1.3 Анализ информационных потоков производственного отдела
Под информационным потоком понимается сложившееся или организованное на новой технической базе движение набора данных в определенном направлении при условии, что у этих данных есть общий источник и приемник [2]. Все информационные потоки можно разделить на внутренние и внешние, и те и другие, в свою очередь, делятся на входящие и исходящие. При изучении внутренних и внешних информационных связей подразделений раскрывается сущность документов, которые являются входными или выходными. Информационная взаимосвязь подразделений позволяет определить состав подразделений объекта и место подразделений, необходимых для решения задачи [3].
Схема информационных потоков производственного отдела приведена в приложении Б на рисунке Б.1.
На рисунке Б.1 приведены следующие условные обозначения:
З – заказ;
А – акт выполненных работ на выполнение заказа;
Н – приходная накладная на расходные материалы;
ТрН – требование-накладная на списание расходных материалов;
От – ежедневные производственные, материальные отчеты расходным материалам по итогам дня, служебные записки с выявлением проблем;
Зап – служебные записки с данными о сбоях в производстве, ежедневные отчеты ;
Реш – принятое решение о разрешении проблем возникающих на производстве, распоряжение о поощрении за выполнение производственных показателей.
О – отчет оборота по расходным материалам, список стоимости продукции, показатели по премированию сотрудников.
От заказчиков поступает заказ на ремонт. Начальником производства производится оформление данного заказа, отслеживается работа по его выполнению, для того что бы обеспечить производство необходимыми расходными материалами. После того как произведен заказ необходимых расходных материалов, производится оформление их поступления. Из бухгалтерии поступает приходная накладная, после чего начальник производства оформляет оприходование продукции.
Начальником производства подготавливаются требование- накладные на списание расходных материалов для передачи в производственный отдел, оформляется списание расходных материалов.
Из производственного отдела начальнику производства поступают ежедневные производственные, материальные отчеты по расходным материалам по итогам дня, служебные записки с выявлением проблем .
После отгрузки готовых изделий заказчику из бухгалтерии поступает акт выполненных работ.
Директору от начальника производства и бухгалтерии поступают служебные записки с данными о сбоях в производстве по какой-либо причине, ежедневные отчеты по текущей деятельности.
От директора исходит принятое решение в устной форме о разрешении проблем возникающих на производстве, распоряжение о поощрении за выполнение производственных показателей в зависимости от их объемов, сроков выполнения и качества
В конце месяца формируется вся необходимая отчетность, предоставляемая в бухгалтерию: отчет оборота по расходным материалам, список стоимости расходных материалов, отчета по анализу показателей работы сотрудников организации ООО «Промэлектро».
1.4 Обоснование проектных решений по автоматизации рабочего места начальника производства
1.4.1 Обоснование целесообразности использования компьютерной техники для решения данного комплекса задач
Учет и контроль выполнения заказов, учет сдельной оплаты труда, а так же анализ показателей работы сотрудников ведется с помощью журнала учета выполненных работ. Технология «бумажного» и «частично автоматизированного» ведения учета деятельности предприятия выражается в неэффективной организации деловых процессов, связанных с деятельность компании и несоответствии современным требованиям управления организациями подобного типа. К тому же, ручное составление и оформление отчетов о результатах деятельности подразделений и формирование сопроводительной документации приводит к замедлению документооборота компании, а, как известно, документооборот является очень важным процессом деятельности любой организации.
Большие объемы ручной обработки информации приводят к следующим проблемам: некорректный учет и контроль исполнения заказов на оказание услуг по ремонту электродвигателей; замедление формирования документации; отсутствие координации работы и контроля соблюдения графика работ; некорректное формирование отчетов о результатах деятельности организации; затруднение поиска информации и скорости оперативности при оказании информационно-справочных услуг клиентам о состоянии заказов; некорректный анализ деятельности организации ООО «Промэлектро».
В процессе анализа проблем и недостатков существующей системы управления в организации была поставлена задача о проектировании и разработке автоматизированной информационной системы для учета заказов на оказание услуг по ремонту электродвигателей, а также контроля выполнения ремонтных работ и соблюдения графика работ, кроме того необходима автоматизация учета сдельной заработной платы. Разрабатываемая система должна автоматизировать весь спектр задач начальника производства в ООО «Промэлектро», возникающих при работе с клиентами, учета заявок, сдельной оплаты труда и формировании необходимой отчетности.
