наибольшее число специализированных ярмарок приходится на отрасли, производящие товары широкого потребления, в том числе одежду, обувь, ткань.
3. По срокам и способу проведения выставки и ярмарки можно подразделить на следующие виды:
- краткосрочные выставки (соло-выставки);
- передвижные выставки;
- постоянные выставки;
- торговые недели.
Краткосрочные выставки и ярмарки проводятся в течение не более трех недель. Они могут носить либо общий характер, Т.е. представлять достижения своей страны во всех отраслях производственной деятельности, либо быть специализированными.
Передвижные выставки и ярмарки организуются с целью расширения круга посетителей с использованием различных средств транспорта. Получает все большее распространение организация плавучих выставок и ярмарок, в частности, Японией, Швецией, Англией. Такие выставки и ярмарки устраиваются на борту крупного судна, которое посещает портовые города нескольких государств и осуществляет показ, а также продажу выставленных товаров. Довольно широко стали использоваться передвижные выставки образцов товаров в автофургонах, салонах самолетов.
Постоянные выставки и ярмарки организуются чаще всего при дипломатических консульствах и других представительствах своей страны за границей с целью демонстрации возможным иностранным покупателям образцов экспортной продукции для заключения сделок по образцам. Большую роль стали играть постоянно действующие торговые центры, создаваемые развитыми странами за границей. Они осуществляют широкую деятельность по организации специализированных выставок в странах их местонахождения. В этих странах фирмам-экспонентам бесплатно предоставляются выставочная площадь, осуществляются за счет государства проектирование и оформление выставок и ярмарок и отдельных стендов, монтаж и демонтаж экспонатов, оплачивается работа местных оформительских и других фирм, предоставляется участникам выставок и ярмарок информацию о положении на рынке.
Новым видом выставок и ярмарок являются так называемые торговые недели. Они организуются обычно в универсальных магазинах крупных городов для показа и продажи потребительских товаров. [1]
4. По частоте проведения выставки и ярмарки могут быть:
- периодические (проводящиеся каждые 2,5 года и т. д.);
- ежегодные;
- сезонные.
Частота проведения выставок и ярмарок зависит, главным образом, от вида предлагаемой продукции и условий конкуренции. Так, например, показы моды организуются 2-4 раза в год, тогда как демонстрации инвестиционных товаров, новинок технологии и Т.Д. может проводиться с интервалами от двух лет.

