3.2 Совершенствование контроля закупок и движения товара в результате внедрения компьютерной программы
В результате реализации предложенного ранее мероприятия по открытию торгового зала у предприятия ООО МФК «Бизнес» значительно увеличится годовой документооборот, что непременно скажется на загруженности работников. С целью уменьшения временных затрат предложим рекомендации по внедрению на предприятие компьютерной программы по автоматизации учета торговых операций «1С:Торговля и склад».
Программа «1С:Торговля и Склад» предназначена для учета любых видов торговых операций. Программа способна выполнять все функции учета — от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.
Программа позволяет:
— формировать все необходимые первичные документы, в т.ч счета-фактуры , книги продаж и покупок;
— автоматизировать учет в розничной и оптовой торговле;
— вести учет текущих складских операций;
— вести взаимосвязанный учет заявок покупателей и заказов поставщикам с возможностью резервирования на момент планируемой отгрузки с учетом ожидаемых поступлений;
— отслеживать состояние взаиморасчетов с контрагентами;
— вести учет денежных средств, товарных кредитов и товаров на реализации;
— получать разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денежных средств.
Рассчитаем экономический эффект, который может получить предприятие от введения в эксплуатацию рекомендованной ранее программы «1С:Торговля и склад».
Первоначально определим, на сколько сократятся трудозатраты на поиск и подготовку необходимой для коммерческой деятельности информации. Для этого воспользуемся формулой:
Δ Тр = Qд ´ Тр./ 60, (9)
где ΔТр. — количество времени затрачиваемого на обработку документов в
год;
Тр. — средняя величина сокращения трудозатрат на обработку одного
документа (в минутах);
Qд. — общее число документов, оборачиваемых в год.
В 2012 году в месяц предприятие в среднем осуществляло 52 операции по реализации электротоваров (624 операций в год). Каждая операция по реализации связана с оформлением 4 документов:
— товарной накладной;
— счёта-фактуры;
— счёта на оплату;
— договора поставки.
Следовательно, в процессе реализации продукции оборот документов в 2012 году составил 2496 документа. С учетом предполагаемого увеличения годового документооборота в 2013 году он составит 4992 документа.
Для оформления поставок товаров на предприятии ООО МФК «Бизнес» заполняются следующие документы:
— акт о приемке материалов (форма №М-7);
— приходный ордер (фора №М-4);
— карточка учета материалов (форма №М-17).
В 2012 году предприятие осуществляло в среднем 35 операции в месяц (420 в год) по закупке товаров. Таким образом, годовой документооборот по закупке товаров составил 1260 документа. С учетом предполагаемого в 2013 году увеличения объема реализации на 20% предположим, что объем закупок также в среднем увеличится на 20%. Тогда годовой документооборот по закупке в 2013 году составит 1512 документов. В результате планируемый годовой общий документооборот ООО МФК «Бизнес — » будет составлять 6504 документа.
В результате внедрения компьютерной программы время, затрачиваемое на обработку одного документа, сократится на 15 минут (с 20 до 5 минут).
Применив формулу (9) получим:
Δ Тр. = (6504 ´ 15) / 60 = 1626 чел. ч. раб.
Далее, для расчета показателей экономической эффективности внедрения компьютерной программы «1С:Торговля и склад» на предприятие нам потребуются «следующие» данные.
1) Средняя заработная плата в расчете на одного работника
предприятия (в абсолютной сумме) — 18000 р./мес.
2) Предполагаемые текущие затраты на функционирование системы (расходные материалы, комплектующие изделия, техническое обслуживание, ремонт) — 10000 рублей.
3) Годовой фонд рабочего времени (Гф) — 1772,4 час./год.
4) Единовременные и капитальные затраты на создание системы -
36400 рублей. Данные затраты включают в себя затраты на:
— приобретение программы «1С:Торговля и склад»- 31000 рублей;
— обучение персонала на компьютерных курсах по данной программе три недели (36 академических часов) — 5400 рублей.
На основе представленных выше данных определим количество персонала, которое может быть высвобождено по следующей формуле:
N = Δ Т / Гф, (10)
где ΔТ — количество времени, затрачиваемое на обработку документов в год;
Гф — годовой фонд рабочего времени.
N = 1626 / 1772,4 = 0,92 чел.
В данном случае, в связи с внедрением компьютерной программы «1С:Торговля и склад», в соответствии с произведенными расчетами освобождается одно рабочее место. Данный специалист, по усмотрению руководства предприятия ООО МФК «Бизнес», может быть переведен на другую работу либо уволен. Так же возможно и освобождение занимаемого им рабочего места в связи с уходом на пенсию.
Таким образом, экономия заработной платы по данному показателю в год составит:
Фз/п =(N ´ CГЗ) ´ 12, (11)
где N — количество высвободившегося персонала;
СГЗ — средний годовой заработок.
Фз/п = (0,92 ´ 18000) ´ 12 = 198720 рублей.
В соответствии с рассчитанными выше показателями, годовой прирост прибыли равен:
Δ Пр = Фз/п — ТС, (12)
где Фз/п — экономия заработной платы;
ТС — затраты.
Δ Пр = 198720 — 10000 — 36400 = 152320 рублей.
Далее по формуле (13) определим срок окупаемости предложенных ранее мероприятий:
Т = К/ Δ Пр, (13)
где Δ Пр — годовой прирост прибыли;
En — нормативный коэффициент;
К — единовременные и капитальные затраты на создание системы.
Т = 36400 / 152320 = 0,24г.
Срок окупаемости внедрения рекомендуемой программы «1С:Торговля и склад» составит три месяца. Годовой экономический эффект в виде прироста прибыли при этом может составить 152230 рублей за счет сокращения трудоемкости процесса, потерь времени и принятия наиболее рациональных решений в области закупочной деятельности.
Таким образом, предложенные, рекомендации по совершенствованию контроля закупочной деятельности позволят улучшить финансовое положение предприятия, получать стабильную прибыль, наладить тесные хозяйственные связи с новыми поставщиками.