Привет студент

1.2 Методы формирования позаказной системы

Cтремление предприятий к приобретению конкурентных преимуществ, позволяющих им выделиться в ряду других организаций, приводит к тому, что

они предпочитают работать на заказ.

Залог успеха видится в удовлетворенности потребностей более эффективными и более продуктивными, чем у конкурентов способами. Концепция позаказной системы означает, что предприятие осуществляет изготовление продукции в соответствии со спецификациями потребителей.

Логистический цикл позаказной системы характеризуется такими показа-

телями как: скорость, бесперебойность, гибкость, уровень брака, устранение недостатков [6].

Чтобы обеспечить эффективное устойчивое управление заказами многие современные предприятия используют новейшие технологии и различные компьютерные программы поддержки ведения бизнеса.

Общий процесс управления заказами разделяют на два подпроцесса:

- управление внешними заказами;

- управление внутренними заказами.

Наиболее наглядно подпроцессы управления заказами представлены на рисунке 1.

Рисунок 1 – Логистический цикл заказов

Для программной поддержки процесса управления заказами, способной

решать неформальные задачи, накапливать опыт, обучаться используется экспертный метод.

Экспертные системы содержат информацию об объектах, их свойствах, правилах, механизмов вывода. Данные характеризующие состояние объектов, заносятся в базу данных, и их можно использовать для интеллектуальной поддержки принятия решений по управлению заказами.

Экспертная система предполагает способность и готовность быстро снабжать потребителей точной информацией о текущей деятельности и прочих обстоятельствах. Ещё одним важным критерием качества обслуживания, которое может обеспечить экспертная система, является непрерывное совершенствование.

Экспертный метод выполняет следующие функции:

- управление памятью, то есть создание банков данных, которые можно запрашивать, руководствуясь различными целевыми установками;

- управление запуском заказов;

- управление оборудованием и оснасткой;

- учет использования сырьевых материалов;

- управление взаимодействием заказов;

- диспетчеризация заказов;

- контроль за приёмкой продукции.

Во всех перечисленных функциях экспертный метод управления полезен при установлении порядка, который, не обязательно, будучи оптимальным, с большой вероятностью должен оказаться намного лучше, чем случайно выбранный порядок [28].

Для того чтобы получить максимальную прибыль для данного фиксированного уровня ресурсного обеспечения производства необходимо применения методики формирования «портфеля» заказов.

«Портфель» заказов – совокупность заказов, которыми располагает предприятие на определенный период времени [5].

Управление «портфелем» заказов представлено на рисунке 2.

Рисунок 2 – Управление «портфелем» заказов

При определении методов формирования «портфеля» заказов необходимо определить:

- влияние ограничения основного ресурса на производство конкретных «портфелей» заказов;

- влияние ограничений на дополнительные ресурсы на полученные выше решения;

- влияние состава «портфеля» заказов на получаемую прибыль;

- потенциально используемый ресурс при непрерывном росте производственных ресурсов;

- влияние ограничений на остальные ресурсы на состав «портфеля» зака-

зов, определенного по ограничению на основной ресурс.

Определение структуры «портфеля» заказов по видам и количеству изде-

лий происходит следующим образом:

- задаются характеристики производства изделий через показатели затрат ресурсов, для расчета общего расхода основного ресурса на производство продукции;

- определяются затраты ресурсов остальных видов на производство продукции по видам ресурсов;

- рассчитывается уравнение баланса прибыли.

В зависимости от возможностей производства и потребности рынка для каждого изделия, которое может входить в «портфель» заказов, должно быть установлено его предельное количество.

Изменение возможного варианта «портфеля» заказов зависит не только очередь от величины основного ресурса, но и от ограничения на другие ресурсы.

