3.4 Требования к документации
3.4.1 Общие положения
К документации СМК относятся следующие виды документов, представленные на рисунке 2.
Рисунок 2 — Пирамида документации СМК ОАО «Мелеузовский завод ЖБК»
3.4.2.1 Общие положения
Руководство по качеству является интеллектуальной собственностью предприятия, передача его копий (выписок) за пределы предприятия без письменного разрешения генерального директора или ПВРК запрещается.
РК содержит Политику предприятия в области качества, краткое описание процедур и процессов СМК предприятия, их взаимосвязь и взаимодействие.
РК разрабатывает ОМК, согласовывает с ПВРК и ответственными лицами по МРПО и предоставляет на утверждение генеральному директору.
РК вводится в действие приказом. Проект приказа о введении в действие утвержденного РК готовит ОМК.
РК доступно для всего персонала предприятия. Доступ к РК иным лицам допускается только по разрешению генерального директора или ПВРК. Учтенные копии РК рассылаются всем должностным лицам, а также при необходимости структурным подразделениям, участвующим в СМК. ОМК ведет учет и размножение РК аналогично учету и размножению учтенных копий стандартов предприятия согласно СМК СТП 4.2.01.
Пересмотр РК или отдельных его разделов осуществляется по мере необходимости — по результатам анализа функционирования СМК (согласно СМК СТП 5.6.01), по обоснованным требованиям и предложениям подразделений ОАО «Мелеузовский завод ЖБК», в связи с изменением организационной структуры предприятия, изменений внешних и внутренних требований к СМК и др., но не реже одного раза в два года.
Пересмотр и подготовка изменений в РК осуществляется ОМК при участии специалистов тех подразделений, деятельность которых регламентируется соответствующими разделами РК. До внесения изменений в РК проводится анализ и оценка влияния предполагаемого изменения на результативность функционирования СМК.
Порядок внесения изменений, пересмотра и аннулирования РК производится аналогично порядку внесения изменений, пересмотра и аннулирования стандартов предприятия согласно СМК СТП 4.2.01. Вносимые изменения согласовываются с ответственными за соответствующие виды деятельности и процессы, с ПВРК и утверждаются генеральным директором. Актуализация РК осуществляется один раз в два года аналогично актуализации стандартов предприятия согласно п.13.1 СМК СТП
Идентифицированный контрольный экземпляр хранится в ОМК в специально отведенной для этой цели, четко идентифицированном месте, обеспечивающем сохранность РК.
После пересмотра, утверждения и выпуска РК в новой редакции, аннулированные экземпляры сдаются в ОМК и уничтожаются. На подлиннике аннулированного РК делается надпись «Архивный экземпляр» и ставится срок хранения. Срок хранения архивного экземпляра РК определяет ОМК (не менее 5 лет).
Ответственность за разработку, согласование, утверждение и внесение изменений в Руководство по качеству возлагается на Представителя высшего руководства по качеству.
3.4.2.2 Область применения
РК является частью документации СМК и направлено на обеспечение основной деятельности предприятия — производство, хранение и передача готовой продукции основному заказчику.
Настоящее РК описывает организационную структуру предприятия и ответственность ее должностных лиц в части, непосредственно связанной с вопросами качества производимой продукции.
Требования РК первичны и приоритетны по отношению к требованиям других внутренних документов предприятия — положений, инструкций, СТП.
Руководство по качеству распространяется на подразделения, указанные в органиграмме предприятия (приложение А).
РК используется в целях:
— описания СМК;
— представления СМК потребителям и другим заинтересованным организациям и лицам;
— обучения персонала предприятия требованиям СМК;
— обеспечения документированных основ для проведения внутренних аудитов;
— предъявления СМК сертифицирующему органу;
— демонстрации соответствия СМК предприятия требованиям к качеству в контрактных ситуациях.
3.4.3 Управление документацией
Управление документацией осуществляется с целью проверки документов на адекватность до их утверждения, своевременного обеспечения подразделений и должностных лиц необходимой актуализированной документацией для выполнения ими своих прямых обязанностей и функций в рамках СМК и устанавливает порядок ее разработки, согласования и утверждения, учета, регистрации, выдачи, хранения, актуализации и аннулирования.