Таким образом, разрабатываемая информационная система должна автоматизировать выполнение следующих функций:
– регистрация и учет заказов клиентов на ремонт электродвигателей;
– формирование документа «Приходная накладная»;
– формирование документа «Акт выполненных работ»;
– контроль выполнения ремонтных работ;
– расчет стоимости выполненных ремонтных работ;
– формирование документа «Накладная на отгрузку»;
– формирование документа «Сдельный наряд на выполняемые работы»;
– оперативный поиск и предоставление информации о состоянии заказа клиента;
– формирование отчетов о результатах деятельности компании.
Автоматизация вышеперечисленных функций позволит повысить качество обработки информации и обеспечит поддержку принятия решений на всех уровнях управления, что приведет к увеличению прибыли компании.
1.4.2 Обоснование проектных решений по технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации
На данный момент существующая база данных дает информацию для принятия решений, но она не полная, что приводит в свою очередь к определенным трудностям и ошибкам в принятии стратегических решений.
Разрабатываемая система предназначена для решения проблем в работе начальника производства.
Типовая конфигурация «1С : УСН 8.1», имеющаяся в организации, не позволяет автоматизировать должным образом рабочее место начальника производства, а так же формировать необходимую отчетность.
Целесообразно автоматизировать рабочее место начальника производства в системе «1С : Предприятие 8.1», которая будет взаимодействовать с имеющейся системой в организации.
Современная технологическая платформа «1С : Предприятие 8.1» дает широкие возможности по настройке системы на решение любых отраслевых и специализированных задач, адаптации к специфике учета на конкретном предприятии и интеграции системы с программными продуктами и аппаратными средствами других производителей.
Система программ «1С : Предприятие 8.1» предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации управления и учета и позволяет построить индивидуальную информационную систему, учитывающую задачи и особенности каждого предприятия. По мере изменения требований бизнеса и законодательства, прикладные решения гибко перенастраиваются на новые условия, позволяют легко увеличивать число пользователей. Прикладные решения «1С : Предприятие 8.1» отличаются быстрыми темпами внедрения, в том числе поэтапного.
Все эти преимущества обеспечивает наиболее прогрессивная архитектура «1С : Предприятия 8.1»: единая технологическая платформа и прикладные решения на ее основе. Отличительные качества такого подхода: гибкость решений, их высокая масштабируемость, возможность быстрого внедрения и наиболее эффективного сопровождения.
Высокая степень адаптации «1С : Предприятия 8.1» к условиям конкретного предприятия сочетается со всеми преимуществами массового проверенного продукта: централизованным совершенствованием технологий, оперативным внесением изменений, связанных с законодательной базой, мощной методологической и технологической поддержкой известной фирмы.
Система «1С :.Предприятие 8.1» представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области. Вместе с конфигурацией система «1С : Предприятие 8.1» выступает в качестве уже готового к использованию программного продукта, ориентированного на определенные типы предприятий и классы решаемых задач.
Кроме того система «1С :.Предприятие 8.1» является средой быстрой разработки приложений. Система позволяет достаточно в короткие сроки реализовывать различные приложения.
А также в системе «1С : Предприятие 8.1» существует возможность создания списка пользователей, которым разрешена работа с системой. Ведение такого списка позволяет описывать полномочия различных пользователей системы на доступ к той или иной информации, а также назначать пользовательские интерфейсы.
1.4.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению автоматизации рабочего места начальника производства
Для того чтобы начальник производства эффективно работал с большим информационным потоком, база данных в составе системы должна отвечать следующим требованиям:
– хранение больших объёмов актуальной и достоверной информации;
– простота обращений пользователей к информационной базе;
– возможность внесения, изменения, удаления, сортировки и других манипуляций с данными информационной базы;
– одновременное обслуживание большого числа пользователей;
– поиск информации по различным группам признаков;
– отсутствие дублирования данных в различных объектах;
– возможность расширения и реорганизации данных в информационной базе при изменениях предметной области.
Критериями выбора технических средств являются: надежность функционирования подсистемы, функциональная полнота подсистемы, быстродействие, минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы [6]. «1С : Предприятие 8.1» работает на самых распространенных операционных системах, не предъявляет больших требований к компьютеру. Система «1С : Предприятие 8.1» предназначена для работы на IBM-совместимых персональных компьютерах.
Для стабильной и корректной работы программы техническое обеспечение должно удовлетворять следующим требованиям:
– процессор не ниже Pentium IV;
– монитор SVGA, поддерживающий графический режим не ниже 1024х768 точек на дюйм (32 бит);
– оперативное запоминающее устройство не менее 512 Mb;
– свободное пространство на жестком диске не менее 350 Mb;
– клавиатура;
– мышь;
– принтер;
– операционная система Windows 2000/ХР.