1.3 Планирования и организация выставок и ярмарок

Проведение выставок и ярмарок состоит из трех этапов:
- подготовка к проведению ярмарки или выставки;
- непосредственно проведение ярмарки или выставки;
- выводы о проведенной ярмарки или выставке.
Рассмотрим первые этап более подробно.
Процедура организации выставки или ярмарки начинается сразу же после принятия решения об участия в них, пунктом отправления является получение регламента, содержащего условия участия. Предприятие обязано строго в рамках установленных сроков заполнить и отослать все соответствующие формуляры. Главным из числа различных документов является заявка об участии.
Параллельно контактам с устроителем выставки или ярмарки экспонент должен заняться подготовкой экспонатов, от вида и количества которых зависят как выбор стенда, так и элементы их поддержки.
Предприятие должно обратить основное внимание на:
- размер общей экспозиционной площади;
- степень известности именно этой выставки или ярмарки;
- тематику выставки или ярмарки и ситуацию в отрасли в целом;
- список экспонентов выставки или ярмарки предыдущих лет;
- список экспонентов, уже заявивших о своем участии;
- время проведения выставки или ярмарки и календарный план производства и сбыта предприятия;
- цену аренды экспозиционной площади;
- условия участия в общем каталоге. [9]
Большое внимание при подготовке выставки или ярмарки уделяется стенду, так как он уже сам по себе действует как средство передачи и приема сообщений и выражает предприятие как единое целое. Стенд представляет собой единый комплекс площади (в кв. м.), которую устроитель выставки или ярмарки предоставляет в аренду заинтересованному участнику, а также элементов конструкции и оформления, с помощью которых последний достигает осуществления своего участия в этом мероприятии.
В связи с этим стенд должен:
- выделять предприятие;
- привлекать, не будучи вызывающим;
- пробуждать интерес.
В целом, стенд обязан с первого же момента раскрывать цели участия экспонента в выставке или ярмарке, отпечатывается в памяти посетителей как единое целое конструкции и предоставляемых товаров и услуг и подчеркивает или улучшает имидж предприятия.
Размеры стенда зависят от многих факторов, основными из которых являются:
- количество и вид экспонатов (так, крупногабаритное оборудование требует большой площади и свободного пространства вокруг него, тогда как для некоторых товаров, например, ювелирных изделий, потребности в площади ограничены);
- ожидаемое количество потребителей;
- особые запросы экспонента, определяемые целями его участия;
- размеры и авторитет фирмы;
- размеры стендов конкурентов.
Обеспечение желаемого расположения стенда входит в число серьезных проблем, с которыми сталкивается экспонент. Каждый экспонент должен стремиться расположить стенд:
- напротив и справа от главного входа;
- на центральных внутренних проходах;
- в углах;
- вблизи от «активных» экспонентов и специализированных помещений для проведения различных мероприятий.
И, наоборот, следует избегать размещения стенда: - вдали от выходов и центральных проходов;
- в задней части зала;
- позади больших колонн, лестниц;
- лицом в противоположную сторону от места, где происходят
различные мероприятия.
Кроме размеров стенда существенную роль играет и его тип:
- Линейный стенд: располагает лишь одной лицевой стороной и является наиболее распространенным типом стендов. Преимуществу использования трех стен для размещения экспонатов и рекламных материалов противостоит целый ряд недостатков, заключающихся в том, что он выходит лицом только на один проход, не дает возможности контролировать движение по близлежащим проходам и, конечно, не способствует созданию мощных точек концентрации внимания.
- Угловой стенд: является идеальным решением, в особенности, для мелких и средних фирм, поскольку он легко проектируется и обеспечивает удобный доступ к двум проходам.
- Полуостров: этот стенд открыт с трех сторон и позволяет экспоненту легко «контролировать» прилежащую территорию. Хотя он не располагает «поверхностью» (стенами), он имеет преимущество в привлечении публики, особенно в случае презентаций и других подобных мероприятий рекламного характера.
- Остров: при условии, что проектировщик сумеет воспользоваться его преимуществами, стенд в форме острова - идеальное решение для крупных предприятий, Т.к. он дает возможность полностью контролировать окружающую территорию.
- Сквозной: лишен поверхности двух стен и располагает преимуществом двух выходов на проходы, что обеспечивает удовлетворительное «поле зрения» для экспонента.
- Визави: состоит из двух расположенных друг против друга стендов, обычно линейных, и представляет собой, пожалуй, вынужденное решение для экспонента. Преимущество этого типа - в наличии двух «фасадов», выходящих в один и тот же проход, однако у него есть и ряд серьезных недостатков: создает проблемы внутренней организации стенда, вызывает необходимость в дополнительном персонале, производит впечатление двух отдельных стендов.
Особо выделяются стенды на открытом воздухе. Подобный тип стендов используется в случае крупногабаритных экспонатов, которые, согласно выставочному регламенту, запрещено выставлять во внутренних помещениях. [7]
В любом случае правильно спроектированный стенд должен:
- Облегчать зрительное проникновение внутрь помещения таким образом, чтобы уже с первого момента посетителю открывалось «лицо» демонстрируемых товаров.
- Иметь небольшое количество точек концентрации внимания, с тем, чтобы не ослаблялось общее впечатление, и внимание не рассеивалось.
- Располагать индивидуальностью, поскольку только так экспонент может передать во внешний мир свой личный «сигнал», создать у окружающих ясное представление о своей фирме и ее коммерческих предложениях.
- Иметь свое «лицо» (название фирмы, эмблема, графическое изображение, цвета), что помогает дифференцированию фирмы и создает предпосылки для ее узнавания в будущем.
- Быть привлекательным.
- Иметь соответствующую планировку, которая позволяет принять ожидаемое количество посетителей.
- Быть соразмерным с уровнем и составом ожидаемых посетителей.
- Быть удобным в установке и разборке. [7]
Располагая экспонаты на стендах, также необходимо придерживаться некоторых правил, а именно:
- прежде, чем планировать расположение экспонатов, необходимо пройтись по плану выставки, как, в каком направлении будет двигаться основной поток посетителей. Обычно он идет от входных дверей к выходу или в направлении следующего зала: экспонаты должны быть расположены так, чтобы они были видны основному потоку посетителей;
- работающие стендисты не должны перекрывать обзор посетителям основных экспонатов;
- если есть экспонат или работающая модель, которая во время демонстрации будет привлекать посетителей длительное время, необходимо предусмотреть место для данного экспоната так, чтобы группа стоящих и разглядывающих его посетителей не мешала работе остальных стендистов и общему потоку посетителей на стенде;
- поясняющие надписи или плакаты желательно разместить рядом или над экспонатом, надписи должны легко читаться от границы вашего выставочного стенда.
То, что будет представлено на стенде, зависит в первую очередь от целей, которые поставил перед собой экспонент. Однако, есть несколько общих задач, которые необходимо решить при любом конкретном наполнении стенда. Одна из них - привлечение внимания к самому стенду. Конечно, для этого используются и реклама до выставки, и рекламно-информационные акции в ходе самой выставки, и мероприятия, которые на ней проводятся. Но и сам стенд должен притягивать взгляд, заманивать посетителя, вызывать в нем желание подойти, ознакомиться, рассмотреть, задать вопросы - в общем, вступить в контакт со стендом и стендистами.
Стенд должен быть ярко освещен. Дело даже не в том, что экспозицию должно быть хорошо видно, просто глаз человека всегда обращается в сторону более ярко освещенного объекта.
Желательно использовать для экспозиции только высокие стойки, чтобы посетителям не приходилось наклоняться, рассматривая экспонаты. Это не просто неудобная поза, известно, что тело и мозг очень связаны, и влияние здесь взаимное. Если клиент будет кланяться, это может закрепить в его мозгу ощущение неравенства, связанное с компанией.
Итак, можно сделать вывод. Выставочный стенд - это лицо фирмы.
Поэтому успех участия предприятия в выставочных мероприятиях во многом зависит от искусства оформления выставочной экспозиции. Для потенциальных клиентов или партнеров чтение газет с рекламой - занятие ежедневное, а посещение стенда фирмы может стать событием. Хорошо проведенная выставочная кампания и дальнейшая работа с наработанными контактами после выставки определяет будущую прибыль и успех предприятия. Следовательно, необходимо приложить все усилия, смекалку, опыт, интеллект, чтобы это событие было запоминающимся.
Помимо стендов для привлечения потенциальных покупателей и компаньонов используются ряд дополнительных средств.
Видеофильмы о новинках в сфере деятельности экспонента или демонстрация на экране работы выставляемого продукта. Необходимо заранее проверить, не будет ли падать прямой свет на экран монитора. Такая вероятность весьма велика, и в этом случае изображение трудно рассмотреть. Если проверить не удастся, от этого компонента стенда лучше вообще отказаться.
Действующие модели представленного продукта (увеличенные или уменьшенные), или само изделие в действии. Можно предоставить посетителям возможность поработать на экспонате, чтобы они на собственном опыте оценили его возможности. Вообще тот продукт, что стоит на стенде, должен быть максимально доступным: пусть посетители разглядывают его, ощупывают, крутят ручки, нажимают на кнопки. Главная задача - воздействовать не только на глаза, но и на остальные органы чувств.
Работающий фонтан, зеркальный шар, парящий над стендом небольшой дирижабль - движущиеся предметы, возможно, только косвенно связанные с тематикой стенда. Большая карта Европы на заднике стенда транспортной кампании. На ней проложены маршруты, на которых компания работает. Вдоль линий маршрутов загораются лампочки, сигнализируя о "доставке очередной партии груза" в одну из точек.
Предпочтительнее использовать фотографии и другие изображения, выполненные в большом формате. Одна фотография крупного масштаба привлекает к себе внимание больше, чем серия мелких фотокарточек. Можно использовать аудиовизуальную технику, сделав ее частью дизайна, чтобы произвести максимум впечатления на посетителя. Но может оказаться так, что музыкальное оформление будет на каждом третьем стенде, а видеооформление на каждом втором. Иногда на выставке разгорается настоящее состязание в громкости звучания техники. Поэтому может, удастся отличаться, если на стенде будет тишина.
Различного рода шоу тоже неплохой способ привлечь целевую аудиторию (впрочем, и толпы не нужных зевак), но для этого нужно много места. Шоу должно быть сделано так же профессионально, как и то, что про изводит компания. Необходимо учесть, что на время действа стенд будет вынужден прекратить работу. [4]
Для привлечения внимания можно воспользоваться и ароматами. Конечно, такой прием вряд ли подойдет участникам парфюмерно-косметической выставки или выставки продуктов питания - там столько ароматов, что они сливаются с общим ароматическим фоном. Зато к услугам экспонентов остальных выставок сейчас имеются средства для генерирования радующих обоняние запахов. Использование ароматов требует осторожности и чувства меры. Во-первых, восприятие их неоднозначно: аромат, который одному человеку покажется восхитительным, другой ощутит как навязчивый малоприятный запах. Во-вторых, у некоторых запахи вызывают головную боль или даже аллергию.
Особенно важную роль на стадии подготовки играют рекламные мероприятия, которые включают в себя:
- включение фирмы - участницы в официальный каталог выставки или ярмарки. Эта реклама должна быть использована таким образом, чтобы максимально побудить деловых людей посетить стенд. Для этого рекламное объявление достаточно большого размера следует публиковать в течение трех последних дней перед открытием выставки или ярмарки.
- использование наружной рекламы. Наружная реклама
- это стандартный щит, установленный на дороге, ведущей к выставке
или ярмарке. Его рекомендуют устанавливать за 2 недели до открытия и держать до конца работы выставки или ярмарки.
- рекламные мероприятия на радио и телевидении. Очень важно в этом случае купить эффективное время: примыкающее к новостям деловой жизни и передачам о биржевой ситуации.
- использование символов ярмарки или выставки, образцами которых администрация снабжает экспонентов, на проспектах, в публикациях, на пресс-конференциях, что усиливает действие рекламы и связывает с участием в конкретном мероприятии.
- эпистолярное общение считается наиболее подходящим средством привлечения посетителей при условии, что письма оформлены должным образом и отправлены заблаговременно (за 2 недели). В письма необходимо вложить план подъезда к выставке или ярмарке и план местоположения стенда на выставке. [6]