К разработке документов СМК привлекаются специалисты подразделений, деятельность которых непосредственно связана с реализацией соответствующего вида деятельности.
Учет документации, находящейся под управлением (номенклатура дел), реализуется в каждом подразделении.
Управление и ответственность за организацию работ с документацией системы менеджмента качества на предприятии определены в СМК СТП 4.2.03.
С целью обеспечения соблюдения обязательных норм и требований, установленных в нормативных документах, законах, правилах, положениях и т.д., и правильности оформления проводится нормоконтроль документации, разрабатываемой предприятием. Нормоконтроль проводится согласно СМК СТП 4.2.02.
Нормоконтролер назначается приказом генерального директора из числа работников предприятия, обученных по специальной программе.
С целью выполнения требований к метрологическому обеспечению производства в соответствии с СТО 7.6.04 проводиться метрологическая экспертиза различных видов нормативной, конструкторской и технологической документации, разрабатываемой на предприятии.
3.4.4 Управление записями
Сбор, регистрация, идентификация, управление и хранение документации, содержащей достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности, проводится с целью получения достоверной информации о состоянии качества, подтверждающей соответствие процессов, производимой продукции установленным требованиям и результативность функционирования СМК.
Все записи по качеству на предприятии включают документы, подтверждающие выполнение требований СМК.
Порядок составления и ведения перечней записей по качеству по предприятию и по подразделениям регламентирован в СМК СТП 4.2.05.
Корректировка и внесение изменений в ранее зарегистрированных записях по качеству не допускаются.
Ответственность за надлежащее оформление и достоверность информации в документах с записями по качеству возлагается на руководителей подразделений, осуществляющих сбор, идентификацию, хранение и предоставление записей, а в целом по предприятию на инженера по качеству ОМК.
3.5 Ответственность руководства
3.5.1 Обязательства руководства
Руководство предприятия рассматривает качество продукции и результативное функционирование СМК как залог экономической стабильности предприятия, как решающий фактор в конкурентной борьбе и важнейшие условия повышения уровня жизни персонала.
Руководство предприятия в лице генерального директора несет ответственность за:
— определение и документирование Политики, и установление Целей в области качества;
— внедрение и результативное функционирование СМК на предприятии, ее непрерывное совершенствование и повышение результативности.
Руководство предприятия в лице генерального директора и ПВРК принимают все необходимые меры, обеспечивающие доведение Политики и Целей в области качества до всего персонала предприятия, и их понимание, выделение ресурсов, реализацию и анализ результативности СМК на всех уровнях.
Руководство предприятия в лице генерального директора систематически анализирует (не реже двух раз в год) состояние процессов и СМК в целом, степень реализации Политики и Целей в области качества. Свидетельством результативности функционирования СМК является достижение намеченных целей, анализируемое и оцениваемое руководством предприятия на совещаниях по анализу функционирования СМК. Результаты анализа и принятые решения документируются согласно СМК СТП 5.6.01.
Руководство предприятия в лице генерального директора обеспечивает при необходимости своевременное внесение изменений в Политику и Цели предприятия в области качества.
Генеральный директор осуществляет:
— определение и распределение функций, ответственности и полномочий в области менеджмента качества предприятия, установленных в положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях и матрице распределения полномочий и ответственности в области менеджмента качества, приведенной в приложении Г, контроль за исполнением возложенных в МРПО функций;
— обеспечение подразделений необходимыми ресурсами, включая ресурсы для обеспечения работ и выполнения процедур и процессов, предусмотренных СМК;
— утверждение документации СМК согласно действующих требований (Руководство по качеству, стандарты предприятия, «Матрица распределения полномочий и ответственности в области менеджмента качества ОАО «Мелеузовский завод ЖБК», органиграмма подразделений предприятия, входящих в СМК);
— организацию взаимодействия между подразделениями через утвержденные процедуры СМК.
Заместитель генерального директора по качеству, назначенный приказом по предприятию от 03 сентября 2012 г. № 1282 как ПВРК, наделен полномочиями:
— определять и решать проблемы в области менеджмента качества;
— поручать руководителям подразделений и служб разработку и выполнение мероприятий по качеству;
— контролировать деятельность подразделений в области качества.