Методика разработки «портфеля» заказов, обеспечивающая получение максимальной прибыли при максимально возможном использовании производственных ресурсов:

- определить номенклатуру изделий, которые могут быть включены в состав «портфеля» заказов;

- определить ресурсы, необходимые для производства каждого типа-номинала изделия;

- определить максимально возможную потребность рынка по каждому типономиналу изделия;

- составить уравнение целевой функции и функции расхода ресурсов по видам ресурсов;

- ввести в программу соответствующих ограничений на ресурсы и предельное значение прибыли;

- выполнить необходимые расчеты и определить номенклатуру и количество, а также прибыль рассчитанного оптимального состава «портфеля» зака-

зов.

Таким образом, предполагаемая методика составления «портфеля» заказов на изделия предприятия позволяет определить, во-первых, оптимальную структуру «портфеля» заказов предприятия, обеспечивающую получение максимальной прибыли, исходя из реальных ресурсных возможностей предприятия и потребностей рынка, а во-вторых при необходимости промоделировать области существования решений, исходя из реализуемой на основе программы системы многовариантных расчетов [2].

Многие компании встали перед необходимостью стандартизации процесса управления заказами, основанной на методах нормирования применяемых категорий запасов.

Существуют cледующие методы нормирования текущих запасов:

- определение нормы текущего запаса на основе сложившейся в компании пропорции между удельными затратами на создание запасов и удельными затратами на хранение запасов;

- определение нормы текущего запаса на основе расчета средневзвешенного интервала поставки в закрытом периоде;

- определение нормы текущего запаса на основе полного времени обработки заказа.

Метод «Определение нормы текущего запаса на основе сложившейся в компании пропорции между удельными затратами на создание запасов и удельными затратами на хранение запасов», не позволяет с математической точностью определить оптимальную норму текущего запаса, однако он дает возможность превратить информацию о состоявшейся практике управления текущими запасами в прошлом периоде в численное значение данной нормы, в ряде случаев близкое к оптимальному.

В торговых и производственных компаниях бремя ответственности не позволяет менеджменту снабжения делать грубые ошибки при управлении запасами. Тем не менее, фактические размеры заказов по отдельным позициям, как правило, отличаются от оптимальных, при этом по одним позициям размеры заказов могут быть занижены, по другим завышены. В случае примерно одинакового отклонения фактических значений от оптимальных, как в большую, так и в меньшую сторону, состоявшаяся практика может служить базой для вводимых норм текущих запасов. Состоявшаяся практика может быть положена в основу данных норм и в случае некоторого смещения центра распределения. При этом погрешность от смещения фактических заказов в сторону завышения будет менее болезненна для экономики компании, чем погрешность от смещения в сторону занижения.

Метод «Определение нормы текущего запаса на основе расчета средневзвешенного интервала поставки в закрытом периоде», также основан на опыте управления запасами в закрытом периоде, однако порядок интерпритации этого опыта иной. Метод давно известен и широко применяется. Суть его состоит в определении средневзвешенного интервала между поставками в закрытом периоде. Взвешивание интервалов выполняется объёмами поставленной в соответствующие интервалы продукции с целью усиления нормообразующей значимости интервалов с большими объемами поставок.

Информация об интервалах и объемах поставок в закрытом периоде, как правило, легкодоступна, что позволяет стандартизировать сложившийся опыт управления запасами.

Достоинства данного метода – его простота и доступность информации, недостаток – возможность повторения ошибок, допущенных в закрытом периоде.

Метод «Определение нормы текущего запаса на основе полного времени обработки заказа» означает, что нормирование текущего запаса может выполняться с использованием информации о нормативном времени обработки заказа, то есть времени от момента принятия решения о размещении заказа до окончания процедуры оприходования продукции на складе покупателя. Базовое правило нормирования – текущий запас на складе в количественном исчислении не превышает величины потребности в нем на время выполнения заказа.

Метод нацелен не на оптимизацию, а на минимизацию текущего запаса, и

представляет интерес в первую очередь для нормирования номенклатуры [24].

Таким образом, применяя, вышеуказанные методы позаказной системы в зависимости от вида деятельности предприятия, можно оптимизировать и автоматизировать процессы, используемые на предприятии, а также в целом повысить экономическую эффективность компании.