2 Оценка организации выставки на примере деятельности предприятия «УралЭкспо»

2.1 Общая характеристика предприятия

Открытое акционерное общество «УралЭкспо» было создано в июне 1996 года при участии Торгово-промышленной палаты и Администрации Волгоградской области. Основными направлениями деятельности ОАО «УралЭкспо» являются:
- Организация и проведение выставок и презентаций;
- Все виды наружной рекламы;
- Планирование и проведение рекламных кампаний;
- Маркетинговые услуги;
- Кадровый центр;
- Организация и проведение промоушн-акций;
- Проведение и организация праздников - от «домашних» до массовых.
Одним из направлений деятельности «УралЭкспо» является организация и проведение выставок. Участие в выставках-ярмарках и специализированных выставках - замечательная возможность заявить о себе на рынке Волгоградской области, найти деловых партнеров. В год «УралЭкспо» проводит около 20 выставок, в том числе выездные и специализированные выставки.
«УралЭкспо» занимается организацией выставочных мероприятий уже более десяти лет. Приобретенный за это время опыт позволяет проводить выставки на высоком профессиональном уровне не только в Волгоградской области, но и в Ближнем зарубежье.
Основной целью выставочных проектов, осуществляемых компанией «УралЭкспо», является поддержка отечественных производителей в их стремлении выйти как на внутренний, так и на экспортный рынок. «УралЭкспо» - компания, предлагающая комплекс рекламных услуг для продвижения бизнеса.
Выставочный центр «УралЭкспо» помогает предприятию представить свою продукцию на отраслевой выставке. Для того, чтобы они получили максимум эффекта, специалисты помогут с разработкой и изготовлением выставочного стенда, сувенирной и раздаточной продукцией, дополнительными деловыми и неделовыми мероприятиями.
ВТL-центр «УралЭкспо» предлагает целый комплекс маркетинговых услуг, в том числе различные варианты стимулирования сбыта, организацию праздников и деловых мероприятий. Промоакции «Consumer Promotion», проводимые для населения, помогают «договориться» с покупателем и, как следствие, увеличить продажи. Специальные акции «Trade Promotion» создают условия для улучшения работы продавцов.
Рекламный центр «УралЭкспо» - это команда креативных дизайнеров и высококвалифицированных работников производственного цеха. Кадровый центр «УралЭкспо» занимаются подбором для компании профессиональный коллектив высшего и среднего звена. А как известно, кадры - залог процветания и эффективного функционирования любого предприятия. Кадровый центр «УралЭкспо» существует с 1998 г. Подбор региональных представителей для фирм «Сладко», «Пивоварни Ивана Таранова» , «Sиn Interbrew», «Henkel» и т.д. «УралЭкспо» проводит промоушн-акции в городе Волгограде и области. Организация и проведение промоушн-акций для «Лиггет Дукат» г. Москва, 000 «Чупа-Чупс» г. Санкт-Петербург, 000 ТД «Сибирский Берег» г. Самара и т.д.
Сегодня в городе нет, пожалуй, ни одного района, где бы не было вывесок от «УралЭкспо». «УралЭкспо» имеет собственную базу квалифицированных специалистов различного профиля.
- Изготовление неоновой рекламы.
- Световое оформление помещений, сцен, контурная подсветка.
- Электромеханические установки, движущиеся и вращающиеся не было базу и фигуры.
- Магистральные щиты, придорожные кронштейны, вывески, указатели, таблички и т.д.
- Реклама на транспорте.
- Объемные буквы и крышные установки, стеллы и указатели.
- Реклама на мостах.
Среди разработанных и осуществленных рекламных кампаний рекламная кампания ОАО «Волгоградмолоко», газета «Яикъ» (ООО «Провинция» г.Москва), ООО «Солитон» (г. Самара) и др. Проведение маркетинговых исследований рынка для ОАО «Электросвязь Волгоградской области», маркетинговые исследования электронных средств массовой информации Волгограда, исследование рынка для «ВолгаТелеком» и т.д.
ОАО «УралЭкспо» являлись организатором следующих выставок:
1. «Нефть и газ» (специализированная межрегиональная выставка).
Основные тематические разделы:
- добыча нефти и газа (технологии и оборудование);
- скважины нефтяные и газовые: строительство и эксплуатация;
- геология, геофизика, сейсмическое оборудование и услуги;
- транспортировка и хранение нефти, нефтепродуктов и газа;
- переработка нефти, газа, нефтехимия, производство нефтепродуктов;
- строительство объектов нефтяной и газовой промышленности;
- трубы и трубопроводы;
- инструменты;
- контрольно- измерительная аппаратура;
- техника безопасности и противопожарная защита;
- электротехническое и энергетическое оборудование;
- охрана окружающей среды.
2. «Агро» выставка.
Основные тематические разделы:
- сельскохозяйственная техника, оборудование и инвентарь;
- передовые технологии сельхозпроизводства;
- оборудование для переработки, фасовки и хранения сельхозпродукции;
- оборудование для пищевой и перерабатывающей промышленности;
- растениеводство;
- средства защиты растений;
- удобрения;
- технологии выращивания, сбора и хранения сельскохозяйственной продукции;
- животноводство;
- пчеловодство;
- ветеринария;
- ветеринарное и зоотехническое оборудование и инструменты;
- лекарственные препараты для животных;
- питание для животных, концентраты и премиксы, передовые технологии ухода за животными;
- сельские и садовые дома, инвентарь;
- сырье для производства продуктов питания и напитков;
- продукты питания, ингредиенты.
3. Выставка «Энерго- и ресурсосбережение».
Основные тематические разделы:
- архитектура, градостроительство;
- строительная техника и оборудование;
- строительные, отделочные, кровельные материалы и технологии их изготовления;
- малые архитектурные формы;
- отделка фасадов;
- дорожное строительство;
- парковое хозяйство;
- элементы интерьера;
- домостроительство;
- коммунальное хозяйство;
- приборы, средства, системы учета энергоресурсов;
- энергосберегающие конструкции, оборудование, технологии;
- современные покрытия, утеплители, теплоизолирующие материалы.

2.2 Анализ этапов организации выставок и ярмарок, используемых предприятием «Урал3кспо»

В первую очередь предприятия принимает решение об участии или неучастии в выставке или ярмарке. Выбор будет зависеть от множества факторов, но все же решающим в большей мере будет зависеть от предполагаемой прибыли. Чем она больше, тем больше вероятность положительного результата. И напротив, если предприятие не уверено в успешности выставки, то оно отказывается от него. Решение принимает генеральный директор при «поддержке» заместителя генерального директора.
Участие в торговых ярмарках и выставках сопряжено со значительными расходами. Анализ расходов можно разделить на следующие составляющие:
1. Затраты на обеспечение работы персонала в подготовительный период:
1) Затраты, связанные с выбором выставки (доступ в информационные базы данных, Интернет).
2) Затраты на персонал в период подготовки к выставке:
- зарплата плюс начисления на зарплату, дифференцированные по размеру вклада каждого специалиста и их категории;
- косвенные затраты, включая административные расходы с начислениями.
3) Расходы на обеспечение телекоммуникационной и почтовой связи фирмы с устроителями, старыми и потенциальными клиентами.
4) Подготовка пресс-релизов о фирме и ее участии в выставке.
5) Проведение рекламной кампании.
6) Прочие расходы.
2. Собственный стенд по индивидуальному проекту и размещение экспозиции на открытых площадках:
1) Расходы по аренде необустроенной выставочной площади:
- аренда выставочных площадей внутри павильонов;
- аренда открытых площадок вне павильонов;
- прочие расходы.
2) Расходы по стенду:
- проектирование стенда, включая наличие в нем зон пере говоров, приема VIР-персон, кухни/склада и т.д.;
- изготовление стенда;
- стеновые элементы;
- подготовка пола;
- материалы для изготовления/покраски;
- осветительные устройства;
- прочие расходы.
3) Расходы по оборудованию стенда:
- обстановка;
- покупка мебели/утвари;
- аренда мебели/утвари;
- оборудование кухни/гардероба;
- оборудование склада;
- декоративное оформление;
- покупка канцтоваров;
- аренда компьютерной техники, подключение к интернету, аудио- и  видеоаппаратуры, диапроектора и т.д.;
- установка стационарных телефонов;
- прочие расходы.
4) Расходы по строительству стенда:
- распаковка/монтаж конструкций стенда и элементов его интерьера;
- демонтаж/упаковка;
- хранение;
- электро- и энергообеспечение;
- сантехника;
- кондиционеры;
- прочие расходы.
3. Обустроенная выставочная площадь (типовой стенд устроителя):
1) Плата за аренду стенда.
2) Расходы по дополнительному оборудованию арендуемого стенда:
- дополнительные элементы стенда, предлагаемые устроителем;
- аренда или покупка дополнительной мебели/утвари;
- оборудование кухни/гардероба;
- оборудование склада;
- декоративное оформление;
- покупка канцтоваров;
- аренда компьютерной техники, телефакса, аудио-, видеоаппаратуры, диапроектора и т.д.;
- установка стационарных телефонов.
4. Денежные взносы устроителям выставки, исходя из условий участия:
1)  Плата за участие - аренду площадей (учтена в пункте 1 и 2).
2) Внесение дополнительных сведений в каталог.
3) Внесение данных в информационные системы.
4) Регистрационный взнос.
5) Удостоверения участников выставки (дополнительные).
6) Пропуска для парковки (дополнительные).
7) Прочие расходы.
5. Расходы по экспозиции:
1) Расходы на формирование экспозиции, ее элементов - экспонатов и оборудования (устройств) для их демонстрации.
2) Упаковка.
3) Таможенная очистка.
4) Распаковка/запаковка.
5) Улучшение/доведение элементов экспозиции, включая устройства для демонстрации экспонатов в динамике или виртуального показа перед открытием выставки.
6) Хранение упаковочных материалов.
7) Монтаж/оформление экспозиции на стенде.
8) Прочие расходы.
6. Транспортировка-страхование:
1) Экспонаты и устройства для их демонстрации.
2) Элементы и материалы стенда и его интерьера в случае изготовления собственного стенда.
3) Рекламные материалы.
4) Прочие расходы.
7. Эксплуатационные расходы:
1) Электроэнергия (кроме стандартного освещения на стенде).
2) Телефонная связь.
3) Водоснабжение, если оно не предусмотрено в составе взноса за участие.
4) Расходы по эксплуатации компьютерной сети, включения интернет, фотокопировального оборудования, телефакса и т.д.
5) Охрана экспозиции на стенде.
6) Уборка внутри стенда.
7) Удаление отходов со стенда.
8) Аренда автомашин.
9) Транспортные расходы, в том числе внутригородские (если они не учтены в пункте 5).
10) Оплата услуг - процент за обслуживание (чаевые).
8. Расходы по содержанию персонала:
1) Основной персонал.
- визовое оформление;
- стоимость проездных билетов (самолет, поезд и т.д.);
- проживание в гостинице;
- суточные (командировочные) и доплаты.
2) Вспомогательный персонал:
- переводчики;
- обслуживающий персонал;
- прочий вспомогательный персонал (водитель и т.д.).
3) Форменная одежда (покупка, аренда).
4) Обучение:
- основного персонала;
- обслуживающего персонала.
5) Медицинское страхование.
6) Ненормированное питание, если оно не входит в суточные.
7) Дорожные расходы (в городе проведения выставки).
8) Расходы на обеспечение отдыха.
9) Представительские расходы.
10) Прочие расходы.
9. Реклама/связи с общественностью:
1) Рекламные расходы:
- рекламные материалы (проспекты и пр.);
- почтовые расходы (приглашения посетителей и т.д.);
- рекламные сувениры;
- публикации в прессе;
- реклама в официальном каталоге с учетом условий участия (или дополнительная реклама);
- пропуска для посетителей;
- рекламные внешние щиты, растяжки в городе;
- плакаты - аренда мест для размещения внутри выставочных помещений;
- фотографии, аудиовизуальные материалы, видеофильмы и т.д., подготавливаемые в ходе выставки;
- оплата прав на трансляцию музыкальных передач;
- прочие расходы.
2) Расходы по связям с общественностью:
- пакеты (комплекты) с рекламными материалами для журналистов;
- сувениры для прессы;
- фотоматериалы для распространения;
- приглашения для журналистов;
- интервью/приемы, угощения,
прочие расходы.
10. Расходы по приему посетителей:
1. Угощения, включая алкогольные и освежительные напитки и проч.
2. Обслуживание.
3. Прочие расходы.
11. Непредвиденные расходы.
Тщательное планирование участия в выставке предполагает своевременное составление бюджета. Необходим подробный анализ расходов по основным статьям с учетом отличий, определяемых особенностями различных выставочных мероприятий. Этот анализ становится основой для составления графика работ по подготовке и проведению выставки и контроля над их исполнением. По окончании работы выставки (примерно через 6 месяцев) делают выводы об эффективности участия в ней, сравнив уровень произведенных затрат с результатами реальных коммерческих контрактов. Всем этим занимается главный бухгалтер.
Взвесив все «за» и «против» и приняв решение о помощи экспоненту в участии в выставки, «УралЭкспо» подписывает с ним договор. (Приложение А).  Принятие решения остается за генеральным директором.
При подписании всех документов, организация берет на себя ответственность за проведение выставки, в том числе и организацию стенда и раздача сувениров.
Стенд и сами экспонаты берет на себя дизайнер. За общение с потенциальными клиентами отвечает менеджер по работе с клиентами.
Самой выставке предшествует рекламные кампании, которые лежат на плечах менеджера по рекламе. От нее зависит посещаемость самой выставки. Чем информирование публика, тем больше вероятность, что выставка не пройдет в пустую.