1.3 Основные цели, функции, виды систем заказов

Создание заказных систем требует полного цикла работ, таких как: сбор и анализ сведений необходимых для автоматизации, определение требований, проектирование, реализация, внедрение, тестирование и сопровождение системы.

Цель системы заказов заключается в обеспечении удобства, простоты сотрудничества между заказчиком и исполнителем, экономии их времени и сил.

Главными особенностями подхода к созданию заказных информационных систем являются:

- всесторонний анализ бизнес-процессов, на основе которого вырабатываются решения, отвечающие реальным целям и задачам заказчика;

- детальная проработка и согласование с заказчиком всех этапов разработки проекта, контрольных точек, требуемых ресурсов;

- поддержка удобной дисциплины сопровождения, модификации и наращивания системы;

- обеспечение требований открытости, переносимости и масштабируемости системы.

Процесс управления заказами представлен на рисунке 3.

Управление заказами на предприятии начинается с приема и обработки заказов клиентов товаров и услуг. При управлении заказами используются интегрированный подход, который предполагает принятие оптимальных решений по закупкам и запасам необходимых ресурсов, производству, складированию и

распределению готовой продукции.

Рисунок 3 – Процесс управления заказами

Главной задачей управления заказами является сокращение времени логистического цикла заказов с целью повышения качества обслуживания потребителей, снижения уровня запасов и общих логистических издержек.

Логистический цикл заказа в общем виде включает в себя:

- время на доставку или передачу заказа поставщику;

- время на формулировку заказа и его оформление в установленном по-

рядке;

- время выполнения заказа (время ожидания постановки заказа на выполнение, время выполнения заказа, время простоев, комплекса услуг);

- время доставки изготовленной продукции заказчику;

- время на подготовку продукции к потреблению.

Максимальная продолжительность цикла исполнения заказов определяется временем, которое потребитель готов ждать с момента размещения заказа до получения товара (часы, дни).

Менеджмент заказов должен быть способным к приёму и обработке заказов всех типов и требований от всех источников и средств коммуникации.

Источники поступления заказа и схема приёма-передачи информации о заказах представлены на рисунке 4.

Рисунок 4 – Схема приема-передачи информации о заказах

Как видно из рисунка 4, источников поступления заказов большое количество, а схема приема-передачи информации очень сложная. Поэтому для каждой организации важно выбрать наиболее подходящие источники.

Современная потребительская окружающая среда требует от предприятий, работающих с позаказной системой, поиска всех возможных путей и источников получения информации о заказах с помощью коммуникационных технологий [28].

Процедуре определения источников выполнения заказов предшествует набор действий, который позволит определить те источники, которые могут реализовать заказ с наибольшей эффективностью, то есть минимальными затратами.

Набор таких действий для каждой организации в зависимости от вида деятельности существует свой, но в целом такой набор можно представить как на рисунке 5.

Рисунок 5 – Набор действий, предшествующих определению источников заказа

Разрабатывая систему эффективного управления заказами, необходимо

учитывать их вид.

Виды заказов классифицируют:

- по времени обработки заказов;

- по субъекту и объекту заказов;

- по источнику поступления заказа от потребителей – почтой, факсом, телефоном, курьерской связью, интернетом;

- по оформлению заказа – путем выдачи жетона, талона, кассового чека, заключения договора [35].

Договор включает заполнение следующих реквизитов: данные заказчика, дата приема заказа, сроки выполнения заказа, стоимость и количество материалов для выполнения заказа, другие реквизиты.

Заказ товаров и услуг через интернет является воплощением электронной коммерции, осуществляется заказ с помощью Web-сайта.

Сайт содержит каталоги товаров с их описанием, фотографиями и ценами. Специальная форма online-заказа позволяет потребителям выбрать, заказать и оплатить товар, рассчитав заранее стоимость заказа с учетом доставки.