2.3 Оценка финансово-хозяйственной деятельности предприятия

Рассмотрим финансово-хозяйственную деятельность предприятия. Финансовая политика формируется главным бухгалтером и руководителем «Урал3кспо». При этом утверждаются:
 - рабочий план счетов бухгалтерского учета;
- формы первичных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые образцы, а также формы для внутренней бухгалтерской отчетности;
- порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
- методы оценки активов и обязательств;
- правила документооборота и технологии обработки учетной информации;
- порядок контроля над хозяйственными операциями;
- другие решения, необходимые для бухгалтерского учета.
Общая стоимость участия в выставке складывается из учета затрат на всех трех этапах: подготовительном, периоде работы выставки, послевыставочном этапе. При этом иногда оказывается, что затраты на подготовительном этапе, прежде всего связанные с работой персонала по выработке маркетинговой стратегии, определению целей участия, выбору выставки, осуществлению рекламной кампании и т.д., сопоставимы с затратами на стадии участия и их недоучет приводит к ошибкам при оценке результативности участия в соответствующем выставочном мероприятии.
Подбор специалистов высшего и среднего звена осуществляется в направлениях, затрагивающих наиболее важные сферы деятельности:
- топ-менеджеры - директора, руководители филиалов, подразделений;
- финансы - финансовые директора, аудиторы, специалисты бухгалтерии и налогообложения;
- производство - главные инженеры, начальники производства, технологи;
- управление персоналом - офис-менеджеры, НR-менеджеры, психологи;
- сфера продаж - региональные представители, руководители отделов продаж супервайзеры, менеджеры по продажам;
- маркетинг, реклама - маркетологи, менеджеры по рекламе, специалисты PR;
- юриспруденция - юрисконсульт, инспектор страховой службы, юрист делопроизводитель;
- специалисты информационных технологий - системные администраторы, программисты.
Обязательным элементом отбора кандидатов является тестирование, позволяющее оценить профессиональные и личностные качества кандидатов.
К претендентам имеются определенные требования, а именно:
- Руководитель предприятия. Мужчина, 44 года, высшее образование (менеджмент). Опыт руководящей деятельности около 20 лет.
- Главный бухгалтер. Женщина, 45 лет, экономическое высшее образование. Организация работы бухгалтерии, учет производства запасов, расчеты с поставщиками и подрядчиками, расчеты с покупателями и заказчиками, учет денежных средств по расчетным счетам и кассовым операциям, взаимодействие с банками (отработка банковских выписок, договоров с агентами по подбору платежей), осуществление электронных платежей, составление единого пакета к балансу в части доходов. Опытный пользователь ПК (1:С Бухгалтерия 7.7, 8.0; I:С Предприятие, Excel, Word, Microsoft Access).
- Экономист. Женщина, 28 лет. Высшее образование юридическое, экономическое. Опыт работы экономистом 3 года. (1,5 года - руководитель экономического отдела). Навыки бюджетирования, организации управленческого учета, финансово-экономического анализа. Желательны деловые связи в городах России. Ответственность, аналитический склад ума, высокая работоспособность. Опытный пользователь ПК («1 с: Предприятие», «Финансовый анализ»). Личный автомобиль.
- Коммерческий директор, региональный представитель. Мужчина, 31 год, высшее образование (технолог, маркетолог), опыт работы в сфере региональных продаж 7 лет. Разработка стратегии и тактики продаж, увеличение объема продаж, контроль над работой торговых представителей, ведение ключевых клиентов, внедрение стандартов в работе. Высокая ответственность
- Дизайнер. Мужчина или женщина, от 20 лет. Знание программ «Corel DRAW», «Photoshop», «3D Мах». Приветствуется творческая направленность и умение работать в команде. Наличие портфолио обязательно.
- Кассир-операционист. Женщина, от 22 лет, образование высшее экономическое, опыт работы по специальности не менее года. Навыки ведения кассовой книги, знание программы «1С: Бухгалтерия».
- Менеджер по рекламе. Женщина, 22-35 лет, высшее образование. Желателен опыт работы в организации и проведении рекламных кампаний и презентаций. Умение вести переговоры, активность, ответственность, коммуникабельность, хорошая грамотность, стрессоустойчивость, умение работать быстро, качественно.
- Менеджер по работе с клиентами. Женщина, 25-35 лет, высшее образование, опыт наработки и ведения клиентской базы, опыт ведения результативных переговоров, заключения договоров. Активность, ответственность, стрессоустойчивость, коммуникабельность.
- Промоутеры для работы в рекламных акциях. Юноши и девушки студенты, приятной внешности, коммуникабельные, ответственные - для работы в свободное от учебы время.
 - Системный администратор. Мужчина, 23-33 лет. Обслуживание ЛБС, поддержка сайта, обслуживание офисного оборудования. Знание ОС: Windows, Unix. Сервисная поддержка и эксплуатация, навыки сетевого планирования и оптимизации.
- Менеджер по продажам. Женщина, 28-40 лет, высшее образование. Опыт работы в сфере коммуникаций (педагогическая, рекламная деятельность и пр.). Коммуникабельность, активность, убедительность в ведении пере говоров.

3  Рекомендации по  улучшению деятельности предприятия «УралЭкспо»

3.1 Инвестирование в выставочную деятельность

Часто выставка или ярмарка не приносит никакого результата, а лишь затраты на ее организацию. Есть несколько причин этому. Во-первых, это недостаточное финансирование. Данная проблема особо остро стоит в настоящее время. Еще чувствуются последствия последнего экономического кризиса, а проводить ярмарки необходимо для стимулирования продаж, как на федеральном уровне, так и на внешнем рынке. Таким образом, получается замкнутый круг - нет финансирования - нет выставок, нет выставок - нет финансирования. Один из выходов - прибегнуть к помощи банков или же искать инвесторов как в России, так и за рубежом. Решение об инвестиции в выставочно-¬ярмарочные мероприятиям федерального значения, проводимым на территории Российской Федерации, принимается Комиссий Правительства Российской Федерации по выставочно-ярмарочной деятельности. Выбираются мероприятия, имеющие приоритетное значение для развития отрасли, региона или Российской Федерации в целом. Поэтому для фирмы очень важно зарекомендовать себя с положительной стороны. Для этого демонстрируются документация прежние выставок и ярмарок, если они, конечно, имели положительный результат. Ответственным за получение инвестиций от государства следует назначить того кто умеет убеждать и контактировать с людьми, то есть менеджеру по работе с клиентами и главному бухгалтеру, под контролем главного директора. Что же касается инвестиций полученных не из государственных источников, то для представления своей фирмы необходимо выбрать не только коммуникативного человека, но и отлично владеющим необходимым языком. Лучше будет если, этот человек будет из фирмы, так как он более заинтересован в успехе мероприятия. Здесь так же важно представить предприятие с лучшей стороны. При этом важно делать упор на выставки и ярмарки, проводимые ранее в этой стране и на выгодность данного мероприятия для инвесторов.

3.2 Методы стимулирование интереса на услуги «УралЭкспо»

Во-вторых, непосредственная организация. Со временем меняются не только потребности потребителей, но и их восприятие предложенной информации. Необходимо уделить больше внимания изучению психологии реальных и потенциальных потребителей. Различного рода буклетами и уже никого не удивишь. Нужно прибегать к более продуктивным методам. Один из самых действенных способов привлечь внимание к стенду - раздача сувениров. Разумеется, люди всегда интересуются бесплатными удовольствиями. Можно раздавать что-нибудь съедобное - конфеты или печенье. И не стоит бояться, что такой успех съестного ¬признак голодной страны, подобный ажиотаж можно встретить на выставках и в тех странах, которые принято называть развитыми.
 Но есть один нюанс: нужно проявить фантазию и приготовить для раздачи что-то, связанное с экспозицией. По названию, по форме. Например, печенье на заказ в виде логотипа фирмы или выпускаемой продукции, обертки для конфет с тем же изображением и так далее. Существуют сотни и несъедобных рекламных сувениров, которые можно раздавать посетителям. Но лучше выбрать что¬-нибудь более оригинальное, чем зажигалка, ручка, или календарь. Идеально было бы дарить что-то полезное и связанное с бизнесом фирмы. На каждом рекламном сувенире должны быть напечатаны либо логотип, либо рекламное обращение. Способы печати здесь самые различные: шелкография, штамповка, гравировка и термопечать. Как правило, рекламные сувениры очень дешевые. Если фирма решит прибегнуть к съестным сувенирам, например, конфеты или печенья, то придется или выделять внутри организации территорию, деньги и персонал под производство данных товаров, или обратиться к пекарне или кондитерской фабрике, что так же требует ни мало средств. Выбор варианта зависит от предполагаемых масштабов самой выставки или ярмарки и от количества сувениров. Если это мероприятие разовое, то целесообразнее обратиться за помощью к профессионалам. То же касается и несъедобных сувениров. Отличие лишь в том, что их можно про извести в большем количестве и не беспокоится об их сохранности. Стоит помнить и о послепродажных мероприятиях. Так потребитель с большим удовольствием приобретет тот товар, с доставкой которого не будет проблем. Лучше, если эта доставка будет производиться бесплатно, а ее стоимость можно внести в стоимость продукции.

3.3    Рекомендации по улучшению работы персонала

В-третьих, не стоит забывать и о персонале. Роль персонала на выставках и ярмарках невозможно переоценить, поэтому к принципам его подбора следует отнестись с должным вниманием. Существует три категории работников, которые должны присутствовать на экспозиции:
- технические работники, которые раздают рекламные материалы у входа, разносят их по стендам, обслуживают переговоры и следят за стендом;
- специалисты по «public relations», которые должны легко входить в контакт, останавливать, «завлекать» посетителей на стенд;
- специалисты, глубоко знающие технические и маркетинговые особенности предлагаемой продукции.
От качества его работы «на прямую» зависит успех выставки и, как результат, и самого предприятия. Низкий уровень заработной платы будет способствовать сокращению на предприятия профессиональных работников среднего возраста, то есть тех, кто еще может реализовать себя в других сферах. Что приведет к потере ценных кадров. Этот персонал должен пройти соответствующее обучение и с ним необходимо провести инструктаж, во время которого следует оговорить вопросы, касающиеся данной ярмарки или выставки. А именно:
- цели участия в ярмарке или выставке;
- распорядок работы сотрудников фирмы;
- обязанности отдельных сотрудников во время проведения данного мероприятия;
- график дежурства на стенде;
- порядок работы со средствами массовой информации;
- перечень услуг, предоставляемых на ярмарке или выставке;
- сегменты возможных посетителей;
- возможные модели поведения посетителей ярмарки или выставки;
- порядок про ведения маркетинговых исследований;
- состав экспонентов;
- основные качественные параметры представляемых товаров, их цена и конкурентные преимущества;
- порядок регистрации всех пожеланий и рекомендаций посетителей ярмарки или выставки;
- порядок подведения итогов участия фирмы в ярмарке или выставке.
Обсуждение всех указанных выше вопросов является, безусловно, необходимым условием для успешной работы персонала на ярмарке или выставке. Однако практическая реализация обсужденных вопросов, несомненно, зависит от подбора персонала, его квалификации. Что касается квалификации персонала, участвующего в работе ярмарки или выставки, то она должна удовлетворять определенным специфическим требованиям, таким как:
- высокий уровень теоретических и практических профессиональных знаний;
- уверенное поведение и находчивость во время нестандартных ситуаций;
- хорошо поставленная речь;
- знание иностранных языков;
- опыт работы на ярмарках и выставках;
- умение работать со средствами массовой информации;
- умение находить обоснованные решения в сложных ситуациях.
Свои профессиональные знания персонал ярмарки или выставки реализует как, работая на стенде фирмы, так и за его пределами. Что касается работы на стенде, то здесь первоочередными задачами персонала являются привлечение как можно большего числа посетителей стенда и установление контактов с посетителями, выявление среди них существующих и потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечение с ними дальнейших контактов в целях организации эффективной предпринимательской деятельности.
Работа персонала вне стенда сводится, прежде всего, к таким действиям:
- изучению специфики ярмарки или выставки в целях участия в ее работе в будущем;
- изучению товаров фирм-конкурентов, их цены и каналов распределения;
- генерации идей о разработке новых товаров;
- поиску новых посредников;
- поиску новых стратегических партнеров;
- исследованию путей и возможностей продвижения товаров на целевые рынки.
При решении сформулированных задач персонал фирмы учитывает реальные результаты, подводит итоги участия в ярмарке или выставке и разрабатывает, рекомендации по устранению выявленных недостатков.
Из всего выше сказанного следует, что необходимо уделять большое внимание квалификации персонала и, как следствие, переквалификации. Перед фирмой стоит вопрос: «За чей счет следует проводить переквалификацию? За счет рабочего или за счет самой фирмы?» Ответ зависит от значимости самого рабочего. Если рабочий не заменим в связи со своими индивидуальными качествами, то, с целью сохранения ценного работника, переквалификацию необходимо провести за счет фирмы. В такой ситуации следует не забывать и о заработной плате такому работнику, дабы потерять в пользу конкурентов. Ну а если на место большой конкурс, то работник сам обязан позаботиться о повышении своего профессионализма.
Итак, успешность про ведения предприятием ярмарок и выставок обеспечивается благодаря следующим факторам:
- правильному выбору необходимой ярмарки или выставки;
- правильно поставленным  целям маркетинга и целям участия в ярмарке или выставке;
- удачному подбору экспонатов;
- организации на должном уровне подготовки к участию в выбранном мероприятии;
- обоснованному подбору персонала;
- организации на должном уровне презентации фирмы и ее экспонатов;
- обеспечению действенной коммуникационной политики в целях привлечения внимания к участию фирмы в ярмарке или выставке;
- проведению на должном уровне анализа результатов участия фирмы в работе данной ярмарки или выставки и разработке на этой основе рекомендаций по обеспечению более эффективной ярмарочной и выставочной деятельности.
Указанные выше факторы не в полной мере учитываются предприятиями при проведении ярмарочной и выставочной деятельности, поэтому эти мероприятиях не всегда является успешным. Следует обратить внимание на то, что степень влияния каждого из перечисленных факторов на эффективность работы ярмарок или выставок различна.
На современном этапе экономических преобразований в Российской Федерации выставочно-ярмарочная деятельность превратилась в заметный сегмент рынка. В стране создана выставочная индустрия, тесно связанная с рядом отраслей промышленности, имеющая собственную инфраструктуру, материально-техническую базу, специализированные кадры.
Выставочно-ярмарочная деятельность является инструментом макроэкономической и инвестиционной политики. Сегодня выставки и ярмарки обеспечивают мобильность рынка, создают необходимое информационное поле, формируют значительные финансовые потоки, а также приносят дополнительный доход в бюджеты всех уровней. Выставки являются связующим звеном между внутренними и международными рынками и способствуют привлечению иностранных инвестиций для реализации инвестиционных проектов российских организаций.
Именно поэтому стоить уделить особое внимание организации и проведению выставки или ярмарки.