Широкое применение получила торговая система как Интернет-аукционы. Аукцион – продажа услуг и товаров на публичных конкурентных торгах, в процессе торга устанавливается конечная цена товара. Особенностью данных аукционов является то, что они проводятся в интернете при помощи специального программного обеспечения.

Существуют также стандартные и специальные заказы.

Стандартные заказы – имеют место, когда размещение заказов для поддержания требуемого уровня запасов продукции осуществляется постоянно и планомерно, что обеспечивает снижение уровня затрат на создание и хранение запасов продукции.

Специальные заказы – имеют место, когда на складе отсутствуют запасы требуемой продукции.

Специальный заказ оформляется на основании заказов потребителей. Полномочия по размещению специальных заказов ограничены. При отсутствии надежной системы контроля над запасами возрастает объем продукции, приобретаемой по специальным заказам, что может стать серьезной проблемой для всего предприятия [18].

Функциями позаказной системы являются:

- сокращение временных издержек на приемку, обработку и анализ заказов;

- повышение качества выполнения заказа;

- стимулирование клиентов к покупкам;

- повышение прибыльности предприятия.

Стадии обработки заказа проходят этапы, представленные на рисунке 6.

Рисунок 6 – Этапы обработки заказа

Заказ на поставку рассматривается как документ, на основании которого закупается необходимая продукция. В нем четко и ясно излагается соглашение между покупателем и поставщиком. В случае принятия заказ приобретает законную силу контракта, обязательного для исполнения. Заказ на поставку составляется на основании заявки.

Заявка – контрольный документ, по которому отпускаются средства на приобретение определенных видов продукции. Потребность в продукции выявляет и конкретизирует работник, подавший заявку.

В заявке указываются:

- предмет закупки;

- код статьи, на которую относятся затраты;

- особые условия, регулирующие закупку (технические условия, требования по доставке, характер использования).

Система управления заказами предполагает расчет следующих показателей:

- минимальный уровень запаса продукции – минимальный уровень остатков, при снижении до которого подается заказ на поставку очередной партии продукции;

- оптимальный уровень запаса – уровень, достаточный для осуществления бесперебойного функционирования предприятия в период цикла поставки, при котором страховой запас продукции остается неприкосновенным;

- оптимальная периодичность заказа – периодичность, с которой менеджер по закупкам должен размещать регулярные заказы поставщикам для поддержания оптимального уровня запасов [3].

Доставка - последний этап исполнения заказа, который реализуется в строго определенное время. По окончании доставки товар отгружается клиенту, который подписывает документы, предоставленные перевозчиком, производит оплату, если это не было сделано ранее, и принимает заказ.

В обязательном порядке каждый этап обработки заказа, вплоть до его полного выполнения, фиксируется в документации или базе данных. Это необходимо для того, чтобы отследить прохождение заказа, ускорить его реализацию и обеспечить его сохранность.

В процессе мониторинга заказа осуществляются процедуры выполнения и доставки заказанной продукции потребителям. Они сопровождаются непрерывным контролем сроков, объемов и качества поставок. Исполнитель обязан выполнить заказ в сроки, обусловленные договором. Срок исполнения заказа исчисляется, начиная со следующего дня после календарной даты приёма заказа. Форма оплаты заказа определяется по соглашению между заказчиком и исполнителем.

Зачастую потребители сталкиваются с такой проблемой, как задержка заказа. Поэтому предприятие должно отслеживать проблемные ситуации, информировать заказчика о проблемах доставки заказа, а также в случаи задержки товара свыше указанного ранее срока предложить отмену заказа [16].

Цикл управления заказами завершается составлением отчета о выполнении заказа.

Итак, работа предприятия с позаказной системой это сложный процесс, требующей точности выполнения каждой стадии логистического цикла заказа, компетентности, профессионализма и скорости по выполнению заказа от работников, с целью повышения качества обслуживания потребителей, а, следовательно, расширения клиентской базы и повышения эффективности деятельности предприятия.