Заключение

Выставки принимают активное участие в формировании товарного рынка, рационализации хозяйственных связей. Основное назначение выставок состоит в рекламе и ознакомлении потенциальных потребителей с новой продукцией.
Выставки несут выгоду не только предприятию-экспоненту, но и потребителям. Одним из основных преимуществ выставок является сосредоточение образцов огромного количества товаров, производимых в разных странах. Это дает возможность покупателю в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимую консультацию от специалистов, сделать необходимые сопоставления цен и качественных характеристик, провести переговоры и найти лучшие коммерческие условия и, наконец, подписать контракт. При этом покупатель имеет возможность  ознакомиться с товаром в действии, с приемами его работы, областью применения и эффективностью. Это особенно важно при покупке машин и оборудования.
При покупке товаров широкого потребления большое значение имеет возможность предварительного ознакомления со всем ассортиментом товаров на основе образцов или их дегустации. Эти факторы обеспечивают огромное количество посетителей.

Список использованных источников

1. Герчикова, И.Н. Международное коммерческое дело/ И.Н.Герчикова//Банки и биржи
2. Гольман, И.А. Рекламное планирование. Рекламные технологии/
И.А. Гольман//Организация рекламной деятельности.
3. Дайан, А., Букерель Ф., Академия рынка/ А. Дайан, Ф.Букерель// «Экономика». 1993
4. Добробабенко, Е.В., Добробабенко, Н.С. Выставка "под ключ"/
Е.В.Добробабенко, Н.С.Добробабенко/ /Готовые маркетинговые решения.
5. Завьялов, П.С., Демидов, В.Е.Формула успеха: маркетинг/ П.С.Завьялов, В.Е.Демидов//Международные отношения». 1991 б. Картер, Г. Эффективная рекламaI Г. Картер.
7. Критсотакис, Я.Г. Торговые ярмарки и выставки/ Я.Г. Критсотакис//Техника участия и коммуникации.
8. Уткина, А.П. Маркетинг/А.П. Уткина.
9. Назаренко, Л.Ф. Выставка как инструмент маркетинга/ Л.Ф. Назаренко.
10. Панкратов, Ф.Г., Серегина, Т.К., Шахурин, В.г. Рекламная деятельность/ Ф.Г.Панкратов, Т.К.Серегина, В.Г.Шахурин.
11. Романова, А.Н. Банки и биржи/ А.Н. Романова//Маркетинг.
12. Семенов, Б.Д. Рекламный менеджмент/ Б.Д. Семенов// Экоперспективы
13. Стровский, Л.Е. Основы выставочно-ярмарочной деятельности/ Л.Е.Стровский
14. Швальбе Х. Практика маркетинга для малых и средних предприятий/ Х. Швальбе.
15. http://rian.ru
16. diаlсош-ехро.гu
17. WWW.шitt.гu
18. www.uralexpo.ru

Приложение А

(справочное)

Договор на участие в выставке

г. Волгоград                                                                « » ___________2013г.
ОАО «Постоянно действующая выставка Волгоградской области «УралЭкспо», именуемое в дальнейшем «Организатор», в лице генерального директора Крючковой Ларисы Юрьевны, действующего на основании  Устава, с одной стороны, и ______________________________ , именуемое в
дальнейшем «Экспонент», в лице ____________________________________
действующего на основании ________________________________ , с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем:
1 Предмет Договора
1.1 Организатор обязуется оказать Экспоненту услуги по организации аренды выставочных площадей и дополнительного оборудования на выставке ____________________________________________ (далее по тексту
«Выставка»), проводимой Организатором в сроки с « __ » по «___» _ _______
2014 г. на территории _______________________ на условиях, приведённых в
Приложениях № 1-3, являющихся неотъемлемой частью настоящего Договора.
1.2 Адрес места проведения выставки: 460000, г. Волгоград, ______________________________________
2 Общая сумма договора
2.1 Общая сумма Договора складывается из стоимости арендуемой выставочной площади, дополнительного оборудования и услуг, регистрационного сбора согласно подписанной заявке (Приложение № 1).
3. Права и обязанности сторон
3.1 Организатор обязуется:
3.1.1 Организовать и провести в городе Волгограде выставку в сроки в соответствии с настоящим Договором.
3.1.2 Организовать для Экспонента аренду выставочных площадей и дополнительного оборудования согласно Приложению № 1-3.
3.1.3 Организовать проведение общей рекламы выставки и обеспечение информацией о её проведении заинтересованных лиц (организаций и физических лиц).
3.1.4 Организовать регистрацию Экспонента на выставке на основании представленных документов об оплате и предоставить в полном объёме оплаченные услуги, указанные в заявке (Приложение № 1).
3.1.5 Организовать обеспечение общественного порядка на территории выставочного центра и сохранности выставочных экспонатов внерабочее время.
3.1.6 По окончании выставки предоставить документы (акт об оказанных услугах и счёт-фактура, датированные датой окончания выставки), содержащие сведения о фактическом составе и стоимости услуг, полученных Экспонентом в период выставки, включая те услуги, которые были указаны дополнительно во время работы выставки.
3.1.7 Организатор оставляет за собой право изменения стоимости участия в выставке, о чем обязан проинформировать Экспонента не позднее 60 дней до начала работы выставки.
3.1.8 В случае отмены выставки по инициативе Организатора, последний обязан незамедлительно проинформировать Экспонента и в течение 10 дней со дня информирования произвести возврат сумм, оплаченных Экспонентом, либо стороны вправе заключить дополнительное соглашение к настоящему Договору о продлении срока его действия.
3.2 Экспонент обязуется:
3.2.1 Выполнять условия Организатора (общие условия участия в выставке; подача документов (Приложения № 1-3) в сроки, указанные по данному Договору; условия оплаты согласно пункту 3 настоящего Договора и др., соблюдать правила техники безопасности и противопожарной безопасности в ходе подготовки и проведения выставки.
3.2.2 Предоставить представителю Организатора доверенность на право подписи и получения необходимых документов, связанных с оказанием Организатором Экспоненту услуг на выставке в соответствии с пунктом 3.1 настоящего Договора.
3.2.3 Осуществлять коммерческую деятельность в полном соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Волгоградской области.
3.2.4 Размещать свою экспозицию только в пределах заказанной площади.
3.2.5 Осуществлять монтаж своей экспозиции и ввоз грузов _________ 2010 г. с __ до __ , демонтаж экспозиции и вывоз грузов ___________ 2010 г. с __ до ___.
3.2.6 Не осуществлять деятельность, ведущую к загромождению проходов или мешающую работе других экспонентов.
3.2.7. Не наносить без согласования с Организатором лаки, краски, клеящиеся материалы и др. покрытия на полы, стены и др. оборудование стенда, а также не осуществлять механические действия, приводящие к материальному ущербу оборудования Организатора.
3.2.8  Содержать предоставленную выставочную площадь и экспонаты в чистоте и порядке.
3.2.9 Обеспечить постоянное присутствие своего представителя на стенде в часы работы выставки.
3.2.10 Не иметь претензий к Организатору в случае возникновения травм своих официальных представителей, происшедших не по вине Организатора выставки.
3.2.11 Не передавать третьему лицу права и обязательства по настоящему Договору без письменного согласия Организатора.
3.2.12 В случае отказа Экспонента или внесения изменений в заявку, извещать Организатора в письменной форме не позднее, чем за 30 календарных дней до начала выставки; при отсутствии письменного уведомления об отказе от услуг Организатора, фактическое неучастие Экспонента также рассматривается как односторонний отказ.
3.2.13 Возместить Организатору стоимость материального ущерба, причинённого имуществу Организатора в ходе монтажа и демонтажа выставочного оборудования, рекламных конструкций в павильоне и за его пределами за исключением случаев выполнения работ силами Организатора.
4 Порядок расчетов.
4.1 Экспонент производит расчёт по Договору путём 100% предоплаты денежных средств на расчётный счёт Организатора или наличными не позднее 14 дней до начала работы выставки. Днём оплаты считается день поступления денежных средств на расчётный счёт Организатора.
4.2 Сумма, указанная в счете, НДС не облагается в связи с применением УСНО согласно пункту 2 ст. 346.11 гл. 26.2 НК РФ.
4.3 При условии произведения оплаты сторонней фирмой, Экспонент направляет Организатору уведомление об этом в письменной форме. Таким уведомлением также может служить пометка в платёжном поручении «в счёт взаимозачётов и названием фирмы, за которую про изводится платёж по договору от (дата) №_».
4.4 Экспонент, использующий дополнительную услугу «Бронирование рабочего места», обязуется оплатить ее не позднее 14 дней после официальной даты выставленного счета на участие в выставке.
4.5 Оплата Экспонентом услуги «Бронирование гостиницы» про изводится путем перечисления денежных средств на расчетный счет гостиницы или наличным платежом по приезду.
4.6 Общая сумма предоставляемых услуг (без учета услуги «Бронирование гостиницы») по настоящему Договору определяется и указывается в выставленном счете на основании заявки на участие.
5. Непреодолимая сила (форс-мажор).
5.1 Ни одна из сторон не несет ответственности перед другой стороной за полное или частичное невыполнение обязательств по настоящему Договору, если неисполнение является следствием наводнения, пожара, землетрясения и других стихийных бедствий или военных действий, возникших после заключения Договора.
5.2 Подтверждением возникновения обстоятельств непреодолимой силы и их продолжительности будут служить документы (справки), выдаваемые соответствующими компетентными органами сторон.
6. Порядок разрешения споров
6.1 Все вопросы, возникающие при исполнении настоящего Договора или в связи с ним, стороны регулируют путём переговоров с обязательным соблюдением претензионного порядка.
6.2 Во всём остальном, что не предусмотрено настоящим Договором, стороны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации.
6.3 В случае невозможности достижения взаимоприемлемых решений, споры подлежат рассмотрению в арбитражном суде Волгоградской области.
7 Особые условия.
7.1 Экспонент не допускается на выставку без про ведения предварительной оплаты согласно пункту 3.1 Договора.
7.2 Выставочная площадь закрепляется за Экспонентом на основании поданной заявки.
7.3 При строительстве стенда силами Экспонента или сторонней организацией, конструкция стенда и оформление должны отвечать требованиям техники безопасности и противопожарной безопасности. Проекты строительства стендов должны быть согласованы с Организатором не менее чем за 10 календарных дней до начала выставки.
7.4 Выставочные площади, не занятые Экспонентом в течение двух часов после открытия выставки, рассматриваются как свободные, и Организатор определяет в размере 100% стоимости участия Экспонента в выставке. В этом случае деньги Экспоненту не возвращаются.
7.5 В случае отказа Экспонента от услуг Организатора менее чем за 30 календарных дней до начала выставки, суммы, полученные по настоящему Договору Организатором, возврату не подлежат.
7.6 В случае отказа Экспонента от услуг Организатора не позднее, чем за 30 календарных дней до начала выставки, Организатор возвращает Экспоненту ранее полученные суммы за вычетом регистрационного сбора.
7.7 Под отказом понимается либо письменный отказ от услуг Организатора, либо фактическое неучастие Экспонента в выставке без надлежаще оформленного отказа.
7.8 После подписания Договора обеими сторонами, вся переписка по нему в электронном и факсовом варианте не имеет юридической силы для обеих сторон.
7.9 Условия настоящего Договора могут быть изменены или дополнены по письменному соглашению сторон.
8 Срок действия договора.
8.1 Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания обеими сторонами и действует до полного исполнения сторонами взятых на себя обязательств по настоящему Договору и урегулирования расчётов.
9 Реквизиты и подписи сторон.
Организатор                                                                  Экспонент
ОАО «Постоянно действующая выставка
Волгоградской области «УралЭкспо»      
460036,г.Волгоград,ул.Восточная,31
ИНН 5600000000
Волгоградское ОСБ N2 0000
г. Волгоград
р/с 40000000000000000000
к/с 30000000000000000000
БИК 000000000
КПП 000000000

Генеральный директор
 ___________________Л.Ю. Крючкова               _____________________

МП                                                                                  МП